Todo sobre la metodología GTD “getting things done” y cómo aplicarla en 5 pasos

Puede ser objeto de controversia, pero tu cerebro no está hecho para almacenar información. Cuando tu mente está repleta de lista de acciones, tareas pendientes y recordatorios, te queda menos espacio para dedicar al trabajo que realmente necesitas hacer.

¿Qué es la metodología GTD?

El método Getting Things Done, o GTD, asegura que cuanta más información intentes retener en tu memoria, menos productividad y concentración lograrás. En lugar de depender completamente de la capacidad de tu cerebro, la metodología GTD te anima a almacenar toda la información relacionada con tu trabajo en una fuente de referencias externa y organizada. De esa manera, siempre sabrás qué debes hacer a continuación, sin tener que preocuparte de que se te pase por alto algún detalle y podrás dejar de procrastinar.

El método de productividad GTD es una estrategia de gestión del tiempo muy usada debido a que es muy fácil de implementar y además es muy eficaz. Aunque no seas consciente de ello, tu cerebro permanece siempre activo, incluso en segundo plano, reorganizando constantemente tus tareas pendientes para asegurarse de que nada se te escape. Cada vez que agregas una tarea nueva a tu lista mental, tu cerebro necesita repasar todo lo que ha registrado para volver a establecer las prioridades teniendo en cuenta esta nueva tarea.

La implementación del método GTD con la gestión del trabajo

En vez de intentar almacenar toda la información de tu lista de proyectos en la mente, con el sistema GTD podrás implementar un sistema de organización de cinco pasos para capturar y organizar las tareas pendientes en una fuente externa, como en una herramienta de gestión del trabajo. Tu cerebro no está diseñado para almacenar grandes cantidades de información estructurada; en cambio, las herramientas de gestión del trabajo, sí. Por lo que si externalizas esta información en listas de pendientes concretas, estarás mejor preparado para conseguir el éxito a largo plazo.

Las herramientas que uses son importantes. Busca una herramienta que te permita capturar y organizar información a nivel personal, de proyecto y de programa. El método GTD no solo te ayuda a organizar las tareas pendientes personales, aunque es excelente para hacerlo, sino que además, sirve para capturar trabajos que son solo de referencia, trabajos que otros miembros del equipo deben realizar y objetivos relacionados con el trabajo que llevas a cabo.

En vez de almacenar la información en lugares diferentes, el método GTD te ayuda a ingresar y organizar todo en un mismo sitio, como en una herramienta de gestión del trabajo. Por supuesto que creemos que Asana es una excelente opción. Con Asana, el método GTD cobra vida, ya que puedes organizar el trabajo y reducir el estrés mental para realizar los trabajos de mayor impacto justo a tiempo y de manera eficiente.

Las ventajas y desventajas del método “Getting Things Done”

Como todas las estrategias de gestión del tiempo, el método GTD tiene sus ventajas y desventajas. La estrategia que elijas implementar dependerá en gran medida de las habilidades que quieras mejorar mediante la gestión del tiempo.

Ventajas

El método GTD es fácil de configurar y flexible. Este sistema te permite:

• Reducir la carga cognitiva y el esfuerzo mental que experimentas al tratar de recordar todo lo que tienes por hacer.

• Dejar de realizar varias tareas al mismo tiempo y así tener más tiempo para alcanzar el estado de flujo.

• Crear una fuente central para almacenar toda la información, incluida la información de contexto.

• Tener una idea clara del trabajo que tienes pendiente, por lo que puedes volver a priorizar o reorganizar las tareas fácilmente si es necesario.

Desventajas

Es importante que también conozcas las desventajas del método GTD antes de empezar a usarlo. A continuación te contamos algunas de sus limitaciones:

• Se necesita tiempo para configurarlo. Si aún no usas ningún sistema de gestión de tareas, te recomendamos adoptar uno para documentar todo tu trabajo.

• Puede ser demasiado flexible. El método GTD solo te ayuda a organizar tus tareas, no a planificar tu trabajo semanal o diario. A algunas personas no les resulta efectivo adoptar un sistema con este nivel de flexibilidad. Si este es tu caso, intenta combinar el método GTD con otra técnica de gestión del tiempo, como time blocking o timeboxing.

Cómo aplicar el método GTD: pasos + ejemplos

Los cinco pasos del método GTD te prepararán para el éxito. Estos pasos te ayudan a catalogar y organizar el trabajo pendiente en una herramienta externa como Asana, para que ya no tengas que hacer un seguimiento mental de tus próximas tareas. Una vez que hayas organizado el trabajo con este método, podrás comenzar a ocuparte de las tareas de inmediato.

1. Capturar

Antes de organizar tu trabajo, primero debes sacarlo de tu memoria y capturarlo en una herramienta externa. David Allen lo llama la bandeja de entrada, independientemente de la herramienta que uses. Esto se debe a que cualquier tarea, información o recordatorio (o, como le gusta decir a Allen, “cosas”) va directamente a tu bandeja de entrada. No lo pienses como una bandeja de entrada de email clásica, sino como una lista de datos o próximas acciones que luego se procesarán.

Dónde capturar la información

Si estás intentando mejorar tu productividad personal o laboral, considera usar una lista de tareas pendientes para dar seguimiento a tu trabajo. Además, si trabajas con un equipo, prueba usar una plataforma de gestión del trabajo, no solo para capturar y dar seguimiento a tu propio trabajo, sino también para organizar y gestionar el trabajo de todo tu equipo.

Céntrate en capturar, no en organizar

No te preocupes si las tareas que capturas no están organizadas o bien documentadas. El primer paso es simplemente sacar tus cosas de tu mente y transferirlas a una fuente externa. Capturar la información es el primer paso para organizar tus tareas pendientes en un sistema de productividad más eficiente. 

Asegúrate de usar un sistema que facilite la captura de la información. Un principio clave del método GTD es capturar la información tan pronto como ingresa a tu cerebro. Eso aligera inmediatamente la carga y ayuda a garantizar que nada se pase por alto. Cuando corresponda, asegúrate de agregar contexto adicional como documentos, colaboradores, fechas de vencimiento u otros detalles clave.

Usa un sistema virtual

La mejor manera de capturar todas estas cosas es incorporándolas a un sistema virtual, no uno en papel. Con las listas en papel solemos experimentar esa hermosa satisfacción de poder tachar una tarea finalizada, pero también es el método menos eficiente para dar seguimiento a las acciones pendientes. Lo cierto es que las listas en papel suelen ser desorganizadas y propensas a errores. Además tienden a perderse y a ser muy poco efectivas.

Por supuesto, recomendamos Asana. Asana es un sistema de gestión del trabajo que organiza todo el trabajo para que los equipos tengan claro qué hay que hacer, por qué su trabajo es importante y cómo pueden lograrlo.

2. Procesar...

Una vez que hayas capturado todos los elementos, necesitarás procesarlos. Durante este paso, convertirás la información que has capturado en acciones concretas, notas detalladas o contexto relevante. La etapa de procesamiento y de organización van de la mano; a medida que procesas el trabajo, también puedes organizarlo en el proyecto correspondiente.

Para poder procesar el trabajo, asegúrate de que cada elemento en tu bandeja de entrada tenga suficiente información, como por ejemplo:

• Un título que indique una acción concreta (te recomendamos que empieces la frase con un verbo).

• Toda la información, documentos, archivos o colaboradores que deban estar involucrados en el trabajo.

• La iniciativa del proyecto asociada, la lista de tareas pendientes o los objetivos vinculados al elemento dado.

• Todo el contexto asociado, como la etapa en la que se encuentra el trabajo, el presupuesto asociado, las horas de trabajo estimadas o la prioridad.

• Si esta tarea está bloqueada por otras entregas o si necesita información adicional.

No te preocupes por mover estas tareas pendientes aún. Moverás las tareas de la bandeja de entrada al proyecto correspondiente durante la fase de organización.

Las prioridades son importantes

A medida que procesas la información, asigna una prioridad a cada elemento. Inevitablemente, surgirán tareas nuevas que te harán cambiar los plazos y las prioridades por lo que si tienes clara la prioridad de cada tarea, podrás saber qué plazos puedes ajustar o qué trabajos puedes posponer en caso de ser necesario para centrarte siempre en el trabajo de mayor impacto.

Tareas rápidas

A veces, es más fácil realizar rápidamente el trabajo que tener que clasificarlo y procesarlo:

• Si completar una tarea te toma menos de dos minutos, hazlo inmediatamente. No solo la quitarás de tu mente, sino que también la eliminarás de tu lista de tareas pendientes y podrás pasar a la siguiente acción.

• Si alguna de las tareas no es tu responsabilidad, puedes delegarla a la persona más adecuada.

Divide los elementos en varias tareas si es necesario

Es posible que hayas anotado elementos que representan varias tareas. Por ejemplo, imagina que te inspiraste para escribir un ebook nuevo y agregaste un recordatorio rápido en el calendario. La creación de un ebook tiene varias etapas e involucra a muchos participantes. Entonces, al momento de procesar esa iniciativa, divídela en varias tareas separadas. Crea una tarea para “definir el esquema del ebook”, una tarea para “revisar el esquema”, una tarea para “redactar el ebook”, y así sucesivamente.

Además, si el elemento que capturaste representa un proyecto o programa completo, considera usar una herramienta de gestión de proyectos para capturar todas las variables de esa iniciativa. Por ejemplo, si estás trabajando en el lanzamiento de un producto nuevo, usa una herramienta de gestión de proyectos para dar seguimiento a las diferentes etapas del proyecto: la ingeniería y el desarrollo del producto, la estrategia de marketing, el comunicado de prensa, etc.

3. ... y organizar

Al momento de procesar la información, también debes organizarla. Durante este paso, mueve los elementos a los proyectos correspondientes en tu herramienta de gestión del trabajo. Los proyectos son como carpetas virtuales en donde almacenas toda la información relevante. Al organizar y trasladar las tareas pendientes a los proyectos adecuados, conviertes las “cosas” en acciones concretas.

Cómo establecer una estructura organizativa

Cada vez que agregues un elemento a tu bandeja de entrada, y luego de haber procesado y agregado todo el contexto y la información relevante, muévelo al proyecto correspondiente. Si aún no lo has hecho, te recomendamos configurar varios proyectos para guardar todas tus iniciativas. Nuestras recomendaciones:

• Un proyecto para guardar todo tu trabajo, ordenado por prioridad 

• Un proyecto para agregar apuntes o materiales de referencia

• Un proyecto o herramienta para dar seguimiento a los objetivos personales y del equipo

• Un proyecto para agregar todas aquellas iniciativas para las que no tienes tiempo disponible, pero que quieres retomar en el futuro

• Un proyecto o sección para el trabajo que está bloqueado

• Un proyecto para el equipo, para compartir información y las agendas de reuniones con tus compañeros

La organización es una parte esencial del método GTD, pero tú decides cómo quieres organizar tu trabajo y qué sistemas quieres implementar. En Asana, todas las tareas que se te asignan entran automáticamente en la sección Mis tareas. Esta es una vista de todo el trabajo que tienes asignado y necesitas realizar. Puedes crear secciones adicionales en Mis tareas para organizar el trabajo de alta prioridad que se debe entregar hoy, el trabajo que vence esta semana y el trabajo a largo plazo.

Limpiar la bandeja de entrada

Todos hemos guardado y marcado tareas pendientes como mensajes “no leídos” en nuestra bandeja de entrada para volver a consultarlas más tarde. Sin embargo, estas prácticas ocupan espacio mental y en realidad no son productivas. En su lugar, convierte cada tarea pendiente en una acción concreta y muévela inmediatamente al proyecto correspondiente.

Al finalizar las etapas de procesamiento y organización, tu bandeja de entrada debe estar vacía. Todo debería haberse movido a los proyectos o documentos de trabajo correspondientes para que la próxima vez que revises tu bandeja de entrada sea para clasificar tareas nuevas.

4. Revisar

El método GTD no implica simplemente agregar tareas a una lista y luego olvidarnos. Por el contrario, debes revisar con frecuencia tus tareas y volver a establecer las prioridades si es necesario. Por eso es importante comprender claramente la prioridad de cada trabajo. Si las iniciativas nuevas son de mayor prioridad que las que ya tenemos configuradas, comprender la prioridad relativa de cada tarea te permitirá reorganizar el trabajo y realizar cambios en las prioridades con mayor facilidad.

¿Cuándo debemos revisar el trabajo?

La etapa de revisión puede ser un poco engorrosa. Lo último que quieres es revisar constantemente tu bandeja de entrada, ya que puede hacerte perder concentración y tiempo valioso. 

Te recomendamos revisar tu bandeja de entrada dos veces al día, al principio y al final de cada día. Haz que la etapa de revisión forme parte de tu rutina matutina y luego, repite este paso al final de la jornada para estar más organizado al día siguiente. De esta manera, podrás empezar el día con la mente despejada, sin sentir que necesitas revisar y reorganizar constantemente tu lista de tareas pendientes y tu calendario diario. Recuerda: el método GTD está diseñado para aliviar la carga mental. Por lo tanto, asegúrate de no revisar el trabajo con demasiada frecuencia, ya que se perdería el propósito.

Luego, te recomendamos hacer una revisión semanal más exhaustiva del trabajo finalizado en los últimos días y de las tareas en las que debes trabajar la próxima semana. Asegúrate de no haber pasado nada por alto y aclara las prioridades si es necesario para que puedas empezar cada semana bien organizado.

5. Hacer

En el método GTD, este es el paso en donde realizas la mayor parte de tu trabajo. Ya has despejado tu mente y organizado todas las tareas que debes hacer. Ahora lo único que queda por hacer es, bueno, ¡hacerlo!

Qué hacer y cuándo hacerlo

No existen reglas o pautas estrictas sobre qué hacer y cuándo hacerlo. Si prefieres este tipo de estructura, te recomendamos combinar el método GTD con otras técnicas de gestión del tiempo, como el método Pomodoro.

Cuatro consideraciones para este último paso

Si no estás seguro de por dónde empezar, repasa las cuatro consideraciones antes de comenzar con la ejecución. Luego, selecciona la tarea que mejor se adapte a tu situación actual.

1. Prioridad: ¿Qué tareas tienen mayor prioridad? ¿Qué es lo que tiene que estar hecho para hoy sin falta? 

2. Contexto: Así como nuestro cerebro no puede realizar varias tareas al mismo tiempo (multitasking), también es mejor agrupar las tareas que son similares para poder abordarlas en un mismo período. Esta es la metodología usada en el time blocking. Al enviar todos tus emails al mismo tiempo, en lugar de estar cambiando constantemente entre las tareas y los emails, podrás hacer tu trabajo más rápido, porque tu cerebro ya está en ese contexto. Si estás pensando en qué hacer a continuación, intenta agrupar todas las tareas que son similares para abordarlas en un solo bloque de tiempo. 

3. Disponibilidad: ¿Cuánto tiempo tienes ahora? Lo ideal sería que selecciones aquellas tareas que puedas hacer en el tiempo que tienes disponible, para que no tengas que dejar nada por la mitad.

4. Energía disponible: ¿Cómo te sientes? Es importante considerar no solo la capacidad teórica, sino también la capacidad real. Tal vez no te sientas con energía para escribir ese artículo para el blog que necesitas hacer. Podrías forzarte a hacerlo, pero te tomaría el doble de tiempo que de costumbre. En cambio, intenta abordar alguna otra tarea más pequeña o de menor prioridad, para que te ayude a animarte y recuperar tu energía.

Usa la metodología GTD y aumenta tu productividad

El método GTD es un método flexible y fácil de implementar que reduce la carga en tu cerebro y te ayuda a realizar un trabajo de mayor impacto. Si bien este método requiere de un esfuerzo inicial, con el tiempo y con práctica se convertirá en algo natural.

Para empezar con el método GTD, prueba Asana. Además, puedes descargar la aplicación móvil de Asana para poder dar seguimiento a todo el trabajo desde cualquier lugar.