Qué es un project roadmap y cómo crear uno paso a paso

Foto de la colaboradora - Julia MartinsJulia Martins2 de noviembre de 20208 min de lectura
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Imagen del banner del artículo: “En qué consisten las hojas de ruta de proyectos y por qué debes contar con una”
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Es crítico que te asegures de empezar cualquier proyecto con el pie derecho. Independientemente de que se trate de una campaña, como la de planificar un evento virtual, o de una iniciativa a largo plazo, como el lanzamiento de un software nuevo, para lanzar un buen proyecto es clave implementar metodologías ágiles (Agile) que optimicen el proceso.

Entonces, ¿cómo lo haces? Podrías empezar por crear una carta del proyecto o un caso de negocio para obtener la aprobación de tu proyecto. Luego, puedes crear un plan del proyecto para proporcionar los elementos de trabajo más importantes. Después, puedes programar una sesión de inicio del proyecto con una lluvia de ideas, en la que participen todos los colaboradores relevantes. Dependiendo del proyecto, incluso podrías redactar un brief creativo. Aunque estos métodos pueden resultar críticos para el lanzamiento de un proyecto, un roadmap —conocido en español como hoja de ruta— es la mejor opción para visualizar el cronograma del proyecto y alinearse con los objetivos de la empresa, y así poder aumentar la productividad de los equipos en tiempo real.

¿Qué es un project roadmap?

El roadmap (hoja de ruta) de un proyecto es una vista en perspectiva de alto nivel de todas las entregas, los logros clave y los objetivos en general del proyecto. Debería ser lo primero que debes crear a la hora de comenzar un proyecto. Con el roadmap como punto de partida, puedes crear otros documentos para la planificación del proyecto, como un plan común o el cronograma del proyecto.

Si nunca antes usaste un roadmap, puede resultar algo confuso diferenciarlo de otros elementos de la planificación de proyectos. A continuación, te mostramos las diferencias:

Roadmap de un proyecto vs. plan de un proyecto

Los roadmaps y los planes de proyectos tienen mucho en común. Ambos se deben crear al inicio del proyecto y son documentos que se van modificando con el tiempo en vez de ser estáticos, inamovibles. Pero a diferencia de lo que sucede con un plan de proyecto común, el roadmap solamente debe centrarse en la perspectiva de alto nivel. Al crear el roadmap de tu proyecto, asegúrate de no abrumar con demasiadas especificidades, ya que el foco del documento se diluiría. Recuerda: brinda una visión general, no instrucciones paso a paso.

Para crear un buen plan de un proyecto, te será conveniente incluir algunos detalles específicos, como el cronograma del proyecto, cuál es el presupuesto con el que cuentas, cuáles son los roles de los participantes y cualquier otra métrica de éxito que uses para calificar al proyecto.

Lee: Cómo crear un plan de proyecto que te ayude a mantener el trabajo encaminado

Roadmap de proyectos vs. roadmap de productos

La hoja de ruta de un producto (product roadmap) es la visión del equipo de Productos sobre las funciones que planean lanzar en un período determinado. La hoja de ruta de un producto es la fuente única de referencias del equipo para esos lanzamientos. Normalmente incluye detalles característicos como la prioridad o el alcance del lanzamiento, cualquier colaborador responsable de la ingeniería o del desarrollo del producto, y la lista de materiales de marketing que se necesitan, solo por nombrar algunos.

A pesar de las similitudes de los nombres, la hoja de ruta de un proyecto (project roadmap) es algo completamente diferente. Cualquier proyecto, no solo el del lanzamiento de un producto, puede tener una hoja de ruta o, es más, debería tenerla. Por ejemplo, te convendría crear una hoja de ruta para cualquier evento virtual que organice tu equipo o, por ejemplo, para un proyecto que tu equipo de TI esté por implementar. En ambos casos, la hoja de ruta de un proyecto es un resumen de los objetivos del proyecto y de los pasos planteados para poder alcanzarlos.

Roadmap de proyectos vs. diagramas de Gantt

Un diagrama de Gantt (conocido también como Gantt chart) es una representación visual de un proyecto. Es similar a un cronograma en el que se usan barras horizontales para representar las tareas y entregas. Con frecuencia, los equipos eligen crear los roadmaps de sus proyectos en vistas de cronogramas como diagramas de Gantt y usan las barras horizontales del diagrama para representar las iniciativas más generales a lo largo del tiempo.

Sin embargo, los diagramas de Gantt tienen muchas funcionalidades más que las aplicadas a los roadmaps de los proyectos. Con los diagramas de Gantt es más fácil observar las relaciones y las dependencias entre las tareas. También ofrecen un panorama que permite observar de un vistazo cómo encajan las piezas del proyecto entre sí, además de cualquier logro importante que se esté por alcanzar.

Lee: ¿No conocías los diagramas de Gantt? Comienza aquí

Aunque tengas previsto crear el roadmap de un proyecto con un diagrama de Gantt, asegúrate de elegir una herramienta que ofrezca varias formas de visualizar el backlog y la posibilidad de cambiar fácilmente entre las vistas. Que no solo te permita verlo simplemente como cronograma, sino también como tablero Kanban, lista de tareas pendientes o calendario. De este modo, podrás crear un roadmap efectivo para el proyecto y así también, los demás colaboradores en el proyecto podrán ver el trabajo en cualquiera de las vistas que les resulte más conveniente.

¿Por qué es importante crear un project roadmap?

Si nunca antes has creado un roadmap para un proyecto, probablemente te preguntes, ¿es realmente necesario? Y, a pesar de que no todos los proyectos necesariamente deben contar con uno (quizás cuando avanzan en el tiempo), si el trabajo está vinculado a un espacio temporal específico, el roadmap del proyecto será la mejor opción para comunicar los objetivos generales a los demás colaboradores. A continuación, te contamos cuáles son los beneficios de elaborarlo antes de la reunión inicial.

1. Plantea los objetivos del proyecto

El motivo fundamental de contar con un roadmap es establecer los objetivos del proyecto antes de organizar la reunión inicial (project kickoff) y crear el plan del proyecto. Tu roadmap debería mostrar una aproximación de dónde te encuentras y, básicamente, hacia dónde te diriges. A pesar de que no tendrá demasiados detalles acerca de cómo se procederá para llegar a la meta, tener los objetivos del proyecto preparados con tal anticipación te servirá para adquirir mayor claridad y cumplir con los objetivos.

Por ejemplo, imagina que estás creando el roadmap de un proyecto para un calendario de contenido para redes sociales. Sabes dónde estás parado; es decir, cuántos seguidores tienes, la participación que captas de tu público. El roadmap del proyecto te es útil para definir a dónde quieres llegar y cuándo. Probablemente te interese duplicar la cantidad de seguidores en Instagram durante los próximos 6 meses. O tal vez quieras duplicar la tasa de participación durante el próximo año. Independientemente de cuál sea tu propósito, el roadmap del proyecto puede ayudar a que tanto tú como los demás colaboradores obtengan una visión general.

2. Obtén el apoyo para tu proyecto

Como parte de la creación del roadmap, también deberás establecer qué entregas son importantes en este proyecto. Tener esas entregas definidas antes de la reunión inicial puede ser útil para saber a quién debes invitar, para brindar un mejor resumen general del proyecto a los demás colaboradores clave y, en definitiva, para obtener la aceptación de tu proyecto.

Por ejemplo, supongamos que creas el roadmap para un proyecto de seguimiento de comentarios de clientes. Tu roadmap brinda un panorama general en el que se explica cómo funciona actualmente el proceso de seguimiento de comentarios de clientes y cómo lo mejorará este proyecto a medida que se desarrolle el roadmap. Pero tu roadmap del proyecto también te sirve para aclarar qué entregas deberías obtener cuando lo termines. Tal vez trabajes para crear un sitio en el cual se reúnan todos los comentarios para así poder ordenarlos y encontrarlos fácilmente. O bien, podrías querer contar con al menos 100 comentarios de clientes para fin del año fiscal. La clave está en tener esas entregas bien definidas.

3. Controla las expectativas de los demás colaboradores clave

Resumen: listo. Entregas: listo. En definitiva, lo que estás haciendo es crear el roadmap de tu proyecto para compartir la información importante que los demás colaboradores necesitan conocer con respecto a las entregas, los logros y el cronograma de tu proyecto. Al contar con toda esta información en la reunión inicial, los demás colaboradores pueden obtener una vista general de alto nivel con la que se aprecien el alcance del proyecto y el período que abarca.

Por ejemplo, imagina que has creado el roadmap de un proyecto para una nueva campaña de marketing. Durante la reunión inicial, los participantes que trabajan en otros departamentos probablemente tengan sus propias ideas acerca de hacia dónde quieren que se orienten el proyecto y las entregas. Pero en vez de llevar a cabo una reunión inicial del estilo de lluvia de ideas, proporcionas un plan claro de cuáles son los logros y objetivos importantes para este proyecto. De este modo, controlas las expectativas de los demás directamente desde el principio y te aseguras de que el proyecto tenga el mayor éxito posible.

Lee: 7 causas comunes de corrupción en el alcance y cómo evitarlas

Ejemplos de roadmaps para proyectos

No existe una única forma de crear el roadmap de un proyecto. Deberías estructurar tu propio roadmap de modo que te permita visualizar mejor el proyecto. A continuación, te mostramos dos ejemplos que pueden ser útiles para empezar.

Roadmap de un proyecto para eventos virtuales

[Vista de Cronograma] Ejemplo de hoja de ruta de un proyecto para eventos virtuales en un cronograma al estilo de diagrama de Gantt en Asana

Roadmap de un proyecto informático

[Vista de Cronograma] Hoja de ruta de un proyecto de TI en un cronograma al estilo de diagrama de Gantt en Asana

En el roadmap de este proyecto se capturan varios “andariveles”. En este caso, el departamento de TI tiene la intención de llevar a cabo tres iniciativas importantes durante el cuarto trimestre, cada una de ellas con un panorama general y objetivos distintivos. Pero, dado que los miembros del departamento de TI trabajarán en las tres iniciativas a la vez, puede ser muy útil ver el roadmap en un lugar central. De este modo, todo el equipo de TI contará con una fuente única de referencias para las tres iniciativas a concretar.

Cómo crear un project roadmap

Para crear un buen roadmap, debes contar con una manera de observar el cronograma, las entregas y el programa del proyecto. Al reunir estos elementos, se crea el plan estratégico de tu proyecto; una perspectiva general de alto nivel que permite ver qué está sucediendo, cuándo y (a grandes rasgos) con qué iniciativas trabajarán quienes colaboran o participan en el proyecto. Crear un roadmap implica un proceso continuo en el ciclo de vida de un proyecto; y para ello, debemos considerar estos cuatro pasos a la hora de crear un roadmap efectivo de un proyecto:

  1. Estructurar el programa del proyecto. ¿Cuándo empieza tu proyecto? ¿Cuándo termina? Comenzar con un programa del proyecto puede ser útil para garantizar que habrá un cronograma razonable para las entregas y los logros.

  2. Definir las entregas y los logros. ¿Qué entregas se habrán finalizado al terminar el proyecto? ¿Hay fechas o logros específicos que haya que tener en cuenta?

  3. Ser claro sobre cualquier riesgo potencial. ¿Hay riesgos que tu equipo debería considerar? ¿Qué cuellos de botella potenciales podrían interferir en una finalización exitosa del proyecto?

  4. Incluir a los colaboradores en el proyecto. Comparte el roadmap con los colaboradores relevantes y obtén el apoyo necesario para tu proyecto.

La mejor forma de crear y compartir el roadmap de tu proyecto es con una herramienta de gestión del trabajo como Asana. Con Asana todos los colaboradores clave tienen una fuente central de referencias. Pueden adquirir una vista en perspectiva, y no solo del roadmap. Al compartir una fuente única de referencias, tu equipo estará mejor preparado para planificar, gestionar y ejecutar las tareas.

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¿Todos los proyectos deben tener un roadmap?

No todos los proyectos necesariamente deben contar con un roadmap. Por ejemplo, si tu proyecto es de corto alcance, como un calendario para dar seguimiento a un blog durante el mes próximo, sería una exageración crear un roadmap en este caso. Sin embargo, aún es conveniente controlar a los colaboradores en el proyecto con regularidad, y probablemente todavía consideres usar la información en una fuente única de referencias. Pero no hay que forzar la creación de un roadmap si no es necesario.

Un GPS para tu equipo

Con un roadmap efectivo para el proyecto, puedes darle a tu equipo una idea de hacia dónde se dirigen, cómo van a llegar y quién los acompañará en el recorrido. El roadmap es el comienzo del resto de la planificación del proyecto. Crear un roadmap sólido es el puntapié inicial para guiar un proyecto hacia el éxito.

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