Plan de gestión del alcance: Qué es y cómo crearlo

Administrar el plan de gestión del alcance de un proyecto es similar a conducir. Si no mantienes los ojos abiertos, puedes salirte del camino. Del mismo modo, si no controlas el alcance del proyecto, puedes perder el control. Con un plan de gestión del alcance programas los procesos necesarios para llevar a cabo el proyecto. Además, sirve como guía para mantener al proyecto dentro de sus límites específicos.

Si eres gerente de proyectos, es tu responsabilidad guiar al equipo a lo largo del ciclo de vida del proyecto. En este artículo, explicaremos qué es un plan de gestión del alcance y lo útil que puede ser para la etapa de planificación. Una vez que entiendas el proceso de gestión del alcance, ya no te faltará nada para tener éxito con el equipo.

¿Cuál es el propósito de implementar un plan de gestión del alcance?

Los planes de gestión del alcance se implementan para crear una estructura del proyecto mediante la documentación de los recursos necesarios para alcanzar los objetivos del proyecto. El plan de gestión del alcance también ayuda a reducir la posibilidad de que se produzca la corrupción del alcance.

El proceso de gestión del alcance es muy útil para evitar problemas comunes, entre ellos, los siguientes:

• Cambiar constantemente los requisitos.

• Gastar de más.

• Perder el tiempo.

• Incumplir con los plazos previstos.

¿Qué es el alcance de un proyecto?

Con el alcance del proyecto se marcan los límites y se definen los objetivos, los vencimientos y las entregas. Cuando dejas en claro el alcance, estructuras el proyecto en torno a lo que el equipo hará y lo que no hará, y proporcionas las metas y objetivos para que trabajen para cumplirlos. 

El equipo entero debería participar en la definición del alcance del proyecto. Es decir, habría que comunicarse con los participantes clave del proyecto y redactar una declaración del alcance en la que se detallen los requisitos para llevarlo a cabo. Por ejemplo, si se trata de definir el alcance para una nueva campaña publicitaria, te convendrá confirmar que los equipos de Diseño, Contenido y Marketing Digital estén de acuerdo en los detalles de la declaración del alcance. 

¿Qué es la corrupción del alcance?

La corrupción del alcance se produce cuando durante la ejecución del proyecto se excede lo expuesto en la declaración inicial del alcance. Por ejemplo, la corrupción del alcance se puede producir si alguien agrega una entrega extra después de que el proyecto ya ha comenzado. 

Los cambios inesperados en un proyecto pueden derivar en que aumenten los riesgos como los de incumplir los plazos previstos, incrementar el presupuesto, sufrir sobrecarga de trabajo o entregar productos finales de baja calidad. Hay diversas razones por las que se puede producir la corrupción del alcance. Algunas de ellas pueden ser las siguientes:

• El alcance del proyecto no está claro.

• Objetivos del proyecto poco realistas.

• Hay demasiadas personas involucradas.

• La gestión del alcance no es buena.

• Las comunicaciones entre quienes participan en el proyecto son malas.

Para evitar la corrupción del alcance, necesitas planificar con el alcance en mente. Aquí es donde entra en juego la confección de un plan sólido para gestión del alcance.

6 pasos para crear un plan de gestión del alcance del proyecto.

La Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (la guía PMBOK®) del Project Management Institute (PMI) ofrece un proceso estándar de gestión del alcance de un proyecto que consiste en seis pasos. Son estos seis pasos los que te ayudan a crear un plan sólido de gestión del alcance a fin de mantener al proyecto en curso como corresponde.

1. Crea tu plan de alcance.

El primer paso del proceso de planificación consiste en crear un documento con el plan del alcance. Este documento debe incluir la declaración del alcance, un desglose de los requisitos del proyecto y cualquier entrega esperada.

El documento del plan de alcance también puede incluir un proceso de control de cambios que es un proceso para solicitudes de cambios con el que se puede evitar la corrupción del alcance. Es un documento que puedes consultar en etapas posteriores de la planificación del proyecto. Tal vez necesites este documento para proyectos complejos, aquellos en los que crees que los demás integrantes esperarán muchas entregas o cuando el flujo de entregas sea muy grande.

Consejos para crear un plan del alcance: 

• Incluye la opinión de expertos: Para crear un documento de planificación del alcance, debes considerar todas las partes del proceso organizacional. Comunícate con los participantes de otros departamentos y con los ejecutivos para asegurarte de tener toda la información que necesitas.

• Organiza reuniones iniciales: Antes de cerrar el documento de alcance, asegúrate de lograr la aceptación de todas las personas que participan en el proyecto. Comparte el documento del plan de alcance de manera asincrónica u organiza una reunión inicial para que los demás gerentes y miembros del equipo que participan en el proyecto puedan contribuir con la declaración inicial del alcance. 

2. Reúne los requisitos del proyecto.

En esta etapa del proceso, identificarás las necesidades de cada participante para poder cumplir con los objetivos. El propósito debe ser reunir una lista detallada de los requisitos de todos los involucrados para poder evitar cambios en el alcance más adelante.

Consejos para reunir los requisitos para el proyecto: 

• Crea una carta del proyecto: Crea una carta del proyecto o un discurso de presentación, para que los involucrados entiendan el proyecto con claridad y para confirmar que sus expectativas coincidan con los objetivos del proyecto. 

• Organiza grupos de sondeo o talleres: Organiza grupos de sondeo o talleres para que los integrantes del proyecto entiendan mejor cómo funciona. Resulta esencial que comuniques los objetivos del proyecto a todos los involucrados, si quieres lograr la aceptación del alcance del proyecto.

• Desarrolla prototipos: Desarrolla un prototipo de la entrega del proyecto antes de presentarlo a los demás integrantes. De este modo, todos podrán visualizar el producto final y manifestar sus inquietudes al respecto o enumerar otros requisitos necesarios desde el principio.

3. Define el alcance.

Una vez que hayas reunido los requisitos de todos los involucrados, transforma esa información en un alcance bien definido y en una descripción detallada del producto. Con este documento queda claro cuáles son las expectativas y entregas del proyecto para que todos los miembros del equipo sepan qué deben cumplir.

Consejos para definir el alcance: 

• Prueba con el análisis del producto: Antes de definir el alcance y redactar una descripción detallada del producto debes llevar a cabo un análisis profundo del producto en cuestión. Analiza lo que piensas crear desde el punto de vista de los clientes para determinar si cumplirá o no con las expectativas. 

• Genera alternativas: También te convendrá generar alternativas, para tener algo previsto en caso de que el proyecto se ponga en riesgo. Por ejemplo, ¿cómo cumplirás con las expectativas de otros participantes si planificas el lanzamiento de un producto nuevo y la fecha de ese lanzamiento se retrasa?

• Facilita talleres: Organiza talleres de lluvias de ideas para aclarar el alcance del proyecto y para promover la colaboración entre los miembros del equipo. 

4. Crea una estructura de desglose del trabajo.

Una estructura de desglose del trabajo (WBS) es una manera de dividir el proyecto en niveles de tareas. Cuando creas una estructura de desglose del trabajo, el equipo puede ver con claridad cada componente del proyecto y todos los activos con los que hay que trabajar. 

Con una estructura de desglose del trabajo se crea un esquema jerárquico de las tareas. A partir de allí, puedes programar, supervisar y controlar el proyecto.

Consejos para crear una estructura de desglose del trabajo: 

• Descompone el objetivo de tu proyecto: Con una estructura de desglose del trabajo se descompone, o desglosa, el objetivo del proyecto en dependencias y subdependencias. A estos grupos más pequeños de tareas, por lo general, se los llama bloques de trabajo. Una vez que dividas las tareas, obtendrás un detalle claro de todo lo que se necesita para el proyecto, incluidas las horas, el equipamiento, las herramientas y los gastos.

• Automatiza los flujos de trabajo: Mediante la automatización de los flujos de trabajo de los miembros del equipo se puede simplificar la coordinación y mejorar la visibilidad de los proyectos. Con un software para automatización de flujos de trabajo, se reducirán el trabajo manual de reunir la información y también, la duplicación de trabajos.

5. Valida el alcance.

La validación del alcance significa, simplemente, lograr la aceptación de todas las personas que participan en el proyecto. Asegúrate de que todos entiendan con claridad cuáles serán las entregas del proyecto para evitar cualquier corrupción del alcance en el futuro. De ser posible, pide la opinión o consejos acerca de cualquier cambio o mejora que sean necesarios.

Consejos para validar el alcance: 

• Examina el plan: Dado que la validación es la aprobación final del plan de gestión del alcance, te convendrá examinarlo y revisarlo bien a fondo. Los distintos miembros del equipo pueden ayudarte a examinar el plan antes de enviarlo a las demás personas que participen en el proyecto, pero ten en cuenta que todos deben participar también en la inspección final para que el plan haya sido evaluado por la mayor cantidad posible de personas.

6. Supervisa el alcance.

El último paso del plan de gestión del alcance es la supervisión del alcance. A medida que el proyecto continúa y avanza a la etapa de ejecución, supervisa el estado del proyecto y gestiona los cambios en el alcance. La mejor manera de supervisar el alcance es con un software para gestión de proyectos. Este tipo de herramientas permite compartir comentarios, archivos y actualizaciones de estado con respecto al proyecto para estar al tanto de cualquier cambio en tiempo real.

Consejos para supervisar el alcance: 

• Analiza la desviación: En esta parte del plan de gestión del alcance, evalúa cuál es la variación que se puede producir con respecto al alcance. Analiza el rendimiento actual del alcance con respecto al planificado y obtendrás una perspectiva interesante para aplicar en futuros proyectos.

• Consulta el documento de control de cambios: Al principio, en la etapa de planificación, desarrollaste un proceso de control de cambios. Recuerda consultar ese documento para poder dar seguimiento al flujo de información cuando se presenten cambios en el proyecto.

Simplifica la gestión del alcance con herramientas previstas para la gestión de proyectos.

Con un plan de gestión del alcance se crea una estructura clara que el equipo puede seguir durante el transcurso del proyecto. La planificación de la gestión del alcance es más sencilla si utilizas una herramienta en línea, porque puedes compartir el plan con otras personas que también participen. Además, puedes automatizar los flujos de trabajo internos. Con un software para gestión de proyectos puedes simplificar los procesos y sentirte mejor preparado para lo que vendrá.