Toma la delantera en el trabajo con estos consejos para la priorización de las tareas

Cómo priorizar las tareas en el trabajo
  • En este artículo, aprenderás:
    • Cómo empezar a priorizar las tareas en el trabajo
    • Varios métodos que te serán útiles para establecer las prioridades de tus responsabilidades laborales
    • Cómo usar tu calendario para programar tus tareas de manera efectiva

Si eres como la mayoría de las personas, normalmente comienzas tu trabajo con la intención de ser lo más productivo posible. Aún así, a medida que el día avanza, te encuentras atendiendo múltiples solicitudes urgentes mientras ves cómo se agranda tu lista de tareas. Lo que preparaste al principio para hacer siempre parece quedar a un lado.

Si te suena conocido, no estás solo. Muchos de nosotros no tenemos un proceso que nos permita priorizar tareas en el trabajo y siempre sentimos que corremos detrás de lo que hay que hacer. Ponemos en riesgo el cumplimiento de los vencimientos clave y nos preocupamos continuamente por estar al día. Pero ya basta. Puedes tomar la delantera con unos simples métodos útiles para establecer las prioridades y gestionar tu carga laboral.

Cuando tomas medidas para priorizar tu trabajo puedes ser proactivo y no reactivo. Así, en definitiva, aumentas tu productividad, cumples con los vencimientos y gestionas mejor el tiempo en tu trabajo. Mira los consejos a continuación para hallar un proceso que te ayude a priorizar tus tareas en el trabajo:

Comienza por reunir tus tareas pendientes y crea una lista

No puedes decidir cómo priorizar las tareas si no tienes una vista única de todo lo que necesitas que se haga en primer lugar. Puede parecer rudimentario, sin embargo es algo que muchas veces pasamos por alto en la urgencia por ponernos a trabajar en los proyectos. En vez de actuar así, tómate el tiempo para armar una lista con los trabajos que debes hacer en todos tus proyectos. Asegúrate de dividir las tareas más grandes en subtareas para no sentirte abrumado.

Una vez que tus tareas estén listadas en un lugar, agrégales información, como la cantidad de tiempo que llevará finalizarlas, el nivel de importancia o la urgencia. Con todas tus tareas en un mismo lugar, podrás tener un panorama general de lo que hace falta hacer y además, tendrás una idea de cuánto trabajo hay y de a qué debes prestarle atención ahora. No te preocupes por organizar tus tareas demasiado pronto, simplemente ponlas a todas en un mismo lugar.

Consejo de Asana: Mis tareas es una función de Asana con la que todas las tareas que se te asignan se agrupan automáticamente en una sola vista. Sirve como lista de verificación maestra y te mantiene centrado en las piezas correctas de trabajo.

Adopta un método de priorización para organizar tu trabajo y tu lista de pendientes

Cómo priorices tus tareas, en definitiva, dependerá de la naturaleza de tu trabajo y de tu estilo personal, pero hay algunos métodos comunes para la priorización de las tareas que pueden servirte. Dales una mirada a algunos de los métodos útiles para priorizar tareas:

No lo dejes para mañana…

El método No lo dejes para mañana… no se trata de una sugerencia literal, sino más bien de un sistema basado en una cita del siempre brillante Mark Twain que dijo, “Si lo primero que haces es lo más urgente, hazlo a primera hora de la mañana”. En el mundo de la gestión laboral, se traduce a ocuparte primero de las tareas más grandes y complejas.

Lo que aporta a un fin superior y está vinculado a los principales objetivos debería estar primero de la lista de prioridades. Una vez que hayas hecho lo más urgente del día podrás ocuparte de las demás tareas basándote en otros factores, como el de los vencimientos.

No lo dejes para mañana… puesto en acción: termina esa valiosa presentación que darás ante el equipo de gerentes al final de la semana. Hazlo antes de responder emails, trabajar con tu formulario de reseñas, llamar a clientes o preparar las revisiones de los contratos.

La matriz de decisiones de Eisenhower

Otro de los métodos que se basa en la cita de alguien famoso es el de la matriz de decisiones de Eisenhower. Este método comienza por organizar las tareas en cuatro cuadrantes, según la importancia que tengan, la urgencia, ambas o ninguna de ellas.

Este planteo te sirve para decidir qué hacer ahora (lo importante y urgente), qué debes planificar (lo importante que no es urgente), qué puedes delegar (lo que no es importante pero sí urgente) y lo que posiblemente podrías descartar (todo lo que no es importante ni urgente).

La matriz de decisiones de Eisenhower puesta en acción: un colega acaba de enviarte un email en el que te pide ayuda con una presentación para ventas. Esta solicitud es urgente porque se debe hacer hoy; pero, ¿es lo suficientemente importante (para ti) como para que pospongas otros trabajos? Mide cada una de las tareas de tu propia lista diaria según la importancia y la urgencia para decidir si puedes cambiar de tarea para ayudar a tu colega o si debes posponerla para más tarde. Saber cuáles son tus compromisos también te ayudará a poder decir no cuando sea necesario.

Método ABCDE

Con el método ABCDE tomas esa lista de tareas que creaste, le asignas una letra (valor) a cada tarea según su nivel de importancia y después te ocupas de las tareas según su calificación. Es similar colocarle una nota a cada tarea, desde A (la más importante) a E (eliminar si es posible). Asegúrate de trabajar siempre primero con tus tareas A y B, porque son las que te ayudarán a alcanzar el éxito en tu trabajo.

ABCDE puesto en acción: hoy tienes ocho horas disponibles para trabajar, pero quince horas al sumar las tareas de tu lista. Sin embargo, al asignarle una letra a cada tarea, solamente a dos les corresponde la A y la mayoría son tareas D que puedes delegar o reprogramar. Ahora debes centrarte solamente en las tareas A y dejar las D para más tarde o transferírselas a un compañero de equipo. Acabas de pasar de estar abrumado a manejar una lista de tareas con prioridades definidas que se centra en los elementos ineludibles del día.

Fragmentación

Según el método de fragmentación, un fragmento es una actividad laboral focalizada. Puede tratarse de una unidad independiente (vaciar la bandeja de entrada), una porción de un proyecto más amplio (terminar el primer borrador de un documento) o un conjunto de pequeñas tareas sin relación entre sí. La clave, en este caso, es convertir estos fragmentos en bloques temporales ininterrumpidos y focalizados. Desconecta las distracciones externas y muestra que no estás disponible. También es importante que descanses entre fragmentos para relajarte y renovar tu energía.

La fragmentación puesta en acción: probablemente comiences el día con una hora de trabajo en diseño y después hagas una pausa. Luego, dos horas de reuniones programadas, el almuerzo y treinta minutos para responder emails que terminan con una hora de investigación acerca de un cliente nuevo. Tomas una pequeña pausa dedicada a las redes sociales, vas a la reunión de actualización del equipo y concluyes con una hora, al final, de trabajo en diseño.

Consejo de Asana: si usas Asana para gestionar tus tareas, puedes crear campos personalizados para agregar información extra, como las letras para calificación (si usas el método ABCDE), la urgencia y la importancia (si usas la matriz de decisiones de Eisenhower), el nivel de prioridad (si prefieres “No lo dejes para mañana…”) o las estimaciones acerca de cuánto tiempo te tomará completar las tareas.

Usa tu calendario para programar tus tareas

Independientemente de que una tarea se haga en minutos o te lleve una semana, siempre tiene un principio y un fin. Así que, una vez que tengas tu lista, agrega una fecha de inicio y una de fin a cada tarea. Al hacerlo te asegurarás de que no pasar nada por alto a medida que lleguen trabajos nuevos y las prioridades cambien.

Si tienes una tarea asignada sin fechas claras de inicio o fin, asegúrate de pedir esa información para poder programar el tiempo que le dedicarás. Una vez que conozcas esas fechas, incluso tendrás la posibilidad de configurar tu fecha personal de fin para un día u horario anteriores a la fecha efectiva de vencimiento. De este modo, podrás estar listo en caso de que surjan problemas imprevistos o entregar el trabajo antes. Piensa en tu trabajo como si fuera un rompecabezas: debes saber que las piezas encajarán unas con otras y que las fechas de inicio y fin son los bordes de esas piezas del rompecabezas.

Si las tareas son las piezas del rompecabezas, con las fechas de inicio y fin como bordes; entonces, tu calendario es el tablero del rompecabezas, el lugar donde armas esa gran imagen. Úsalo para programar el trabajo, equilibrar las tareas según el mayor nivel de dedicación o de prioridad para no sobrecargarte y asegurarte cumplir con los vencimientos. Si adoptas uno de los métodos de priorización anteriores, usa ese marco para ayudarte a completar tu cronograma.

Tip de Asana: al usar la vista de Calendario en Asana, podrás centrarte en los días que puedes sentirte sobrecargado y ver qué bloques de tiempo tienes disponibles. Aprovecha esta vista para cambiar tareas y distribuir tu trabajo de forma más equilibrada.

Comunica el progreso de las tareas a tus compañeros de equipo

Finalmente, no te olvides de incluir a tus compañeros de equipo. Pueden estar esperando que completes una tarea o que tengas tiempo para dedicarles a ellos. Al brindarles actualizaciones de forma proactiva acerca del progreso de una tarea, como cuándo tienes pensado terminarla o si surgen demoras o bloqueos, puedes reducir la cantidad de solicitudes de actualización que recibes. En vez de responder constantemente a esas solicitudes, puedes seguir haciendo tu trabajo de forma productiva y eficiente.

Consejo de Asana: la función de comentarios de las tareas de Asana te permite compartir las actualizaciones y hacer preguntas de seguimiento directamente en una tarea para mantener conectadas las comunicaciones con el trabajo real que estás haciendo.

El trabajo con prioridades claras es un trabajo productivo

Cuando estableces prioridades claras para tu trabajo, puedes aumentar la productividad, gestionar mejor tu tiempo y sentirte confiado de que cumplirás con los vencimientos, siempre. Impulsa tu productividad más aun con una herramienta para gestión laboral como Asana; para organizar y gestionar todas tus tareas, grandes o pequeñas, desde un mismo lugar.

Gestiona tus tareas, proyectos y mucho más con Asana