Todo lo que necesitas saber acerca de la gestión de proyectos en cascada

Foto de la colaboradora - Sarah LaoyanSarah Laoyan5 de octubre de 20216 min de lectura
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Resumen

El modelo en cascada es una metodología secuencial para la gestión de proyectos que se divide en fases. Cada fase comienza recién cuando ha terminado la anterior. En este artículo se explican las fases de la gestión de proyectos en cascada y lo útil que puede ser para que tu equipo alcance los objetivos.

Los gerentes de proyectos pueden elegir entre muchos tipos diferentes de metodologías para la gestión de proyectos. Pueden aplicar la gestión ágil de proyectos, la gestión con tableros Kanban, Scrum y muchos procesos iterativos más.

¿Pero qué sucede si para un proyecto se necesita un enfoque más lineal? La metodología en cascada es un sistema lineal para la gestión de proyectos que puede ser útil para que el equipo pueda cumplir los objetivos compartidos; una tarea o hito a la vez.

¿Qué es la gestión de proyectos en cascada?

El modelo en cascada es una metodología para gestión de proyectos que se divide en distintas fases. Cada fase comienza recién cuando ha terminado la anterior. 

Este enfoque para la gestión de proyectos surgió a partir de los sectores de fabricación y construcción, en los que cada hito debe estar finalizado para poder avanzar con el proceso de producción. Por ejemplo, no puedes construir las paredes de una casa sin los cimientos.

A pesar de que se inició en la fabricación, la gestión de proyectos en cascada se ha adaptado a las necesidades de muchos otros sectores diferentes, incluso al del desarrollo de software. Por ejemplo, un proyecto en cascada podría verse así:

Metodología de gestión de proyectos en cascada

La metodología en cascada, por lo general se visualiza en forma de diagrama de flujo o de Gantt. Se la llama cascada porque cada tarea cae en cascada sobre el paso siguiente. En un diagrama de Gantt se puede ver cómo la fase anterior cae en cascada sobre la siguiente.

Los 6 pasos de la metodología de gestión de proyectos en cascada

Cualquier equipo puede implementar una gestión de proyectos en cascada, pero esta metodología es más útil para procesos que se deben producir de forma secuencial. Si el proyecto con el que trabajas tiene tareas que se pueden finalizar en simultáneo, entonces prueba con un esquema diferente, como el de alguna metodología ágil

¿Todo listo para empezar con la gestión de proyectos en cascada? Sigue estos seis pasos:

1. Fase de requerimientos

Es el proceso de planificación inicial en el que los miembros del equipo reúnen toda la información posible para garantizar el éxito del proyecto. Como las tareas del método en cascada dependen de los pasos anteriores, hay que prever todo en detalle antes de empezar. Este proceso de planificación es una etapa crucial del modelo en cascada y por ese motivo, la mayor parte del tiempo del proyecto se dedica a la planificación.

Para que el método te sirva, elabora un plan del proyecto en el que se explique cada fase. Incluye todo, desde qué recursos se necesitan a qué miembros específicos del equipo trabajarán. Por lo general, a este registro se lo llama documento de requerimientos del proyecto. 

Al finalizar la fase de requerimientos, deberías tener un esquema muy claro del proyecto de principio a fin que incluya lo siguiente:

  • Cada etapa del proceso

  • Quién trabajará en cada etapa

  • Las dependencias clave

  • Los recursos necesarios

  • Un cronograma en el que se detalle cuánto tiempo durará cada etapa

Lee: Cómo crear un plan de proyecto que te ayude a mantener el trabajo encaminado

2. Etapa de diseño del sistema

En un proceso de desarrollo de software, la fase de diseño implica que el equipo que trabajará en el proyecto especifique qué hardware usará, además de cualquier otro detalle, como los lenguajes de programación y la interfaz de usuario.

Hay dos pasos fundamentales en la fase de diseño del sistema: la fase de diseño de alto nivel y la de diseño detallado. En la fase de diseño de alto nivel, el equipo elabora un esqueleto de cómo funcionará el software y cómo se accederá a la información. Durante la fase de diseño detallado, el equipo define los detalles particulares del software. Si la fase de diseño de alto nivel es el esqueleto, la de diseño detallado se refiere a los órganos del proyecto.

Los miembros de los equipos que hacen sus desarrollos aplicando la metodología en cascada deben documentar cada paso para que el resto del equipo pueda consultar qué se ha hecho a medida que el proyecto avanza.

3. Etapa de implementación

Esta es la fase en que todo entra en acción. Según los documentos de requerimientos del paso uno y del proceso de diseño del sistema del paso dos, el equipo inicia un proceso de desarrollo pleno para elaborar el software que se ha previsto tanto en la fase de requerimientos como en la de diseño del sistema.

Lee: ¿Qué es un plan de implementación? Descubre cómo crear uno en tan solo 6 pasos

4. Etapa de pruebas

En esta etapa, el equipo de Desarrollo entrega el proyecto al equipo de Calidad para que realice las pruebas pertinentes. Los ‘QA testers’ buscan cualquier error que deba repararse antes de la implementación del proyecto.

Los encargados de las pruebas documentan con claridad todos los problemas que encuentran al realizar el control de calidad. En caso de que otro desarrollador se encuentre con un error similar, podrá consultar la documentación anterior para corregir el error.

5. Fase de desarrollo

En los proyectos de desarrollo, esta es la etapa en la que se implementa el software para los usuarios finales. En otros casos, es el momento en que se lanza el entregable definitivo a los clientes finales. 

6. Fase de mantenimiento

Una vez que el proyecto se ha lanzado para su implementación, puede haber instancias en las que se descubra algún error nuevo o en las que sea necesario realizar alguna actualización del software. A esto se lo conoce como fase de mantenimiento y es muy común, en el desarrollo de software, que el trabajo de esta etapa sea continuo.

Cuándo aplicar la metodología en cascada

La metodología en cascada es una forma común de gestión de proyectos porque incluye la planificación profunda y la documentación detallada. Sin embargo, este marco no es el adecuado para todos los proyectos. A continuación, se detallan algunos ejemplos de cuándo usar este tipo de gestión de proyectos.

El proyecto tiene un objetivo final bien definido

Una de las fortalezas del enfoque en cascada es que permite trazar una línea clara entre el punto A y el punto B. Si no estás seguro de cuál es el punto B, probablemente sea mejor aplicar una forma iterativa de gestión de proyectos, como alguna de las metodologías ágiles. 

Los proyectos con un objetivo fácil de definir son los que se adaptan bien al método en cascada porque los gerentes de proyectos pueden trabajar en retrospectiva a partir del objetivo para crear un trayecto claro y detallado con todos los requerimientos.

Lee: Cómo redactar objetivos de un proyecto que sean eficaces (incluye ejemplos)

No hay restricciones de presupuesto ni de tiempo

Si el proyecto no tiene restricciones de presupuesto ni de tiempo, los miembros del equipo pueden dedicar tanto tiempo como les sea posible a la fase de diseño del sistema y a la de requerimientos. Pueden retocar y adaptar el proyecto tanto como sea necesario hasta llegar a un plan bien pensado y claro.

Creación de procesos repetibles

El modelo en cascada exige la documentación de casi todos los pasos de un proceso. Por lo tanto, a cualquier miembro nuevo del equipo le puede resultar fácil repetirlo. Cada uno de los pasos está detallado con claridad para poder recrear el proceso.

La creación de procesos repetitivos también facilita la capacitación de los miembros nuevos del equipo con respecto a qué es lo que se necesita que hagan exactamente en proyectos similares. Es por este motivo que la gestión de proyectos en cascada es efectiva para estandarizar los procesos.

Lee: Las 5 fases de la gestión de proyectos para que mejores el flujo de trabajo de tu equipo

Los beneficios de la gestión de proyectos en cascada

La documentación coherente facilita el análisis retrospectivo

Cuando implementas el proceso de gestión de proyectos en cascada, estás documentando cada paso. Por lo que puede resultar beneficioso, por ejemplo, detectar errores con facilidad cuando el equipo tenga que revisar los procesos. También es excelente para crear procesos repetitivos para miembros nuevos del equipo, tal como se mencionó antes.

Es muy fácil dar seguimiento al progreso

Cuando elaboras un proyecto en cascada con un diagrama de Gantt, te resultará muy fácil dar seguimiento al progreso. El cronograma mismo sirve como barra de progreso, para que siempre quede claro en qué etapa se encuentra el proyecto.

[Vista de Cronograma] Proyecto de lanzamiento de una aplicación móvil en Asana

Los miembros del equipo pueden administrar el tiempo con efectividad

Dado que para implementar la metodología en cascada se trabaja mucho en la planificación durante las fases de requerimientos y diseño, es más fácil estimar cuánto tiempo habrá que destinar a alguna parte específica del proceso en cascada.

Lee: 18 consejos, estrategias y soluciones rápidas de gestión del tiempo para lograr trabajos excelentes

Las desventajas del modelo en cascada

Los obstáculos pueden afectar gravemente al cronograma

La metodología en cascada es lineal por naturaleza, entonces, ante cualquier pequeña piedra en el camino o tarea que se demore, el cronograma entero cambia. Por ejemplo, si un proveedor tarda en enviar una pieza específica al equipo de fabricación, todo el proceso debe ponerse en pausa hasta que se reciba la pieza esperada.

Puede ser complicado volver atrás con el progreso lineal

Uno de los principales inconvenientes de la metodología en cascada es que es muy difícil volver atrás, a una fase anterior, cuando ya se ha finalizado. Por ejemplo, si alguien tuviera que pintar las paredes de una casa, no podría volver atrás para agrandar una de las habitaciones.

El control de calidad llega muy tarde en el proceso

En comparación con algunas de las metodologías iterativas de gestión de proyectos, como Kanban y Agile, la etapa de revisión en una estructura en cascada se produce tarde en el proceso. Si al principio del proceso se cometió un error, puede resultar complicado volver atrás y repararlo. Por la manera en que funcionan los procesos en cascada, no hay lugar a la iteración ni a la búsqueda de soluciones mejores.

Lee: ¿Cuál es la diferencia entre Waterfall, Agile, Kanban y Scrum?

Gestiona tus proyectos en cascada

Con los proyectos en cascada, hay muchas piezas en movimiento y diferentes integrantes del equipo que se deben supervisar. Una de las mejores maneras de que todos estén alienados es con un software para gestión del trabajo para centralizar los flujos de trabajo, los cronogramas y los entregables, todo en un mismo lugar. 

¿Todo listo para probar la gestión de proyectos en cascada con tu equipo? Prueba Asana. En Asana puedes ver los proyectos de muchas maneras diferentes, entre ellas, la vista de Cronograma para visualizar tu proyecto en una línea de tiempo.

Prueba Asana para la gestión de proyectos

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