En qué consisten las hojas de ruta de proyectos y por qué debes contar con una

Foto del colaborador - Julia MartinsJulia Martins2 de noviembre de 20208 min de lectura
facebooktwitterlinkedin
Logo de Asana - amarillo

Es crítico que te asegures de empezar cualquier proyecto con el pie derecho. Independientemente de que se trate de una campaña, como la de planificar un evento virtual, o de una iniciativa a largo plazo, como el lanzamiento de una nueva herramienta informática, para lanzar un buen proyecto es clave contar con la capacidad de comunicar una visión general de alto nivel de ese proyecto para que todos los involucrados estén igual de informados.

Entonces, ¿cómo lo haces? Podrías empezar por crear una carta del proyecto o caso de negocio para obtener la aprobación para tu proyecto. Luego, puedes crear un plan del proyecto para proporcionar los elementos más importantes para tu trabajo. Después, puedes programar una sesión de inicio del proyecto con una lluvia de ideas, en la que participen todos los involucrados relevantes. Dependiendo del proyecto, incluso podrías redactar un brief creativo. Pero mientras que estos métodos pueden resultar ser elementos críticos para el lanzamiento de un proyecto, una hoja de ruta es la mejor opción para visualizar el cronograma del proyecto y alinearse con los objetivos de la empresa.

¿Qué es la hoja de ruta de un proyecto?

La hoja de ruta de un proyecto es una vista en perspectiva de alto nivel de todas las entregas, los logros clave y los objetivos en general del proyecto. Debería ser lo primero que crearas para empezar un proyecto. Con la hoja de ruta como punto de partida, puedes crear otros documentos para la planificación del proyecto, como un plan común o el cronograma del proyecto.

Si nunca antes usaste una hoja de ruta, puede resultar algo confuso diferenciarlo de otros elementos de la planificación de proyectos. A continuación, te mostramos las diferencias:

Hojas de ruta de proyectos vs. hojas de ruta de proyectos

Las hojas de ruta y los planes comunes de proyectos tienen mucho en común. Ambos se deben crear al inicio del proyecto y son documentos que se van modificando con el tiempo en vez de ser estáticos, inamovibles. Pero a diferencia de lo que sucede con un plan de proyecto común, la hoja de ruta solamente debe centrarse en la perspectiva de alto nivel. Al crear la hoja de ruta de tu proyecto, asegúrate de no abrumar con demasiadas especificidades, ya que el foco del documento se diluiría. Recuerda: brinda una visión general; no instrucciones paso a paso.

Para crear un buen plan de un proyecto, te será conveniente incluir algunos detalles específicos, como el cronograma del proyecto, cuál es el presupuesto con el que cuentas, cuáles son los roles de los participantes y cualquier otra métrica de éxito que uses para calificar al proyecto.

Lee: Cómo crear un plan de proyecto que te ayude a mantener el trabajo encaminado

Hojas de ruta de proyectos vs. hojas de ruta de productos

La hoja de ruta de un producto es la visión del equipo de Productos sobre las funciones que planean lanzar en un período determinado. La hoja de ruta de un producto es la fuente única de referencias del equipo para esos lanzamientos. Normalmente incluye detalles característicos como la prioridad o el alcance del lanzamiento, cualquier involucrado con la ingeniería o en el desarrollo del producto y la lista de materiales de marketing que se necesitan, solo por nombrar algunos.

A pesar de las similitudes de los nombres, la hoja de ruta de un proyecto es algo completamente diferente. Cualquier proyecto, no solo el del lanzamiento de un producto, puede tener una hoja de ruta o, es más, debería tenerla. Por ejemplo, te convendría crear una hoja de ruta para cualquier evento virtual que organice tu equipo o, por ejemplo, para un proyecto que tu equipo de TI esté por implementar. En ambos casos, la hoja de ruta del proyecto es un resumen de los objetivos del proyecto y de qué se hará para alcanzarlos.

Hojas de ruta de proyectos vs. diagramas de Gantt

Un diagrama de Gantt es una representación visual de un proyecto. Es similar a un cronograma en el que se usan barras horizontales para representar las tareas y entregas. Con frecuencia, los equipos eligen crear las hojas de ruta de sus proyectos en vistas de cronogramas como diagramas de Gantt y usan las barras horizontales del diagrama para representar las iniciativas más generales a lo largo del tiempo.

Sin embargo, los diagramas de Gantt tienen muchas funcionalidades más que las aplicadas a las hojas de ruta de los proyectos. Con los diagramas de Gantt es más fácil observar las relaciones y las dependencias entre las tareas. También ofrecen un panorama que permite observar de un vistazo cómo encajan las piezas del proyecto entre sí, además de cualquier logro importante que se esté por alcanzar.

Lee: ¿No conocías los diagramas de Gantt? Comienza aquí

Aunque tengas previsto crear la hoja de ruta del proyecto con un diagrama de Gantt, asegúrate de elegir una herramienta que ofrezca varias formas de visualizar el trabajo y la posibilidad de cambiar fácilmente entre las vistas. Que no solo te permita verlo simplemente como cronograma, sino también como tablero Kanban, lista de tareas pendientes o calendario. De este modo, podrás crear una hoja de ruta efectiva para el proyecto y así también, los demás involucrados en el proyecto podrán ver el trabajo en cualquiera de las vistas que les resulte más conveniente.

Los beneficios de las hojas de ruta para los proyectos

Si nunca antes has creado una hoja de ruta para un proyecto, probablemente te preguntes, ¿es realmente necesaria? Y, a pesar de que no todos los proyectos necesariamente deben contar con una hoja de ruta (quizás cuando avanzan en el tiempo), si el trabajo está vinculado a un espacio temporal específico, la hoja de ruta del proyecto será la mejor opción para comunicar los objetivos generales a los demás involucrados. Hay tres beneficios principales por los cuales conviene crear la hoja de ruta de un proyecto antes de la reunión inicial.

1. Plantea los objetivos del proyecto

El motivo fundamental de contar con una hoja de ruta es establecer los objetivos del proyecto antes de organizar la reunión inicial y crear el plan del proyecto. Tu hoja de ruta debería mostrar una aproximación de dónde te encuentras y, básicamente, hacia dónde te diriges. A pesar de que no tendrá demasiados detalles acerca de cómo se procederá para llegar a la meta, tener los objetivos del proyecto preparados con tal anticipación te servirá para adquirir mayor claridad y cumplir con los objetivos.

Por ejemplo, imagina que estás creando la hoja de ruta de un proyecto para un calendario de contenido para redes sociales. Sabes dónde estás parado; es decir, cuántos seguidores tienes, la participación que captas de tu público. La hoja de ruta del proyecto te es útil para definir a dónde quieres llegar y cuándo. Probablemente te interese duplicar la cantidad de seguidores en Instagram durante los próximos 6 meses. O tal vez quieras duplicar la tasa de participación durante el próximo año. Independientemente de cuál sea tu propósito, la hoja de ruta del proyecto puede ayudar a que tanto tú como los demás involucrados obtengan una visión general.

2. Gana adeptos a las entregas de los proyectos

Como parte de la creación de la hoja de ruta, también estableces qué entregas son importantes en este proyecto. Tener esas entregas definidas antes de la reunión inicial puede ser útil para saber a quién debes invitar, para brindar un mejor resumen general del proyecto a los demás involucrados y, en definitiva, para ganar adeptos.

Por ejemplo, digamos que creas la hoja de ruta para un proyecto de seguimiento de comentarios de clientes. Tu hoja de ruta brinda un panorama general en el que se explica cómo funciona actualmente el proceso de seguimiento de comentarios de clientes y cómo lo mejorará este proyecto a medida que se desarrolle la hoja de ruta. Pero tu hoja de ruta del proyecto también te sirve para aclarar qué entregas deberías obtener cuando lo termines. Tal vez trabajes para crear un sitio en el cual se reúnan todos los comentarios para poder ordenarlos y encontrarlos si los buscas. O bien, podrías querer contar con al menos 100 comentarios de clientes para fin del año fiscal. La clave está en tener esas entregas bien definidas.

3. Controla las expectativas de los demás involucrados

Resumen: listo. Entregas: listo. En definitiva, lo que estás haciendo es crear la hoja de ruta de tu proyecto para compartir la información importante que los demás involucrados necesitan conocer y ganar adeptos para tus entregas, los logros y el cronograma del proyecto. Al contar con toda esta información en la reunión inicial, los demás involucrados pueden obtener una vista general de alto nivel con la que se aprecien el alcance del proyecto y el período que abarca.

Por ejemplo, imagina que has creado la hoja de ruta de un proyecto para una nueva campaña de marketing. Durante la reunión inicial, los participantes que trabajan en otros departamentos probablemente tengan sus propias ideas acerca de hacia dónde quieren que se orienten el proyecto y las entregas. Pero en vez de llevar a cabo una reunión inicial del estilo de lluvia de ideas, proporcionas un plan claro de cuáles son los logros y objetivos importantes para este proyecto. De este modo, controlas las expectativas de los demás directamente desde el principio y te aseguras de que el proyecto tenga el mayor éxito posible.

Lee: 7 causas comunes de corrupción en el alcance y cómo evitarlas

Ejemplos de hojas de ruta para proyectos

No existe una única forma de crear la hoja de ruta de un proyecto. Deberías estructurar tu propia hoja de ruta de modo que te permita visualizar mejor el proyecto. A continuación, te mostramos dos ejemplos que pueden ser útiles para empezar.

Hoja de ruta de un proyecto para eventos virtuales

Ejemplo de hoja de ruta de un proyecto para eventos virtuales

Hoja de ruta de un proyecto informático

En la hoja de ruta de este proyecto se capturan varios “andariveles”. En este caso, el departamento de TI tiene la intención de llevar a cabo tres iniciativas importantes durante el cuarto trimestre, cada una de ellas con un panorama general y objetivos distintivos. Pero, dado que los miembros del departamento de TI trabajarán en las tres iniciativas a la vez, puede ser muy útil ver la hoja de ruta en un lugar central. De este modo, todo el equipo de TI contará con una fuente única de referencias para las tres iniciativas a concretar.

Cómo crear la hoja de ruta de un proyecto

Para crear una buena hoja de ruta, debes contar con una manera de observar el cronograma, las entregas y el programa del proyecto. Al reunir estos elementos, se crea el plan estratégico de tu proyecto; una perspectiva general de alto nivel que permite ver qué está sucediendo, cuándo y (a grandes rasgos) con qué iniciativas trabajarán quienes colaboran o participan en el proyecto. Existen cuatro consideraciones principales al momento de crear la hoja de ruta de un proyecto:

  1. Estructurar el programa del proyecto. ¿Cuándo empieza tu proyecto? ¿Cuándo termina? Comenzar con un programa del proyecto puede ser útil para garantizar que habrá un cronograma razonable para las entregas y los logros.

  2. Definir las entregas y los logros. ¿Qué entregas se habrán finalizado al terminar el proyecto? ¿Hay fechas o logros específicos que haya que tener en cuenta?

  3. Ser claro sobre cualquier riesgo potencial. ¿Hay riesgos que tu equipo debería considerar? ¿Qué obstáculos potenciales podrían interferir en una finalización exitosa del proyecto?

  4. Incluir a los involucrados en el proyecto. Comparte la hoja de ruta con los involucrados relevantes y gana adeptos.

La mejor forma de crear y compartir la hoja de ruta de tu proyecto es con una herramienta de gestión del trabajo como Asana. Con Asana todos los involucrados tienen una fuente central de referencias. Pueden adquirir una vista en perspectiva, y no solo de la hoja de ruta. Al compartir una fuente única de referencias, tu equipo estará mejor preparado para planificar, gestionar y ejecutar las tareas.

Más información

¿Todos los proyectos deben tener una hoja de ruta?

No todos los proyectos necesariamente deben contar con una hoja de ruta. Por ejemplo, si tu proyecto es de corto alcance, como un calendario para dar seguimiento a un blog durante el mes próximo, sería una exageración crear una hoja de ruta en este caso. Sin embargo, aún es conveniente controlar a los involucrados en el proyecto con regularidad, y probablemente todavía consideres usar la información en una fuente única de referencias. Pero no hay que forzar la creación de una hoja de ruta si no es necesario.

Un GPS para tu equipo

Con una hoja de ruta efectiva para el proyecto, puedes darle a tu equipo una idea de hacia dónde se dirigen, cómo van a llegar y quién los acompañará en el recorrido. La hoja de ruta es el comienzo del resto de la planificación del proyecto. Crear una hoja de ruta sólida es el puntapié inicial para guiar un proyecto hacia el éxito.

¿Estás listo para crear tu primera hoja de ruta? Prueba Asana, líder en la gestión del trabajo y la mejor herramienta para tu equipo.

Recursos relacionados

Artículo

Product development process: The 6 stages (with examples)