¿Qué es un diagrama de hitos y cuáles son sus beneficios?

Un gráfico de hitos es una forma de visualizar las etapas más importantes de tu proyecto. Cada hito que alcanza el equipo los acerca a la finalización del proyecto. De esa manera, los hitos brindan una sensación de realización y muestran a tu equipo cómo el trabajo que están haciendo contribuye al objetivo general del proyecto.

Los hitos no solo son importantes para tu equipo, también simplifican tu rol como gerente de proyectos. Puedes compartir tu gráfico de hitos con las partes interesadas para que puedan visualizar el progreso del proyecto y asegurarte de que todos estén alineados.

¿Cómo puedes crear un diagrama de hitos?

Repasaremos algunas de las diferentes formas de implementar este paso durante la planificación de tu proyecto. También brindaremos algunos consejos sobre cómo mantener alta la moral del equipo al definir y celebrar los hitos.

¿Qué es un diagrama de hitos?

Un diagrama de hitos es una representación visual de las tareas más importantes que debe completar el equipo a lo largo de un proyecto.

En pocas palabras, los hitos te permiten observar las tareas en las que debe trabajar el equipo o las que ya ha finalizado. Piensa en estos hitos como los peldaños de una escalera: cuanto más alto subas, más cerca estarás de completar tu proyecto.

Diferentes formas de crear un diagrama de hitos

Existe más de una forma de crear un diagrama de hitos. Puedes agregar hitos a la plantilla de cronograma de tu proyecto, crear un diagrama de Gantt o usar un software de gestión del trabajo con una herramienta para crear cronogramas.

Los diagramas de Gantt contienen barras horizontales que representan el cronograma de un proyecto, tarea o programa. Si bien son una excelente manera de visualizar el programa y los hitos del proyecto, pueden demandar mucho tiempo y volverse desordenados a medida que se agregan más detalles. Puedes obtener más información sobre las ventajas y desventajas de los diagramas de Gantt en nuestra guía completa.

La mejor alternativa al diagrama de Gantt tradicional es una herramienta moderna para crear cronogramas de proyectos. Veamos a continuación los beneficios de una herramienta de planificación y cronograma de proyectos diseñada para crear tu diagrama de hitos.

¿Por qué deberías usar una herramienta de gestión de proyectos para crear tus diagramas de hitos?

Para obtener el mismo panorama general de tu proyecto que con un diagrama de Gantt, te recomendamos usar una herramienta para crear cronogramas en tu software de gestión de trabajo. Usar este tipo de herramienta en lugar de un diagrama de Gantt tiene varias ventajas:

• Una herramienta para crear cronogramas es fácil de configurar y de mantener, especialmente cuando tienes que agregar tareas nuevas o ajustar hitos.

• Las tareas y otros trabajos relacionados se pueden vincular al cronograma y se actualizarán en tiempo real.

• Con un simple clic puedes compartir tu cronograma con tu equipo o demás partes interesadas.

7 pasos para crear un diagrama de hitos

Ahora repasemos paso a paso el proceso de creación de un diagrama de hitos, empezando por la definición de los objetivos de tu proyecto.

Paso 1: Define los objetivos del proyecto

Antes de crear tu diagrama de hitos, deberás definir el cronograma y los objetivos generales de tu proyecto. Esto le brindará a tu equipo una mejor comprensión del resultado deseado del proyecto. De esa manera, sabrán exactamente en qué están trabajando y por qué es importante lo que hacen. Luego, define un cronograma aproximado para tu proyecto con las fechas de inicio y finalización.

Ejemplo: Supongamos que eres gerente de comunicaciones y tu empresa está por fusionarse con otra. El objetivo general de tu proyecto es completar la fusión de las dos empresas con éxito. La fecha de inicio de tu proyecto será la redacción del anuncio interno, mientras que la fecha de finalización será el evento global corporativo en el que se celebrará la fusión exitosa.

Paso 2: Crea una lista de tareas

Ahora que ya has definido un cronograma aproximado y el objetivo general del proyecto, es hora de crear una lista de tareas pendientes. Estas deben registrarse en orden cronológico y, en lo posible, estar vinculadas a fechas o rangos de fechas para facilitar el trabajo más adelante en este proceso.

Ejemplo: Como parte de la fusión corporativa, tus tareas deberán incluir la creación del boletín de anuncios internos, la programación de sesiones de preguntas y respuestas con los empleados, las conferencias de prensa para anunciar públicamente la fusión de ambas empresas y la planificación del evento global de fusión.

Paso 3: Identifica los hitos

Para poder identificar tus hitos, primero debes poder distinguir claramente qué es un hito y qué no.

Los objetivos suelen ser más importantes que lo hitos. Un objetivo describe lo que sucederá una vez que tu proyecto se complete con éxito y cómo tu proyecto se alinea con los objetivos generales de la empresa. Un hito, por otra parte, te permite visualizar cuál es la próxima etapa del proyecto o las etapas que ya has finalizado.

También es fácil confundir un hito con un entregable. Sin embargo, la diferencia aquí es un poco más clara. Un entregable es un elemento tangible como un informe o un producto. Un hito es más conceptual y marca un punto de control al que debe llegar el equipo.

Puedes identificar un hito considerando las siguientes preguntas:

• ¿Esta tarea impacta en los plazos de tu proyecto?

• ¿Es este un punto significativo en tu proyecto que representa un progreso?

• ¿Las partes interesadas deberían revisar esta tarea?

• ¿Se puede completar el proyecto sin esta tarea?

Si respondes con un sí a todas las preguntas excepto la última, ya identificaste un hito.

Ejemplo: Para crear tu proyecto de fusión y las tareas pendientes, primero necesitas clasificar cada iniciativa por categoría:

• Elaborar el boletín interno para anunciar la fusión de ambas empresas es una tarea. 

• Enviar el boletín es un entregable del proyecto. 

• Anunciar la fusión de las empresas (la finalización de las dos tareas anteriores) es un hito.

Paso 4: Crear tu cronograma

Ahora es el momento de armar el rompecabezas y juntar tus tareas, objetivos, fases, entregables e hitos en un cronograma. Observa los plazos que agregaste a los entregables de tu proyecto y verifica si las fases son lo suficientemente largas. Esta también es una gran oportunidad para verificar si hay dependencias que puedan provocar un cuello de botella.

Agrega todas las tareas y etapas de tu proyecto a tu herramienta para cronogramas, define las dependencias, ajusta las fases en caso de ser necesario y luego indica las tareas pendientes, los entregables y los hitos clave. Una vez que hayas finalizado el cronograma de tu proyecto, debes poder visualizar de forma clara todo el plan del proyecto.

Ejemplo: Un proyecto del tamaño e importancia de una fusión de dos empresas naturalmente tendrá algunas tareas o fases que solo se pueden empezar una vez que se completen otras. Por ejemplo, necesitarás que tu equipo de marketing actualice los logos antes de poder enviar el comunicado de prensa que anuncia la fusión. Para que tu proyecto funcione sin problemas, te recomendamos visualizar estas dependencias en tu cronograma.

Paso 5: Comparte tu cronograma

Ahora que el cronograma está completo, puedes compartirlo con tu equipo inmediato para asegurarte de que nada se pase por alto. El equipo puede verificar que se hayan definido todas las dependencias, que todos los hitos se hayan agregado al cronograma y que todas las fases del proyecto sean lo suficientemente largas para evitar cuellos de botella u otros inconvenientes en el proyecto.

Una vez que tu equipo inmediato haya verificado que el cronograma está completo, compártelo con el equipo general. Esto les dará a todos un mejor panorama general de las tareas y fases que deben completarse para alcanzar los hitos del proyecto y, en última instancia, finalizar el proyecto con éxito.

Ejemplo: Cuatro ojos ven más de dos. Luego de compartir tu diagrama de hitos con un gerente de comunicaciones, descubren que no se asignó suficiente tiempo para preparar las sesiones internas de preguntas y respuestas con los empleados. Esto habría causado un gran estrés en el equipo de comunicaciones y podría haber tenido un impacto negativo en la opinión del resto de la empresa sobre la fusión. Al ajustar el cronograma, puedes brindarle a tu equipo el tiempo suficiente para prepararse para esta fase del proyecto.

Paso 6: Agregar la documentación

Durante el ciclo de vida del proyecto, te recomendamos agregar todos los documentos, notas y comunicaciones relevantes asociados con el proyecto a las respectivas tareas, fases o hitos. Tu diagrama de hitos nunca es definitivo sino que es una herramienta de gestión de proyectos en evolución que debe modificarse y actualizarse para que siempre esté sincronizada con tu proyecto.

Conectar la información relevante con tu cronograma ayudará a tu equipo a tener una visión general de lo que se ha hecho, lo que está en progreso y lo que todavía queda por hacer en tu lista de tareas pendientes.

Ejemplo: Una vez que el equipo de marketing haya compartido el logo nuevo, vincula el archivo a la tarea respectiva en tu cronograma. Esto permite que todos los que trabajan en el proyecto puedan localizar y usar fácilmente el diseño cuando lo necesiten.

Paso 7: Celebra los hitos

Cuando alcances un hito, ¡celébralo! Según el tipo de hito, puedes pedir pizza en la oficina, dejar que tu equipo se vaya temprano un viernes por la tarde o enviar a todos una tarjeta de regalo para una cafetería local. Reconocer la dedicación de tu equipo celebrando los hitos aumenta la moral y mejora el compromiso de todos.

Cada vez que tu equipo alcanza un hito, estás un paso más cerca de completar el proyecto. Sigue usando el cronograma para dar seguimiento al progreso de tu proyecto y comparte los hitos con las partes interesadas. Ellos también apreciarán poder visualizar el progreso y comprender cómo está avanzando el proyecto.

Ejemplo: Tu equipo ha trabajado incansablemente para llevar a cabo un evento global corporativo extraordinario que oficializa la fusión oficial de las dos empresas. Todos lo pasaron muy bien e incluso el director general mencionó lo complacidos que están con el resultado del evento. Para celebrar este hito, podrías darle a todo tu equipo el lunes libre para que recarguen energías antes de la reunión post mortem del proyecto.

Otras formas de planificar tus hitos

Si bien un cronograma es la mejor manera de delinear tu trabajo y obtener una descripción general de las tareas, los entregables y los plazos, existen otras formas de visualizar y planificar tus hitos.

Si bien estas visualizaciones pueden no ser las mejores herramientas de gestión de proyectos, son excelentes para presentaciones o lluvia de ideas.

Para seguir con el ejemplo que planteamos sobre la fusión de la empresa, lo recomendable sería que tu equipo de comunicaciones compartiera una versión simplificada del cronograma con toda la empresa al momento de anunciar la fusión a través del boletín interno. Compartir tu cronograma con cientos o incluso miles de personas no solo es innecesario, sino que también es arriesgado.

En su lugar, crea un elemento visual simplificado que resalte solo los hitos o una versión modificada de tu tablero Kanban para que los empleados de la empresa puedan tener una idea más clara de quién está contribuyendo a qué.

Dile adiós a las hojas de cálculo complejas y tediosas

Si estás listo para dejar de lado el diagrama de Gantt y probar los cronogramas, echa un vistazo a la herramienta de Asana. Usa una de las plantillas para diagramas de hitos existentes de Asana o crea tu propio diagrama con la función Cronograma.

Y no te preocupes: si ya creaste tu diagrama de hitos en Excel, puedes importar tu archivo CSV directamente en Asana. Dile adiós a las hojas de cálculo complejas y tediosas, y dale la bienvenida a la planificación de proyectos optimizada.