18 consejos, estrategias y soluciones rápidas de gestión del tiempo para lograr trabajos excelentes

En la actualidad, sufrimos interrupciones constantemente, generadas por herramientas, notificaciones, emails, redes sociales y muchas otras cosas más. En nuestra economía de la distracción, el caos se ha convertido en la norma.

Es casi imposible concentrarse en lo que realmente importa o saber si le estás dando prioridad al trabajo correcto en el momento adecuado. Lo que tenías planeado para el día se esfuma ante las tareas de alta prioridad, los mensajes aparentemente urgentes y las notificaciones interminables. El 80 % de los trabajadores del conocimiento informan que trabajan con su bandeja de entrada u otras aplicaciones de comunicación abiertas para seguir el ritmo del trabajo. Como resultado, los trabajadores son menos eficientes y es más probable que los mensajes, las acciones y las fechas de entrega se pasen por alto.

Las plantillas para gestión del tiempo pueden ayudarte a recuperar tu tiempo y a prestar atención consciente a tu rutina diaria. En lugar de dejar que tu lista de tareas pendientes te dicte cómo debes administrar el tiempo, puedes aplicar estrategias de gestión del tiempo para establecer las prioridades diarias de manera consciente y centrarte en el trabajo más relevante.

No hay solamente una forma correcta de gestionar tu tiempo. En este artículo, veremos 18 consejos, estrategias y soluciones rápidas diferentes que te ayudarán a recuperar el control de tus tareas y de tu tiempo.

¿Qué es la gestión del tiempo?

La gestión del tiempo es la práctica de gestionar tu trabajo para asegurarte de que estás utilizando tu tiempo de la manera más consciente posible. La gestión del tiempo puede aumentar la productividad, pero la mayor ventaja de la gestión eficaz del tiempo es la capacidad de establecer correctamente las prioridades en tu día para hacer espacio para el descanso y el cuidado personal.

Los beneficios de la gestión del tiempo

Las buenas estrategias de gestión del tiempo te ayudarán a organizar y priorizar las tareas para que puedas:

• Sentir que tienes más tiempo en tu día. Cuando eres consciente con respecto a qué dedicas tu tiempo, empezarás a reducir las tareas innecesarias, a quitar prioridad al trabajo que no necesita hacerse hoy, y lograrás resultados en menos tiempo. No es que tu día tendrá literalmente más horas, pero descubrirás que logras hacer más en la misma cantidad de tiempo.

• Establecer límites entre el tiempo dedicado al trabajo y a la vida personal. Mejorar la gestión del tiempo no es exprimir cada segundo de productividad que tienes en el trabajo. Más bien, estas estrategias pueden ayudarte a realizar el trabajo más importante e identificar qué trabajo puede esperar hasta mañana. Al priorizar el trabajo que debe realizarse hoy y aclarar qué trabajo puedes aplazar para una fecha posterior, también estás estableciendo límites entre el tiempo dedicado al trabajo y a tu vida personal.

• Reducir el estrés. Sin una gestión eficaz del tiempo, puede parecer que nunca tienes suficiente tiempo en el trabajo. Es posible que sientas que estás corriendo de un lado a otro y solucionando problemas, lo que puede provocar un aumento del estrés y, en última instancia, sufrir agotamiento. De hecho, según el Índice de la anatomía del trabajo, el 71 % de los trabajadores del conocimiento informaron que sufrieron agotamiento al menos una vez en 2020.

• Mejorar la productividad. Hay una variedad de consejos sobre gestión del tiempo que te ayudarán a reducir la procrastinación y aumentar la productividad. Al identificar tus principales prioridades para el día, no solo serás más productivo, sino que también tendrás la seguridad de que estás trabajando en las tareas correctas cada día.

• Quitar los malos hábitos. Nadie quiere procrastinar. Pero con el tiempo, los malos hábitos pueden acumularse y obstaculizar el trabajo de alto impacto. (Créenos, a nosotros también nos ha pasado). Las estrategias de gestión del tiempo pueden ayudarte a identificar y quitar los malos hábitos.

6 estrategias de gestión del tiempo para incrementar la productividad

Una de las formas más fáciles de desarrollar tus habilidades de gestión del tiempo es incorporar una estrategia de gestión del tiempo que funcione según tu rutina diaria. Las estrategias de gestión del tiempo te ayudan a establecer límites de tiempo en el trabajo, a abordar una tarea a la vez y a programar tu día de una manera más consciente.

1. Timeboxing

El timeboxing es una estrategia de gestión del tiempo orientada hacia los objetivos en la que se finaliza el trabajo dentro de “timeboxes” o bloques de tiempo. Esta estrategia es particularmente efectiva si no estás seguro de cuánto tiempo le dedicas a cada tarea y deseas abordar tu lista de tareas pendientes de una manera más consciente.

La técnica de timeboxing te ayuda a dividir las tareas grandes en partes más pequeñas y luego finalizar esas partes en un período de tiempo razonable. Cada tarea debe tener su propio bloque de tiempo único que no dure más de tres horas. Por ejemplo, si necesitas escribir un artículo para un blog, puedes establecer un período de dos horas para escribir el bosquejo. Luego, después de tomar un descanso, puedes definir otro período de tres horas para comenzar el primer borrador. Al dividir el trabajo en partes más pequeñas, puedes lograr un progreso constante hacia tu objetivo en el transcurso de días o semanas.

2. Time blocking

El time blocking es similar al timeboxing, pero en lugar de programar un tiempo específico para cada tarea individual, lo que harás será separar períodos establecidos de tu calendario para dedicarlo a trabajos relacionados. Cuando utilizas el time blocking para programar tu trabajo, estás dividiendo la semana laboral de manera efectiva en espacios de tiempo independientes en los que puedes trabajar en proyectos, comunicarte con compañeros de trabajo, tomar un descanso o incluso hacer ejercicio. La técnica de time blocking puede ayudarte a dedicar más tiempo al trabajo profundo y a trabajar de manera fluida, porque puedes concentrarte sin ser interrumpido.

Para crear un bloque de tiempo, comienza por determinar cuáles son tus prioridades diarias o semanales. Luego, agrupa las tareas similares para que puedas trabajar en ellas en un bloque de tiempo. Finalmente, prueba programar bloques de tiempo de concentración en tu calendario que te ayuden a ceñirte al programa de bloques de tiempo que has establecido.

3. El método Pomodoro

Al igual que las técnicas de timeboxing y time blocking, el método Pomodoro te ayuda a abordar el trabajo en períodos cortos y luego tomar descansos entre sesiones de trabajo. La estrategia Pomodoro de gestión del tiempo es particularmente útil porque fomenta de manera activa los descansos regulares, que son buenos para mantener la motivación intrínseca y son beneficiosos para el cerebro. De hecho, las investigaciones sugieren que tomar descansos hace que las personas sean más creativas.

Para utilizar el método Pomodoro, necesitas un temporizador, una lista de tareas pendientes priorizadas y la función de “desactivar” tus notificaciones. Comienza configurando tu temporizador en 25 minutos e intenta dedicar ese tiempo exclusivamente a trabajar en una tarea; en la medida de lo posible, evita revisar tus mensajes de texto o redes sociales. Luego, una vez que se cumpla el tiempo, tómate un descanso de cinco minutos. Lo ideal sería que intentes hacer algo físico durante tu descanso, como tomar un refrigerio o levantarte para estirarte, pero está bien si revisas tus dispositivos o miras si intentaron contactarte por algún tema importante mientras estabas concentrado en tu tarea.

Repite cuatro veces el proceso de trabajar durante 25 minutos y luego tomar un descanso de cinco minutos. Luego, después de la cuarta sesión de trabajo, tómate un descanso más largo de 20 a 30 minutos.

4. No lo dejes para mañana...

Mark Twain dijo la famosa frase: “Si tienes que comer una rana, mejor hacerlo a primera hora de la mañana”. La estrategia de gestión del tiempo “No lo dejes para mañana” se inspira en esta cita y te alienta a abordar las tareas extensas o complejas primero, antes de trabajar en el trabajo menos importante o menos urgente. Esta estrategia es especialmente útil si divides tus días entre el trabajo regular diario y las tareas de alta prioridad.

Con el método “No lo dejes para mañana”, puedes asegurarte de realizar tu trabajo más importante todos los días. Para comenzar con esta estrategia de gestión del tiempo, asegúrate de dar seguimiento a tu trabajo y sus prioridades en una herramienta centralizada. Busca una manera de conectar tus tareas diarias a los objetivos de la empresa. De esa manera, puedes identificar mejor qué tareas priorizar todos los días y asegurarte de hacer esas tareas pendientes primero. Luego, una vez que hayas hecho el trabajo más difícil, podrás continuar con el resto de tu trabajo.

5. El principio de Pareto

Si desayunar una rana a primera hora de la mañana no suena muy atractivo, es posible que prefieras la estrategia de gestión del tiempo de Pareto. El principio de Pareto es lo opuesto al método “No lo dejes para mañana”. Esta estrategia te alienta a terminar rápido las tareas sencillas para que puedas sentirte más realizado y motivado cuando vas comenzando tu día.

A menudo se lo llama la “regla 80/20”; el principio de Pareto tiene una regla fundamental: dedicas el 20 % de tu tiempo al 80 % de tu trabajo. Si puedes finalizar el 80 % de tus tareas relativamente rápido, liberarás tu día de trabajo para abordar el 20 % del trabajo que te tomará el 80 % de tu tiempo.

6. El método “Getting Things Done” (GTD)

El método Getting Things Done fue inventado por David Allen a principios de la década de 2000. Según Allen, el primer paso para realizar el trabajo es escribir todo lo que necesitas hacer. Al liberar capacidad mental y, pasar a confiar en herramientas de gestión de tareas, puedes concentrarte en ponerte manos a la obra y no tener que estar recordando qué es lo que debes hacer.

Para utilizar el método GTD, captura todo tu próximo trabajo en un solo lugar. Luego, una vez que hayas escrito todo lo que necesitas hacer, ordena y prioriza tu trabajo. Por ejemplo, es posible que tengas trabajo que ya no necesitas hacer (que debes eliminar), trabajo que eventualmente querrás hacer, pero no ahora (que va a un proyecto o carpeta de “más adelante”), trabajo que depende de otras tareas, etc. La herramienta debe capturar todos los detalles; tu trabajo es tomar medidas en función de ellos.

6 consejos sobre gestión del tiempo para lograr más resultados

Puede que te guste o no utilizar una estrategia de gestión del tiempo establecida para organizar tu trabajo. No todas las estrategias de gestión del tiempo son eficaces para todas las personas, por eso hay tantas. Prueba estos seis consejos que te ayudarán a desarrollar tus habilidades de gestión del tiempo.

1. Conecta el trabajo diario con los objetivos

La gestión del tiempo no siempre conlleva hacer todo tu trabajo, sino identificar y priorizar el trabajo más importante. Para hacer eso, debes conectar tu trabajo diario con los objetivos del equipo o de la empresa y así identificar las tareas más importantes que debes abordar a diario. Pero, de acuerdo con una encuesta realizada a más de 6000 trabajadores del conocimiento de todo el mundo, solo el 26 % de los empleados comprende claramente cómo su trabajo individual se relaciona con los objetivos de la compañía.

La mejor manera de coordinar el trabajo y las prioridades en todos los niveles de tu organización es con una herramienta de gestión del trabajo. Con la gestión del trabajo, puedes conectar los trabajos diarios y los proyectos del equipo con los objetivos de la empresa, de modo que los miembros de tu equipo siempre comprendan cómo su trabajo afecta las prioridades de la empresa.

Para asegurarnos de priorizar el trabajo correcto, usamos los OKR (objetivos y resultados clave), en función de los cuales definimos los objetivos trimestrales que derivan, finalmente, en los objetivos semestrales. Con frecuencia semanal, los líderes del equipo verifican que el trabajo que se está haciendo en el equipo realmente contribuya a esos objetivos.”

2. Establece prioridades y organiza tu trabajo

Ya sea que te guste el método “No lo dejes para mañana” o prefieras el enfoque “Getting Things Done”, es fundamental saber qué tareas son importantes. Inevitablemente, tendrás una tarea cuya prioridad cambie o una fecha límite que se modifique para una fecha anterior o posterior. Si no tienes claro qué trabajo es más importante, no podrás adaptarte y darle prioridad al trabajo correcto.

¿Por qué es importante establecer la prioridad del trabajo? Es posible que estés familiarizado con el agotamiento, que afecta a una cantidad creciente de empleados de todo el mundo cada año. Pero lo que está menos documentado es cómo las prioridades poco claras contribuyen al agotamiento. Según el Índice de la anatomía del trabajo, el 29 % de los trabajadores del conocimiento que informaron sentirse agotados, declararon que un factor contribuyente fue el exceso de trabajo por la falta de claridad con respecto a las tareas y los roles. Saber a qué tareas dar prioridad puede ayudar a reducir esa sensación y aumentar la confianza de que estás trabajando en las tareas correctas todos los días.

3. Planifica con anticipación al final de cada día

La jornada laboral a menudo se siente como una lucha porque ya estamos atrasados para cuando comenzamos. Si eres el tipo de persona que revisa emails todas las mañanas tratando de averiguar a qué darle prioridad ese día, no eres el único. Afortunadamente, existe una forma mejor.

En lugar de tratar de averiguar qué debes hacer por la mañana, dedica los últimos cinco minutos de cada día a prepararte para el siguiente. Esto puede aumentar la motivación porque sabes exactamente lo que debes hacer todos los días incluso antes de iniciar sesión. También es una forma valiosa de asegurarte de realizar el trabajo más importante todos los días. En lugar de reaccionar a un email o una solicitud a las 16:30, puedes asegurarte de incorporar ese trabajo importante a la agenda del día siguiente.

4. Di que no o delega

Una ventaja de aclarar tus prioridades es que también entiendes lo que es menos prioritario. No siempre es fácil decir que no al trabajo, pero ayuda cuando puedes explicar que estás diciendo que no porque el trabajo no se alinea con tus prioridades actuales. Definir tus prioridades y compartir esas prioridades con los miembros de tu equipo puede brindar más claridad a todos.

Si el trabajo tiene que hacerse, pero aún no es una prioridad para ti, fíjate si puedes delegarlo a otro miembro del equipo. Ten en cuenta que delegar no significa que la tarea no sea importante, solamente significa que el trabajo no está alineado con tus prioridades actuales. Podría ser que este trabajo coincidiera más con la experiencia de otra persona y, al reasignarlo, te asegurarás de que lo haga la persona más adecuada.

Una estrategia que hemos implementado para asegurarnos de que nuestro equipo sea eficiente es tener claro lo que harán y lo que no harán como equipo... Tener una visión clara de tu trabajo facilita la toma de decisiones en relación con en qué te concentrarás y en qué no. Si puedes ser muy claro con respecto a eso, esto ayudará a impulsar la eficiencia y la claridad sobre en qué deben enfocarse nuestros equipos.”

5. Audita tus tareas

Al igual que cuando dices que no al trabajo, tómate un tiempo para revisar las tareas con las que te comprometiste llevar a cabo hace un tiempo y en las que todavía estás trabajando. ¿Hay algo que esté actualmente entre tu trabajo pendiente y que ya no se alinee con los objetivos de tu equipo?

Cuando encuentres este tipo de tareas, pregúntate si es necesario realizar ese trabajo. Si ya no es importante para tu equipo, considera suspender el trabajo. Si la tarea aún debe realizarse, pregúntate si eres la mejor persona para el trabajo y, de no ser así, realiza el mismo proceso de delegación para averiguar quién sería la persona ideal.

6. Olvídate de escribir las tareas pendientes a mano: utiliza una herramienta

Si todavía das seguimiento a tu trabajo escribiendo notas a mano, es hora de actualizarte y usar una herramienta en línea. Por más satisfactorio que pueda ser tomar notas de forma manual, las listas de tareas pendientes hechas a mano son desorganizadas, propensas a errores, fáciles de perder e ineficaces.

En cambio, asegúrate de que la mayor parte de la gestión de tu proyecto se realice en una herramienta dedicada. Las herramientas de gestión de proyectos ofrecen una gama de funciones que permiten aprovechar tu tiempo al máximo. Con una herramienta de gestión de proyectos puedes hacer lo siguiente:

• Coordinar el trabajo entre diferentes departamentos y realizar un seguimiento exacto de quién está haciendo qué y para cuándo.

• Mantener la comunicación en relación con el trabajo, compartir comentarios e informar el estado del proyecto en un solo lugar.

• Realizar un seguimiento del progreso en tiempo real para visualizar cuál es el estado del trabajo.

• Consultar las fechas de entrega y las dependencias para que puedas alcanzar tus objetivos sin problemas.

Además, si piensas que no hay nada como tachar una tarea en la lista de tareas pendientes, espera hasta que veas una manada de criaturas de celebración pasar volando a través de la pantalla de tu computadora.

6 acciones rápidas para gestionar el tiempo

Las estrategias y los consejos de gestión del tiempo que describimos anteriormente son útiles, pero su implementación requiere un poco de tiempo. ¿Quieres empezar en los próximos cinco minutos? Prueba estas seis acciones rápidas para mejorar la gestión del tiempo ya mismo.

1. Desactiva las notificaciones

Constantemente estamos saltando entre diferentes aplicaciones, notificaciones y tareas. De hecho, el trabajador del conocimiento promedio usa alrededor de 10 aplicaciones entre las que va alternando hasta 25 veces al día. Por eso es más difícil concentrarse en la tarea en cuestión y empezar a ganar fluidez, lo que significa que el trabajo lleva más tiempo.

Cuando puedas, desactiva las notificaciones o utiliza las funciones de “No molestar” para desactivar temporalmente las notificaciones. De esa manera, podrás sumergirte en un trabajo profundo y, al mismo tiempo, informar a tu equipo que te comunicarás con ellos más tarde. La mayoría de las herramientas muestran que por el momento no recibes notificaciones, por lo que los miembros del equipo sabrán que no deben esperar una respuesta tuya en lo inmediato. Si es necesario, generalmente pueden optar por ignorar la función, por lo que nunca estarás demasiado lejos de su alcance.

Para ser más productiva, me resulta muy útil separar un tiempo entre reuniones cada vez que pretendo trabajar en proyectos diferentes. También guardo algo de tiempo para unos descansos breves. Algo más que me resulta útil es cambiar (y que los demás lo hagan también) el estado en Slack y mostrar que estoy “Ocupada” para que nadie espere que le dé una respuesta de inmediato.”

2. Organiza tu espacio físico

Piensa en lo limpio que estaba tu escritorio cuando lo instalaste por primera vez. Probablemente tenías un monitor de computadora y un teclado, tal vez un bloc de notas, pero no mucho más. Si eres como nosotros, ese escritorio limpio no duró mucho. Con el tiempo, inevitablemente ha acumulado papeles, cajas, libros, notas adhesivas y cables perdidos.

Un escritorio desordenado puede no parecer un gran problema, pero el desorden visual puede influir en el desorden mental y dificultar la concentración. Tómate un breve descanso de cinco minutos para organizar tu escritorio. Tira los papeles que ya no sean necesarios, acomoda tus libros en una fila ordenada y enrolla los cables que puedan estar tirados. Luego, cuando regreses al trabajo, verás que es más fácil concentrarse.

3. Agrupa las tareas similares

Cada vez que cambies de tarea, tu cerebro tiene que encontrar el contexto y la información relevantes para esa nueva tarea y llevar ese conocimiento a la superficie de tu mente. Claro, tu cerebro solo tarda unos segundos en hacer eso, pero si estás cambiando constantemente entre tareas y proyectos, eso significa que estás forzando a tu cerebro a trabajar horas extras.

Esto puede provocar una reducción de la productividad, sin mencionar un mayor agotamiento al final del día. Por lo tanto, prueba agrupar las tareas similares. Fíjate si puedes trabajar en todas las tareas de un proyecto, o en todas las tareas relacionadas con el mismo entregable, en el mismo bloque de tiempo. Cuando lo hagas, dedicarás menos tiempo a cambiar de contexto y más tiempo a concentrarte en realizar un trabajo de alto impacto.

Trabajar con grupos de tareas, especialmente con la planificación, realmente te ayuda a priorizar el trabajo y, al mismo tiempo, te brinda la capacidad de ser dinámico en relación con lo que está sucediendo o lo que puede suceder.”

4. Trabaja en tareas rápidas entre reuniones o momentos de concentración

Es probable que todos los días tengas algunas tareas que te lleven entre cinco y diez minutos. Algunas de ellas pueden ser dar respuestas rápidas a un miembro del equipo, corregir un error tipográfico en un documento o enviar un formulario de solicitud de trabajo a otro compañero de trabajo.

Si tienes este tipo de trabajo, guárdalo en algún lugar de manera que quede en primer plano, como una herramienta de gestión de proyectos, pero no trabajes inmediatamente en esas tareas. En cambio, guarda estas tareas para esos cinco minutos entre reuniones o los 10 minutos que vienen inmediatamente después del almuerzo mientras recuperas el ritmo. No solo podrás abordar rápidamente este trabajo y te sentirás bien por hacerlo, sino que tampoco consumirá una valiosa energía mental que podría dedicarse a un trabajo más complejo.

5. Deja de intentar realizar varias tareas a la vez

En pocas palabras, el multitasking es un mito. Si bien puede parecer que estás haciendo más de una cosa al mismo tiempo, cuando intentas realizar varias tareas a la vez, en realidad estás forzando a tu cerebro a cambiar rápidamente de una tarea a otra. Cada vez que cambias de trabajo, tu cerebro necesita encontrar la información y el contexto para esa tarea. Esto no solo requiere más esfuerzo que simplemente concentrarse en una tarea, sino que también agota tu cerebro.

En lugar de realizar varias tareas a la vez, intenta trabajar en una tarea a la vez, para que puedas ganar fluidez mientras trabajas. El estado de fluidez en el trabajo lo alcanzas cuando estás tan concentrado que sientes que estás en tu momento de mayor rendimiento. Cuando logras fluidez, puedes hacer más trabajo de manera más eficiente, ya que tu cerebro solo se enfoca en una tarea a la vez.

6. Toma descansos

Puede parecer contradictorio, pero una de las mejores cosas que puedes hacer para mejorar la gestión del tiempo es tomarte un descanso. Ante la sensación de que estamos retrasados, nuestra reacción suele ser simplemente hacer más, pero tu cerebro necesita tiempo para descansar y recargarse. Si trabajas en exceso y estás agotado, no podrás hacer nada, y mucho menos abordar tu trabajo más importante.

Si te resulta difícil tomarte un descanso, no eres el único. Según nuestra investigación, el 32 % de los trabajadores del conocimiento que sufren agotamiento informan que una de las cosas que alimenta su agotamiento es el no poder desconectarse. Debido a que no pueden desconectarse, se agotan, y cuando se agotan, no pueden desconectarse; es un círculo vicioso.

Si tienes dificultades para recordar que debes tomar descansos, considera programarlos en tu calendario. Luego, cuando aparezca el descanso en tu calendario, oblígate a tomarlo, incluso si simplemente te pones de pie para estirarte. Aunque puede resultar estresante tomar ese descanso, te sentirás mejor una vez que lo hagas.

Para asegurarte de que no te agotes mientras trabajas de forma remota en este mundo digital, busca nuevas formas de separarte de la pantalla y de tomarte el tiempo que necesites. Además, recomiendo muchísimo la fiesta del baile de un minuto: solo levántate y muévete.”

Toma el control de tu tiempo

En última instancia, la gestión del tiempo es más un estado mental que cualquier otra cosa. Para gestionar tu tiempo de manera efectiva, establece la prioridad de tu trabajo para que sepas en qué trabajar cada día. En lugar de dejar que tu lista de tareas pendientes dicte cuáles son tus prioridades, centra tu atención en tu intención de generar un impacto real.

Para comenzar, asegúrate de dar seguimiento al trabajo en una herramienta centralizada. ¿Listo para empezar? Descubre cómo Asana puede ayudarte a organizar tus tareas y cumplir con tus entregables.