¿Qué es un proceso de control de cambios y cómo se implementa?

Un proceso de control de cambios permite a los gerentes de proyectos enviar solicitudes a las partes interesadas para su revisión, que luego se aprueban o rechazan. Es un proceso importante para ayudar a gestionar grandes proyectos con muchas piezas en movimiento.

Cuando se trata de gestionar varios proyectos, las cosas pueden ponerse difíciles. Desde la coordinación de los cronogramas de trabajo hasta el seguimiento de objetivos y resultados, lo último con lo que quieres lidiar es con un cambio importante en el proyecto. Sin embargo, si implementas un proceso de control de cambios, podrás enviar solicitudes de cambios de proyectos de manera muy sencilla.

El proceso de control de cambios es esencial para iniciativas a gran escala en las que los compañeros de equipo de varios departamentos trabajan juntos. A continuación analizaremos el proceso con más detalle y te mostraremos ejemplos específicos que te ayudarán a implementar tu propio procedimiento de control de cambios.

¿Qué significa el proceso de control de cambios?

El control de cambios es un proceso que se usa para gestionar las solicitudes de cambio para proyectos y otras iniciativas importantes. Forma parte de un plan de gestión de cambios que define los roles para gestionar el cambio dentro de un equipo o empresa. Si bien un proceso de cambios tiene muchas partes, la forma más sencilla de visualizarlo es mediante la creación de un registro de cambios para dar seguimiento a las solicitudes de cambios del proyecto.

En la mayoría de los casos, cualquier involucrado podrá solicitar cambios. Una solicitud puede ser tan pequeña como una modificación en el programa del proyecto o tan grande como un nuevo entregable. Sin embargo, es importante tener en cuenta que no todas las solicitudes serán aprobadas, ya que depende de los participantes clave aprobar o rechazar las solicitudes de cambio.

Dado que un proceso de control de cambios incluye muchas piezas en movimiento y este difiere de una empresa a otra, es conveniente incorporar herramientas que ayuden a que los ciclos del proceso fluyan sin problemas. Herramientas como un software de gestión de flujos de trabajo pueden ayudarte a gestionar el trabajo y las comunicaciones en un solo lugar.

Control de cambios vs. gestión de cambios

¿No logras comprender cuál es la diferencia entre control de cambios y gestión de cambios? ¡No te preocupes! Existen muchas diferencias entre el control de cambios y un plan de gestión de cambios. El control de cambios es solo una de las tantas piezas de una estrategia de gestión de cambios.

• Control de cambios: Un proceso de control de cambios es importante para cualquier empresa ya que puede facilitar el flujo de información cuando es necesario realizar cambios en un proyecto. Un proceso exitoso debe definir métricas de éxito, organizar los flujos de trabajo, facilitar la comunicación de los equipos y prepararlos para el éxito. 

• Gestión de cambios: Un plan de gestión de cambios consiste en coordinar el presupuesto, el cronograma, las comunicaciones y los recursos. Mientras que un proceso de control de cambios consiste en un documento formal que describe una solicitud de cambio y el impacto de ese cambio, la gestión de cambios se refiere al plan general.

Como puedes ver, un proceso de control de cambios es solo una pequeña parte de un plan de gestión de cambios más amplio. Por lo que, aunque están relacionados, ambos términos son diferentes.

¿Cuáles son los beneficios de un proceso de control de cambios?

La implementación de un proceso de control de cambios, con el apoyo de un software de organización, puede ayudarte a organizar y gestionar con eficiencia el trabajo de tu equipo, así como los entregables y los plazos del proyecto. También es muy importante si consideras las posibles consecuencias de no poder gestionar los cambios de manera efectiva.  

Un proceso de gestión de cambios puede ayudarte a ejecutar un plan de gestión de recursos u otros objetivos de gestión del trabajo. A continuación, te mostramos algunos beneficios adicionales de la implementación de un proceso de control de cambios.

Mayor productividad  

Un proceso de control de cambios eliminará la confusión en torno a los entregables del proyecto y permitirá que te centres en la ejecución en lugar de recopilar información. Como resultado, lograrás una mayor productividad y eficiencia, especialmente con la ayuda de un software de productividad.

Sin un proceso correctamente implementado, la productividad puede verse afectada debido al tiempo dedicado a los pormenores del trabajo. Debido a la poca disponibilidad para dedicarle al trabajo más importante, los empleados no logran cumplir una cuarta parte (26 %) de los plazos cada semana.

Comunicación efectiva

La correcta documentación de los cambios puede ayudar a disminuir los problemas de comunicación. Cuando las metas y los objetivos están claramente definidos, la comunicación del equipo puede prosperar. Sin embargo, es importante tener en cuenta que un proceso de control de cambios no solucionará todos los problemas de comunicación. También puede ser de gran utilidad adoptar un software de gestión del trabajo para mantener la comunicación sobre diferentes proyectos en un solo lugar.  

Un proceso de control de cambios también se puede compartir con los ejecutivos involucrados para proporcionar fácilmente un contexto sobre las solicitudes de cambio .  

Mayor colaboración y trabajo en equipo

La comunicación efectiva además de ser un beneficio en sí misma, también ayuda a mejorar la colaboración. La comunicación clara sobre los cambios del proyecto potencia la colaboración y el trabajo en equipo. 

Por ejemplo, cuando los cambios se comunican claramente desde el comienzo, las partes interesadas tienen más tiempo para centrarse en la creatividad y en el trabajo en equipo. Sin una comunicación efectiva, los involucrados se ven obligados a dedicar su tiempo a recopilar información en lugar de trabajar con los miembros del equipo y fomentar la creatividad.

Para mejorar aún más la colaboración, prueba combinar el proceso de control de cambios con un software de gestión de tareas para preparar a tu equipo para el éxito.

Las cinco etapas de un proceso de control de cambios

Al igual que las cinco fases de la gestión de proyectos, hay cinco pasos clave para crear un proceso de control de cambios. Aunque puede haber algunas pequeñas diferencias, existen elementos clave que son comunes a todos los procesos. Desde el inicio hasta la implementación, cada uno de estos pasos esenciales ayuda a que las solicitudes de cambio avancen por las diferentes etapas con rapidez y eficiencia y se eviten cambios innecesarios.

Algunos prefieren tener el procedimiento en un flujo de proceso de control de cambios, ya que puede ser más fácil de visualizar. Independientemente de cómo se muestre, el resultado será siempre la decisión final de aprobar o rechazar una solicitud de cambio.  

Analicemos en detalle qué se incluye en cada una de las etapas de un proceso de control de cambios efectivo.

1. Inicio de la solicitud de cambio

La fase inicial del proceso comienza con una solicitud de cambio. Existen numerosas razones por las que se puede solicitar un cambio, como por ejemplo, se puede enviar una solicitud para ajustar la fecha de entrega de un activo creativo que está tardando más de lo previsto. Y aunque es muy probable que una solicitud provenga de una parte interesada o líder del proyecto, cualquiera puede enviar una solicitud de cambio.

Si un miembro del equipo quiere realizar una solicitud, debe enviarla a través de un formulario de solicitud de cambio. Como gerente del proyecto, debes mantener un registro de cambios y almacenarlo en un lugar que sea fácil de encontrar y al que todos tengan acceso.

Una vez que se haya completado el formulario de solicitud, deberás actualizar el registro de cambios con un nombre, una breve descripción y cualquier otra información que consideres importante, como la fecha, el nombre del solicitante, etc. En el registro de cambios, se almacenan todos los cambios realizados en el proyecto, lo que puede ser útil si gestionas varios proyectos que se extienden a lo largo de varios meses.

A continuación, brindamos algunos ejemplos de los diferentes campos que puedes incluir en un formulario de solicitud de cambio.

• Nombre del proyecto

• La fecha

• Descripción de la solicitud

• Solicitante

• Encargado del cambio

• Prioridad

• Impacto del cambio

• Plazo

• Comentarios

Los campos que incluyas dependerán del nivel de detalle que quieras que tenga tu registro de cambios y del tipo de cambio que recibas.

2. Evaluación de la solicitud de cambio

Una vez que se haya enviado y aprobado el formulario inicial, se evaluará la solicitud. En esta etapa se analizan los cambios solicitados. 

La fase de evaluación no es necesariamente donde se toma una decisión. En esta etapa se revisa la solicitud para obtener toda la información necesaria. Es probable que la información sea revisada por un líder de proyecto o departamento, quien evaluará algunos detalles clave como los recursos necesarios, el impacto de la solicitud y a quienes se debe derivar la solicitud.

Si la solicitud de cambio pasa la etapa de evaluación inicial, comienza la fase de análisis en donde se tomará una decisión. 

3. Análisis de la solicitud de cambio

La fase de análisis del impacto del cambio culmina con una decisión final tomada por el líder del proyecto correspondiente sobre si la solicitud será aprobada o rechazada. Si bien también puedes participar del proceso para la toma de decisiones, siempre es recomendable obtener la aprobación formal de un líder del proyecto. En algunos casos, puede incluso haber un comité de control de cambios para supervisar la aprobación de las solicitudes.

Una solicitud de cambio aprobada deberá estar firmada y comunicada al equipo para luego continuar con el resto de las fases del proceso. El cambio debe estar documentado en el registro de cambios y en todos los canales donde se mantenga la comunicación del proyecto para garantizar que todos los participantes del proyecto comprendan claramente los cambios necesarios. 

Si se rechaza la solicitud de cambio, también debe documentarse en el registro de cambios. Y aunque no es necesario comunicar una solicitud denegada al equipo, podría ser útil notificarlo para evitar confusiones.

4. Implementación del cambio solicitado

Si se aprueba el cambio solicitado, el proceso pasará a la fase de implementación. Aquí es donde tú y los demás involucrados del proyecto trabajarán para aplicar los cambios en el proyecto.  

La implementación de los cambios podrá variar según la etapa en la que se encuentre el proyecto, pero generalmente, implicará actualizar el cronograma y los entregables del proyecto e informar a todo el equipo. Entonces podrás comenzar con el trabajo concreto. Es importante evaluar el alcance del proyecto para garantizar que los ajustes al cronograma no tengan un impacto significativo en los objetivos propuestos.

Lo mejor es compartir la información de la solicitud en un espacio de trabajo compartido y en el registro de cambios para evitar que disminuya la productividad al intentar buscar la información nueva. Incluso puedes compartir un caso de negocio para cubrir todos los aspectos que consideres necesario.

5. Cierre de la solicitud de cambio

Una vez que la solicitud haya sido documentada, compartida e implementada, la solicitud está lista para cerrarse. Si bien algunos equipos no cuentan con un plan de cierre formal, es útil tener uno para almacenar la información en un lugar al que todos los miembros del equipo puedan hacer referencia en el futuro. 

Durante la fase de cierre, toda la documentación, los registros de cambios y la comunicación deben almacenarse en un espacio compartido al que se pueda acceder en el futuro. También es recomendable almacenar el formulario de cambio original y el plan de proyecto revisado que hayas creado durante el proceso.

Una vez que los documentos estén almacenados en el lugar apropiado, podrás finalizar las tareas relacionadas y trabajar para finalizar con éxito tu proyecto. Algunos líderes de proyectos también organizan una reunión post mortem antes de finalizar oficialmente el proyecto.

Ejemplo de proceso de control de cambios

Ahora que comprendes las cinco etapas de un proceso de control de cambios, es momento de ponerlas en práctica. A continuación, brindamos un ejemplo para que tengas un punto de partida concreto.   

Antes de desarrollar tu propio plan, es importante evaluar los procesos y herramientas actuales para asegurarte de que sean los adecuados para tu equipo. Incluso puedes crear un caso de negocio o un plan de proyecto para presentarlo a las partes interesadas de la empresa.

La información que incluyas en tu registro de cambios puede variar según los tipos de cambios que recibas y la complejidad de los proyectos. Si bien los proyectos complejos que duran varios meses pueden recibir más solicitudes de cambio, es posible que los proyectos puntuales más pequeños no necesiten un registro de cambios tan detallado. 

A continuación te mostramos un ejemplo de registro de cambios con algunos campos que puedes incluir para que puedas usar como guía para crear tu propio registro. Este ejemplo incluye:

• Nombre del proyecto

• Nombre de la tarea

• Responsable

• Fecha de entrega

• Estado de prioridad

• Estado del progreso

• Tipo de cambio

Este sencillo formato es un excelente punto de partida para un registro de cambios, aunque puedes optar por agregar campos adicionales en función de la complejidad de tu proyecto.

Para crear tu propio registro de cambios, puedes crear una plantilla personalizada o consultar nuestra galería de plantillas de proyectos. 

Cuándo usar un proceso de control de cambios

Es bueno saber cuándo usar un plan de gestión de control de cambios para estar preparado para cuando necesites implementarlo. Ten en cuenta que seguramente te encuentres con muchos tipos diferentes de cambios, dependiendo de las nuevas iniciativas y las herramientas implementadas.

Algunos de los cambios más comunes incluyen solicitudes para extender los plazos, reorganizar la información o cambios en los entregables. A continuación te mostramos otros casos en los que te será útil usar un proceso de control de cambios. 

• Desviación del alcance del proyecto: Considera usar este proceso cuando exista una desviación en el alcance del proyecto, también llamado corrupción en el alcance. 

• Inconsistencias del proyecto: Si identificas inconsistencias durante un proyecto, solicitar cambios puede evitar que tengas que corregir los entregables en el futuro. 

• Objetivos demasiado ambiciosos: En algunos casos, los objetivos y resultados clave (OKR) propuestos pueden ser demasiado difíciles de lograr. En esos casos, es bueno detectar esos problemas antes de que se finalice el proyecto.

• Nuevas herramientas: Si adoptas nuevos procesos o herramientas, los cambios pueden ser inevitables para poder resolver nuevos problemas que surjan durante los primeros proyectos. 

Gestiona las solicitudes de cambios a tu manera

Si bien los cambios son inevitables, no tienen por qué afectar tu próximo proyecto. Al implementar un proceso de control de cambios, puedes asegurarte de mantener el trabajo encaminado y de tener una comunicación clara y efectiva. Esto potencia la productividad y elimina cualquier confusión sobre los entregables del proyecto.

Cuando te enfrentas a un cambio, es reconfortante saber que cuentas con los procesos adecuados para controlar la situación. Cuando tienes un plan de gestión de cambios listo para implementar, podrás mitigar los impactos negativos asociados a un cambio en la estrategia y centrarte en generar un gran impacto.

¿Necesitas recursos adicionales para gestionar mejor tus próximos proyectos? Obtén más información sobre cómo definir el alcance de un proyecto.