Qué es un project manager y cómo convertirte en uno

Si estás buscando un trabajo nuevo, probablemente hayas visto algunas publicaciones de ofertas laborales en las que se piden habilidades buenas para la gestión de proyectos. ¿Pero qué significa exactamente? ¿Debemos contar con una certificación de gestión de proyectos para optar a este puesto? ¿Por qué conviene desarrollar habilidades para la gestión de proyectos si el puesto para el que te postulas no es exactamente el de project manager?

¿Qué es un project manager?

Un project manager o gestor de proyectos es la persona encargada de la dirección y gestión de proyectos. El director de proyectos es responsable de la definición, planificación y ejecución de un proyecto, para lo que deberá encargarse de coordinar las tareas y los equipos, asumiendo un rol de liderazgo.

En los últimos años la demanda de este tipo de perfil profesional ha aumentado considerablemente debido, en parte, a la rapidez con la que cambian el contexto en el que se mueven las empresas. La era digital impulsa a las empresas a vivir una casi continua gestión del cambio y esto exige de gestores de proyecto hábiles que resuelvan y ejecuten los proyectos en entornos cambiantes y que, por lo tanto, conozcan las herramientas de gestión de proyectos en la nube más actuales.

El project manager es un perfil profesional muy enfocado a objetivos concretos y habituado a lidiar con contextos complejos. Se trata de un perfil profesional muy demandado en proyectos digitales, aunque no sólo en estos y tanto como freelance como por cuenta ajena.

Diferencias entre project manager y product manager

Ya sabes qué es un project manager o al menos comienzas a entenderlo pero seguramente habrás visto muchas ofertas de trabajo en las que el perfil demandado es el de producto manager o responsable de producto. ¿Qué diferencia entonces a un project manager de un product manager? El product manager es el responsable de todo el plan del producto y debe asegurarse que el producto cumpla con las expectativas del cliente y con los objetivos empresariales. Mientras, el project manager se encargará de coordinar las tareas necesarias para cumplir con el plan de producto, gestionar los recursos y al equipo.

Funciones del project manager

Ahora que ya sabes qué es un project manager, seguro que estás preguntándote por las funciones y tareas que realiza. Las funciones del project manager comienzan antes incluso que el proyecto, ya que es también responsabilidad del gestor de proyectos determinar la necesidad o idoneidad del proyecto. Una vez que se ha decidido seguir adelante con el proyecto, éstas son las principales funciones del project manager:

• Establecer qué recursos se necesitarán para realizar el proyecto y en qué plazos.

• Elaborar el plan de proyecto.

• Definir los estándares de calidad que debe tener cada entregable del proyecto.

• Dirigir al equipo del proyecto y mantenerlo motivado.

• Realizar el seguimiento de tareas del proyecto para comprobar cualquier desvío de los objetivos.

• Prever y gestionar los riesgos relacionados con el proyecto.

• Gestión de los proveedores.

Habilidades para la gestión de proyectos

Hay tres tipos de habilidades necesarias que debes dominar para transformarte en un excelente project manager: las duras, las blandas y las habilidades técnicas.

Habilidades duras para la gestión de proyectos

Las habilidades duras se pueden adquirir mediante capacitaciones específicas. Por lo general, son exclusivas de algún rol y se pueden desarrollar con la experiencia laboral. Dependiendo del puesto que ocupes, podrías desarrollar habilidades duras para la gestión de proyectos como las siguientes:

• Trabajo con presupuestos

• Gestión de riesgos de proyectos

• Gestión de los actores

• Hojas de ruta de los proyectos

• Creación de planes de proyectos

• Gestión del equipo que participa en un proyecto

• Conocimientos específicos de un sector

Las habilidades blandas de la gestión de proyectos

Las habilidades blandas son competencias que no son técnicas, son habilidades que tienes y que te convierten en un postulante valioso sin herramientas o requisitos específicos. Estas habilidades, con frecuencia se llaman habilidades “sociales” o “interpersonales” porque te sirven para ser un miembro colaborativo del equipo y también efectivo. 

A continuación, mostramos algunas de las habilidades blandas que tienen los project managers exitosos:

• Habilidades comunicativas sólidas

• Habilidades organizativas

• Habilidades para resolución de problemas

• Habilidades para la colaboración en equipo

• Habilidades para la gestión del tiempo

• Habilidades para liderazgo

• Habilidades para pensamiento crítico

Habilidades técnicas para la gestión de proyectos

Para adquirir las habilidades técnicas es necesario usar software o equipamiento específicos. También se podría decir que se trata de saber la metodología específica de un proceso, como conocer el marco Scrum u otras metodologías ágiles.

A continuación, enumeramos algunas de las habilidades técnicas que podrían tener los gerentes de proyectos. 

• Scrum

• Software para gestión con metodologías ágiles

• Software específico para la gestión de proyectos, como Asana

• Usar tableros Kanban

Cómo convertirte en un buen project manager

Si quieres ganar experiencia en la gestión de proyectos, uno de los primeros pasos que puedes dar es ofrecerte como voluntario para gestionar tu primer proyecto en tu puesto actual. Un buen primer proyecto con el que puedes empezar debe tener una fecha de entrega definida, como puede ser la planificación de un evento pequeño. Dado que las habilidades para gestión de proyectos se pueden aplicar en cualquier ámbito profesional, no será necesario que ocupes un rol específico de gestión de proyectos para empezar.

No hay un único camino para hacer carrera como project manager. Tampoco hacen falta años de experiencia para empezar. Sin embargo, sí hay cursos y certificaciones sobre gestión de proyectos que puedes incorporar para poner en marcha tu carrera de gestión de proyectos.

¿Qué se necesita para ser un project manager?

Si te interesa iniciar una carrera como project manager, no hace falta que consigas un diploma en ninguna área específica. Si bien para algunos puestos de gestor de proyectos se exige un título, para la mayoría no se pide ningún tipo de requisito o estudio formal. Independientemente de lo que hayas estudiado (o de lo que no hayas estudiado) aún puedes ser un muy buen project manager. 

Si estás empezando, aquí encontrarás diferentes cursos en línea para formar las bases de tu carrera como project manager. A continuación, te ofrecemos algunos cursos de gestión de proyectos que podrías hacer para comenzar:

• Cursos en línea del Project Management Institute

• Cursos para gestión de proyectos de Coursera

• Cursos para gestión de proyectos de edX

• Cursos para gestión de proyectos de Udemy

Si ya has comenzado a trabajar como project manager, pregúntale a tu director qué puedes hacer para adquirir más experiencia práctica para la gestión de proyectos. Para ayudarte a empezar, tu responsable directo puede pedirte que trabajes a la par de algún project manager con experiencia o que comiences a tomar algunos cursos. Con el tiempo, puede asignarte algún proyecto para que lo gestiones tú mismo con su orientación.

Certificaciones de gestión de proyectos

En algunos roles de gestión de proyectos es necesario contar con una certificación antes de postularse para el cargo. Estos son cursos opcionales que puedes tomar para reforzar tu currículum, pero, lamentablemente, tienen un lado negativo: las certificaciones y las clases estructuradas pueden ser caras. Si para el puesto que buscas ocupar se requiere de alguna certificación que está fuera de tu alcance, trabaja con el equipo para ver si estarían dispuestos a apoyarte para hacer que la certificación fuera más asequible para ti. 

A continuación, te mostramos diferentes certificaciones en gestión de proyectos a las que puedes inscribirte:

Certificación CAPM

La certificación CAPM (Certified Associate in Project Management) es buena para quien busque una certificación en gestión de proyectos de nivel inicial. 

El Project Management Institute (PMI) ofrece una tarifa con descuento a los estudiantes que combinen una membresía con el examen CAPM. 

Para poder participar y adquirir la certificación CAPM debes cumplir con los siguientes requisitos:

• Diploma de escuela secundaria

• 23 horas de educación sobre gestión de proyectos completas antes de presentarse al examen.

Certificación PMP

La certificación Project Management Professional (PMP) es una de las principales certificaciones de gestión de proyectos del mundo. Con esta certificación se valida la experiencia en liderazgo de proyectos y la especialización en diferentes áreas. 

Para poder participar y adquirir la certificación PMP debes cumplir con los siguientes requisitos:

• Diploma de grado de cuatro años

• Al menos 36 meses de experiencia liderando proyectos

• 35 horas de educación/formación en gestión de proyectos o certificación CAPM

O

• Diploma de escuela secundaria (liceo, tecnicatura o su equivalente global)

• Al menos 60 meses de experiencia liderando proyectos

• 35 horas de educación/formación en gestión de proyectos o certificación CAPM

Certificación PRINCE2

La certificación PRINCE2 (PRojects IN Controlled Environment; proyectos en ambientes controlados) ofrece dos niveles de calificación diferentes: Foundation (inicial) y Practitioner (profesional). 

La certificación de nivel Foundation ofrece una introducción a los principios básicos de PRINCE2, mientras que en el nivel Practitioner aprendes a aplicar esos requisitos específicos en un escenario de proyecto en particular. No es necesario contar con ninguna otra calificación para adquirir la certificación del nivel Foundation de PRINCE 2. 

Para la certificación del nivel Practitioner de PRINCE2 debes haber adquirido alguna de las siguientes certificaciones:

• PRINCE2 Foundation

• Project Management Professional (PMP)®

• Certified Associate in Project Management (CAPM)®

• IPMA Level A (Certified Projects Director)

• IPMA Level B® (Certified Senior Project Manager)

• IPMA Level C® (Certified Project Manager)

• IPMA Level D® (Certified Project Management Associate)

Certificación Scrum

Scrum es un método usado muy comúnmente en la gestión de proyectos de los equipos de Ingeniería o Desarrollo. La metodología Scrum aporta a los equipos de Desarrollo más capacidad de adaptación para poder centrarse en la mejora de los productos y llevarla a cabo más rápido.

Puedes obtener diferentes certificaciones de la metodología Scrum, según el puesto. Las certificaciones Scrum disponibles incluyen lo siguiente:

• Professional Scrum Master

• Professional Scrum Product Owner

• Professional Scrum Developer

• Scaled Professional Scrum

• Professional Agile Leadership

• Professional Agile Leadership—Evidence Based Management

• Professional Scrum with Kanban

• Professional Scrum with User Experience

Metodologías para gestión de proyectos

Del mismo modo en que no hay una sola manera de armar un rompecabezas, tampoco hay una sola forma de gestionar un proyecto. Afortunadamente, hay muchas herramientas y metodologías diferentes para la gestión de proyectos que pueden resultarte muy útiles para mantener todas las piezas de un proyecto bajo control.

Gestión ágil de proyectos

La gestión ágil de proyectos es un proceso iterativo en el que los equipos ajustan su estrategia a medida que avanzan, en vez de mantenerse por un camino recto. El ciclo de vida de un proyecto ágil atraviesa pasos progresivos, comúnmente llamados sprints.

Un project manager que aplica metodologías ágiles prioriza las tareas de cada sprint según los objetivos del proyecto, a fin de centrarse únicamente en una subsección del proyecto. Siempre hay un período de reflexión para garantizar que el equipo esté yendo por el camino correcto y para que, en caso de no ser así, se pueda revertir el curso rápidamente. 

Hay muchas maneras diferentes de implementar marcos laborales ágiles. Abordamos dos de las más comunes a continuación.

Gestión de proyectos con Scrum

Scrum es un tipo de gestión de proyectos para el que se requiere contar con un encargado del producto que gestione un conjunto de tareas que se deben llevar a cabo. El encargado del producto o Scrum master asigna un valor numérico a las tareas del conjunto para garantizar que cada sprint contenga la misma cantidad de trabajo. Un ejemplo común del valor numérico de una tarea puede ser la cantidad de horas que se necesitan para llevarla a cabo.

Después, el Scrum master evalúa y establece las prioridades de las tareas, y el equipo avanza hasta completar las tareas de ese sprint establecido. Una vez que se finalizan esas tareas, el equipo y los demás involucrados, miran hacia atrás, observan lo que sucedió con el sprint, evalúan qué se hizo y analizan qué cambios convendría incorporar para el siguiente sprint.

Gestión de proyectos con tableros Kanban

La metodología de gestión de proyectos con tableros Kanban deriva de un proceso elaborado en función de la mejora continua que encaja perfectamente dentro de las metodologías ágiles.

Los tableros Kanban sirven para la gestión visual de los proyectos (ya que los equipos pueden visualizar el trabajo). En un tablero Kanban el trabajo se organiza en columnas que representan etapas específicas del trabajo (pueden ser columnas con títulos como los siguientes: Pendiente, En progreso y Terminado). Las tareas se ven en forma de tarjetas dentro de cada columna. A medida que se avanza en los sprints, los miembros del equipo toman esas tareas (en forma de tarjetas) y, cuando las finalizan, las mueven a las columnas apropiadas.

Gestión de proyectos en cascada

La gestión de proyectos en cascada se diferencia de la gestión ágil en que el flujo de trabajo es extremadamente lineal. Para este proceso se requiere una planificación mucho más prolongada y, por lo general, se usa en sectores como el de la construcción, en el que no se prevén muchos cambios para el producto final. La siguiente tarea no se inicia hasta no haber terminado la anterior.

Antes de empezar a trabajar con el proyecto, prepara un esquema de todas las medidas que debes tomar antes del inicio. Es muy útil para minimizar los errores. Además, puedes ahorrar mucho tiempo si todo resulta según lo planeado. Este tipo de gestión de proyectos, con frecuencia, se aplica para productos físicos; no funciona tan bien para otras cosas como un software en el que el producto final se crea de manera digital.

¿Te interesa conocer más sobre la gestión de proyectos?

¡Estamos para ayudarte! Comienza por desarrollar habilidades específicas para la gestión de proyectos como la colaboración en equipo o el análisis de los integrantes. Después, accede a la biblioteca de recursos para gestión de proyectos para iniciar tu carrera en la gestión de proyectos.