Consejos sobre coordinación de proyectos para que tu equipo pueda hacer un gran trabajo

Cuando se lanzó el Apolo 11 en 1969, los astronautas Neil Armstrong y Edwin “Buzz” Aldrin se convirtieron en los primeros seres humanos en caminar sobre la Luna. Pero este logro épico fue más que un pequeño paso para la humanidad: fue la culminación de casi ocho años de trabajo diario por parte de cientos de científicos, ingenieros y gerentes de proyectos de la NASA. Y con todas las variables que es necesario controlar para lanzar una misión espacial, puedes estar seguro de que había alguien detrás de escena coordinándolo todo.

La coordinación de proyectos no es tan glamorosa como los viajes espaciales, pero es absolutamente esencial para llevar una iniciativa hasta la línea de meta. Si se realiza una coordinación de proyectos efectiva, puedes cumplir con los plazos, agilizar los flujos de trabajo y acelerar la llegada de tu proyecto a la línea de meta.

¿Qué es la coordinación de proyectos?

La coordinación de proyectos es el trabajo diario que realiza el gerente de proyectos para mantener una iniciativa encaminada. Esto incluye organizar y comunicar los detalles con respecto al proyecto y las asignaciones a los participantes, dar seguimiento al progreso del trabajo y al presupuesto del proyecto, documentar los flujos de trabajo clave del proyecto y eliminar cualquier elemento que obstaculice al equipo a cargo del proyecto.

Coordinación de proyectos vs. gestión de proyectos

Si nunca antes has trabajado en un puesto relacionado con la coordinación de proyectos, estos dos términos pueden parecer similares, pero en realidad son un poco diferentes. La coordinación de proyectos se centra en las tareas diarias necesarias para mantener un proyecto funcionando de manera fluida, mientras que la gestión de proyectos implica una planificación más general, de alto nivel, como establecer los objetivos del proyecto y sus entregables.

Los gestores de proyectos a menudo son responsables tanto de la gestión de proyectos como de la coordinación de proyectos. Sin embargo, algunos equipos pueden incluir el puesto de coordinador de proyectos por separado para que este se encargue de las tareas administrativas esenciales del día a día. Por ejemplo, si un gerente de proyectos crea un plan de proyecto completo, el coordinador de proyectos ayudaría a ejecutar ese plan en el día a día.

¿Por qué es importante la coordinación de proyectos?

Un plan del proyecto solamente es bueno si se ejecuta bien. Independientemente de cuán cuidadosamente se diseñe una iniciativa, es el trabajo de coordinación del día a día lo que mantiene al proyecto en marcha y encaminado. En ese sentido, la coordinación eficaz del proyecto puede ayudarte a hacer lo siguiente: 

• Agilizar la comunicación con los participantes y miembros del equipo

• Quitar rápidamente los obstáculos que afectan a los miembros del equipo del proyecto y lograr que el trabajo siga avanzando

• Supervisar el cronograma del proyecto y asegurarte de que el trabajo se realice según lo programado

• Dar seguimiento al presupuesto del proyecto y gestionar los costos

• Asegurarte de que sea fácil acceder a la información del proyecto

6 habilidades esenciales para la coordinación de proyectos y algunos consejos para dominarlas

Puede que te estés preguntando qué hace un coordinador de proyectos y qué habilidades son necesarias para realizar el trabajo de project coordinator o coordinador de proyectos. El grueso de la coordinación de proyectos en el día a día consta de seis habilidades esenciales. Cuando se dominan, estas habilidades pueden ayudarte a que los proyectos avancen sin problemas, desde la planificación hasta la ejecución y la entrega.

1. Mantén el trabajo de acuerdo a lo programado

Los retrasos en los plazos son una de las razones más comunes del fracaso de los proyectos. De hecho, según el Índice de la anatomía del trabajo de 2021, cada semana, los trabajadores del conocimiento no logran cumplir con el 26 % de los plazos. Es así como la capacidad de mantener el trabajo al día es un componente de suma importancia en la coordinación de proyectos de éxito.

Cómo hacerlo:

Crea un programa del proyecto con plazos claros para cada entregable y subentregable del proyecto (los pasos más pequeños necesarios para finalizar una tarea). Para hacer esto, cuando asignes las fechas de entrega hazlo de atrás hacia adelante, empezando por la fecha límite, de modo que puedas estar seguro de que le asignas suficiente tiempo a cada componente. A medida que vayas marcando cada entregable y subentregable realizado, será fácil ver cómo avanza el trabajo a lo largo del tiempo; además, será mucho menos probable que te saltes un paso. 

2. Organiza y da seguimiento a los entregables

Los proyectos suelen tener muchas variables. Cada tarea individual tiene su propia fecha de entrega, su encargado y su prioridad exclusivos; y, a medida que avanza el proyecto, las tareas pasan por distintas etapas de finalización. Encontrar una manera de organizar y dar seguimiento a esas variables es clave para que la coordinación de proyectos sea exitosa.

Cómo hacerlo:

Utiliza herramientas visuales para dar seguimiento a los entregables del proyecto y mejorar así la coordinación de proyectos. Por ejemplo, puedes usar un tablero Kanban para mostrar el progreso del trabajo a través de diferentes etapas, un diagrama de Gantt para ver una línea de tiempo horizontal o un calendario de proyecto para visualizar el trabajo de un mes completo en una vista central. En lugar de usar elementos estáticos de seguimiento de proyectos u hojas de cálculo que constantemente debes mantener actualizados, te recomendamos utilizar una herramienta de gestión de proyectos para ver y gestionar los entregables. Esto te permite a ti y a tu equipo acceder fácilmente a las tareas del proyecto, trabajar en ellas y actualizarlas en tiempo real.

3. Da seguimiento a los costes del proyecto

Es verdad que no puedes comprar amor con dinero, pero seguro te ayudará a impulsar los proyectos para llegar a la línea de meta. De hecho, el presupuesto de un proyecto con frecuencia es el factor limitante que determina si se puede llevar a cabo el trabajo. Eso significa que el seguimiento y la gestión de los costos del proyecto es una de las tareas más importantes en la lista de tareas pendientes del coordinador de proyectos.

Cómo hacerlo:

Crea un presupuesto detallado del proyecto. Un plan claro de presupuesto del proyecto es la mejor manera de planificar, dar seguimiento y controlar los costes a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Al igual que el programa del proyecto, los presupuestos del proyecto generalmente desglosan cada entregable en subentregables para poder calcular de manera efectiva los recursos necesarios y el costo de cada uno. Tu presupuesto debe incluir los costos de cada recurso y entregable, un cronograma de cuándo esperas gastar los fondos, la persona responsable de cada tarea y un lugar donde puedas ir comparando los costos presupuestados con los costos reales.

4. Comunica las actualizaciones a los participantes

Es importante que tu equipo sepa cómo avanza el proyecto y mantenerlos informados con respecto a cualquier cambio inesperado. Es así como informar el estado del proyecto de manera regular es un componente de suma importancia para la coordinación exitosa del proyecto. Es la mejor manera de garantizar que los participantes estén en sintonía, detectar riesgos de manera proactiva y mantener el trabajo encaminado y dentro del presupuesto.

Cómo hacerlo:

Domina el arte de elaborar informes de estado del proyecto para lograr una coordinación de proyectos exitosa. Un informe de estado del proyecto permite que, de un vistazo, los participantes reciban información con respecto al progreso del proyecto. Por lo general, indican el estado del proyecto (en curso, en riesgo, con retraso), incluyen una descripción general de cada área del proyecto y resumen los principales aspectos destacados, obstáculos o riesgos inesperados. Dependiendo de la duración de tu proyecto, puedes distribuir un informe de estado del proyecto cada semana (para proyectos más cortos) o cada mes (para proyectos más largos).

En lugar de comenzar cada informe de estado del proyecto desde cero, crea una plantilla reutilizable. De esa manera, evitarás los pormenores del trabajo y te asegurarás de incluir información clave en todo momento. El software de gestión de proyectos puede facilitar aún más este proceso. Cuando das seguimiento a los entregables en una herramienta centralizada, puedes crear un informe en el mismo lugar donde tu trabajo se aloja en vez de tener que examinar manualmente los datos del proyecto en varias herramientas diferentes. Con la herramienta de gestión de proyectos adecuada, una tarea que puede llevar horas se reduce a unos pocos clics.

5. Documenta la información del proyecto

A todos nos ha pasado: has comenzado un proyecto nuevo que te parece muy familiar y te das cuenta de que ya habías hecho algo similar un año antes. Pero cuando intentas identificar lo que hiciste y cómo fue el proyecto anterior, tu memoria se queda en blanco.

Es por eso que documentar la información del proyecto es un factor clave en la coordinación de proyectos. Es mucho más fácil (y más rápido) generar registros de los procesos y notas mientras estás en pleno trabajo que intentar recordar detalles críticos más tarde.

Cómo hacerlo:

Crea documentación del proceso, un documento interno que describa las tareas y los pasos necesarios para lanzar un nuevo proyecto o proceso. Por ejemplo, puedes crear documentación de un proceso que detalle todos los pasos necesarios para incorporar empleados nuevos, los requisitos para probar una función web nueva o el flujo de trabajo para actualizar y publicar los artículos de un blog. Ten en cuenta que la documentación del proceso está destinada a ser un registro dinámico que se actualiza según sea necesario, por lo que debes asegurarte de que tu equipo pueda editarlo y acceder fácilmente.

6. Planifica y programa reuniones

La coordinación de los proyectos a menudo implica planificar y organizar reuniones con tu equipo y participantes externos. Pero para aprovechar al máximo el tiempo de todos, es importante asegurarte de que cada reunión tenga un propósito estratégico y un plan de reunión concreto. Cuanto más eficientes sean tus reuniones, más tiempo y capacidad intelectual tendrá tu equipo para abordar los objetivos del proyecto.

Cómo hacerlo:

Organiza las reuniones de manera consciente. En lugar de programar reuniones automáticamente, considera si realmente las necesitas. Por ejemplo, ¿podrías enviar un informe de estado o una actualización asincrónica en su lugar?

Si decides que la reunión es necesaria, asegúrate de que sea eficaz y valiosa para todas las personas involucradas. Puedes hacerlo creando una agenda e identificando los elementos de lectura previa, tomando notas de la reunión y distribuyéndolas una vez finalizada la reunión, y estableciendo acciones pendientes claras a las cuales dar seguimiento.

4 cualidades de un coordinador de proyectos exitoso

Ya sea que estés buscando mejorar tus habilidades de coordinación de proyectos o quieras contratar a un coordinador de proyectos para tu equipo, te presentamos cuatro cualidades esenciales que no pueden faltar.

• Habilidades de comunicación. La coordinación del trabajo requiere que hables con los participantes y los miembros del equipo en el día a día. Esto incluye asignar tareas, proporcionar actualizaciones de los proyectos, coordinar reuniones y ser el punto de contacto para la solicitud de aprobaciones y recursos.

• Gestión del tiempo. Una buena gestión del tiempo es fundamental, especialmente cuando haces malabarismos con todas las variables de un proyecto entero. Esto se aplica tanto a la gestión del tiempo a nivel personal como a la capacidad de gestionar el cronograma de un proyecto y garantizar que los entregables se realicen a tiempo.

• Resolución de problemas. Cuando inevitablemente surgen situaciones inesperadas, es importante tomar los problemas con calma y resolverlos de manera estratégica. Por eso, las habilidades efectivas de resolución de problemas a menudo resultan útiles para un coordinador de proyectos.

• Atención a los detalles. Los detalles son importantes para un coordinador de proyectos, especialmente cuando estableces fechas de entrega para las tareas, programas reuniones y creas documentación detallada de un proceso. Cuando haces bien las cosas pequeñas, tu equipo puede estar tranquilo sabiendo que no tiene que verificar el trabajo dos veces.

La coordinación de proyectos es la clave

La coordinación de proyectos es fundamental para el éxito de cualquier proyecto, a lo largo de su ciclo de vida. La gestión de proyectos de alto nivel y elaborar y establecer cuidadosamente el plan del proyecto, los objetivos, los hitos y el alcance del proyecto te servirán hasta cierto punto; es la coordinación del día a día lo que ayuda a utilizar estas metodologías de planificación y a llevar tu iniciativa desde la planificación hasta su finalización.