Scope creep o síndrome del lavadero en la gestión de proyectos: 7 causas y cómo evitarlas

Imagínate esto: has estado trabajando mucho en un proyecto y sus entregables. De repente, recibes una solicitud de un compañero de otro departamento para agregar un entregable adicional. No estaba dentro de los planes, pero es bastante sencillo, por lo que aceptas la solicitud. Unos días después, recibes otro email. De repente, tu proyecto se retrasa y acaba fracasando.

Has sufrido un scope creep o corrupción del alcance, también conocido como síndrome del lavadero, algo que nos puede ocurrir a todos. En este artículo te contaremos todo lo que necesitas saber sobre las causas del scope creep y cómo puedes evitarlas.

¿Qué es el scope creep o síndrome del lavadero en la gestión de proyectos?

En el ámbito de la gestión de proyectos, el scope o alcance del proyecto describe los requisitos y los entregables de un proyecto. La definición del alcance tiene lugar al comienzo del proceso de planificación y debe registrarse en el plan del proyecto, hoja de ruta o brief del proyecto. Una corrupción o arrastre del alcance sucede cuando las solicitudes y los entregables exceden el alcance preestablecido del proyecto.

¿Por qué es importante determinar el alcance del proyecto?

Al definir el alcance del proyecto o project scope, te aseguras de que haya un entendimiento común entre tú, el gerente de proyectos, y las demás partes interesadas en el proyecto. Si no hay un alcance definido, no tendrás un control concreto y preaprobado sobre lo que está y lo que no está incluido en los entregables de tu proyecto, lo que causará desorganización y malentendidos.

A veces, este scope creep no genera grandes complicaciones. Puede tratarse de uno o dos entregables adicionales que, aunque engorrosos, no alteran significativamente el proyecto. Sin embargo, los cambios significativos en el alcance pueden desviar la atención de los objetivos del proyecto y poner en riesgo el éxito del mismo. Estas solicitudes y entregables adicionales te quitan tiempo para dedicarle a los objetivos reales del proyecto y, además, pueden generar exceso de trabajo y provocar agotamiento.

Cómo identificar el project scope

Por lo tanto, para prevenir cualquier scope creep, primero necesitas definir claramente el alcance de tu proyecto. La buena noticia es que no es tan difícil como te lo imaginas. El alcance o scope de tu proyecto es, principalmente, una forma de registrar los criterios que has establecido en otros documentos durante la etapa inicial del proyecto, como el brief del proyecto.

Identifica y determina el alcance de tu proyecto con estos 5 pasos:

1. Empieza con el “por qué”. ¿Por qué tu equipo y tú se encuentran trabajando en este proyecto? ¿Qué esperas lograr? Conocer el tamaño y el alcance de lo que pretendes lograr te ayudará a definir el alcance de tu proyecto.

2. Incorpora los objetivos de tu proyecto. Los objetivos y el alcance del proyecto están estrechamente vinculados. Los objetivos definen el propósito del proyecto y, a su vez, deben estar incluidos en el alcance de tu proyecto.

3. Registra el alcance del proyecto. Recuerda, no tiene por qué ser una descripción muy extensa. El alcance es solo el punto de partida para definir claramente los entregables y cómo se relacionan con los objetivos del proyecto. Siéntete libre de agregar puntos de enumeración si así lo deseas.

4. Revisa el alcance de tu proyecto. Asegúrate de obtener la aceptación de todas las partes interesadas para que todos estén alineados en cuanto a los entregables, los objetivos y el alcance del proyecto.

5. Haz los ajustes necesarios. Si hubo diferencias en el paso cuatro, tómate un momento para reformular el alcance del proyecto. Antes de finalizarlo, comparte la documentación con las partes interesadas para solicitar su aprobación.

7 causas comunes del scope creep

Nadie quiere que su proyecto fracase ni que se pierdan de vista los objetivos originales. A continuación, te contamos los motivos más comunes del scope creep o síndrome del lavadero y cómo puedes prevenirlos.

1. El proyecto no tiene un alcance definido

Esto puede ser obvio, pero vale la pena reiterarlo. Sin un alcance, no es posible comunicar claramente los objetivos del proyecto y alinear a todas las partes como corresponde. Además, si estás trabajando con una agencia o equipo externo, tampoco tienes un documento o un plan de trabajo (SOW) al cual hacer referencia en caso de que las partes interesadas deseen agregar nuevos elementos al proyecto.

Asegúrate de crear y definir el alcance al comienzo del proyecto. Considera agregarlo al plan del proyecto u otra documentación durante la etapa inicial. De esa manera, tendrás una referencia sobre el alcance de tu proyecto en toda la documentación inicial del proyecto.

2. Mala comunicación

Una vez que tengas el alcance del proyecto, también debes comunicarlo. Si no compartes el documento de manera efectiva al comienzo del proyecto, las partes interesadas no estarán al tanto. Aun habiéndote tomado el tiempo para crear el alcance de un proyecto, podrás sufrir la falta de coordinación o incluso el fracaso del proyecto si no todos están al tanto de su existencia.

Asegúrate de incluir el alcance del proyecto en cualquier documentación inicial, como el plan o el brief del proyecto. De esa manera, todos tendrán acceso a la declaración del alcance y podrás solucionar cualquier problema de coordinación que surja antes de que comience el proyecto.

3. Objetivos poco claros

En definitiva, trabajas en este proyecto con el objetivo de entregar algo en concreto. Esos entregables y activos son los objetivos de tu proyecto.

Cuando los objetivos de tu proyecto son claros, el equipo del proyecto entiende claramente qué tareas contribuyen y cuáles no al éxito final del proyecto. Esto te permite centrar tus esfuerzos y energía en trabajos productivos y de alta prioridad. Por otro lado, si hay falta de claridad en los objetivos, es posible que los miembros de tu equipo no sepan qué trabajo priorizar y esto puede llevar a que se involucren en tareas que no contribuyan a los objetivos del proyecto.

Ejemplo de un objetivo de proyecto poco claro: Mejorar el blog de nuestra empresa para contar historias que inspiren a nuestros lectores.

Ejemplo de un objetivo de proyecto claro: Crear al menos cinco tipos de publicaciones de blog diferentes durante el primer trimestre, que incluyan, entre otros, testimonios de clientes, consejos, nuevas funciones del producto, aspectos destacados del equipo y liderazgo intelectual. Supervisar de cerca el nivel de participación en cada nueva publicación de blog para determinar las tres categorías principales y seguir perfeccionando el contenido para los futuros trimestres para brindar una mejor experiencia del usuario.

4. Objetivos del proyecto poco realistas

Tal vez los objetivos de tu proyecto estén claros, pero si el equipo no logra cumplirlos de manera realista o en el plazo estipulado (y dentro del alcance del proyecto), el proyecto fracasará inevitablemente o tendrá muchas desviaciones.

Asegúrate de poder cumplir con los objetivos dentro del cronograma estipulado y con los recursos que tu equipo tiene disponibles. Compara los objetivos del proyecto con el alcance y el programa del proyecto para garantizar el éxito final del proyecto. Si los objetivos y el alcance no están alineados al comienzo del proyecto, será casi imposible poder lidiar con el scope creep o la corrupción del alcance.

5. Demasiados colaboradores

Es muy difícil dirigir un proyecto si todos intentan tomar el control del mismo. Si no hay un responsable claro, como un gerente de proyectos, el trabajo se vuelve desordenado y el alcance se torna confuso.

Si bien el proyecto tendrá varios colaboradores e involucrados, asegúrate de que cada equipo tenga una persona responsable de liderar el proyecto y garantizar el avance del trabajo y la ejecución del proyecto. Si quieres crear roles adicionales en el proyecto, prueba crear una matriz RACI. RACI representa los cuatro roles más importantes en la gestión de proyectos (project management):

• Responsable. Es la persona que impulsa el proyecto, encargada de tomar la mayoría de las decisiones in situ.

• Aprobadores. En algunos casos, seguramente necesites que tu trabajo sea aprobado por una o varias partes interesadas del proyecto. Los aprobadores pueden establecer el presupuesto, los objetivos o el tono, por nombrar algunos ejemplos.

• Consultados. Aquellas personas a las que puedes acudir para recibir su opinión, conocimiento u orientación. Si bien la decisión final está a cargo del responsable y del aprobador, el consultado suele ser el experto en el tema.

• Informados. Son aquellas personas que necesitan conocer tu proyecto. Puede ser el equipo del proyecto, las partes interesadas de diferentes departamentos o los líderes ejecutivos.

6. Proceso de control de cambios ineficaz

Aun teniendo los roles claramente definidos, necesitas contar con un proceso de gestión de cambios eficaz. La gestión de cambios es el proceso de modificar un elemento fundamental o importante de un proyecto, incluido el alcance. En lugar de permitir que los colaboradores simplemente realicen cualquier tipo de cambio, el proceso de gestión de cambios implementa un conjunto de reglas y restricciones para guiar cualquier cambio del proyecto. Esto generalmente detalla los pasos para que los miembros del equipo o los colaboradores envíen solicitudes de cambio, los pasos para que el gerente del proyecto y otras partes relevantes revisen dichas solicitudes y, finalmente, un sistema para determinar si dichos cambios serán aceptados, rechazados o aplazados.

Un proceso de control de cambios es esencial porque te permite recuperar el control de tu proyecto, en tanto que brinda la flexibilidad para agregar solicitudes nuevas cuando sea absolutamente necesario. Con un proceso de gestión de cambios, puedes estar seguro de que si los detalles del proyecto cambian, serán por los motivos correctos.

7. Comentarios de clientes de último momento

Los comentarios de los clientes son esenciales para el trabajo orientado al cliente, como nuevos productos o campañas de marketing. Pero si no recabas los comentarios de manera proactiva, es posible que recibas comentarios de los clientes en etapas tardías que cambien por completo el propósito, el alcance, el programa o los objetivos del proyecto. Esto puede significar que debas cambiar lo que ya estás haciendo o incluso volver a empezar con nuevos requisitos y funciones.

Tú eres humano, y tus clientes también. Puede haber cambios de última hora y factores externos no controlables y no siempre se puede hacer algo al respecto. A veces necesitarás cambiar gran parte del proyecto y es probable que no haya nada que pudieras haber hecho para evitarlo.

Recopilar los comentarios de los clientes lo antes posible es la mejor solución para reducir las probabilidades de que eso suceda. Recopila los comentarios de los usuarios con frecuencia y recaba los comentarios de los clientes de forma proactiva. Para obtener más consejos, prueba nuestra plantilla gratuita para investigación de usuarios.

Cómo prevenir el scope creep

Empezaste a trabajar en un proyecto y te preocupa que surja alguna corrupción del alcance. ¿Cómo puedes evitarla?

Si crees que tu proyecto puede sufrir de scope creep o síndrome del lavadero, hay algunas cuestiones que puedes considerar:

1. Vuelve a verificar el alcance de tu proyecto. Si las partes interesadas del proyecto intentan agregar nuevos entregables, recuérdales el project scope: lo que está incluido y lo que no. Con suerte, esto ayudará a que todo el equipo se vuelva a alinear con los requisitos del proyecto.

2. Si eso no funciona, prueba un proceso de control de cambios. Pídele al solicitante que envíe sus solicitudes de cambio a través del proceso de control de cambios que hayas establecido. Luego, revisa esas solicitudes con los participantes del proyecto y decide si vale la pena modificar el alcance del proyecto.

3. Si se aceptan los cambios del alcance, considera revisar las prioridades de los entregables. ¿Hay algo que se pueda posponer o eliminar por completo para poder dedicarte a este nuevo trabajo?

4. Si no puedes posponer el trabajo que has planificado, consulta los recursos de tu proyecto. Usa tu plan de gestión de recursos para ver si hay algún recurso disponible que pueda ayudarte a alcanzar los objetivos de tu proyecto.

Para hacer todo esto —para obtener y mantener claridad sobre el alcance, los objetivos y el plan de tu proyecto— usa una herramienta de gestión del trabajo como Asana. Con Asana, puedes gestionar todo el flujo de trabajo y compartirlo con todo el equipo, para que todos estén en sintonía y poder evitar el scope creep.

¡Dile adiós al scope creep del proyecto!

Algunas personas podrán decir que “siempre surgirá algún scope creep o síndrome del lavadero”. Sin embargo, no tiene por qué ser así. Con un alcance claro, un plan visible y una herramienta de gestión del trabajo fácil de usar, puedes alcanzar los objetivos de tu proyecto sin desviarte del alcance.

¿Todo listo para empezar con la gestión del trabajo? Obtén más información sobre Asana.