La guía del freelance: cómo organizar y planificar tu trabajo

Trabajar desde casa o desde cualquier punto del planeta, contar con flexibilidad horaria para que tu trabajo se adapte a ti y no al revés, son algunas de las ventajas de trabajar por cuenta propia. Sin embargo, cuando trabajas como freelancer eres responsable de muchas tareas que a menudo debes realizar solo tú, muy especialmente en los inicios. Al final del día, te das cuenta que no has hecho todas las tareas que tenías previstas. Priorizas las tareas de tus clientes pero dejas de lado tareas de marketing o de ventas que te ayudarían a crecer.

Si, por el contrario, eres un trabajador por cuenta ajena pero eres el responsable de gestionar a un equipo de freelancers también necesitarás una ayuda extra con una herramienta de gestión de equipos. Te lo explicamos todo.

¿Qué es un freelance?

Si todavía no sabes exactamente qué es un freelancer o qué es trabajar como freelance y qué implica te explicamos brevemente qué significa freelance y qué ventajas e inconvenientes tiene este tipo de trabajo.

Seguramente hayas oído tanto el término freelance como freelancer. Entonces, ¿cuál es el término correcto freelance o freelancer? Ambos se refieren al trabajo por cuenta propia pero en inglés. El término freelancer es el sustantivo que podemos traducir al español como “trabajador por cuenta propia”, mientras que el término freelance es el adjetivo, y se traduce como “por cuenta propia“. Un freelancer es un profesional que presta sus servicios a terceros, y suele trabajar por proyectos o tareas específicas para otras empresas. Al trabajar como freelance eres tu propio jefe y dispones de mayor flexibilidad horaria, ya que puedes organizarte las tareas como se ajusten mejor a tu estilo de vida. El impulso al trabajo remoto debido, entre otros motivos al confinamiento, ha hecho que muchos más trabajadores se hayan planteado trabajar como freelance.

Un trabajador freelance trabaja para sí mismo, organiza sus horarios pero también debe hacerse cargo de sus gastos tanto en vacaciones como en bajas por enfermedad y además, son responsables de pagar sus impuestos, seguridad social y cualquier otra contribución personal.

Trabajos de freelance más demandados

Ahora ya sabes qué es un freelance, pero tal vez te interese saber cuáles son las profesiones freelance más demandas. Te listamos algunas de las más frecuentes y que podrás encontrar en plataformas especializadas en oferta y demanda de freelancers:

• Todas las disciplinas relacionadas con el marketing digital como community manager, SEO, copywriter, redactores y profesionales de creación de contenidos, especialistas en e-commerce.

• Desarrolladores de Inteligencia Artificial en diferentes ámbitos: programadores de software o robótica.

• Profesionales y desarrolladores de blockchain y criptomonedas.

• Analistas de datos y especialistas en Business Intelligence.

• Diseñadores gráficos y expertos, en general, en diseño gráfico para branding, redes sociales, publicidad y marketing etc.

• Desarrolladores de Apps.

• Editores de vídeo.

• Especialistas en diseño web y desarrollo web.

• Asistente virtual.

¿Qué diferencia hay entre freelance y autónomo?

La diferencia entre un freelancer y un trabajador autónomo es muy sencilla, ya que autónomo es la figura jurídica que te permite ejercer y trabajar por cuenta propia en España. Es decir, para trabajar por cuenta propia necesitas darte de alta en un registro de autónomos que además, implica el pago de una cuota e impuestos.

En España, de hecho, y según los últimos datos del Ministerio de Trabajo y Economía Social, hay más de 2 millones de autónomos. Según esta misma fuente, muchos jóvenes simultanean el trabajo por cuenta ajena junto con colaboraciones como freelance puntuales. Recientemente, se ha producido además en España un cambio en el sistema de cotización con un modelo progresivo de cuotas. Además, para aquellos que comienzan su actividad como autónomos existe una cuota reducida para los primeros 12 meses.

7 pasos para tener éxito como freelance

Cuando empiezas a trabajar como freelance puede que te sientas desbordado por todas las tareas que debes gestionar. Te ayudamos con esta checklist para que vayas paso a paso:

1. Define tus objetivos

2. Crea tu Elevator Pitch

3. Planifica tu estrategia

4. Crea tu hoja de ruta

5. Desarrolla tu marca personal

6. Haz tu calendario con los hitos importantes: obligaciones fiscales y entregas

7. Organiza y planifica tu trabajo

Cuando trabajas por cuenta propia se acumulan las tareas y, a menudo, es difícil distinguir entre lo que es prioritario, lo que es urgente y lo que es importante. Como freelancer lo más importante es tu negocio pero además de los proyectos y clientes que manejes también tienes otras tareas que requieren tu atención como enviar las facturas a la gestoría o planificar los contenidos de tus redes sociales para dar a conocer tu negocio. Quieres hacerlo todo pero tienes la sensación de que las tareas comienzan a escaparse y que necesitas más tiempo para invertir en conseguir clientes. Dedicas muchas horas al día pero tienes la sensación de no cumplir con los objetivos que te habías propuesto. Si quieres que tu trabajo de freelance despegue necesitas gestionar tus clientes como un verdadero gestor de proyectos, planificar y plantear tareas con fechas. Una aplicación de gestión de proyectos te ayudará a planificar y gestionar tus clientes y tus tareas para ahorrarte tiempo y disgustos.

En líneas generales, hay 4 grandes áreas en las que un trabajador freelance suele sentirse desbordado y en las que una aplicación de gestión de proyectos como Asana te podrá ayudar: la estrategia de negocio, la organización y planificación de las tareas, el marketing y las ventas y la gestión de los proyectos de tus clientes.

Muchos trabajadores freelance comienzan trabajando en la gestión y planificación de su negocio con hojas de cálculo y calendarios en excel hasta que éstos se convierten en ingobernables. Empiezas a añadir celdas, filas y columnas y a rellenar cuadraditos con colores que debes cambiar cada vez que una fecha se modifica o hay que añadir una tarea. La alternativa a estos calendarios de excel es una aplicación de gestión de proyectos que te permita planificar organizar, dar seguimiento y comunicar y compartir con tus clientes las tareas que implica cada proyecto.

Veamos paso a paso cómo convertirte en un freelance eficiente:

1. Define tus objetivos de negocio

Las empresas de más éxito lo hacen, ¿por qué no habrías de hacerlo tú? Tener objetivos de negocio claros, precisos y medibles te ayudará a no desviarte de tu camino y a lograr los retos y objetivos que te propones. Por ejemplo, conseguir tres clientes nuevos en un período de tres meses. O tal vez, sea aumentar el presupuesto de tus actuales clientes para venderle otros servicios complementarios. Recuerda que deben ser objetivos medibles y con un plazo y fecha en concreto. Puedes seguir la metodología OKR para creación de objetivos y resultados clave.

 2. Crea tu elevator pitch

Crear una marca personal potente te ayudará a conseguir nuevos proyectos y a darte a conocer entre tus clientes potenciales. Una de las herramientas clave para comenzar a trabajar tu marca personal es la creación de un elevator pitch. Elaborar tu propio elevator pitch te ayudará a encontrar la mejor forma de presentarte y te servirá para tu web, tus redes sociales, tus propuestas y los emails que envíes o para cualquier tipo de presentación. Un elevator pitch es una breve presentación de unas pocas líneas, que no superará los 30 segundos en el que debes presentar el problema que tus servicios vienen a solucionar, cómo lo solucionas y cuál es tu propuesta de valor.

Este es un ejemplo de elevator pitch eficaz para que pueda ayudarte en la elaboración de tu propio elevator pitch.

3. Planifica tu estrategia como freelancer

La mayoría de las veces un freelancer no dispone de mucho tiempo para elaborar extensos y complicados planes de negocio, pero, por otra parte, es fundamental si quieres conseguir clientes, ofrecer una propuesta diferenciadora, definir precios de forma que no estés presupuestando mal y, al final, realices muchas horas por un precio que no termina por compensarte. Planificar cómo vas a poner en marcha tu actividad por cuenta propia te ayudará a tener éxito. Si por el momento no te atreves a elaborar tu propio plan de negocios te ofrecemos una pequeña guía de los pasos imprescindibles que te ayudarán en tu negocio como freelance.

Si trabajas con una herramienta de gestión del trabajo como Asana puedes acceder a plantillas que te facilitarán la tarea de elaborar, planificar y poner en marcha el plan de negocios.

4. Crea tu hoja de ruta freelance

Un plan estratégico implica que te pares un momento para pensar y establecer cuáles serán tus objetivos trimestrales y anuales; cómo medirás el éxito de tu trabajo y que crees al menos una hoja de ruta para tu plan.

Después, añade cuándo empieza y finaliza tu hoja de ruta, tal vez a principios y finales de año. Añade las iniciativas o tareas que debes realizar para lograr las metas establecidas, por ejemplo: crear una base de datos de 20 potenciales clientes, enviar un primer mail de presentación a tu base de datos y concertar una reunión. Todas estas puede ser tareas que debas cumplimentar para alcanzar los logros que te has propuesto.

 5. Desarrolla tu marca personal

Un freelancer es en parte su marca personal. Tener una marca personal fuerte te ayudará a conseguir más clientes y llegar más lejos. Hay varias herramientas que puedes utilizar para dar a conocer tu trabajo y desarrollar tu marca personal:

Gestión de redes sociales para freelance

Si has pensado en crear perfiles específicos en redes sociales para dar a conocer tu trabajo como freelance, planificar con antelación las publicaciones de tus redes sociales te ayudará a impulsar y acelerar tu trabajo y dedicar menos tiempo a la gestión de tus perfiles. Utiliza un plantilla de calendario para redes sociales y mantén, así, siempre actualizados tus perfiles profesionales.

Desarrollo web

Muchos trabajadores freelance son autodidactas y crean, gracias a gestores más sencillos de contenidos como Wordpress, sus propias páginas web. Tal vez, hayas pensado encargar tu página web a un proveedor externo o quizá seas diseñador o desarrollador web. En cualquiera de estos casos, la gestión de proyectos es clave. Deberás ser tu propio project manager y crear un proyecto con todos los procesos y tareas necesarias para que tu web triunfe. Utiliza una plantilla de diseño web para simplificar y agilizar el trabajo.

6. Haz tu calendario con los hitos importantes: obligaciones fiscales y entregas

Los autónomos tienen mil tareas que hacer cada día. Se dedican a tiempo completo a sacar adelante los proyectos de sus clientes pero con tanto trabajo, entregas y obligaciones fiscales, es fácil que se te pueda olvidar algo. Si añades en tu herramienta de gestión de proyectos lo calendario los hitos más importantes: entregas, documentación, fechas clave para tus obligaciones fiscales, podrás relajarte y olvidarte de tener todas estas fechas en la cabeza. Puedes ayudarte con una plantilla de hitos para que de esta forma solo tengas que copiar la plantilla para cada trimestre

7. Gestión de proyectos de clientes para trabajadores freelance

Una herramienta de gestión de proyectos te ayudará especialmente si como freelance sueles trabajar con varios clientes o diferentes proyectos a la vez o si sueles trabajar con otros colaboradores o proveedores para llevar a cabo tus proyectos. Cada día tienes tareas que cumplir para diferentes clientes y proyectos y, gestionarlo todo y llegar a los plazos impuestos por el cliente, te resulta muy complejo. Aquí es donde una herramienta de gestión de proyectos te servirá para organizar, planificar y realizar el seguimiento de cada proyecto.

Con una aplicación de gestión de proyectos como Asana podrás gestionar y planificar tus proyectos con diversas herramientas:

• Creación de checklists

• Creación de tareas y tareas recurrentes (así ahorras tiempo)

• Puedes invitar a colaboradores a participar en un proyecto, si, por ejemplo, trabajas con otros freelance.

• Creación de informes con gráficas de evolución y cumplimiento de tareas.

• Podrás adjuntar documentos a tus proyectos y tareas

• Tienes diferentes formas de visualizar tus tareas

• Cuentas con un calendario

Ventajas e inconvenientes de trabajar como freelance

Las ventajas de trabajar como freelancer son múltiples:

• Flexibilidad horaria y trabajo desde donde quieras. Eres tu propio jefe así que tú te impones la hora en la que comienzas a trabajar, la que terminas y cuánto tiempo quieres dedicar a cada una de tus tareas. Si quieres trabajar desde tu camper o mientras viajas podrás hacerlo. Tú decides.

• Tus clientes, tu elección. Tú decides qué tipo de clientes quieres tener. Tal vez, prefieras trabajar con muchas pequeñas empresas o más bien con empresas grandes, quizá te interesen proyectos de impacto social o proyectos sostenibles, sea como fuere, es tu decisión.

• Tu plan de crecimiento y tu plan de inversión. Al ser tu propio jefe, puedes decidir qué hacer con el dinero que ganas y en qué quieres invertirlo, si necesitas comprar un nuevo ordenador o ganar algo más ese mes. Tú te pones tu propio sueldo (en función, eso sí, de lo que ingreses).

En el otro lado de la balanza, hay también algunos inconvenientes que deberás tener en cuentas y aprender a gestionar:

• Retrasos o impagos de clientes. Como trabajador freelance es algo que puede suceder. Un cliente se retrasa en el pago o tal vez, incluso, deje de pagarte. Conocer previamente cómo actuar en estos casos te evitará problemas.

• Pagos irregulares. Tampoco tendrás ingresos regulares. Lo más habitual es que, al trabajar por proyectos, tus ingresos dependan de lo que factures cada mes, o de los trabajos y colaboraciones que aceptes. Hacer una buena gestión de clientes y planificación de proyectos también te ayudará a tener una mayor continuidad en tus proyectos.

• Puede llegar a ser un trabajo solitario. Al trabajar solo, a veces los freelancers pueden llegar a sentirse algo solos. Aunque también tiene solución. Las redes profesionales y, muy especialmente, los espacios de coworking han venido a solucionar este problema.

• Las tareas se multiplican. Cuando eres un trabajador freelance las tareas se multiplican, tienes que hacer facturas, propuestas y presupuestos, llevar un control de los gastos y guardar todas las facturas de lo que compras, hacer las labores de comercial porque necesitas también captar nuevos clientes, realizar informes de resultados o de cumplimiento de tareas para tus clientes y otras pequeñas tareas del día a día que pueden convertir tu to “to-do list“ en un caos extraordinario. La solución es trabajar con gestor de proyectos que te facilite la organización de tareas.

Cómo gestionar equipos de freelancers

Si estás en el otro lado, es decir, estás gestionando el trabajo de varios freelance una plataforma de gestión del trabajo del equipo de freelance te ayudará a organizar, planificar y gestionar las tareas y hacerlas visibles para ellos. Puedes utilizar una plantilla de gestión de equipos de freelance para ahorrar tiempo.

Invita al equipo de freelancers a utilizar tu misma herramienta de gestión de proyectos y comienza a asignar, recibir y realizar un seguimiento del trabajo de los autónomos. Añade toda la información que los freelancers deberán tener en cuenta y considera todos los aspectos clave a la hora de gestionar un equipo de freelancers, como lo que has asignado, lo que está en progreso y quién está trabajando en qué.

Asana no ofrece asesoramiento jurídico y este artículo no debe considerarse como tal.