7 causas comunes de corrupción en el alcance y cómo evitarlas

Foto del colaborador - Julia MartinsJulia Martins11 de diciembre de 20207 min de lectura
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Imagen del encabezado: ¿Qué es la corrupción del alcance?

Imagínate esto: has estado trabajando mucho en un proyecto y sus entregas. De repente, recibes una solicitud de un compañero de otro departamento para agregar una entrega adicional. No estaba dentro de los planes, pero es bastante sencilla, por lo que aceptas la solicitud. Unos días después, recibes otro email. De repente, tu proyecto se retrasa y acaba fracasando.

Has sufrido una corrupción en el alcance, algo que nos puede ocurrir a todos. En este artículo te contaremos todo lo que necesitas saber sobre las causas de estas corrupciones y cómo puedes evitarlas.

¿Qué es la corrupción del alcance en el ámbito de la gestión de proyectos?

En el ámbito de la gestión de proyectos, el alcance del proyecto describe los requisitos y las entregas de un proyecto. El alcance generalmente se define al comienzo del proceso de planificación y debe registrarse en el plan del proyecto, hoja de ruta o brief del proyecto. Una corrupción en el alcance sucede cuando las solicitudes y las entregas exceden el alcance preestablecido del proyecto.

¿Por qué es importante determinar el alcance del proyecto?

Al definir el alcance del proyecto, te aseguras de que haya un entendimiento común entre tú, el gerente de proyectos, y los demás involucrados en el proyecto. Si no hay un alcance definido, no tendrás un control concreto y preaprobado sobre lo que está y lo que no está incluido en las entregas de tu proyecto, lo que causará desorganización y malentendidos.

A veces, estas corrupciones no generan grandes complicaciones. Pueden ser una o dos entregas adicionales que, aunque engorrosas, no alteran significativamente el proyecto. Sin embargo, los cambios significativos en el alcance pueden desviar la atención de los objetivos del proyecto y poner en riesgo el éxito del mismo. Estas solicitudes y entregas adicionales te quitan tiempo para dedicarle a los objetivos reales del proyecto y, además, pueden generar exceso de trabajo y provocar agotamiento.

Cómo identificar el alcance del proyecto

Por lo tanto, para prevenir cualquier corrupción en el alcance, primero necesitas definir claramente el alcance de tu proyecto. La buena noticia es que no es tan difícil como te lo imaginas. El alcance de tu proyecto es, principalmente, una forma de registrar los criterios que has establecido en otros documentos durante la etapa inicial del proyecto, como el brief del proyecto.

Identifica y determina el alcance de tu proyecto con estos 5 pasos:

  1. Empieza con el “por qué”. ¿Por qué tú y tu equipo se encuentran trabajando en este proyecto? ¿Qué esperas lograr? Conocer el tamaño y el alcance de lo que pretendes lograr te ayudará a definir el alcance de tu proyecto.

  2. Incorpora los objetivos de tu proyecto. Los objetivos y el alcance del proyecto están estrechamente vinculados. Los objetivos definen el propósito del proyecto y, a su vez, deben estar incluidos en el alcance de tu proyecto.

  3. Registra el alcance del proyecto. Recuerda, no tiene por qué ser una descripción muy extensa. El alcance es solo el punto de partida para definir claramente las entregas y cómo se relacionan con los objetivos del proyecto. Siéntete libre de agregar puntos de enumeración si así lo deseas.

  4. Revisa el alcance de tu proyecto. Asegúrate de obtener la aceptación de todos los involucrados para que todos estén alineados en cuanto a las entregas, los objetivos y el alcance del proyecto.

  5. Haz los ajustes necesarios. Si hubo diferencias en el paso cuatro, tómate un momento para reformular el alcance del proyecto. Antes de finalizarlo, comparte la documentación con los involucrados para solicitar su aprobación.

7 causas comunes de corrupción en el alcance

Nadie quiere que su proyecto fracase ni que se pierdan de vista los objetivos originales. A continuación, te contamos los motivos más comunes por los que surgen corrupciones en el alcance y cómo puedes prevenirlos.

1. El proyecto no tiene un alcance definido

Esto puede ser obvio, pero vale la pena reiterarlo. Sin un alcance, no es posible comunicar claramente los objetivos del proyecto y alinear a todos los involucrados como corresponde. Además, si estás trabajando con una agencia o equipo externo, tampoco tienes un documento o un plan de trabajo (SOW, por sus siglas en inglés) al cual hacer referencia en caso de que los involucrados deseen agregar nuevos elementos al proyecto.

Asegúrate de crear y definir el alcance al comienzo del proyecto. Considera agregarlo al plan del proyecto u otra documentación durante la etapa inicial. De esa manera, tendrás una referencia sobre el alcance de tu proyecto en toda la documentación inicial del proyecto.

Lee: Cómo crear un plan de proyecto que te ayude a mantener el trabajo encaminado

2. Mala comunicación

Una vez que tengas el alcance del proyecto, también debes comunicarlo. Si no compartes el documento de manera efectiva al comienzo del proyecto, los involucrados no estarán al tanto. Aun habiéndote tomado el tiempo para crear el alcance de un proyecto, podrás sufrir la falta de coordinación o incluso el fracaso del proyecto si no todos están al tanto de su existencia.

Asegúrate de incluir el alcance del proyecto en cualquier documentación inicial, como el plan o el brief del proyecto. De esa manera, todos tendrán acceso a la declaración del alcance y podrás solucionar cualquier problema de coordinación que surja antes de que comience el proyecto.

3. Objetivos poco claros

En definitiva, trabajas en este proyecto con el objetivo de entregar algo en concreto. Esas entregas y activos son los objetivos de tu proyecto.

Cuando los objetivos de tu proyecto son claros, el equipo del proyecto entiende claramente qué tareas contribuyen y cuáles no, al éxito final del proyecto. Esto te permite centrar tus esfuerzos y energía en trabajos productivos y de alta prioridad. Por otro lado, si no tienes objetivos claros, es posible que los miembros de tu equipo no sepan qué trabajo priorizar y esto puede llevar a que se involucren en tareas que no contribuyen a los objetivos del proyecto.

Ejemplo de un objetivo de proyecto poco claro:Ejemplo de un objetivo de proyecto poco claro: Mejorar el blog de nuestra empresa para contar historias que inspiren a nuestros lectores.

Ejemplo de un objetivo de proyecto claro:Ejemplo de un objetivo de proyecto claro: Crear al menos cinco tipos de publicaciones de blog diferentes durante el primer trimestre, que incluyan, entre otros, historias de clientes, consejos, nuevas funciones del producto, aspectos destacados del equipo y liderazgo intelectual. Supervisar de cerca el nivel de participación en cada nueva publicación de blog para determinar las tres categorías principales y seguir perfeccionando el contenido para los futuros trimestres.

Lee: Cómo redactar objetivos de un proyecto que sean eficaces (incluye ejemplos)

4. Objetivos del proyecto poco realistas

Tal vez los objetivos de tu proyecto estén claros, pero si el equipo no logra cumplirlos de manera realista o en el plazo estipulado (y dentro del alcance del proyecto), el proyecto fracasará inevitablemente o tendrá muchas desviaciones.

Asegúrate de poder cumplir con los objetivos dentro del plazo estipulado y con los recursos que tu equipo tiene disponibles. Compara los objetivos del proyecto con el alcance y el programa del proyecto para garantizar el éxito final del proyecto. Si los objetivos y el alcance no están alineados al comienzo del proyecto, será casi imposible poder lidiar con la corrupción del alcance.

5. Demasiados involucrados

Es muy difícil dirigir un proyecto si todos intentan tomar el control del mismo. Si no hay un responsable claro, como un gerente de proyectos, el trabajo se vuelve desordenado y el alcance se torna confuso.

Si bien el proyecto tendrá varios colaboradores e involucrados, asegúrate de que cada equipo tenga una persona responsable de liderar el proyecto y garantizar que el trabajo avance. Si quieres crear roles adicionales en el proyecto, prueba crear una matriz RACI. RACI representa los cuatro roles más importantes en la gestión de proyectos:

  • Responsable. Es la persona que impulsa el proyecto, encargada de tomar la mayoría de las decisiones in situ.

  • Aprobadores. En algunos casos, seguramente necesites que tu trabajo sea aprobado por uno o varios involucrados en el proyecto. Los aprobadores pueden establecer el presupuesto, los objetivos o el tono, por nombrar algunos ejemplos.

  • Consultados. Aquellas personas a las que puedes acudir para recibir su opinión, conocimiento u orientación. Si bien la decisión final está a cargo del responsable y del aprobador, el consultado suele ser el experto en el tema.

  • Informados. Son aquellas personas que necesitan conocer tu proyecto. Puede ser el equipo del proyecto, los involucrados de diferentes departamentos o los líderes ejecutivos.

6. Proceso de control de cambios ineficaz

Aun teniendo los roles claramente definidos, necesitas contar con un proceso de gestión de cambios eficaz. La gestión de cambios es el proceso de modificar un elemento fundamental o importante de un proyecto, incluido el alcance. En lugar de permitir que los involucrados simplemente realicen cualquier tipo de cambio, el proceso de gestión de cambios implementa un conjunto de reglas y restricciones para guiar cualquier cambio del proyecto. Esto generalmente detalla los pasos para que los miembros del equipo o los involucrados envíen solicitudes de cambio, los pasos para que el gerente del proyecto y otros involucrados relevantes revisen dichas solicitudes y, finalmente, un sistema para determinar si dichos cambios serán aceptados, rechazados o aplazados.

Un proceso de control de cambios es esencial porque te permite recuperar el control de tu proyecto, en tanto que brinda la flexibilidad para agregar nuevas solicitudes cuando sea absolutamente necesario. Con un proceso de gestión de cambios, puedes estar seguro de que si los detalles del proyecto cambian, serán por los motivos correctos.

7. Comentarios de clientes de último momento

Los comentarios de los clientes son esenciales para el trabajo orientado al cliente, como nuevos productos o campañas de marketing. Pero si no recabas comentarios de manera proactiva, es posible que recibas comentarios de los clientes en etapas tardías que cambien por completo el propósito, el alcance, el programa o los objetivos del proyecto. Esto puede significar que debas cambiar lo que ya estás haciendo o incluso volver a empezar con nuevos requisitos y funciones.

Tú eres humano, y tus clientes también. Puede haber cambios de última hora y no siempre se puede hacer algo al respecto. A veces necesitarás cambiar gran parte del proyecto y es probable que no haya nada que pudieras haber hecho para evitarlo.

Recopilar los comentarios de los clientes lo antes posible es la mejor solución para reducir las probabilidades de que eso suceda. Recopila los comentarios de los usuarios con frecuencia y recaba los comentarios de los clientes de forma proactiva. Para obtener más consejos, prueba nuestra plantilla gratuita para investigación de usuarios.

Cómo prevenir y lidiar con la corrupción en el alcance

Empezaste a trabajar en un proyecto y te preocupa que surja alguna corrupción en el alcance. ¿Cómo puedes evitarla?

Si crees que tu proyecto puede sufrir corrupción en su alcance, hay algunas cuestiones que puedes considerar:

  1. Vuelve a verificar el alcance de tu proyecto. Si los involucrados en el proyecto intentan agregar nuevas entregas, recuérdales el alcance del proyecto: lo que está incluido y lo que no. Con suerte, esto ayudará a que todo el equipo se vuelva a alinear con los requisitos del proyecto.

  2. Si eso no funciona, prueba un proceso de control de cambios. Pídele al solicitante que envíe sus solicitudes de cambio a través del proceso de control de cambios que hayas establecido. Luego, revisa esas solicitudes con los involucrados del proyecto y decide si vale la pena modificar el alcance del proyecto.

  3. Si se aceptan los cambios del alcance, considera revisar las prioridades de las entregas. ¿Hay algo que se pueda posponer o eliminar por completo para poder dedicarte a este nuevo trabajo?

  4. Si no puedes posponer el trabajo que has planificado, consulta los recursos de tu proyecto. Usa tu plan de gestión de recursos para ver si hay algún recurso disponible que pueda ayudarte a alcanzar los objetivos de tu proyecto.

Para hacer todo esto —para obtener y mantener claridad sobre el alcance, los objetivos y el plan de tu proyecto— usa una herramienta de gestión del trabajo como Asana. Con Asana, puedes gestionar todo el flujo de trabajo y compartirlo con todo el equipo, para que todos estén en sintonía.

¡Dile adiós a la corrupción en el alcance del proyecto!

Algunas personas podrán decir que “siempre surgirá alguna corrupción en el alcance”. Sin embargo, no tiene por qué ser así. Con un alcance claro, un plan visible y una herramienta de gestión del trabajo fácil de usar, puedes alcanzar los objetivos de tu proyecto sin desviarte del alcance.

¿Estás listo para empezar con la gestión del trabajo? Obtén más información sobre Asana.

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