Cómo usar las plantillas para planes de mejora del rendimiento (PIP)

Nunca resulta sencillo decirle a alguien del equipo que debe mejorar. A veces, es duro, pero inevitable. Cuando alguien indefectiblemente, no trabaja como corresponde, debes tener una conversación con esa persona. Si transformas esa conversación en acciones viables y brindas un rumbo claro para la mejora, propicias el inicio (o reinicio) de un equipo exitoso.

El plan de mejora del rendimiento (PIP) es una herramienta que se puede usar para ayudar a encontrar su centro a los miembros de un equipo que están fuera de eje. Sigue leyendo y descubre qué conviene incluir en la plantilla de un plan de mejora del rendimiento y cómo esta herramienta ayudará a que tu equipo se fortalezca.

¿Qué es un plan de mejora del rendimiento?

El plan de mejora del rendimiento (PIP) es una herramienta motivadora que ofrece pasos individualizados y viables para que los miembros de un equipo logren cumplir sus objetivos. Si un integrante del equipo aún no ha alcanzado los objetivos, puedes usar un PIP que lo ayude a mejorar a través de acciones secuenciales personalizadas.

Por lo común, te reunirás de forma individual con cada miembro del equipo para hablar sobre los problemas de rendimiento y trabajar juntos para desarrollar un PIP. El PIP deberá incluir un plan estructurado con objetivos viables planteados para el futuro.

Probablemente te preguntes cuándo conviene usar un plan de mejora del rendimiento y no optar por un camino menos formal o más severo. Los PIP pueden resultar útiles en los siguientes casos:

• Cuando un miembro del equipo tiene problemas constantes de rendimiento.

• Cuando crees que puedes corregir, mediante un plan de acción, los problemas de rendimiento de uno de los miembros del equipo.

• Después de haber proporcionado todas las opciones razonablemente posibles al miembro del equipo.

• Después de haber brindado todas las capacitaciones necesarias para el puesto.

Algunos de los miembros del equipo no rinden en el trabajo porque carecen de estructura, pero con la debida contención pueden prosperar. Es exactamente esto lo que se pretende brindar con un PIP.

Consejos para considerar antes de implementar un plan de mejora del rendimiento

Lo más importante es recordar, antes de empezar a conversar, que los PIP están previstos para ayudar a que los miembros del equipo mejoren. Imagínate que son como una conversación en la que brindas críticas constructivas y desarrollas pasos concretos a seguir para la mejora. Los consejos a continuación pueden favorecer conversaciones con una mentalidad abierta y ayudar a que los miembros del equipo incorporen la información con efectividad.

• Prepara a los miembros de tu equipo: Si es tu primera conversación para un PIP, probablemente quieras tenerla sin anticiparle nada al miembro del equipo con quien hablarás, pero si ofreces la oportunidad de que se prepare un poco, seguramente podrás centrar la conversación en mejoras constructivas. Independientemente de cómo abordes el tema, no olvides hacer hincapié en incentivar las comunicaciones en el trabajo, para que cada empleado sienta la comodidad suficiente como para expresarse con libertad.

• Escucha activamente: Una vez que estén cara a cara, el objetivo deberá ser escuchar e intentar entender. En vez de echar culpas, pide explicaciones sobre la situación y sobre cualquier otra cosa que pueda contribuir a la resolución de los problemas de desempeño . Cuando hablas con las personas por separado, pueden salir a la luz algunos problemas de los que ni siquiera estabas al tanto y que pueden afectar al plan de mejora del rendimiento que desarrollen juntos.

• Mantén una actitud positiva: Cuando brindes comentarios constructivos a los miembros del equipo, mantén siempre una actitud positiva. El PIP intimida, pero en esencia también es una oportunidad para mejorar. 

• Descubre cuál es la causa raíz del problema: Resulta indispensable entender la raíz de los problemas de desempeño, y las reuniones individuales pueden ser una oportunidad excelente para profundizar en estos temas. Probablemente detectes que cierto comportamiento y actitudes provengan de alguna causa personal o circunstancia en particular. Llegar a la raíz de origen puede ser muy útil para desarrollar un plan de acciones más apropiado.

• Define un camino claro hacia el éxito: Decirle simplemente a alguien que está trabajando mal no será útil a menos que ofrezcas formas de mejorar. En estos casos, el plan de acción PIP resulta muy útil.

• Explica que supervisarás el progreso: A medida que el miembro del equipo trabaje siguiendo los pasos del PIP, no olvides comunicarle que siempre mostrarás disposición para supervisar su progreso y para motivarlo. De este modo, sabrá que no está solo. Además, resultará útil para que mantenga el compromiso con los objetivos y no los pierda de vista.

¿Qué se incluye en un plan de mejora del rendimiento?

Antes de personalizar el plan de mejora del rendimiento será importante entender bien qué debe incluir. Cuando prepares el borrador de tu plantilla, ten en cuenta estos elementos.

• La declaración de las expectativas de la empresa: Puede tratarse de una declaración estándar de las expectativas de la empresa sobre el rendimiento laboral de un miembro del equipo.

• Un resumen sobre el rendimiento: En esta sección se debería hacer foco en el rendimiento de ese miembro del equipo en comparación con las expectativas del rol que ocupa.

• El plan de acción: Proporciona las acciones pendientes junto a los pasos medibles para que la persona las cumpla. En caso de ser posible, enmarca esos objetivos dentro de una estrategia SMART.

• Un cronograma para seguimiento: La “T” de SMART hace referencia a una duración limitada. Cada plantilla de PIP debería incluir un cronograma con los debidos hitos de progreso.

• Las consecuencias: Esta sección del PIP explica qué sucederá si el PIP no resulta efectivo. Podrías incluir que el tema se escalará o que derivará en una posible desvinculación de la empresa.

Cómo redactar un plan de mejora del rendimiento

Antes de redactar un plan de mejora del rendimiento deberás tener una reunión sensata y profunda con el protagonista del plan. Previo a la reunión, prepara la evidencia que tengas para respaldar los reclamos relacionados con los problemas de rendimiento de la persona. Después, durante la reunión, ambos podrán trabajar con los componentes enumerados arriba uno por uno. Finalmente, usa los pasos a continuación para preparar un borrador del PIP durante la reunión.

1. Repasa los roles y expectativas de la empresa

El primer paso para redactar un PIP es incluir las expectativas. Si bien es cierto que los miembros del equipo pueden tener distintos roles y responsabilidades, deberías hallar una forma de definir en general cuáles son tus expectativas y qué considerarías como mal rendimiento.

La declaración servirá para comparar y, tal vez, para explicar cualquier problema en particular al que se enfrente el miembro del equipo en cuestión. Los empleados no deberían ver la declaración por primera vez en el PIP. Si quieres que cumplan las expectativas, deberás dejarlas en claro desde un principio y comunicarlas con regularidad.

Consejo: La empresa debería ofrecer documentación formal en la que se describan las expectativas relacionadas con los distintos miembros del equipo. Asegúrate de que todos tengan acceso a dichas expectativas, incluso aunque no presenten problemas de rendimiento. De este modo, todos sabrán qué se espera de cada uno.

2. Identifica las áreas de mejora

Una vez que hayas revisado las expectativas corporativas, identifica las áreas específicas en las que hay que mejorar. Es decir, enumera las maneras concretas en que esta persona en particular no cumple con las expectativas y apórtale ejemplos de su rendimiento.

Sabemos que en un PIP debes identificar los problemas para ayudar a aquellos miembros del equipo que tienen dificultades, pero además, puedes darle forma a esta misma sección para que sea útil y práctica. Compartimos algunos consejos para hacer que esta sección resulte más constructiva:

• Manifiesta lo que crees que el miembro del equipo debería hacer mejor.

• Solamente plantea problemas objetivos.

• Siempre incluye detalles y hechos que avalen los problemas a los que haces referencia.

• Céntrate en los problemas que tienen soluciones claras.

• No apuntes a problemas cuyo origen son las diferencias de opinión o deficiencias que el mismo miembro del equipo no puede controlar.

• Busca la raíz de cada problema para identificar soluciones a largo plazo.

Consejo: Un PIP debería fundarse en la objetividad e incluir hechos, no opiniones subjetivas basadas en tu propia versión de lo que está bien. Para evitar el sesgo inconsciente, conocido también como sesgo idiosincrático, reúne los datos sobre el desempeño mediante criterios de evaluación claros y lleva adelante revisiones que incluyan a varios evaluadores.

3. Crea un plan de acción

Cada PIP debería incluir un plan de acción detallado sobre cómo puede mejorar la persona. Este plan de acción podría incluir los objetivos, los hitos de progreso y capacitaciones adicionales.

En particular, asegúrate de que los objetivos que plantees sean SMART. Los objetivos SMART son específicos, medibles, alcanzables, realistas y de duración limitada. La estructura de los objetivos SMART es ideal para desarrollar un plan de acción, porque brinda objetivos medibles para control. De este modo, el proceso de seguimiento resulta más estructurado y concreto.

Consejo: Usa una fuente central de referencias, como una herramienta de gestión de proyectos, para no perder de vista el plan de acción. Asegúrate de que ambos, el empleado y tú, tengan acceso a la herramienta, para estar al tanto de las actualizaciones y hacer cualquier modificación en tiempo real. Después, utiliza diagramas de Gantt para visualizar los hitos y dar seguimiento al progreso a medida que se avanza.

4. Determina un cronograma de seguimiento

Todos los PIP deberían contar con un cronograma de seguimiento alineado con el plan de acción. El cronograma debería incluir sesiones programadas con regularidad y asesoramiento a lo largo del plan de mejora del rendimiento.

Con el cronograma se evidenciará el compromiso de los miembros del equipo con sus objetivos y se determinará la fecha esperada para la que se pretenda ver la mejora. También aportará claridad y estructura a las reuniones de seguimiento, y apoyo durante el proceso de mejora.

Consejo: Crea un cronograma y una tarea con recordatorio para la próxima sesión. De este modo, motivarás a la persona a querer mejorar su productividad y desempeño.

5. Define los pasos siguientes

En esta sección, explica qué podría suceder si el PIP no resultara efectivo. Si un miembro del equipo no pudiera hacer mejoras medibles significativas, probablemente el puesto no sería el adecuado para esa persona. Consulta al equipo de RR. HH. o al líder del departamento para saber cuáles serían los pasos a seguir a partir de este punto.

Ejemplo de PIP y plantilla gratis

A continuación, verás un ejemplo de un plan de mejora del rendimiento.

Situación de ejemplo: Por el momento, Sally no cumple con las expectativas de la empresa porque, con frecuencia, incumple los plazos, falta a las reuniones de equipo y no aporta lo suficiente a los proyectos. Si quiere permanecer en el rol que ocupa, su rendimiento debe mejorar. Su gerenta, Kat, piensa que la mejora aún es posible. La raíz del rendimiento desfavorable de Sally parece ser algo fácil de solucionar. Con una mejor gestión de las tareas, colaboración en equipo y con la orientación de Kat, Sally debería poder superar la situación en poco tiempo.

Ejemplo de plan de acción/objetivos SMART: Durante los próximos 3 meses, Sally cumplirá con todos los plazos, asistirá a todas las reuniones programadas y contribuirá al menos en uno de los proyectos del equipo.

Prueba nuestra plantilla gratuita para PIP y perfecciona un plan de acción con el que ayudarás a tu equipo a mejorar en el trabajo.

Cómo dar seguimiento a los objetivos PIP

Una de las partes más importantes del proceso PIP es la supervisión del progreso del miembro del equipo a lo largo del tiempo. Sin este paso, no sabrás si el PIP funciona.

Primero, fíjate que los objetivos y el plan de acción estén en el mismo lugar. En la mayoría de los casos, los objetivos se establecen en hojas de cálculo o presentaciones y quedan aislados del sitio en el que realmente se ejecuta el trabajo. Si no hay conexión entre los objetivos y las tareas, los miembros del equipo no podrán ver con claridad cómo avanzan y, lo que es más grave, no notarán las mejoras.

Este es el motivo por el que en Asana hemos integrado los objetivos dentro de nuestro producto. Al ver los objetivos y las tareas juntos, los miembros del equipo pueden:

• Asumir su responsabilidad con respecto a los plazos

• Controlar el progreso en tiempo real

• Dar seguimiento a los objetivos con las evaluaciones de rendimiento anteriores como referencia

• Organizar reuniones de seguimiento

• Incluir a otros miembros del equipo en los procesos, para lograr una transparencia plena

Da seguimiento al progreso de los PIP con un software para gestión del trabajo

Los PIP pueden despertar un sentido de urgencia y motivación en aquellos miembros que tengan dificultades; y, tal vez, los animen a volver a empezar, ahora, con el pie derecho. Para ayudar a estas personas a definir sus objetivos de rendimiento, usa una herramienta como Asana; los verás tener éxito en tiempo real y estarás allí para apoyarlos y ayudarlos a salir adelante.