29 plantillas para la gestión del tiempo con ejemplos para mejorar la eficiencia

Imagen del colaborador - Equipo de AsanaTeam Asana7 de octubre de 202115 min de lectura
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Resumen

Hemos reunido desde las tareas pendientes cotidianas a los calendarios editoriales mensuales, en estas 29 plantillas para la gestión del tiempo con ejemplos, para ayudarte a que empieces a administrar tus tiempos con eficiencia. Descubre cómo puede ayudar cada una de estas plantillas a que finalices tu lista de tareas pendientes.

No es nada fácil equilibrar un cronograma cargado de trabajo y además terminar todas las tareas pendientes, cuando se agregan tareas constantemente a tu lista de cosas por hacer. Si eso te ha pasado, te agradará saber que hay muchas plantillas para gestión del tiempo esperándote, que pueden resultarte muy útiles para establecer las prioridades de tu carga laboral.

Echa un vistazo a las 29 opciones de plantillas para gestión del tiempo y a los ejemplos para hallar uno que se adapte a tu cronograma tan ocupado. De agendas diarias a objetivos mensuales, estas plantillas abarcan a casi todas las situaciones posibles.

¿Todo listo para empezar? A continuación, te mostramos las 29 fichas de trabajo para gestión del tiempo más útiles que existen. 

1. Ejemplo de lista diaria de tareas pendientes.

Ideal para establecer los objetivos diarios y asignar prioridades a las microtareas.

La lista diaria de tareas pendientes contiene todas las acciones que escribirías en un anotador o que controlarías con una herramienta informática para listas de tareas pendientes al comenzar cada día. El seguimiento a las tareas pendientes puede ser muy útil para no olvidar todos los trabajos importantes que debes hacer durante el día y para no pasar nada por alto. 

Plantilla de lista de verificación diaria

El acto de escribir las entregas diarias te ayuda a visualizar el trabajo que debes finalizar. Como todo está escrito, puedes entender con claridad las prioridades de cada tarea y ver cuáles debes finalizar y en qué momento. Al terminar el día, revisa las tareas pendientes para el día siguiente para poder empezar el día con el pie derecho. 

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2. Ejemplo de diagrama de Gantt.

Ideal para dar seguimiento al progreso de los proyectos y a los logros de las tareas. 

Los diagramas de Gantt contienen barras horizontales que representan el cronograma de un proyecto, programa o tarea. Ofrecen una forma mejor de dar seguimiento al progreso, las dependencias y a los logros

Una plantilla de diagrama de Gantt puede reducir significativamente la cantidad de tiempo perdido en la planificación de las tareas diarias. Al visualizar todo el trabajo en un cronograma, obtienes una idea clara de qué sigue y cuánto tiempo demandará cada tarea. Considera al diagrama de Gantt como una estrategia interactiva para la gestión del tiempo. 

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3. Plantilla de objetivos del equipo.

Ideal para alinear tareas pequeñas con los objetivos más amplios de los proyectos.

Uno de los mayores desafíos de la gestión del tiempo es conectar las tareas con los objetivos generales del proyecto. Se da particularmente en los casos de equipos que normalmente trabajan aislados y que no cuentan con una plataforma conectada para la gestión del tiempo.

La forma de combatirlo es con la utilización de plantillas para objetivos de equipos, para que quienes integran el grupo entiendan cuáles son los objetivos del proyecto y sepan cómo se conecta su trabajo con el panorama global. 

Plantilla de objetivos y metas de la empresa

4. Ejemplo de acciones pendientes.

Ideal para organizar las acciones pendientes diarias o semanales por prioridad.

Otra forma de organizar la carga laboral es destacando las acciones más importantes del día y cumpliendo con esas tareas primero. Es lo que se denomina plantilla de acciones pendientes.

Si organizas el día en torno a las acciones pendientes, verás que al final del día no te habrás olvidado de cumplir con las tareas prioritarias. También te servirá para trabajar con las tareas más importantes el resto de la semana.

Lee: Cómo crear acciones pendientes perfectamente claras

5. Ejemplo de lista de verificación.

Ideal para ordenar las entregas diarias de forma secuencial. 

La forma en que organices la lista de pendientes puede afectar cómo y cuándo finalices las tareas. Al generar una lista de verificación, te aseguras de que las entregas queden claramente definidas y en orden secuencial según la prioridad.

[Vista de lista] Método GTD organizado en la sección Mis tareas en Asana con fechas, prioridades e información sobre los proyectos (paso 3)

Con una plantilla para gestión del tiempo al estilo de lista de verificación es posible categorizar todo, de lo más a lo menos importante, para asegurarte de finalizar primero las tareas de mayor prioridad. Además, el acto de tachar cada pendiente puede producir cierto alivio, cuando ves que tienes una tarea menos en la lista.

6. Plantilla para planificación de eventos.

Ideal para visualizar vencimientos de eventos y gestionar las comunicaciones.

La planificación de eventos puede resultar estresante. Probablemente tengas muchísimos vencimientos y detalles a los cuales dar seguimiento en algún momento hasta llegar al día del evento. Todo esto puede causar estragos en tu estrategia habitual de gestión del tiempo.

Una plantilla para planificación de eventos puede ser muy útil para trabajar con los presupuestos, visualizar, comunicar y gestionar las solicitudes de los proveedores en un mismo lugar. Te puede ayudar a cumplir con los objetivos y a transformar los emails en tareas concretas.

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7. Ejemplo de organizador diario.

Ideal para planificar las actividades diarias y evitar que los objetivos queden sin cumplir. 

Los organizadores diarios son excelentes si, con frecuencia, te sientes abrumado por las tareas pendientes que llegan a diario y te gusta planificar las acciones del día. El organizador diario o semanal es diferente a la lista de tareas pendientes porque incluye algo más que solo entregas. Contiene todas las variables que necesitas para trabajar durante el día: las reuniones, los descansos, las entregas y cualquier otra cosa que consuma tu día laboral.

En un estudio realizado en 2011, se halló que la creación de un plan puede ayudar a alivianar el agobio mental de los objetivos sin cumplir. Si planificas el día en torno a las reuniones, las tareas y las entregas de los proyectos, puedes trazar una hoja de ruta diaria que tal vez resulte útil para bloquear algo de tiempo y cumplir con las acciones pendientes.

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8. Plantilla para plan de diseño.

Ideal para conectar las entregas de diseño con los logros más amplios del proyecto.

Los diseñadores tal vez trabajen con varias herramientas que les resulten muy útiles para diseñar, pero ¿qué hay de las herramientas que los ayudan a planificar el trabajo concreto? Hay muchas piezas por coordinar, desde el concepto inicial, pasando por las comunicaciones entre distintos equipos, hasta las aprobaciones finales.

Con una plantilla para plan de diseño puedes mantener las tareas organizadas y finalizarlas a tiempo a la vez que recibes las aprobaciones en un sitio bien ordenado. Todo esto colabora para que puedas cumplir con los plazos previstos y mantener los logros bajo control.

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9. Plantilla para lluvia de ideas en equipo.

Ideal para equipos creativos que necesitan ayuda para idear con efectividad. 

Las lluvias de ideas son una forma creativa de concebir ideas sobre oportunidades de negocios nuevas. Dicho esto, vale decir que sin las habilidades adecuadas para la gestión del tiempo, una reunión de lluvia de ideas puede terminar siendo muy improductiva. Es la situación perfecta para trabajar con una plantilla para lluvia de ideas.

Con un plan bien preparado, todos pueden colaborar y sumar ideas en un documento compartido. Después, todos juntos pueden hablar sobre las ideas principales y las acciones pendientes clave. También sería interesante probar técnicas de lluvia de ideas para entender cuál de las actividades para reuniones son las más adecuadas para la dinámica de cada equipo.

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10. Ejemplo de la técnica Pomodoro.

Ideal para personas que tienden a procrastinar y que se distraen con facilidad.

Si al crear una lista de las tareas pendientes del día o de la semana te sientes abrumado, probablemente te convenga aplicar la técnica Pomodoro. Esta práctica consiste en combinar sesiones de trabajo de mucha concentración con descansos breves frecuentes, siempre con el objetivo de aumentar la productividad y disminuir el cansancio mental.

Es muy común combinar un tiempo de trabajo de 25 minutos con 5 minutos de descanso. Para empezar a aplicar esta técnica, programa las tareas diarias en función de estos bloques de trabajo de 25 minutos, para tener la tranquilidad de que, al terminar el día, tu lista de pendientes se habrá finalizado por completo.

Lee: La técnica Pomodoro: Cómo ayuda a maximizar la productividad del equipo

11. Plantilla para calendarios editoriales.

Ideal para equipos con un cronograma de contenido intenso y que padecen la falta de comunicación.

Ya sea porque desarrollas contenido para blogs o comunicados de prensa, si trabajas en un equipo creativo, seguramente usas un calendario editorial para planificar el contenido. Tal vez usen una vista literal de calendario o una lista organizada separada por semanas o meses.

[Vista de Lista] Proyecto de calendario editorial en Asana

La visualización en un calendario del trabajo que hay por hacer es excelente para alcanzar una vista panorámica en perspectiva de qué se publicará y cuándo. No solo favorece la planificación con anticipación, sino que además te permite organizar los trabajos editoriales en torno a los eventos corporativos importantes o a los cambios de temporada.

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12. Ejemplo de objetivos SMART.

Ideal para ser proactivos a la hora de establecer los objetivos y definir una hoja de ruta para las tareas.

Si definir objetivos y dar seguimiento al progreso favorecen tu productividad, entonces, una plantilla para objetivos SMART puede ser exactamente lo que necesitas. SMART es un acrónimo que significa: Specific (Específico), Measurable (Medible), Achievable (Alcanzable), Realistic (Realista) y Time-bound (De duración limitada). El sistema SMART hace uso de la alineación y las comunicaciones claras para permitirte cumplir objetivos que parecerían ser ambiguos.

La comunicación de los objetivos es lo que garantiza la transparencia necesaria para alinear las tareas y los objetivos. Además, todos los días, se puede empezar a trabajar con una hoja de ruta y métricas de seguimiento claras.

Lee: Redacta mejores objetivos SMART con estos consejos y ejemplos

13. Ejemplo de registro del tiempo.

Ideal para dar seguimiento a la duración de las tareas y para asignar carga laboral.

Registrar el tiempo es una de las piezas más difíciles cuando se debe gestionar un plan estructurado. Entre trabajar con tareas importantes y responder a los compañeros de equipo en tiempo real, pareciera que el tiempo pasa volando.

Con una plantilla para registrar el tiempo, puedes dar seguimiento al tiempo necesario para finalizar cada trabajo. Además te permite analizar el tiempo asignado con frecuencia diaria, semanal o mensual. Las plantillas para registrar el tiempo son muy útiles para entender cuánto has dedicado a trabajos anteriores y también, para planificar el trabajo futuro. Una vez que tengas una idea de cuánto demanda cada tarea, podrás planificar los proyectos siguientes en base al tiempo estimado que se necesita para finalizarlas.

14. Plantilla para redes sociales.

Ideal para organizar el contenido de redes sociales en torno a eventos y tendencias.

Las redes sociales pueden ser complejas de planificar. Es clave contar con un buen plan estratégico, ya que hay muchos perfiles que actualizar para estar al día con las nuevas tendencias. Un calendario para contenido de redes sociales es la combinación perfecta entre un plan editorial y la programación de las próximas publicaciones que se harán en redes. Es mucho más fácil ver todo en un sitio al que también pueden acceder rápido los colaboradores de otros departamentos.

Las plantillas para redes sociales facilitan la gestión del cronograma de publicaciones, la programación de las publicaciones y las comunicaciones entre los miembros del equipo en un espacio compartido. De este modo, se evitan los malentendidos y el equipo se mantiene en sintonía.

Descarga: Plantilla gratis para calendarios de contenido para redes sociales

15. Ejemplo de flujo de trabajo.

Ideal para optimizar los procesos y procedimientos internos.

Un flujo de trabajo es un proceso integral que conecta a las personas indicadas con los datos correctos en el momento adecuado. Los flujos de trabajo son sumamente valiosos, pero hay que dedicar un tiempo y esfuerzo considerables para elaborarlos.

Ejemplo de plantilla para flujo de trabajo

Incluso con el software adecuado para la gestión del trabajo se puede tardar en adquirir las habilidades efectivas para la gestión del tiempo, ya que, en muchos casos, resulta ser una ardua tarea. Pero con la plantilla correcta es posible planificar, personalizar y dar seguimiento al éxito de los flujos de trabajo fácilmente. 

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13. Ejemplo simple.

Ideal para estar siempre al día con las microtareas.

En el caso de la gestión del tiempo, mientras más simple, mejor. Si ya tienes una estrategia, pero necesitas algo más de estructura para que no sea todo un caos, la solución puede ser una simple ficha para la gestión del tiempo.

Una plantilla simple puede estar compuesta por un resumen breve con la lista de tareas de la semana y los vencimientos por cumplir. El formato de lista de verificación tal vez baste para esta opción, pero para quienes prefieren visualizar el trabajo de otra forma, se puede utilizar un calendario de pizarra y hacerlo más divertido. La diferencia es que en una plantilla simple solamente se incluyen unas pocas tareas pendientes de la agenda y el diseño es más despojado.

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17. Plantilla para incorporación de empleados.

Ideal para organizar documentos y materiales de capacitación para los empleados nuevos.

El proceso de selección de personal es un punto de partida fundamental para establecer las normas del grupo, afianzar la cultura de la empresa y para optimizar la eficiencia interna. Pero cuando la incorporación de empleados es continua, suele demandar mucho tiempo. Sin el procedimiento adecuado, los miembros nuevos de los equipos podrían quedarse sin los recursos necesarios para trabajar con efectividad. 

Con una plantilla para incorporación de empleados se estandarizan los procesos, se alinean quienes participan en los proyectos y se genera una comunidad inclusiva desde el primer día. Si apoyas al equipo de RR. HH. y a los gerentes responsables de la selección del personal, te aseguras de que en el equipo no faltará nada para el primer día en que ingrese algún empleado nuevo. Después, conecta la plantilla para incorporación de empleados con una lista de verificación para empleados nuevos que contenga acciones concretas, para simplificar el proceso.

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18. Ejemplo para evitar la procrastinación.

Ideal para equipos que tienden a procrastinar y que presentan problemas con la eficiencia.

Todos pasamos por esto. Hay una larga lista de tareas pendientes pero las seguimos postergando hasta el último minuto. La procrastinación es algo difícil de manejar para muchos de nosotros, pero hay una forma de combatir los efectos negativos que produce.

Tal vez pueda serte útil crear una plantilla para procrastinación en la que se prioricen las tareas que se deben hacer día por día. De este modo, evitarás sentir la sobrecarga de ver todas las tareas pendientes de la semana juntas. Probablemente, también te convenga probar con una estrategia como la técnica Pomodoro con la que se trabaja en intervalos cortos y se toman descansos para aliviar el estrés. La clave es probar con métodos diferentes y hallar el indicado para cada uno. Comienza con la priorización de las tareas más importantes y avanza con descansos cortos si todavía te resulta complicado.

Lee: El secreto para dejar de procrastinar en el trabajo

19. Plantilla para estrategias de negocios.

Ideal para: conectar a las personas con los objetivos de negocios y evitar el trabajo aislado.

El plan de negocios es una hoja de ruta en la que se detalla cuál es el negocio y qué lo compone. Por lo general, se comparte con los ejecutivos, los miembros del equipo e incluso, con los inversores. Es el motivo por el que resulta tan importante contar con un documento que ofrezca una mirada profesional y ayude a comunicar las estrategias en el menor tiempo posible.

Hay muchos elementos diferentes para elegir (como los procesos, los gastos y programas generales) que puedes incluir en la plantilla para estrategias de negocios. Todos esto pasos pueden demandar mucho tiempo si no se organizan con la plantilla adecuada. Para iniciar un proyecto con el pie derecho, busca una buena plantilla para estrategias de negocios que ayude al equipo a idear y presentar las estrategias de negocios estando siempre un paso al frente. 

Obtén: Plantilla gratuita para plan de estrategia de negocios

20. Ejemplo de trabajos para hacer “algún día”.

Ideal para planificar proyectos futuros de menor prioridad, pero que aún sean importantes.

En algún momento, todos debemos dedicar nuestra concentración a las tareas de corto plazo. Después de todo, hay plazos con los que hay que cumplir. Pero puede ser muy útil planificar las tareas de largo plazo, de las que querrás ocuparte en algún momento.

Puedes utilizar la plantilla de “algún día” para organizar una lista con los próximos proyectos que te gustaría abordar, como equipo o personalmente. De esta manera, la próxima vez que tengas algo de tiempo libre, podrás trabajar con las tareas guardadas para “algún día”. Puedes empezar por detallar las descripciones de los proyectos y después asignarlos a los equipos que trabajarían en ellos para ya tener todo en marcha.

Lee: Cómo lograr grandes resultados con objetivos a largo plazo

21. Ejemplo para el trabajo que puedes hacer cuando tengas tiempo disponible.

Ideal para priorizar los proyectos de largo plazo con proactividad. 

Si alguna vez te encontraste con poco trabajo y tuviste la intención proactiva de trabajar con acciones pendientes, prueba con una plantilla para tiempo disponible. Enumera allí las tareas que piensas hacer algún día. Puedes empezar por dividir esas tareas con una estructura de desglose del trabajo con la que empieces a planificar entregas de menor tamaño.

Este tipo de tareas pueden ser aspiraciones más amplias que se pretendan en la empresa, como la de organizar alguna actividad para fortalecer los vínculos entre el personal. Guarda estas tareas para las que se requiere disponibilidad de tiempo, para el final de la semana. Cuando se hayan terminado las tareas prioritarias, úsalo para ponerte al día con los proyectos de los que has querido ocuparte y no has podido. 

22. Plantilla para agenda de reunión.

Ideal para equipos con dificultades para lograr reuniones eficientes.

La mayoría de nosotros, a lo largo de nuestras carreras, ha participado en alguna reunión sin agenda. Sin una agenda de reunión adecuada, los miembros del equipo podrían quedar preguntándose cuál es el objetivo y, en consecuencia, la reunión podría terminar siendo una gran pérdida de tiempo.

Con una plantilla para agenda de reunión, puedes llevar a cabo reuniones bien enfocadas y controladas con claridad sobre los objetivos, las acciones pendientes y la organización de tareas posteriores a la reunión. 

Plantilla gratuita de la agenda de la reunión

23. Plantilla para procesos de ventas.

Ideal para organizar oportunidades de venta y compartirlas con otros equipos.

La gestión del proceso de ventas es una tarea que incluye mantener y dar seguimiento a las oportunidades potenciales con las que trabaja el equipo de Ventas. Si bien puede parecer bastante simple, hay muchas variables involucradas en el seguimiento del proceso de ventas, como las oportunidades, el estado de los clientes potenciales, las prioridades, las etapas, el valor estimado y mucho más. 

Con una plantilla para procesos de ventas, el equipo de Ventas puede dar seguimiento con facilidad a los datos de las cuentas y a las acciones pendientes, mientras, a la vez, se establecen las prioridades de las oportunidades y se comparte el proceso con otros miembros del equipo. Además, puedes centrarte en los clientes potenciales, las cuentas principales y las oportunidades en riesgo para desarrollar un proceso adecuado.

[Vista de Lista] Plantilla para procesos de ventas en Asana en una vista al estilo de una hoja de cálculoObtén una plantilla gratis para procesos de ventas

24. Ejemplo de presupuesto por tiempo.

Ideal para analizar las asignaciones de tiempo y los detalles del presupuesto.  

Tal vez te resulte familiar el dicho “El tiempo es dinero”, pero ¿qué puedes hacer para asegurarte de utilizar el tiempo con eficiencia? Si bien no hay una única forma de hacer las cosas, el seguimiento del tiempo consumido en función de lo presupuestado puede ayudarte a tener una mejor perspectiva con respecto a la asignación de tiempos.

Primero, registra el tiempo que demanda finalizar cada tarea de un proyecto. Después, asígnale una porción del presupuesto a cada entrada. Para hacerlo, divide el presupuesto del proyecto según el tiempo dedicado a finalizar cada tarea. Si bien es probable que este método no sea un 100 % preciso en todos los casos, sí te permitirá tener una idea aproximada de a qué se dedica el tiempo. Además, podrás compartir la información con los demás involucrados en el proyecto y mejorar la visibilidad. 

Lee: ¿No conocías la gestión de costos? Comienza ahora.

25. Ejemplo de registro de actividades.

Ideal para equipos que trabajan con varios proyectos a la vez.

En un mundo ideal, dedicarías el tiempo solamente a finalizar las tareas asignadas. Lamentablemente, por lo general, ese no es el caso y en muchos equipos se padece el trabajo repetitivo que impide la eficiencia general. De hecho, los trabajadores del conocimiento, en promedio, dedican un 60 % del tiempo a los pormenores del trabajo; cosas como obtener aprobaciones, buscar documentos o asistir a reuniones de actualización de estado.

Plantilla para registro de actividades

Una plantilla para actividades es muy útil para dar seguimiento a todas las actividades que haces durante el día a fin de identificar y reducir los pormenores del trabajo. Por ejemplo, tal vez solamente tengas dos tareas para finalizar en el día, probablemente también debas asistir a dos reuniones, tengas un problema que resolver del proyecto anterior o algo que aclarar sobre un malentendido con un compañero de equipo. Si registras todas estas actividades, tendrás una idea más clara de a qué se dedica el tiempo y también se presentarán oportunidades de mejora para los procesos en curso.

26. Plantilla para planificación de sprints.

Ideal para equipos de Desarrollo y Producto que trabajen con plazos ajustados.

La planificación de sprints es una metodología de gestión de proyectos para equipos de Producto e Ingeniería con la que se divide el trabajo en porciones más pequeñas. Es muy útil para establecer las prioridades de los trabajos y para planificar en función de las necesidades de capacidad productiva del equipo.

Para planificar los sprints con efectividad, te convendría utilizar una plantilla para planificación de sprints. Te servirá para gestionar mejor proyectos ágiles, ya que te permite crear una estructura, asignar responsables de las tareas y planificar reuniones relacionadas con los sprints.

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27. Ejemplo de priorización.

Ideal para categorizar las tareas con base en la importancia para lograr eficiencia.

Cuando tienes una larga lista de tareas pendientes por delante y muchas reuniones una atrás de otra, a veces, puede parecer imposible gestionar el tiempo con efectividad y, a la vez, finalizar las tareas. Aquí es donde entra en juego la planificación con prioridades.

Una plantilla para priorización tal vez te ayude a clasificar cada tarea de la lista por importancia. De este modo, te aseguras de completar primero las tareas más relevantes. Todo esto puede resultar muy útil para organizar la lista de tareas pendientes hasta en los días más ocupados. Prueba con la clasificación de cada proyecto en una escala de uno a tres o con un código por color para asignar prioridad. 

28. Ejemplo de cronograma semanal.

Ideal para planificar la carga laboral con una semana de anticipación con el fin de cumplir con todos los plazos previstos.

Más allá de las tareas diarias, también puede ser útil planificar el trabajo con una semana de anticipación. Hablamos de programar un cronograma que incluya plazos ajustados como los de las tareas diarias, otros con plazos abiertos como los de los proyectos más amplios y cualquier otra variante intermedia.

Después, te convendrá establecer las prioridades de las tareas según los vencimientos y la importancia en función de cómo afecte a los objetivos del equipo. De este modo, puedes alinear los objetivos con el trabajo necesario para finalizarlos.

29. Plantilla para lanzamiento de producto.

Ideal para equipos de Producto que necesitan ayuda para gestionar varios lanzamientos a la vez. 

Los buenos lanzamientos de productos requieren de mucha planificación y atención a los detalles. Hay muchas cosas que pueden salir mal, la creación de los objetivos, los mensajes, la implementación, etc. Afortunadamente, hay una plantilla para lanzamiento de producto que puede resultarte muy útil para mantener todo bien organizado y para expandir el portafolio de productos.

[Vista de Lista] Proyecto de lanzamiento para marketing de productos en Asana

En caso de que tengas que hacer malabares con un nuevo proceso para desarrollo de productos o de que necesites instrucciones más claras para seguir trabajando, una plantilla para lanzamiento de productos puede ser muy útil, ya que te permite visualizar el cronograma, compartir objetivos y mantener las comunicaciones, todo en un mismo lugar. 

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Gestiona el tiempo con las plantillas

La gestión adecuada del tiempo puede ser una tarea compleja, pero con la plantilla correcta puedes organizar mejor los objetivos diarios, semanales e incluso los del mes.

Si quieres implementar una mejor gestión del tiempo en todo el equipo, considera la posibilidad de probar con un software para la gestión del tiempo y dar seguimiento a las tareas en un entorno compartido.

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