Cómo crear acciones pendientes perfectamente claras

Acaba de finalizar una reunión inicial de proyecto muy productiva y los miembros de tu equipo están listos para seguir adelante y ejecutar todo lo que se resolvió durante la reunión. Pero, ¿cómo sabes qué hacer exactamente una vez finalizada la reunión? 

Aquí es donde entran en juego las acciones pendientes que son comunicadas con claridad.

¿Qué es una acción pendiente?

Una acción pendiente es una tarea creada durante o luego de una reunión con otros participantes para lograr que un proyecto avance hacia la consecución de sus objetivos. Las acciones pendientes pueden ser parte de un plan de acción o una lista de tareas mayor, y son tan importantes para la gestión de proyectos como las reuniones efectivas.

Las acciones pendientes pueden ayudarte a dar seguimiento a las decisiones tomadas durante una reunión. Una acción pendiente puede ser un entregable o un activo, pueden involucrar tareas simples, como enviar un email de seguimiento, o incluso pueden requerir la creación de un plan para un proyecto mucho más complejo, como crear un diagrama de Gantt para una nueva campaña publicitaria. Usa una agenda de reuniones para dar seguimiento a las acciones pendientes que se deben realizar para tener claros los próximos pasos.

Las tres preguntas de las acciones pendientes claramente establecidas

Existen tres elementos clave para las acciones pendientes. Estos tres elementos brindan información clara sobre qué hay que hacer, quién es el responsable de llevarlo a cabo y cuándo se debe realizar.

¿Quién?

¿Quién es el responsable de esta acción pendiente? Si alguien tiene alguna pregunta sobre esta tarea específica, ¿a quién puede acudir? Esta es una buena oportunidad para crear un gráfico RACI para establecer claramente quién es el responsable de la tarea y qué otras personas están involucradas en el proceso de toma de decisiones.

¿Qué?

Según la descripción de la tarea, ¿cuál es la acción a tomar? Los títulos de las acciones pendientes claras comienzan con un verbo ya que no habrá ambigüedad sobre lo que se debe hacer cuando el nombre de la tarea comienza con una acción. Por ejemplo, en lugar de escribir “Calendario de contenido” como una acción pendiente, intenta escribir “Crear lluvia de ideas con temas para el calendario de contenidos”. En este ejemplo, no hay dudas sobre lo que debe suceder con el calendario de contenidos porque la acción “Crear lluvia de ideas” describe claramente lo que debe hacerse.

Al crear la tarea, considera incluir todo el contexto que puedas brindar al responsable de llevar a cabo la acción pendiente. ¿Hay algún documento o material de referencia importante que el responsable necesite para llevar a cabo esta tarea? Tener toda la información relevante disponible en un solo lugar es práctico y permite optimizar los procesos de trabajo ya que reduce las idas y vueltas en las conversaciones entre los miembros del equipo para que la tarea se realice con éxito.

¿Cuándo?

¿Cuándo deben realizarse las acciones pendientes planificadas en la reunión? Cuando establezcas fechas de entrega, recuerda considerar otras dependencias del proyecto así como la carga de trabajo del responsable de la tarea. ¿La fecha de entrega establecida es realista para el equipo y para el proyecto?

Ejemplos de acciones pendientes claramente establecidas

Las acciones pendientes son esenciales para el éxito de un proyecto, pero poder comunicar claramente las acciones que se deben tomar después de una reunión requiere práctica. A continuación, te mostramos algunos ejemplos de cómo otros equipos crean sus acciones pendientes:

Ejemplo de una acción pendiente para el equipo de Ingeniería

El equipo de Desarrollo ha encontrado un error que debe corregirse. Después de discutir las posibles soluciones durante una reunión de equipo, se decide que sea Daniela la encargada de arreglar el error, ya que solucionó un error similar hace unos meses. Se aplicará el parche en la próxima actualización del producto que se llevará a cabo en dos semanas.

Acción pendiente: Corregir el error.

• Responsable de la tarea: Daniela

• Plazo: En dos semanas

Ejemplo de una acción pendiente para el equipo de Recursos Humanos

El equipo de Recursos Humanos busca estandarizar sus procesos de incorporación antes de que se sumen miembros nuevos al equipo en los próximos meses. El equipo decide crear de forma conjunta un esquema para la presentación del proceso de incorporación y estableció un plazo de dos semanas antes de que comiencen las nuevas contrataciones. Una semana antes de finalizado el plazo, Kabir creará las diapositivas de presentación según el esquema creado.

Acción pendiente n.º 1: Crear un esquema para la presentación sobre el proceso de incorporación. 

• Responsable de la tarea: El equipo de RR. HH.

• Plazos: Dos semanas antes de que empiecen las nuevas contrataciones

Acción pendiente n.º 2: Crear una presentación nueva sobre el proceso de incorporación según el esquema creado por el equipo.

• Responsable de la tarea: Kabir

• Plazo: Una semana antes de que empiecen las nuevas contrataciones

Ejemplo de una acción pendiente para el equipo de Diseño

Los equipos de Marketing y Diseño se reúnen para discutir la primera versión del rediseño de una marca. El equipo de Marketing brinda comentarios sobre los primeros diseños y el equipo de Diseño tendrá dos semanas para incorporar estos comentarios.

Acción pendiente: Editar la primera versión del rediseño de marca.

• Responsable de la tarea: Equipo de rediseño de marca

• Plazo: 10 de agosto - fecha de la próxima reunión

¿Cuáles son las ventajas de definir acciones pendientes?

Si eres un gerente de proyectos y quieres dar seguimiento al progreso de tu proyecto, a continuación te contamos algunos de los beneficios que la supervisión de las acciones pendientes le puede brindar a tu equipo.

Las acciones pendientes ayudan a mantener los proyectos organizados

Un buen gerente de proyectos enviará una lista de las acciones a abordar luego de una reunión con los participantes, para asegurarse de que todos estén informados y alineados sobre los próximos pasos. Algunos gerentes de proyectos organizan sus acciones pendientes según las minutas o notas de las reuniones como una forma de categorizar y vincular las tareas con los temas de conversación específicos de la agenda de la reunión.

Con las acciones pendientes, las responsabilidades del equipo quedan claras

Cuando se toman muchas decisiones en una reunión, puedes usar las acciones pendientes para capturar las tareas que se deben realizar a medida que avanza la reunión. Asignar a una persona específica para crear una lista de acciones pendientes y para hacer un seguimiento con los responsables de las tareas después de la reunión te permite garantizar que todo el equipo sepa exactamente de qué tareas son responsables.

Las acciones pendientes ayudan a dar seguimiento al trabajo realizado

El seguimiento de las acciones pendientes es una herramienta útil para gestionar la carga de trabajo del equipo ya que permite que los gerentes puedan comprender fácilmente en qué está trabajando su equipo y si tienen la disponibilidad para abordar tareas nuevas. Si tu equipo tiene empleados que trabajan por hora o si asignas trabajo por incremento de actividad (como, por ejemplo, el trabajo de una agencia), puedes hacer un seguimiento de cuánto tiempo tarda en realizarse cada acción. Al dar seguimiento a las acciones recurrentes, puedes aprovechar esa información para saber cuántos recursos necesitas para finalizar proyectos similares en el futuro.

Errores comunes a la hora de definir acciones pendientes

Cuando se establecen de manera correcta, las acciones pendientes pueden ayudar al flujo de trabajo de tu equipo, a tachar las tareas de tu lista de pendientes y a acelerar el progreso de tu proyecto. Sin embargo, si no están claramente definidas, pueden causar grandes confusiones.

A continuación, te contamos algunos de los errores comunes que debes evitar a la hora de definir acciones pendientes:

Acciones pendientes poco claras

Si una tarea no tiene toda la información necesaria para ser ejecutada, no será posible avanzar. El responsable deberá buscar la información faltante o preguntar a los demás involucrados, lo que le hará perder tiempo valioso. Según nuestra investigación, los trabajadores del conocimiento dedican el 60 % de su tiempo a los pormenores del trabajo, como las reuniones innecesarias, las actualizaciones de estado y la búsqueda de información. En cambio, si brindas toda la información necesaria y defines claramente el “qué” de la tarea, evitarás confusiones sobre lo que debe hacerse y evitarás intercambios innecesarios entre los involucrados.

No establecer plazos

Si no estableces un plazo, es posible que las tareas se pospongan indefinidamente hasta el punto de perderse. Si una acción pendiente es esencial para el éxito de un proyecto, es importante que establezcas un plazo o una fecha de entrega clara ya que, de lo contrario, podría pasarse por alto.

No asignar un responsable a la tarea

Si no asignas la tarea a un responsable específico, es posible que la misma se pase por alto. Si tienes una acción pendiente pero nadie está dispuesto a ofrecerse como voluntario para ejecutarla, asígnasela a la persona más adecuada para realizar el trabajo. Si esta persona no tiene la disponibilidad para asumir la tarea, evalúa la carga de trabajo actual de tu equipo para encontrar a un miembro del equipo que pueda ejecutarla.

Al definir claramente a un responsable, puedes evitar que las tareas se retrasen o se pierdan. Siempre que se asigne una tarea a alguien, al menos esa persona sabrá que esta tarea debe hacerse.

Organiza las acciones pendientes con Asana

Crear acciones pendientes es simple, pero compartirlas con tu equipo puede ser un desafío cuando el trabajo no se gestiona en un solo lugar. Es aquí donde una buena herramienta de gestión del trabajo es realmente útil.

Una herramienta de gestión del trabajo como Asana puede ayudarte a ti y a tu equipo a dar seguimiento a las tareas del proyecto, las notas de las reuniones y los recursos, todo en un solo lugar. Puedes dar un paso más y vincular esas tareas con iniciativas estratégicas. Asana ayuda a tu equipo a conectar sus tareas diarias con los objetivos más ambiciosos de la empresa, aclarando en qué deben trabajar y por qué su trabajo es importante.

¿Te gustaría obtener más información sobre la gestión del trabajo? Descubre nuestra introducción a la gestión del trabajo.