¿Cuál es la diferencia entre Kanban y Scrum?

Foto del colaborador - Julia MartinsJulia Martins29 de octubre de 202011 min de lectura
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Imagen del banner del artículo de Asana Kanban vs. Scrum

Ya has escuchado estos términos antes: Kanban y Scrum. Pero ¿cuál es su significado exactamente? ¿Scrum no es un término que se usa en el rugby?

Cada equipo ejecuta sus procesos Kanban o Scrum de manera diferente, por lo que puedes llegar a encontrarte con diferentes estrategias dependiendo del lugar al que vayas. Ambos marcos provienen de metodologías de gestión de proyectos visuales, y ambos pueden ser excelentes formas para que los equipos colaboren. Pero antes de que podamos comparar estas dos metodologías, primero debemos comprender lo que queremos decir cuando nos referimos a cada uno de estos términos.

Kanban

En general, el término Kanban hace referencia a una estrategia visual de gestión de proyectos, donde el trabajo se muestra en una vista tipo tablero con columnas que representan las etapas del trabajo. En un tablero Kanban, las tareas individuales progresan por diferentes etapas hasta que se finalizan.

Lee: Guía para principiantes sobre el uso de tableros Kanban

Historia del método Kanban

Inicialmente, el método Kanban fue desarrollado por Taiichi Ohno como una metodología Lean de fabricación durante su paso por Toyota. En japonés, Kanban es una combinación de dos palabras: 看 (Kàn), que significa signo, y 板 (Bǎn), que significa tablero. En un principio, el sistema Kanban de Ohno usaba tarjetas de papel para hacer un seguimiento de la demanda en la fábrica de Toyota. En lugar de intentar anticipar cuál sería la demanda y producir en consecuencia, su método Kanban produjo y reaprovisionó productos como resultado de la demanda del consumidor.

Kanban en la actualidad

El marco Kanban que Taiichi Ohno desarrolló se ha digitalizado, adaptado y refinado durante varias décadas para convertirse en el sistema de gestión ágil de proyectos como lo conocemos hoy. En esencia, el marco Kanban moderno es un método visual en línea para gestionar el trabajo. En la actualidad, cuando la gente dice “Kanban”, con frecuencia se refiere a los tableros Kanban: la gestión visual de proyectos que da vida a la metodología Kanban.

En un tablero Kanban, las columnas representan las distintas etapas del trabajo. Dentro de cada columna, las tarjetas visuales —similares a las tarjetas de papel que Ohno usaba inicialmente en la fábrica— representan tareas individuales.

Tablero Kanban para seguimiento de errores

Los tableros Kanban son una de las formas más populares de gestión visual de proyectos. Al igual que otros tipos de gestión visual de proyectos, los tableros Kanban a veces son más efectivos a la hora de proporcionar una visión fácil y rápida de un proyecto.

Lee: 3 formas de visualizar un plan de proyecto: los Cronogramas, los Calendarios y los Tableros

Beneficios de los tableros Kanban

Cuando usas un tablero Kanban para la gestión visual de proyectos, proporcionas a tu equipo una gran cantidad de información con tan solo un vistazo. Si creas tu tablero Kanban en una herramienta de gestión del trabajo, las “tarjetas” de tu tablero Kanban, que representan tareas individuales o entregas, también capturarán al responsable de la tarea, la fecha de entrega y cualquier etiqueta relevante como la prioridad o el tipo de tarea. Con una herramienta de gestión del trabajo, también podrás expandir la tarjeta de la tarea para ver los detalles, el contexto, los archivos relevantes y más información.

Los tableros Kanban son una forma flexible mediante la cual tu equipo puede visualizar el trabajo que se está realizando. Tradicionalmente, las columnas del tablero Kanban muestran las etapas del trabajo (por ejemplo: Pendiente, En progreso y Terminado); por lo que son herramientas visuales populares de gestión de proyectos para equipos que ejecutan procesos y proyectos en curso como solicitudes de trabajo creativo o proyectos de seguimiento de errores. Pero también puedes configurar tus propias columnas de tablero Kanban de manera que representen lo que tú quieras. Puedes crear columnas basadas en el responsable de la tarea, el “andarivel” y la responsabilidad, o la fecha de entrega.

Debido a que son muy efectivos para visualizar el trabajo, los tableros Kanban representan un componente clave de la mayoría de las herramientas de gestión de proyectos. Si estás buscando la herramienta de gestión de proyectos adecuada para tu equipo, asegúrate de que ofrezca una vista tipo Kanban. Mejor aún, busca una herramienta que te permita ver el trabajo de diferentes formas. Por ejemplo, en Asana, la vista de Tablero (o Kanban) es una de las cuatro formas en las que puedes ver el trabajo, además de la vista de Cronograma, la vista de Calendario y la vista de Lista.

Lee: Las cuatro maneras en las que puedes visualizar el trabajo en Asana

Scrum

Al igual que Kanban, Scrum es un marco que permite colaborar y realizar un trabajo de alto impacto. A diferencia de la metodología Kanban, que se basa casi exclusivamente en la forma visual de gestión de proyectos en la que Taiichi Ohno fue pionero, Scrum es un marco completo y puedes “dirigir equipos” en base a Scrum.

Historia del marco Scrum

Inicialmente, Hirotaka Takeuchi e Ikujiro Nonaka utilizaron el término “Scrum” en el desarrollo de productos en su artículo de 1986 de Harvard Business Review El nuevo juego de desarrollo de nuevos productos (The New New Product Development Game). En el artículo, presentan el marco Scrum:

“Las empresas se están dando cuenta cada vez más de que el antiguo enfoque secuencial para el desarrollo de nuevos productos simplemente no sirve. En cambio, las empresas de Japón y Estados Unidos están utilizando un método holístico, como en el rugby, la pelota se pasa dentro del equipo a medida que este se mueve como una unidad por el campo de juego”.

Luego, en 1995, Ken Schwaber y Jeff Sutherland publicaron el Proceso de desarrollo SCRUM, donde describieron las técnicas y principios del Scrum moderno. Schwaber y Sutherland continuarían investigando y refinando su marco Scrum, el cual se ha hecho famoso mediante su Guía de Scrum, un documento dinámico que actualizan de forma regular. La Guía de Scrum lo define “no como un proceso, técnica o método definitivo; sino más bien, como un marco dentro del cual puedes emplear varios procesos y técnicas”. De acuerdo con Schwaber y Sutherland, el marco Scrum ayuda a los equipos a mejorar continuamente su producto, su equipo y su entorno de trabajo en general. Scrum logra este propósito al alentar a los equipos a observar cuán efectivas son sus técnicas de trabajo y los desafía a evolucionar y mejorarlas continuamente.

El marco Scrum en la actualidad

Hoy en día, los equipos de productos, ingeniería, desarrollo de software y otros equipos ágiles utilizan Scrum para llevar a cabo su trabajo de manera más rápida y eficaz. Para ejecutar un Scrum, los equipos suelen asignar un Scrum Master, que está a cargo de ejecutar las tres fases distintas de Scrum para que todos estén al día con su trabajo. El Scrum Master puede ser el líder de tu equipo, el gerente de proyectos, el encargado del producto o la persona más interesada en implementar las tres fases tradicionales de Scrum:

  • Fase 1: Planificación de sprints. Un sprint de Scrum suele durar 2 semanas, aunque los equipos pueden llevar a cabo sprints más rápidos o más cortos. Durante la fase de planificación del sprint, el Scrum Master y el equipo analizan el registro de las tareas pendientes del equipo y seleccionan el trabajo a realizar durante el sprint.

  • Fase 2: Reuniones diarias de actualización de Scrum. Durante el transcurso del Scrum (también conocido como el “ciclo” de Scrum), los equipos tradicionalmente se reúnen brevemente todos los días para revisar el progreso y asegurarse de que la cantidad de trabajo asignado sea la adecuada.

  • Fase 3: Análisis retrospectivo del sprint. Cuando finaliza el Scrum, el Scrum Master organiza una reunión de análisis retrospectivo del sprint para evaluar qué trabajo se realizó, encauzar todo trabajo no finalizado hacia el registro de tareas pendientes y prepararse para el siguiente sprint.

Lee: Asana para metodologías ágiles y Scrum

El objetivo de Scrum no es construir algo en dos semanas, enviarlo y no volver a verlo nunca más. Por el contrario, Scrum adopta una mentalidad de “mejora continua”, en la que los equipos dan pequeños pasos hacia objetivos más grandes. Al dividir el trabajo en partes más pequeñas y trabajar en dichas partes, el marco Scrum ayuda a que los equipos prioricen mejor y envíen el trabajo de manera más eficiente.

Beneficios del marco Scrum

Los equipos que ejecutan el marco Scrum tienen reglas, rituales y responsabilidades establecidos de manera clara. Además, las reuniones diarias de Scrum, combinadas con la planificación y revisión de sprints (o reuniones de “análisis retrospectivo”), ayudan a los equipos a revisar y mejorar los procesos actuales de forma continua.

Dado que se basa en el registro de tareas pendientes y comienza con una reunión de planificación de sprints, el marco Scrum ofrece una estructura fácil e integrada para que los líderes de equipo o los encargados de productos gestionen y respalden el trabajo más importante de su equipo. Este nivel de priorización integrado se combina con responsabilidades definidas de manera clara. Durante un Scrum, tu equipo tiene una cantidad de trabajo y tiempo predefinidos y limitados para cada sprint.

Espera, entonces ¿qué significa el término “ágil”?

Cuando hablamos de Kanban y Scrum, a menudo hay un tercer término que se utiliza con frecuencia: ágil.

Por lo general, los equipos que trabajan con metodología ágil aplican Scrum y usan tableros Kanban. Es útil entender a la metodología ágil como un término abarcador. Así como usas los tableros Kanban sin trabajar bajo Scrum, también puedes tener un equipo que trabaje bajo metodología ágil pero que no aplique Scrum ni use tableros Kanban. Piensa en la metodología ágil como si fuese una filosofía para la gestión de proyectos. Seguir una metodología ágil significa creer en el desarrollo iterativo y progresivo para ayudar a que los equipos respondan al cambio y enfrenten sus inseguridades. Tanto los tableros Kanban como Scrum son subcategorías de la metodología ágil.

Más información: Gestiona tus proyectos ágiles con una excelente herramienta de gestión ágil

La diferencia entre Kanban y Scrum

Ahora que tienes una idea más clara de lo que son Kanban y Scrum y de dónde provienen los dos marcos, hablemos de sus diferencias, para que puedas decidir cuál usar y cuándo.

El marco Scrum es más concreto que el método Kanban

Al ser un marco concreto, Scrum incluye un conjunto específico de “reglas” que los equipos deben seguir. Puedes elegir modificar o adaptar cualquiera de las reglas de Scrum dependiendo de tu equipo, pero, en un principio, cada Scrum tendrá: un Scrum Master, un registro de tareas pendientes, un período de sprint, reuniones regulares de actualización y un final definido para cada sprint.

El método Kanban, por otro lado, se usa con mayor frecuencia para visualizar el trabajo, cualquier trabajo. De hecho, muchos equipos ejecutan Scrum en un tablero Kanban, pero en esos casos, están ejecutando el marco Scrum, no Kanban. Piensa en Kanban no tanto como una “metodología” con un conjunto de reglas sino más bien como una forma de visualizar el trabajo.

El Scrum tiene una duración limitada

El Scrum se ejecuta en sprints, que son ciclos de trabajo de dos semanas. Durante un ciclo de Scrum, tu equipo comienza con el registro de las tareas pendientes. Luego, al final del sprint, tienes una cantidad de trabajo finalizado, sin importar cuál sea ese trabajo. Eso no quiere decir que todos los equipos finalizarán todas las tareas asignadas durante el Scrum. Pero el objetivo del Scrum es tener una entrega al “final” de tu sprint.

De hecho, los equipos que ejecutan Scrum en tableros Kanban (o como a veces se les llama, tableros Scrum) con frecuencia crean un tablero nuevo para cada sprint del Scrum. Existen dos razones para esto:

  1. Los equipos que crean tableros nuevos para cada sprint pueden comenzar con una pizarra en blanco. Esto hace que el Scrum Master y el equipo Scrum visualicen con mayor facilidad el trabajo nuevo que tienen que realizar para cada sprint.

  2. Los Scrum Masters utilizan tableros Scrum anteriores para realizar un seguimiento del trabajo realizado durante cada ciclo de Scrum. Dado que una de las principales razones por las que los equipos implementan el marco Scrum es la mejora y la eficiencia de los procesos, puede ser útil mirar hacia atrás y ver lo que se ha logrado.

A diferencia del Scrum, los tableros Kanban no necesariamente tienen que tener una fecha de inicio o finalización. De hecho, en Asana, mayormente usamos los tableros Kanban para representar procesos en curso. Dada la naturaleza flexible de estos tableros visuales, representan una excelente manera de gestionar procesos de incorporación del trabajo o proyectos de solicitud de trabajo creativo, que no tienen un plazo específico.

Las columnas del tablero Kanban se pueden organizar de diferentes maneras

Cuando ejecutas un Scrum, es importante realizar un seguimiento del trabajo a medida que avanza por las diferentes etapas. Desde las tareas pendientes del producto hasta la entrega finalizada, medir el flujo de trabajo es una de las formas clave de mantener el sprint por el buen camino, y una parte muy importante de tus reuniones diarias de actualización de Scrum.

Pero en un tablero Kanban que no se basa en Scrum, las columnas del tablero pueden representar diferentes trabajos, no solo el estado del trabajo. Por ejemplo, puedes crear un tablero Kanban con columnas de “andarivel” para que cada miembro de tu equipo pueda realizar un seguimiento del trabajo que está realizando. Otra opción sería un tablero Kanban con columnas que representan el trabajo que se realizará cada mes o un tablero Kanban de análisis retrospectivo que capture el trabajo que se realizó anteriormente en un mes determinado. Las columnas del tablero Kanban pueden representar lo que sea que necesites, a diferencia de Scrum que tiene reglas más definidas.

Tablero Kanban para solicitudes de trabajo creativo

Tanto Kanban como Scrum animan a los equipos a adoptar una mentalidad de mejora continua

Uno de los principios básicos de la metodología ágil es la flexibilidad y la mejora continua; de hecho, es una de las razones por las que los equipos de desarrollo de software, productos e ingeniería se sienten tan atraídos por las filosofías de tipo ágil. La mejora continua forma parte en gran medida tanto del método Kanban como del marco Scrum.

En Scrum, en lugar de trabajar en un producto durante un largo período y luego enviarlo una vez que esté perfecto, el proceso de mejora continua se basa en la idea del “proceso por sobre la perfección”. Durante un sprint, los equipos trabajan y envían nuevos productos, funciones o herramientas; luego, los mejoran de manera continua si es necesario.

En Kanban, la mejora continua se aplica más al equipo y sus procesos que a las tareas individuales. Kanban desafía a los equipos a buscar siempre formas de cambiar de manera progresiva, mejorar y, en última instancia, evolucionar.

Tanto el método Kanban como el marco Scrum pueden ayudar a los equipos a colaborar

Aunque la colaboración puede parecer diferente según el marco que elija tu equipo, tanto Kanban como Scrum son, fundamentalmente, una forma para que los equipos trabajen mejor juntos.

En un marco de tipo Scrum, las reglas estrictas son una excelente manera de lograr que los equipos vean el trabajo de los demás. Los roles definidos, las reuniones establecidas y los sprints regulares permiten que cualquier miembro del equipo Scrum obtenga un panorama rápido sobre el trabajo que está realizando cada miembro del equipo, el progreso de ese trabajo y lo que se espera lograr al final de cada sprint. Mejor aún, si varios equipos de tu empresa ejecutan el marco Scrum, los equipos de diferentes departamentos pueden orientarse y comprender rápidamente un tablero Scrum, ya que todos son relativamente similares.

Del mismo modo, el método Kanban fomenta la visibilidad entre compañeros de trabajo. Una vez que decidas lo que tu tablero Kanban representa, los equipos podrán obtener información de manera rápida y sencilla con tan solo un vistazo al tablero.

Cuándo usar el método Kanban

No existe una regla exacta sobre cuándo tu equipo debe usar Kanban, Scrum u otra forma de gestión visual de proyectos. Sin embargo, una buena forma de decidir si el método Kanban es el adecuado para ti es ver si se aplica lo siguiente:

  • Tu equipo necesita un sistema de gestión visual de proyectos

  • Quieres comprender en qué estado se encuentra un proyecto de un vistazo

  • No formas parte de un equipo de producto, ingeniería o desarrollo de software

  • Ejecutas procesos y proyectos en curso

  • La mayor parte de tu trabajo no se realiza en períodos cortos de tiempo

Aunque elijas no ejecutar un marco de tipo Scrum, puedes inspirarte en él. Por ejemplo, tal vez no quieras que tu trabajo se limite a sprints de dos semanas, pero puede resultar útil llevar un registro de tareas pendientes para que tu equipo priorice y comprenda mejor las tareas. La mejor parte de Kanban es que puedes tomar lo que te sirva y descartar el resto.

Cuándo usar el marco Scrum

Scrum puede ser una forma poderosa de organizar y priorizar todo tu proceso. Aunque no todos los equipos prosperan con Scrum, podrías sacarle provecho en los siguientes casos:

  • Formas parte de un equipo de ingeniería, producto, desarrollo de software o basado en la metodología ágil

  • Crees que tu equipo podría beneficiarse con la aplicación de una estructura un poco más rígida

  • Tienes una gran cantidad de tareas pendientes

  • Tu equipo se siente motivado cuando tiene plazos cortos y entregas rápidas

  • Un miembro de tu equipo desea ser el Scrum Master

Recuerda: siempre puedes ejecutar el marco Scrum en un tablero Kanban. Para organizar reuniones diarias de actualización efectivas y lograr la planificación y el análisis retrospectivo de sprints a nivel estelar, necesitas una forma clara de visualizar el trabajo a través de sus etapas y hacer un seguimiento de todo tu trabajo en progreso. Los tableros Kanban pueden ayudarte a abordar las tareas pendientes del sprint y organizar el flujo de trabajo durante el sprint, para que cada ciclo de Scrum sea un éxito.

¿Kanban o Scrum? ¿Cuál es mejor?

La buena noticia es que no es necesario que elijas uno u otro. Si tu equipo se siente cómodo con el marco Scrum, puedes visualizar el flujo de trabajo de tu Scrum en un tablero Kanban. Como alternativa, si no estás seguro de que necesitas todo el marco Scrum, no hay ningún problema. Puedes utilizar un tablero Kanban para mantener a tu equipo organizado y ágil.

Lo más importante es encontrar un marco —y una herramienta— que te sirva. Por lo tanto, ya sea que estés usando un marco Scrum o Kanban, asegúrate de que tu sistema de gestión del trabajo sea lo suficientemente flexible como para respaldar a tu equipo, para que puedan hacer el mejor trabajo posible.

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