¿Qué es la metodología Kanban y cómo funciona?

Imagina que tu equipo está comenzando un proyecto nuevo. Necesitas una forma fácil de visualizar el trabajo para estar informado sobre quién hace qué, en qué etapa se encuentra el trabajo y cuáles son los vencimientos. Por supuesto, podrías revisar los documentos, hojas de cálculo, emails y mensajes relacionados con el proyecto para recopilar toda la información o bien, podrías visualizar toda esa información en un solo lugar con un tablero Kanban.

Si alguna vez has incursionado en la gestión de proyectos o has comenzado a explorar nuevas formas de visualizar tu trabajo, tal vez hayas oído hablar de Kanban. Los tableros Kanban son una forma visual de gestión de proyectos y son muy populares entre los equipos de desarrollo de software, ingeniería y productos, aunque pueden ser usados por cualquier equipo de trabajo. En este artículo te contamos todo lo que necesitas saber sobre Kanban: qué es, cómo funciona y cuál es la mejor manera de implementarlo para gestionar el trabajo de tu equipo con eficacia.

¿Qué es Kanban?

Kanban es una forma de ayudar a los equipos a encontrar un equilibrio entre el trabajo que necesitan hacer y la disponibilidad de cada miembro del equipo. La metodología Kanban se basa en una filosofía centrada en la mejora continua, donde las tareas se “extraen” de una lista de acciones pendientes en un flujo de trabajo constante.

La metodología Kanban se implementa por medio de tableros Kanban. Se trata de un método visual de gestión de proyectos que permite a los equipos visualizar sus flujos de trabajo y la carga de trabajo. En un tablero Kanban, el trabajo se muestra en un proyecto en forma de tablero organizado por columnas. Tradicionalmente, cada columna representa una etapa del trabajo. El tablero Kanban más básico puede presentar columnas como Trabajo pendiente, En progreso y Terminado. Las tareas individuales —representadas por tarjetas visuales en el tablero— avanzan a través de las diferentes columnas hasta que estén finalizadas.

Breve historia de la metodología Kanban

Kanban fue desarrollado por Taiichi Ohno, ingeniero japonés de Toyota, a fines de la década de 1940. Ohno se dio cuenta de que podía mejorar el sistema de producción de Toyota al incorporar elementos de la producción ajustada: en lugar de fabricar productos nuevos en función de la demanda anticipada, el marco Kanban de Ohno produjo y reaprovisionó productos como resultado de la demanda del consumidor; a esto se lo conoce también como el método de producción “justo a tiempo” (just in time o jit). El marco Kanban transformó el proceso de fabricación de Toyota, de un proceso de “empuje” (los productos se introducen en el mercado) a un proceso de “extracción” (los productos se crean según la demanda del mercado). Esto significó que Toyota podía tener un nivel de inventario más bajo sin que afectara su competitividad en el mercado.

El marco de fabricación ajustada que construyó Ohno se basó en tarjetas Kanban. De hecho, “Kanban” es una combinación de dos palabras japonesas: 看 (Kàn), que significa “signo” o “señal visual”, y 板 (Bǎn), que significa “tablero”. En Toyota, las tarjetas Kanban eran tarjetas de papel que indicaban que se necesitaba un producto nuevo, una pieza nueva o un inventario, y que disparaban el proceso de producción de dicho artículo.

Aunque la metodología Kanban todavía se usa en muchos procesos de fabricación, fue adaptada para el desarrollo de software a principios de la década de 2000. Kanban para el desarrollo de software se inspiró en el método de fabricación ajustada de Ohno y usa el mismo “proceso de extracción”.

En el Kanban moderno, los equipos comienzan con una lista de tareas pendientes. El trabajo se “extrae” de las tareas pendientes, según la carga laboral y capacidad de cada miembro del equipo. Luego, los miembros pueden hacer un seguimiento visual del trabajo a medida que avanza a través del ciclo de vida de las tareas, representado por etapas en un tablero Kanban, hasta su finalización. En su configuración actual, Kanban funciona como un método visual de gestión de proyectos que permite a los equipos encontrar un equilibrio entre la demanda de trabajo y la disponibilidad de los recursos del equipo.

¿Es Kanban lo mismo que Scrum?

Probablemente hayas oído hablar de Kanban junto con Scrum. De hecho, la mayoría de los equipos de trabajo que ejecutan Scrum lo hacen en tableros Kanban. Sin embargo, aun siendo compatible con Kanban, Scrum es un marco diferente. Si bien Kanban se centra en la mejora de procesos, Scrum generalmente se implementa para ayudar a los equipos a finalizar más trabajos y más rápido. Para hacerlo, Scrum organiza “sprints”, sesiones de trabajo de dos semanas con reuniones diarias y una cantidad determinada de trabajo a finalizar durante el ciclo de Scrum.

¿Es Kanban una metodología ágil?

Sí, Kanban para el desarrollo de software es una subcategoría de gestión ágil de proyectos. La filosofía ágil fomenta la planificación adaptativa, el desarrollo evolutivo, la entrega temprana y la mejora continua, para ayudar a los equipos a responder de manera flexible al cambio.

Cómo funciona la metodología Kanban

Hoy en día, los tableros Kanban son en su mayoría tableros virtuales con columnas que representan las etapas del trabajo (¡aunque aun se pueden dibujar tableros Kanban en pizarras blancas y dar seguimiento al trabajo con post-it!). En un tablero, una “tarjeta Kanban” representa una tarea, y esta tarjeta de tarea avanza a través de las etapas del trabajo a medida que se finaliza. Los equipos que usan un sistema Kanban tienden a colaborar en un único tablero Kanban, aunque las tareas generalmente se asignan a miembros individuales del equipo.

Los principios Kanban

Existen cuatro principios básicos que te ayudarán a guiar a tu equipo al momento de implementar la metodología Kanban:

1. Empieza con lo que haces ahora

Puedes implementar el marco Kanban a cualquier proceso o flujo de trabajo actual. A diferencia de algunos procesos de gestión ágil más definidos como Scrum, el marco Kanban es lo suficientemente flexible como para adaptarse a las prácticas centrales de tu equipo de trabajo.

2. Comprométete a buscar e implementar cambios progresivos y evolutivos

Los grandes cambios pueden ser perjudiciales para tu equipo y, si intentas cambiar todo a la vez, es posible que el nuevo sistema no funcione como esperabas. Ese es el motivo por el cual el marco Kanban está diseñado para fomentar la mejora continua y el cambio progresivo. En lugar de cambiar todo de una vez, empieza por buscar cambios progresivos para lograr que los procesos de tu equipo realmente evolucionen con el tiempo.

3. Respeta los procesos, los roles y las responsabilidades actuales

A diferencia de otras metodologías Lean, Kanban no tiene roles integrados y puede funcionar con la estructura y los procesos actuales de tu equipo. Además, tu proceso actual podría tener elementos excelentes, que se perderían si intentaras modificar completamente tu sistema de trabajo de un momento a otro.

4. Impulsa el liderazgo en todos los niveles

Con el espíritu de mejora continua, el método Kanban reconoce que el cambio puede provenir de cualquier dirección y no solo “de arriba abajo”. Con Kanban, se alienta a los miembros del equipo a participar, proponer nuevas formas para lograr que los procesos evolucionen y emprender nuevas iniciativas de trabajo.

Las 6 prácticas de la metodología Kanban

Los principios básicos de Kanban te ayudan a guiar la mentalidad de tu equipo al momento de abordar un flujo de trabajo Kanban. Para implementar un proceso Kanban, sigue estas seis prácticas que usan las grandes empresas y que te permitirán ayudar a tu equipo a implementar una mentalidad de mejora continua y a lograr un crecimiento progresivo: los principios esenciales del marco Kanban.

1. Visualizar el trabajo

Una de las principales ventajas de Kanban es que puedes visualizar cómo el trabajo “avanza” a través de las etapas. Una tarjeta Kanban de tarea comenzará su viaje en el lado izquierdo de tu tablero y, a medida que tu equipo trabaja en ella, recorrerá lentamente las siguientes etapas hasta que aterrice en la columna Finalizadas. Esta práctica no solo te brinda una idea general de cómo el trabajo avanza a través de las etapas, sino que también te permite obtener información en tiempo real y apreciar de un vistazo el estado de los proyectos.

2. Limitar el trabajo en curso

Como metodología ágil, Kanban se centra en un principio de entrega temprana, lo que implica que las tareas deben moverse rápidamente de una columna a otra en lugar de estancarse en un estado ambiguo de “trabajo en progreso” (wip). Aunque no existe un requisito establecido sobre cuántas tareas deben estar “en progreso” en un momento dado, es importante establecer los límites del trabajo; por lo que anima a tu equipo a centrarse en finalizar tareas individuales y a evitar realizar varias tareas a la vez.

3. Gestionar el flujo de trabajo

La práctica n.° 2 recomienda limitar la cantidad de trabajo en curso, y la mejor manera de hacerlo es con la optimización del flujo de tareas dentro del tablero Kanban. Gestionar y mejorar el flujo de trabajo te permitirá controlar el tiempo predestinado para el trabajo y así poder reducir el tiempo de entrega (el tiempo que pasa entre el inicio de una tarea hasta que llega a la columna Finalizadas de tu tablero Kanban) y garantizar que estás entregando tareas o enviando nuevos productos mientras siguen siendo relevantes.

4. Implementar políticas de procesos explícitas

Debido a la rapidez con la que se mueven las tareas en Kanban, asegúrate de que tu equipo haya establecido y comunicado claramente las convenciones. Las políticas de tu proceso deben guiar a tu equipo en la implementación de la metodología Kanban. Además, se debe alentar a todos en el equipo a participar e innovar las políticas Kanban, tal como se establece en el cuarto principio básico de Kanban: Impulsar el liderazgo en todos los niveles.

5. Implementar ciclos de comentarios

En Kanban, necesitas recopilar comentarios de dos grupos distintos: tus clientes y tu equipo.

• Recopila comentarios de tus clientes sobre la calidad y eficacia de la solución que produjo el equipo. ¿Fue el producto adecuado? ¿Hubo algún problema? En el caso de que haya surgido algún problema, como errores en un código o cualquier otro defecto del producto, revisa tu flujo Kanban y agrega más tiempo para la revisión, los ajustes y la evaluación.

• Realiza consultas frecuentes con el equipo sobre el proceso de ejecución de un marco Kanban. ¿Cómo se sienten con los resultados? Aquí tienes otra oportunidad para fomentar el liderazgo en todos los niveles y mejorar las políticas de procesos del equipo.

6. Mejorar colaborando y evolucionar experimentando

En esencia, Kanban se trata de una mejora continua. Sin embargo, también significa que otros sistemas podrían funcionar bien junto con Kanban. Ya sea Scrum o alguna otra metodología, debes estar siempre dispuesto a colaborar, experimentar y desarrollar tus procesos si es necesario.

Cómo implementar la metodología Kanban

De acuerdo con el primer principio básico de Kanban (Empieza con lo que haces ahora), puedes aplicar Kanban a cualquier flujo de trabajo. Puedes crear un tablero Kanban con una pizarra y algunos post-it o con una hoja de cálculo y un formato dado, pero la mejor manera de visualizar un tablero Kanban es con una herramienta de gestión del trabajo como Asana. En Asana, cada proyecto se puede visualizar de cuatro formas diferentes, incluida una vista de tableros tipo Kanban.

Independientemente de cómo estés creando tu tablero Kanban, sigue estos sencillos pasos para aplicar Kanban a cualquiera de tus procesos existentes:

1. Empieza con un tablero en blanco

El tablero Kanban eventualmente contendrá todos los elementos de trabajo, incluido el trabajo finalizado. Sin embargo, por el momento se recomienda empezar con un tablero en blanco. Si usas una herramienta de gestión del trabajo como Asana, asegúrate de estar en la vista de Tablero.

 2. Crea columnas para representar el trabajo

Tradicionalmente, las columnas del tablero Kanban representan las distintas etapas del trabajo. Aunque las columnas que crees dependerán de tu equipo, te mostramos a continuación los tipos de columnas más comunes:

• Trabajo pendiente, Bandeja de entrada o Nuevo: Esta es la columna donde se agregará el trabajo nuevo antes de ser asignado a un miembro del equipo.

• Listo o Prioritario: Mueve el trabajo a esta columna cuando esté listo para empezar a trabajar.

• En progreso: Se trata de las tareas en las que se está trabajando actualmente. Dependiendo de las necesidades del equipo, puedes desglosar la columna ‘En progreso’ en varias columnas más. Por ejemplo, un equipo de contenido puede crear columnas para Redacción, Revisión y Edición; en tanto un equipo de ingeniería puede crear columnas para Desarrollo, Pruebas e Implementación.

• En espera: Mueve la tarea a esta columna si el trabajo presenta algunos cuellos de botella por algún motivo.

• Finalizadas o Trabajo terminado: Las tareas deberían aparecer en esta columna una vez que hayan sido finalizadas.

3. Agrega tareas para representar el trabajo

En un tablero Kanban, cada tarea está representada por una tarjeta. Asegúrate de que los títulos de las tareas sean concretos. Recomendamos empezar con un verbo para que tu equipo sepa exactamente qué debe hacer.

Si usas una solución virtual de gestión del trabajo, también puedes agregar información adicional, contexto y archivos a las tarjetas Kanban. Luego, usa las etiquetas para dar seguimiento a los metadatos, como la duración o la priorización de la tarea.

4. Haz que el trabajo avance por las etapas

Un elemento central de la gestión del flujo de trabajo con los tableros Kanban es hacer avanzar el trabajo por las diferentes etapas. Puedes hacerlo manualmente arrastrando y soltando tareas, o puedes buscar una solución virtual de gestión del trabajo que te permita automatizar este proceso. Por ejemplo, con Asana puedes establecer reglas para orientar automáticamente los elementos de trabajo a las diferentes columnas según la información relevante de la tarea. Por ejemplo, puedes establecer una regla para mover una tarea a la columna ‘En progreso’ una vez que se haya asignado a un miembro del equipo.

5. Crea nuevos tableros Kanban si es necesario

En teoría, podrías usar el mismo tablero Kanban virtual de forma indefinida. Debido a que los tableros Kanban dan seguimiento al trabajo a través de un proceso continuo, no hay motivo alguno para dejar de usar tu tablero actual. Sin embargo, en algunos sistemas como Scrum, con frecuencia crearás tableros Kanban para cada sprint nuevo. Simplemente crea el tablero nuevo (o borra tu pizarra), agrega la lista de tareas pendientes y empieza una vez más a trabajar.

Ventajas y desventajas de la metodología Kanban

Ahora que sabes cómo funciona Kanban, solo queda una pregunta por hacer: ¿debería tu equipo usar Kanban? Si bien no existe una respuesta correcta o incorrecta, te mostramos a continuación algunos de los beneficios y desventajas a los que se puede enfrentar tu equipo con el marco Kanban.

Los beneficios de Kanban

Kanban es una herramienta excelente y flexible que puede ayudar a los equipos a encontrar un equilibrio entre la demanda de trabajo y la disponibilidad del equipo. Si se usa correctamente, Kanban puede:

• Ofrecer un panorama que permite ver de un vistazo el trabajo de tu equipo. Como un método visual de gestión de proyectos, Kanban puede ayudarte a poner en marcha el trabajo y obtener una visión clara de los flujos de trabajo de tu equipo.

• Aumentar la claridad, especialmente en los equipos remotos. Si tu equipo se encuentra trabajando de forma remota, puede resultar difícil obtener visibilidad del trabajo que realizan tus compañeros. Al centralizar las tareas y reducir la cantidad de trabajo en curso en un momento dado, los tableros Kanban pueden ayudarte a ti y a tu equipo a obtener información de un vistazo sobre quién está haciendo qué.

• Fomentar la flexibilidad. Debido a que el marco Kanban se basa en un proceso de mejora continua, los equipos que implementan Kanban pueden volverse más flexibles y dinámicos con el tiempo. Si sigues los cuatro principios básicos y las seis prácticas esenciales, tu equipo podrá volverse más ágil y más predispuesto al cambio.

Las desventajas de Kanban

Kanban no es un marco adecuado para todos los equipos. Estas son algunas de las desventajas de Kanban:

• No es tan común entre los equipos no técnicos. Al igual que Scrum, ágil y otras metodologías Lean, Kanban no es tan conocido entre los equipos que no son técnicos. Kanban puede llegar a ser una herramienta eficaz para todo tipo de equipos. Sin embargo, si estás pensando en implementar un proceso Kanban en un equipo no técnico, considera mover un flujo de trabajo a la vez, para ayudar a tu equipo con el proceso de adopción.

• Si hay demasiado trabajo en curso, puede resultar abrumador. Debido a que cada tarjeta Kanban ocupa mucho espacio visual, si tienes demasiadas tareas en curso al mismo tiempo, tu tablero Kanban puede volverse desordenado y abrumador.

Visualiza el trabajo de tu equipo

Con Kanban, los equipos tienen una visión clara del trabajo que está haciendo cada uno y en qué parte del proceso se encuentran esas tareas. Si estás listo para probar un tablero Kanban para tu equipo, prueba Asana. Podrás visualizar tus proyectos en Asana de cuatro formas diferentes, incluida la vista de Tablero al estilo Kanban que ayudará a tu equipo a visualizar y experimentar mejor el trabajo.