15 secretos para hacer una lista de pendientes que realmente funcione

Foto del colaborador - Julia MartinsJulia Martins11 de enero de 202110 min de lectura
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Imagen de encabezado de mejor lista de tareas pendientes

Una lista de tareas pendientes es una lista de lo que tienes pendiente por hacer. Contiene, básicamente, cualquier actividad que debes realizar, pero tener la lista por escrito no significa necesariamente que sea útil. Lo que sí puede ser muy útil para establecer las prioridades y lograr trabajos de calidad es tener la posibilidad de dar seguimiento realmente a los plazos de entrega de los trabajos. Sin embargo, es frecuente que esa lista de tareas pendientes esté desorganizada y desconectada del trabajo que efectivamente haces, lo que conlleva menos claridad y más pormenores del trabajo.

La buena noticia es que escribir una lista de acciones pendientes no tiene por qué ser en vano. Toma el control de tus tareas pendientes con estos 15 secretos para hacer que tu lista realmente funcione.

Empecemos por el principio: dile adiós a la lista de pendientes en papel

Si todavía no lo has hecho, el primer paso para crear una lista de tareas pendientes que realmente funcione es generarla con una aplicación para tal fin. Con las listas en papel podemos tener esa maravillosa satisfacción que se siente al tachar algo, pero también son lo peor que existe para dar seguimiento a las acciones pendientes. Lo cierto es que las listas en papel están siempre desorganizadas y, además, tienden a perderse y son poco efectivas. En estas condiciones, uno es más propenso a cometer errores.

En su lugar, empieza a usar una aplicación para listas de pendientes. A diferencia de lo que sucede con la lista de pendientes en papel, contar con una aplicación para tal fin incluye los siguientes beneficios:

  • Ordena y prioriza el trabajo. Si quieres cambiar el orden de una lista de pendientes en papel, debes volver a escribirla por completo. Pero con una aplicación para listas de pendientes, puedes arrastrar y soltar fácilmente cualquiera de los elementos. Además, la mayoría de esas aplicaciones ofrecen alguna opción para dar seguimiento acorde a las prioridades con etiquetas personalizadas.

  • Imposible de perder. A diferencia de lo que sucede con una lista de acciones pendientes escrita a mano, no puedes “perder” una lista en línea. Siempre tienes acceso a la lista para ocuparte de las tareas sin importar dónde te encuentres.

  • Agrega contexto extra a tus tareas pendientes. La mayoría de las aplicaciones para listas de tareas pendientes ofrecen alguna forma de agregar información extra en la descripción. En una lista de pendientes en papel, solo tienes lugar para describir con un par de palabras todo lo que necesitas para trabajar. Pero con una aplicación para listas de acciones pendientes cada tarea cuenta con una descripción que se puede ampliar, donde puedes agregar cualquier detalle relevante para la tarea, documentos de trabajo o información que resulte importante para el caso.

  • Crea listas separadas en el mismo lugar. Antes de elegir una aplicación para listas de pendientes, asegúrate de poder crear más de una “lista” en la aplicación. Probablemente te convenga crear una lista de pendientes para el trabajo personal, otra para tu equipo y una tercera para el desarrollo profesional, por ejemplo. Una aplicación para listas de pendientes con múltiples opciones para listas te permitirá almacenar todas estas tareas en un mismo lugar.

  • Establece fechas de entrega, configura recordatorios y notificaciones. Las acciones pendientes no tienen mucho sentido si no se cumplen a tiempo. Con una aplicación para listas de pendientes puedes dar seguimiento a los plazos de entrega de los trabajos y configurar los recordatorios o notificaciones para asegurarte de terminar cada tarea a tiempo.

  • Colabora. Cuando tu lista individual de acciones pendientes está organizada y las prioridades están claras, puedes contribuir mejor con los proyectos y las iniciativas. En otras palabras, mientras más organizado estés, más fácil será colaborar con tu equipo.

Si lo que buscas es una aplicación para listas de tareas pendientes, prueba Asana. Asana es una herramienta de gestión del trabajo diseñada para ayudarte a organizar el trabajo de modo que sepas exactamente qué hacer, por qué es importante y cómo proceder para lograrlo. Usa Asana para dar seguimiento al trabajo y conectarlo con los proyectos más amplios, para incluir a más compañeros de equipo y para asegurarte de no pasar nada por alto.

Crea listas de tareas pendientes más efectivas: ejemplo de Mis tareas

15 secretos para tener una lista de tareas pendientes mucho mejor

Si estás listo para mejorar el nivel de tu lista de tareas pendientes, prueba estos 15 consejos que te ayudarán a aumentar la claridad y la eficiencia al máximo. Ten en cuenta que la mayoría de estos consejos se basan en la suposición de que ya usas una aplicación para listas de tareas pendientes con la que organizas el trabajo y aumentas la productividad.

1. Captura todo

Es mejor escribir algo a tiempo y marcarlo como finalizado más tarde que olvidar lo que querías hacer en primer lugar. Con frecuencia, algunas de nuestras mejores ideas se nos ocurren cuando no tenemos dónde escribirlas, pero la inspiración no espera. Si se te cruza algo por la mente como una mejora que podrías hacer en un proyecto o una idea excelente para contarle a tu jefe, simplemente agrégalo a tu lista de pendientes.

También es el motivo por el cual es importante elegir una aplicación para listas de pendientes que brinde una excelente experiencia con dispositivos móviles. De este modo, si no estás en la oficina, puedes anotar lo que quieras sin tener que recordarlo hasta que vuelvas a la computadora.

Depender menos de la mente humana y de la memoria facilita las cosas para que podamos ser cada vez mejores. Asana nos ayuda a disminuir la carga cognitiva del trabajo para todos y, además, aporta claridad.
Depender menos de la mente humana y de la memoria facilita las cosas para que podamos ser cada vez mejores. Asana nos ayuda a disminuir la carga cognitiva del trabajo para todos y, además, aporta claridad.

2. Listas, listas y más listas

Uno de los motivos por los que usar listas de tareas pendientes se puede tornar abrumador es porque tienden a contener una mezcla terrible de todo tipo de elementos. Probablemente trabajes con varios proyectos e intentes guardar algo para recordar que debes revisar el brief de la próxima campaña junto a una nota acerca de que hay que buscar proveedores para un evento. Evidentemente, todo puede resultar confuso enseguida. No sería nada raro que te sintieras abrumado.

Para tener tu lista de pendientes bajo control y lograr trabajos excelentes, analiza la posibilidad de hacer más de una lista. Por ejemplo, asegúrate de que cada proyecto o iniciativa grande tenga su propia lista. Además, considera crear una lista para los trabajos que se puedan concretar de inmediato, otra con ideas para implementar más adelante en los proyectos y una tercera lista con anotaciones personales de todo lo que no quieres olvidar. Así, podrás abrir la lista de pendientes que corresponda al tipo de trabajo que estés haciendo en ese momento, para poder centrarte en lo que realmente necesitas hacer.

Más información: Una excelente aplicación en línea con listas de tareas pendientes para el trabajo

3. Organiza tu lista de pendientes según el flujo de trabajo, las prioridades o las fechas de entrega

Reorganizar la lista de pendientes a diario es una pérdida de tiempo; incluso, aunque a veces resulte entretenido. Resiste a la tentación y crea una estructura realmente magnífica para tu lista de pendientes. Si tu aplicación te lo permite, considera la posibilidad de crear secciones para los diferentes tipos de trabajos. De tal modo, podrás ordenar el trabajo por proyecto o prioridad, dependiendo de lo que prefieras.

Crea listas de tareas pendientes más efectivas: prioridades y flujos de trabajo

4. Transfórmala en acciones concretas

La lista de pendientes no es el lugar donde almacenar ideas u objetivos. Sin dudas, es importante capturar esos detalles, pero si guardas todo en una sola lista de acciones pendientes es probable que el trabajo importante se pierda o quede oculto. En cambio, intenta capturar todo en una herramienta de gestión de proyectos o en un sistema para gestión de objetivos. Así, todavía tendrás acceso a todas esas ocurrencias que surgen y a los objetivos importantes, sin sobrecargar tu lista de pendientes.

A pesar de que es muy importante almacenar las ideas y los objetivos separados de tu lista principal de tareas pendientes, tener que cambiar entre varias herramientas se puede tornar rápidamente en algo abrumador. En cambio, busca una forma de capturar toda esta información en una misma herramienta, como en Asana.

5. Los verbos primero, los detalles después

Además de asegurarte de que tu lista de pendientes sea viable, te recomendamos que empieces la mayoría de los títulos de la lista con un verbo. Si bien no es una regla inquebrantable, si comienzas a redactar las acciones pendientes con un verbo será útil para entender exactamente de qué se trata cada tarea pendiente.

Por ejemplo, la acción pendiente de Tres imágenes para publicitar en Facebook, no dice mucho. Si agregas “diseñar” al inicio del título de la tarea pendiente, de inmediato la acción pendiente se vuelve ejecutable y clara: Diseñar tres imágenes para publicitar en Facebook. Las listas de pendientes con verbos en los títulos ofrecen de un solo vistazo una idea de lo que hay que hacer.

6. Establece las prioridades de tus tareas pendientes

Para asegurarte de hacer el trabajo que corresponde y a tiempo, es importante saber cuáles de todas tus tareas pendientes son las más importantes. Puedes poner las más importantes al principio o usar etiquetas personalizadas para indicar la prioridad. Asegúrate de tener siempre visible el trabajo crítico, para no pasar nada por alto.

Lee: Cómo priorizar el trabajo más importante

No quiere decir que tienes que hacer siempre primero lo que es más importante. A veces, es mejor empezar el día con alguna tarea fácil para entrar en calor. O tal vez te lo quieras sacar de encima lo antes posible porque te guías por la regla de 80/20, que establece que puedes terminar el 80 % de tu trabajo en el 20 % del tiempo. Incluso aunque no trabajes primero con lo que tiene prioridad, asegúrate de saber lo que debes hacer antes de que se te pase el día.

Solía llegar a casa, acostar a mi hijo para que se durmiera y después, seguía con mis emails hasta la medianoche; tratando principalmente de buscar información entre cadenas de emails y entender qué sucedía. Y ahora voy directamente a Asana para identificar lo que es importante.
Solía llegar a casa, acostar a mi hijo para que se durmiera y después, seguía con mis emails hasta la medianoche; tratando principalmente de buscar información entre cadenas de emails y entender qué sucedía. Y ahora voy directamente a Asana para identificar lo que es importante.

7. Incluye siempre una fecha de entrega

Al momento de tener que cumplir con las tareas pendientes, no solo necesitas saber qué hacer, también hace falta saber para cuándo debe estar hecho. No vale de nada que termines todas las tareas importantes si no lo haces en el momento que corresponde. En otras palabras, siempre debes saber quién hace qué y para cuándo. Incluso aunque no tengas un plazo estricto, es mejor anotar una fecha y cambiarla que olvidarte de un vencimiento por completo.

8. Divide los trabajos grandes en tareas más pequeñas

Uno de los mayores problemas a la hora de cumplir con los plazos de las tareas pendientes es ver que una tarea de la lista vence al día siguiente, pero darte cuenta de inmediato que, en realidad, necesitabas una semana para llevar a cabo el trabajo.

Si te enfrentas con frecuencia a este problema, analiza la posibilidad de dividir el trabajo en tareas más pequeñas. Tal vez tu trabajo recién venza el viernes, pero es posible que se trate de una tarea grande que demande varios días para finalizarla. Dividir el trabajo en tareas pendientes que puedes finalizar antes, durante la semana, puede ser crítico para el éxito de tu proyecto.

Asana nos permitió ver la cantidad de trabajo total que estábamos haciendo y con ello, la posibilidad de volver a establecer las prioridades y a replantear las estrategias en función de los diferentes tipos de tareas.
Asana nos permitió ver la cantidad de trabajo total que estábamos haciendo y con ello, la posibilidad de volver a establecer las prioridades y a replantear las estrategias en función de los diferentes tipos de tareas.

9. Agrupa tareas similares

Agrupar tareas no solo te permite cumplir con tus tareas pendientes, sino también aumentar la productividad. Cada vez que cambias de tarea o empiezas con un proyecto nuevo, tu cerebro necesita algo de tiempo para adaptarse y volver a ponerse en sintonía. La verdad es que los humanos no somos tan buenos con hacer varias cosas a la vez, así que mientras más tareas pendientes puedas agrupar, más fácil será que tu cerebro lo entienda.

En particular, busca el trabajo diario que podrías agrupar sin problemas. Si hay cosas que haces a diario, probablemente ni siquiera necesites pensar cuánto tiempo les dedicas, pero ese tiempo, sin dudas, también suma. Si tienes tareas diarias, presta atención a cuánto tiempo te llevan realmente. Después, analiza si puedes ser más eficiente con ellas. ¿Puedes agruparlas o automatizarlas? Eliminar estas tareas no solo es útil para limpiar tu lista de pendientes, sino que, además, aumentas la productividad.

10. Celebra el progreso

Cada vez que marcas algo de tu lista como finalizado, has obtenido un logro. Es muy importante. Se debería celebrar, incluso aunque solamente fuera con una palmadita en la espalda.

En Asana, uno de nuestros valores esenciales es la actitud emotiva, un concepto que inventamos, sin dudas, pero que demuestra que tenemos en cuenta lo que dictan nuestros corazones. La actitud emotiva implica tomarse el tiempo necesario para divertirse y crear experiencias significativas durante el día laboral. Si alguna vez has usado Asana, probablemente hayas visto unicornios y yetis que atraviesan la pantalla volando cuando marcas una tarea como finalizada. ¿Por qué? La pregunta debería ser: “¿Por qué no?”.

Las particularidades de Asana, como los unicornios que atraviesan la pantalla volando cuando finalizas una tarea, hacen que el trabajo no sea visto tanto como ‘una obligación’, sino más bien, como una experiencia gratificante.
Las particularidades de Asana, como los unicornios que atraviesan la pantalla volando cuando finalizas una tarea, hacen que el trabajo no sea visto tanto como ‘una obligación’, sino más bien, como una experiencia gratificante.
Crea listas de tareas pendientes más efectivas: celebraciones de Asana

11. Ordena tu lista al final del día

En vez de perder media mañana ordenando las tareas de tu lista de pendientes, organízalas la noche anterior para que cuando inicies sesión por la mañana, ya sepas exactamente qué hay que hacer. Si dedicas 5 o 10 minutos la noche anterior, puedes estar seguro de que estarás listo para empezar inmediatamente al día siguiente.

12. Desactiva las notificaciones

Las notificaciones son sumamente útiles para lograr trabajos de muy buena calidad y todas las aplicaciones para listas de acciones pendientes buenas tienen notificaciones por doquier. Igual de importante es contar con el modo “No molestar” o con una función para “pausar” las notificaciones. En definitiva, organizas tu trabajo para poder ser más productivo y, a veces, eso incluye poder concentrarte en vez de distraerte cuando te contactan en cualquier momento.

Las distracciones son costosas, por lo que nos hemos centrado en eliminarlas siempre que podemos. Con Asana, los empleados pueden trabajar sin interrupciones y de manera fluida porque todos saben de lo que son responsables y dónde se encuentra la información.
Las distracciones son costosas, por lo que nos hemos centrado en eliminarlas siempre que podemos. Con Asana, los empleados pueden trabajar sin interrupciones y de manera fluida porque todos saben de lo que son responsables y dónde se encuentra la información.
Lee: 7 consejos para lograr la concentración y reducir las distracciones digitales

13. Da seguimiento a lo que no tienes que hacer

No quieres perder el tiempo sumergido en trabajos de poca importancia. Entonces, a pesar de que está bien capturar la mayor cantidad de detalles en una lista de tareas pendientes, también es importante saber sacrificar algunas cuando es necesario.

Si das seguimiento teniendo en cuenta las prioridades de la lista, ya habrás analizado qué es lo más y lo menos importante. Entonces, en caso de que sea necesario, no temas cambiar la prioridad de un trabajo. Dar seguimiento a las acciones pendientes no quiere decir que tengas que hacer absolutamente todo, todos los días. Se trata más bien de tener las tareas bajo control para poder terminar lo que es más importante.

14. Presta atención a las tareas con retraso

Todos tenemos ese tipo de tareas que eran para la semana pasada, pero de las que todavía no logramos ocuparnos. Ahora bien, si las ves, pregúntate por qué todavía no las has hecho. ¿Qué te lo impide? ¿Necesitas cambiarles la prioridad o delegarlas a alguien más? ¿Hay algo acerca de la tarea que no entiendas y que te esté frenando? Saber el motivo por el cual te demoras puede ser útil para ser más eficiente y cortar de raíz con eso que te impide avanzar.

15. Colabora en una sola plataforma

Lo ideal sería no tener que dar seguimiento a los pendientes sin contexto. Ser organizado y tener las prioridades claras no resulta muy útil si no tienes visibilidad del trabajo de tu equipo y viceversa. Los equipos más eficientes son los que comparten una única fuente de referencias para todo el trabajo que se debe realizar. De este modo, todos saben exactamente quién es responsable de qué tareas y, además, permite que el equipo se enfoque en hacer un trabajo de excelente calidad.

Por supuesto, creemos que Asana es una muy buena opción para lograrlo. Con Asana, tu equipo puede organizarse y resolver qué hacer, por qué es importante y cómo hacerlo. Así resulta que no eres el único favorecido con la mejora de la claridad y la eficiencia.

Más información

Marca en tu lista que has finalizado “Aprender a hacer una lista de tareas pendientes”

Hacer una lista de tareas pendientes consiste en organizarse y mejorar la visibilidad del trabajo. Si sigues estos 15 consejos lograrás exactamente eso. Pero siempre que busques hacer una lista de pendientes para dar seguimiento al trabajo, también deberás buscar algo que aporte visibilidad a todos sobre el trabajo que hacen los miembros del equipo entero. Busca una lista de tareas pendientes que ofrezca funciones adicionales útiles como la gestión de tareas y la gestión de proyectos.

¿Te interesa aprender más sobre el tema? Lee acerca de los beneficios de la gestión de proyectos con Asana.

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