Plantilla para gráficos de hitos

¿Qué es una plantilla de gráficos de hitos?

Una plantilla para gráficos de hitos es un recurso reutilizable que muestra los objetivos clave de tu proyecto. Estas plantillas ofrecen una representación visual de tus principales hitos trazados en una línea de tiempo del proyecto. Desglosan los proyectos más largos o complejos en etapas más pequeñas, para que puedas celebrar los logros de tus equipos a lo largo del camino. Pero no es necesario que crees un nuevo proceso para cada proyecto. Si guardas el diseño de tu gráfico de hitos favorito como plantilla, puedes crear un nuevo gráfico con un solo clic. 

Ejemplo de plantilla de gráfico de hitos

A continuación, encontrarás un ejemplo simplificado de una plantilla para gráficos de hitos utilizada para lanzamientos de productos. Verás que los hitos dividen las etapas del proyecto, creando una pausa natural en la que avanzas de una serie de pasos a la siguiente. Este tipo de plantilla se puede reutilizar para cada lanzamiento de un producto nuevo, con ligeras modificaciones para personalizar las tareas cuando sea necesario.

¿Qué son los hitos de un proyecto?

Los hitos brindan oportunidades para hacer una pausa, revisar y celebrar (o ajustar) antes de que comience la siguiente fase del trabajo. Son pausas naturales del proyecto en las que una etapa termina y comienza otra nueva. Por ejemplo, cuando un proyecto pasa de: 

• Descubrimiento a diseño

• Investigación a desarrollo de la experiencia del usuario (UX)

• Planificación de contenido a redacción

¿Por qué se necesita una plantilla de gráfico de hitos?

Celebrar los pasos importantes del proceso de un proyecto es de suma importancia. Una vez que hayas identificado los hitos clave, una plantilla para gráficos de hitos te ayudará a dar seguimiento a tu progreso hacia los entregables y las dependencias en tiempo real. Simplemente puedes copiar tu plantilla y completar los detalles para crear un gráfico de hitos nuevo para cada proyecto nuevo.

Beneficios de las plantillas de gráficos de hitos:

• Ofrecen un formato de línea de tiempo visual que es fácil de seguir.

• Te ayudan a identificar y celebrar los hitos clave para mantener alta la moral del equipo.

• Organizan el progreso de tu proyecto en orden cronológico.

• Reducen el trabajo de crear un gráfico de hitos nuevo para cada proyecto nuevo.

¿Cuándo deberías utilizar una plantilla de gráficos de hitos?

No siempre necesitarás una plantilla para gráficos de hitos. Para cronogramas de proyectos más sencillos con plazos cortos, bastará con una plantilla para cronogramas de proyectos más tradicional. Pero muchos proyectos son más complejos, con distintos niveles y grados. En algunas ocasiones los proyectos más largos se distribuyen en meses o incluso años. En cualquier caso, una plantilla para gráficos de hitos puede ser una manera útil de dar seguimiento a tu progreso, utilizando los hitos importantes para dividir el proyecto en etapas más manejables.

Situación de ejemplo de gráfico de hitos

Imagina que estás desarrollando un producto nuevo. El objetivo final es lanzarlo al mercado, pero eso podría llevar años. Observar el cronograma completo de este producto podría ser desalentador, porque es difícil entusiasmarse con fechas de finalización que están tan lejos en el futuro.

Para animar al equipo, hay que empezar a celebrar los pequeños logros a medida que se producen. Con una plantilla de gráficos de hitos del proyecto, puedes identificar los eventos clave y etiquetarlos como hitos, como cuando el equipo complete el diseño de la experiencia del usuario (UX) y el equipo de marketing cree un plan de lanzamiento del producto.

Cómo crear una plantilla de gráficos de hitos

Para que tu plantilla de gráficos de hitos sea lo más efectiva posible, debes dar seguimiento a cada componente del proyecto. Para hacerlo, usa una herramienta de gestión del trabajo que te permita conectar las tareas, los plazos y los miembros del equipo directamente a tu gráfico de hitos. Mediante las integraciones, también podrás adjuntar documentos, archivos y notas directamente a cada hito y tarea.

Una vez que hayas configurado tu plantilla, complétala con las tareas que debes realizar y los hitos asociados. Por ejemplo, comienza enumerando todas las tareas que tu equipo debe realizar durante el primer trimestre. Luego, establece hitos periódicos que representen la finalización de las tareas dentro de cada sección. Por ejemplo, establece un hito para cuando tu equipo finalice la fase de diseño. Después, traza esos hitos en una línea de tiempo horizontal. Determina los plazos, asigna los miembros del equipo y adjunta cualquier información relacionada, incluidos documentos, briefs o transcripciones de reuniones.

Para cada proyecto nuevo, copia tu plantilla para crear un gráfico de hitos nuevo durante la etapa de planificación del proyecto de la gestión del proyecto. Úsalo junto a la hoja de ruta del proyecto, caso de negocios o solo, como la guía del proyecto independiente. 

¿Qué debería incluir una plantilla de gráficos de hitos?

No hay una plantilla única que sirva para todos. La mejor plantilla para gráficos de hitos será la que funcione para tus necesidades y las de tu equipo. Dicho esto, existen algunas mejores prácticas sobre lo que deberías incluir en tu plantilla para gráficos de hitos que te ayudarán a aprovecharla al máximo:

• Un área para definir los objetivos del proyecto

• Una lista de tareas

• Los hitos programados en una frecuencia estimada

• Una línea de tiempo

• Colaboradores 

• Espacio para conectar las tareas con los archivos

• Tiempo incluido en el cronograma para celebrar los hitos

Funciones integradas

• Vista de Cronograma. La vista de cronograma es una vista del proyecto al estilo de un diagrama de Gantt que muestra todas las tareas en un gráfico de barras horizontales. No solo puedes ver la fecha de inicio y finalización de cada tarea, sino que también puedes ver las dependencias entre las tareas. Con la vista de cronograma, puedes observar cómo encajan las piezas de tu plan. Además, cuando puedes ver todo tu trabajo en un solo lugar, es fácil identificar y abordar los conflictos de dependencia antes de que empiecen, de modo que puedas cumplir con todos tus objetivos según lo programado.

• Hitos. Los hitos representan puntos de control importantes del proyecto. Al establecer hitos a lo largo de tu proyecto, permites que los miembros del equipo y las partes interesadas del proyecto sepan cómo progresan hacia los objetivos. Usa los hitos como una oportunidad para celebrar los pequeños logros en el camino hacia el gran objetivo del proyecto.

• Objetivos. Los objetivos en Asana se conectan directamente con el trabajo que se está realizando para alcanzarlos, lo que permite que los miembros del equipo vean fácilmente a qué están contribuyendo. Muchas veces sucede que los objetivos están desconectados del trabajo concreto que se debe realizar para alcanzarlos. Si logras conectar los objetivos de tu equipo y de la empresa con el trabajo que los respaldan, los empleados podrán visualizar con mayor claridad y en tiempo real cómo su trabajo contribuye directamente al éxito del equipo y de la empresa. Como resultado, podrán tomar mejores decisiones. En caso de ser necesario, podrán identificar los proyectos que respaldan la estrategia de la empresa y priorizar el trabajo que ofrecerá resultados medibles.

• Resumen del proyecto. En el resumen tienes toda la información importante que necesitas del contexto del proyecto. Brinda al equipo una descripción general del qué, el porqué y el cómo del trabajo. Agrega un resumen para establecer el tono de cómo trabajarán juntos en Asana. Además, comparte en un solo lugar cualquier recurso y dato importante, por ejemplo, detalles de las reuniones o los canales de comunicación y briefs del proyecto.

Aplicaciones recomendadas

• Google Workplace. El selector de archivos de Google Workplace está integrado en el panel de tareas de Asana, lo que te permite adjuntar archivos a las tareas con tan solo unos clics.

• Slack. Convierte las ideas, las solicitudes de trabajo y las acciones pendientes de Slack en tareas y comentarios a los que puedas dar seguimiento en Asana. Transforma esas consultas breves y acciones pendientes en tareas con responsables y fechas de entrega. Captura fácilmente el trabajo para que las solicitudes y las tareas pendientes no se pierdan en el universo de Slack. 

• Clockwise. Con la integración de Clockwise + Asana, puedes agregar tareas de Asana en forma de bloques de tiempo a tu Calendario de Google. Esta integración te permite especificar la duración de las tareas, cuándo se realizan y si Clockwise puede reprogramarlas de manera automática. Agrega tareas a tu calendario y libera tiempo para que puedas realizar tu trabajo.

• Zoom. Asana y Zoom se asociaron para ayudar a que las reuniones de los equipos sean más productivas y concretas. La integración de Zoom + Asana facilita la organización de las reuniones y también favorece las conversaciones que derivan en acciones concretas y el acceso a la información una vez que termina la llamada. Las reuniones empiezan en Asana, con una agenda de reunión compartida que ofrece visibilidad y contexto sobre los temas que se tratarán. Durante la reunión, los miembros del equipo pueden crear tareas rápidamente dentro de Zoom, para no perderse ningún detalle ni acción pendiente. Y una vez que termina la reunión, con la integración de Zoom + Asana, se pueden incorporar las transcripciones y las grabaciones a Asana para que todos los colaboradores y demás involucrados puedan revisar la reunión según les resulte necesario.

Una vez que tengas tu gráfico de hitos ideal, guárdalo como una plantilla para reducir el trabajo de crear uno para cada proyecto nuevo.

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