Qué es el principio de Pareto o la regla 80/20

Cuando llegas a la oficina por la mañana, ¿qué es lo primero que haces? La mayoría de las personas toman un café, revisan el email y priorizan las tareas para el día. ¿Pero qué técnicas utilizas para identificar qué debes hacer primero?

Una técnica popular es el principio o ley de Pareto, también conocido como la regla del 80/20. Esta permite determinar y priorizar las tareas de mayor impacto a fin de aumentar la productividad a lo largo del día.

¿Qué es el principio de Pareto?

El principio de Pareto o ley de pareto establece que, para muchos resultados, de forma general, el 80 % de las consecuencias provienen del 20 % de las causas. En otras palabras, un pequeño porcentaje de causas tiene un efecto descomunal. Es importante entender este concepto porque puede ayudarte a identificar qué iniciativas priorizar para lograr el mayor impacto.

¿Dónde se origina el principio de Pareto o ley de Pareto?

El economista y filósofo italiano Vilfredo Federico Pareto lo enunció por primera vez en 1896, basándose en el denominado conocimiento empírico. Pareto observó que el 80 % de las tierras en Italia eran propiedad de solo el 20 % de la población. También notó que esto sucedía con las plantas de su jardín: el 20 % de sus plantas producían el 80 % de la fruta. Esta relación se explica mejor matemáticamente como una distribución de ley de potencia entre dos cantidades, donde un cambio en una da como resultado un cambio relevante en la otra.

Se usan muchos nombres para describir este fenómeno:

• Principio de Pareto

• Regla 80/20 (más común)

• Ley de los pocos vitales

• Principio de escasez de factores

• Ley de Pareto

La regla 80/20 o regla de Pareto no es una ecuación matemática formal, sino más bien un fenómeno generalizado que se puede observar en la economía, los negocios, la gestión del tiempo e incluso los deportes, en síntesis, en casi cualquier ámbito de la vida.

Ejemplos cotidianos del principio de Pareto:

• El 20 % de una planta contiene el 80 % de la fruta.

• El 80 % de las ganancias de una empresa provienen del 20 % de los clientes.

• El 20 % de los jugadores anotan el 80 % de los puntos.

Aplicación del principio de Pareto: ejemplos

Si bien se puede usar en casi todos los sectores, el principio de Pareto se aplica comúnmente en el mundo empresarial: negocios y economía, ya que es útil para determinar dónde se deben centrar los esfuerzos para maximizar la producción.

El principio de Pareto establece que el 80 % de los resultados provienen del 20 % de las acciones. Si tu trabajo puede segmentarse en partes más pequeñas, el principio de Pareto te ayudará a identificar cuáles son las más relevantes en el resultado.

Descubre cómo poner en práctica el principio de Pareto con estos ejemplos.

Productividad

Usa la regla 80/20 para priorizar tus tareas diarias y aumentar tu productividad.

El objetivo es que, de toda tu lista de tareas diarias, al finalizar el 20 % logres el 80 % del impacto que puedes generar ese día. Entonces, para alcanzar el mejor resultado, identifica qué tareas tienen el mayor impacto para el equipo y centra tu atención en ellas.

Primero, haz una lista de todas las actividades que necesitas hacer ese día. Luego, determina cuáles tienen el mayor impacto. ¿Alguna de las tareas implica colaborar con tus compañeros de equipo? ¿Alguna impide que los proyectos avancen? Estas tareas pueden ser fáciles de realizar, pero quizá tienen un gran impacto en el resto del equipo, ya que permiten que el proceso siga fluyendo.

Toma de decisiones

Con el principio de Pareto puedes tomar las mejores decisiones durante el proceso de solución de problemas. Cuando hay muchas causas diferentes para un mismo problema, aplicar el principio de Pareto te ayuda a priorizar las soluciones. Funciona de esta manera:

1. Identifica los problemas del equipo, es decir, aquellos que quieras resolver con este proceso de toma de decisiones.

2. Determina las causas de estos problemas. Usa una herramienta como el proceso de los 5 porqués a fin de encontrar todas las causas de los problemas que intentas resolver.

3. Clasifica los problemas en grupos afines. Si algunas de las causas pueden pertenecer a categorías similares, aprovecha esta oportunidad para agruparlas, así sabrás si una solución puede resolver varios problemas.

4. Asigna un valor a cada problema en función del impacto en el negocio. El valor puede ser tan simple como un número entre 1 y 10, o un valor monetario real para conocer su importancia.

5. Desarrolla un plan para centrarte en aquellos problemas de la empresa que están en el 20 % superior. La idea es que una solución te permita resolver varios problemas. Según los valores que asignaste a cada uno, calcula cuáles se encuentran en el 20 % superior. Ahora que sabes cuál es el problema principal, implementa estrategias de resolución de problemas para elaborar un plan y obtener una solución que tenga consecuencias en el 80 % de los resultados obtenidos.

Ejemplo de cómo utilizar la regla 80/20 para la toma de decisiones: 

Imagina que trabajas en una empresa de comercio electrónico y al analizar 100 de las quejas de atención al cliente más recientes, observas que la mayoría se debe a que los clientes reciben productos dañados. El equipo calcula la cantidad de reembolsos otorgados por productos dañados y descubre que representan aproximadamente el 80 %. La empresa quiere prevenir estos reembolsos, y encontrar una solución se convierte en la principal prioridad.

El equipo decide mejorar el empaque para proteger los productos durante el envío y así se resuelve el problema.

Control de calidad

El análisis y el diagrama de Pareto son herramientas clave de la metodología de control de calidad Six Sigma.

Con esta metodología, al usar un diagrama de Pareto puedes visualizar los datos e identificar cómo priorizar las tareas. El objetivo principal de Six Sigma es reducir la variación en un proceso a fin de aumentar la producción. Los gráficos de Pareto se suelen usar con la metodología Six Sigma porque permiten conocer rápidamente cuáles son la mayoría de las variaciones en un proceso.

Ventajas del principio de Pareto o regla 80/20

La principal ventaja de utilizar el principio de Pareto es que te permite generar el mayor impacto con el menor esfuerzo. Así, tu equipo puede trabajar de manera más eficiente y mantenerse enfocado en iniciativas específicas.

La regla 80/20 también puede ayudarte a aumentar las métricas en menos tiempo al priorizar las iniciativas en el orden correcto.

Otros beneficios del principio de Pareto:

• Prioridades claras para ti y tu equipo

• Mayor productividad diaria

• Capacidad para dividir el trabajo en grupos de tareas más simples

• Estrategia más enfocada

Desventajas de la regla 80/20

Muchas personas suelen interpretar erróneamente el principio de Pareto y creen que con un 20 % de esfuerzo pueden lograr el 80 % de los resultados, pero no es exactamente así. Estos porcentajes no hacen referencia a la cantidad de esfuerzo, sino a las causas y consecuencias. El objetivo no es minimizar el esfuerzo, sino centrarlo en un aspecto específico del trabajo para lograr un impacto mayor. Aún tienes que poner el 100 % de esfuerzo en ese 20 % para lograr el 80 % de los resultados.

Otra desventaja de la regla 80/20 es que a veces los miembros del equipo pueden centrarse demasiado en una tarea y pasar por alto otras. Si solo te enfocas en las actividades clave y dejas de lado otras, como el email y los mensajes, puedes perderte cosas importantes. El desafío es encontrar el equilibrio óptimo entre aplicar la regla 80/20 y realizar el resto de las tareas, incluso si no obtienes el 80 % de los resultados. Para lograrlo, puedes implementar técnicas como el timeboxing o el método Getting Things Done (GTD).

Aprende a priorizar las tareas y objetivos gracias a Asana y el principio de Pareto

Una parte importante de tu trabajo como líder es encontrar diferentes formas de ayudar al equipo a alcanzar la productividad esperada. Usar una herramienta de gestión del trabajo centralizada como Asana te permite organizar todos los proyectos y las tareas de tu equipo, compartir archivos, dejar comentarios y ahorrar mucho tiempo.