La guía máxima para elegir una buena herramienta de gestión del trabajo

Ayudar a alinear el trabajo de tu equipo para lograr que todos colaboren eficientemente y cumplan sus objetivos es un gran desafío. Las herramientas de gestión del trabajo son útiles para coordinar el trabajo de los equipos, ganar claridad en medio del caos y alinear a los integrantes de la organización.

Hay tantas opciones que puede ser bastante complicado saber qué buscar en una herramienta. Cuando termines de leer esta guía, sabrás qué necesitas exactamente que ofrezca una herramienta de gestión del trabajo para que sea útil para que tu equipo trabaje sincronizado, cumpla con los plazos de entrega y alcance sus objetivos.

¿Qué es la gestión del trabajo?

La gestión del trabajo es un método sistemático que se usa para coordinar los flujos de trabajo del equipo, ya sea de un proyecto, un proceso continuo o tareas rutinarias, para aportar la claridad que los equipos necesitan para alcanzar sus objetivos más rápido. Con una herramienta de gestión del trabajo puedes asegurarte de que todos tengan la información que necesitan (en todos los niveles de la organización) para realizar el trabajo más importante.

Probablemente hayas usado o, al menos, oído hablar de algún software para gestión de proyectos. A pesar de que un software para gestión de proyectos puede ser útil para gestionar con eficiencia un proyecto aislado o una iniciativa especial, la gestión del trabajo se trata de algo superior. Con una herramienta de gestión del trabajo, tu equipo puede crear un sistema y gestionar procesos que no tengan fecha de inicio o fin y, a la vez, aportar contexto para conectar esas iniciativas.

¿Cuáles son los beneficios de la gestión del trabajo?

Cuando se conoce la situación de todo, tanto tu equipo como tú están bien preparados para obtener los mejores resultados en el trabajo. Hoy en día, los empleados dedican el 60 % del tiempo a los pormenores del trabajo (las reuniones de estado, las actualizaciones por email, el trabajo duplicado y las cargas manuales de datos) en vez de dedicarlo al trabajo calificado.

Gracias a la gestión del trabajo, puedes alinear a tu equipo independientemente de que trabajen a distancia, separados o en la misma oficina. No solo ganas claridad en cuanto a quién se ocupa de qué y cuáles son los plazos de trabajo, sino que además adquieres una perspectiva general sobre cómo se conectan las iniciativas de tu equipo.

¿Cómo sé si mi equipo necesita una herramienta de gestión del trabajo?

Cualquier equipo puede beneficiarse con una herramienta de gestión del trabajo, porque lo que los favorece son los procesos más claros, el trabajo mejor conectado y tener que ocuparse menos de los pormenores del trabajo. En particular, una herramienta de gestión del trabajo puede ser útil para que tu equipo haga lo siguiente:

• Trazar los objetivos fundamentales y las tareas necesarias para alcanzarlos.

• Compartir una fuente centralizada de referencias con el equipo y los involucrados de otros departamentos.

• Comunicar y compartir comentarios en el mismo lugar en el que se lleva a cabo el trabajo.

• Automatizar las tareas manuales para que el equipo pueda dedicar más tiempo al trabajo realmente importante.

• Conectar el trabajo con todas las herramientas favoritas sin ningún problema.

Pero no todas las herramientas de gestión del trabajo son iguales. Así que te mostramos la características principales que debes buscar, si crees que una buena herramienta de gestión del trabajo podría ser beneficiosa para tu equipo por la claridad y conexión que aporta.

Lo que no puede faltar en una herramienta de gestión del trabajo

1. Que sea fácil de implementar y de adoptar

Las herramientas de gestión del trabajo más efectivas son las que usa todo el mundo. Con ellas, tu equipo cuenta con una fuente única de referencias para trabajar. Si buscas una herramienta de gestión del trabajo, asegúrate de que te permita asignar trabajos y ganar claridad con un solo clic. Busca una herramienta con recursos, como una guía exclusiva para usuarios o videos útiles para que tu equipo la incorpore sin problemas.

Era la primera vez que veíamos Asana, pero pudimos pasar de la evaluación a la implementación en cuatro semanas, lo que da prueba de lo intuitiva que es esta herramienta.”

2. Que se pueda personalizar y que sea flexible como para adaptarla a las necesidades de tu equipo

Tu herramienta de gestión del trabajo debe funcionar para todos. No solo debes poder analizar en profundidad cada tarea individual, hacer comentarios y alinear los detalles; también debes poder ver cómo se vincula todo el trabajo, cuál es el progreso de todo un proyecto o de un conjunto de proyectos y cómo hacer que ese trabajo avance. Los colaboradores en general, los gerentes de equipos y los participantes de otros departamentos deben contar con una herramienta que se adapte a las diferentes necesidades.

Significa que no se debe apuntar a algo que sea igual para todos. En cambio, la herramienta de gestión del trabajo debe ofrecer funciones y vistas diferentes que permitan que todos en tu equipo tengan acceso a lo que necesiten. Por ejemplo, la herramienta debe cumplir con lo siguiente:

• Los colaboradores en general deben poder analizar detalles, detectar dependencias y ganar claridad acerca de quién se ocupa de cada trabajo y de cuáles son los plazos.

• Los gerentes pueden medir la disponibilidad del equipo y la sobrecarga de trabajo, detectar los cuellos de botella y entender fácilmente si un proyecto está en su curso correcto, con retraso o si hace falta prestarle más atención.

• Los líderes de más alto nivel pueden tener una vista en perspectiva de lo que sucede, hacer una lectura rápida de las actualizaciones de estado y perfeccionar las iniciativas fundamentales.

Uno de los motivos por los que elegimos a Asana es porque tiene proyectos con formato de tablero o lista. Esto permite que los integrantes del equipo puedan trabajar con la estructura de proyectos que prefieran.”

3. Que esté diseñada para reducir el trabajo duplicado

Un software de gestión del trabajo no solo está hecho para ayudar a gestionar proyectos y tareas. También sirve para que tu equipo y tú creen los procesos y coordinen los proyectos necesarios para concretar los trabajos más importantes.

Pero la duplicación del trabajo se interpone. De hecho, el empleado promedio dedica 4,5 horas por semana a trabajos que ya ha hecho antes. Una herramienta de gestión del trabajo debe contar con otras opciones para reducir el trabajo duplicado. Por ejemplo, busca una herramienta que ofrezca lo siguiente:

• Plantillas personalizadas y prediseñadas, para poder poner tus proyectos en marcha mucho más rápido o transformar tus propios procesos en plantillas reutilizables.

• Reglas, para poder automatizar el trabajo manual y crear procesos a prueba de errores para evitar los cuellos de botella.

• Formularios de ingreso, para poder estandarizar la incorporación de procesos nuevos. Además, obtienes toda la información que necesitas para iniciar un proyecto o tarea sin mayor esfuerzo.

Al sacar las solicitudes de los emails y usar Asana para colaborar de manera más efectiva, logramos ahorrar 60 horas por mes y, ahora, dedicamos ese tiempo a las estrategias en vez de a gestionar piezas dispares de todo tipo.”

4. Que tenga una estructura interna

Para que sea efectiva, tu herramienta de gestión del trabajo debe ser más que un sistema para gestión de proyectos. No necesitas una herramienta que solamente sirva para coordinar proyectos aislados en el vacío y manejar cada situación como si fuese especial.

Lo que sí necesitas es crear procesos y trabajos que se puedan usar para diversas funciones. Tu herramienta de gestión del trabajo debe tener una estructura clara que conecte hasta la menor pieza de trabajo con las iniciativas de la organización. Por ejemplo, en Asana, el trabajo individual se hace en tareas, que tienen responsables y fechas de entrega. Las tareas se encuentran dentro de los proyectos, que engloban iniciativas más amplias (como el lanzamiento de un producto) o procesos continuos (como el cronograma de un blog). También puedes crear portafolios de proyectos, por ejemplo, para capturar todo el trabajo del equipo de Marketing o todos los proyectos que se finalizaron en 2020.

La estructura interna no es solamente algo accesorio en una herramienta de gestión del trabajo. Según el Índice de la anatomía del trabajo, cuando los empleados tienen claro qué aportan con su trabajo a los objetivos de la organización, tienen el doble de probabilidades de sentirse más motivados.

Tener la posibilidad de ver los hitos en todos los proyectos en perspectiva y poder unir los puntos es sumamente útil.”

5. Que se integre con tus herramientas de negocios favoritas

El empleado promedio usa 10 herramientas diferentes por día. Cambiar de aplicaciones no solo es agotador, también implica que la información está dispersa y es difícil encontrarla. Tu equipo no debería tener que perder tiempo buscando en 10 herramientas la información o el contexto necesarios para hacer un buen trabajo.

Busca una herramienta de gestión del trabajo que se integre con tus herramientas de negocios favoritas para poder coordinar todo el trabajo en un mismo lugar.

Si no está en Asana es porque no es importante. En nuestro trabajo hay muchas piezas en movimiento y Asana nos ayuda a no pasar nada por alto.”

6. Que sea segura y confiable

Asegúrate de que la herramienta de gestión del trabajo que elijas cuente con las medidas de seguridad necesarias para preservar la privacidad de tus datos. Revisa su página sobre confianza y seguridad para asegurarte de que la información esté debidamente protegida. Tu herramienta de gestión del trabajo no solo debe proteger tu privacidad, debe darte las herramientas para controlar los permisos tanto de los usuarios como de los objetos, además de la capacidad para definir a qué otras aplicaciones puede acceder tu equipo.

En Asana la ejecución de los proyectos es mejor porque se genera un espacio en el que los equipos pueden colaborar, comunicarse y compartir información con mayor capacidad de respuesta.”

¿Estás listo para probar una herramienta de gestión del trabajo?

Hay una séptima característica indispensable que debes buscar en una herramienta de gestión del trabajo: deberías poder probarla tú mismo.

Deja la incertidumbre de lado para poder mantener a tu equipo coordinado sin importar dónde te encuentres. Prueba Asana gratis hoy mismo.