Cómo establecer los OKR

Foto del colaborador - Julia MartinsJulia Martins4 de agosto de 20206 min de lectura
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Es fácil mirar a las empresas exitosas y suponer que fue su idea central lo que las llevó a donde están ahora. Intel inventó el microchip, Netflix fue pionero en la transmisión de videos a demanda y Google creó el motor de búsqueda moderno. Pero la idea por sí sola solo puede llegar hasta cierto punto.

Lo que transforma a una empresa emergente y ambiciosa en una compañía líder del sector no siempre es una idea original sino su ejecución.

Por ejemplo, Google es el motor de búsquedas en internet, pero no porque Larry Page y Sergey Brin tuvieran una idea total y absolutamente original y brillante. De hecho eran el 18.° buscador en llegar a escena durante los comienzos de internet. Lo que llevó a Google a superar ampliamente a su competencia fue el modo en que Page y Brin ejecutaron su visión, mediante un enfoque y claridad excepcionales.

Al reflexionar sobre el éxito de Google, Page destacó la metodología OKR (objetivos y resultados clave) de Andy Grove como un factor determinante en el éxito de su empresa.

“Los OKR nos han servido para multiplicar nuestro crecimiento por 10, muchas veces”, escribió Page en el libro de John Doerr, 2018, Measure What Matters (Mide lo que importa). “Nos ayudaron a transformar nuestra misión increíblemente audaz de ‘organizar la información del mundo’ en algo que tal vez se podía alcanzar”.

Lee: ¿Qué son los objetivos y resultados clave (OKR)?

¿Realmente vale la pena establecer estos objetivos? La respuesta simple es sí. Las empresas que implementan esta metodología de definición de objetivos se benefician constantemente de una mejor ejecución de proyectos e iniciativas. Con objetivos claros, puedes convertir las grandes ideas en importantes negocios.

Si bien la ejecución puede ser un desafío, no tiene por qué ser complicada. Todo lo que necesitas es constancia, dedicación y planificación. A continuación, se explica cómo los objetivos pueden pasar de ser una buena idea a ser una práctica de gestión sostenible a largo plazo.

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Paso 1: Establece las reglas para tu negocio

La fórmula de los OKR está diseñada para ser lo suficientemente flexible como para adaptarse a la mayoría de los propósitos. Sin embargo, muchas organizaciones la tratan como un marco rígido y se niegan a desviarse de una metodología prescriptiva. Esa manera está condenada a fracasar.

Antes de implementar esta metodología de definición de objetivos, te recomendamos que establezcas las reglas básicas para definir cómo funcionarán los OKR en tu empresa. Estas reglas definen cómo funcionan los objetivos en tus equipos y en tu organización. Específicamente, hay tres elementos a considerar: cadencia, proceso de revisión y creación.

  • Cadencia: Es simplemente la frecuencia con la que defines tus objetivos. En nuestra experiencia, los objetivos anuales son los que generan mejores resultados, ya que se convierten en los pilares de la estrategia. Sin embargo, si tu organización avanza rápidamente, tienes la opción de establecer objetivos con mayor frecuencia: semestral, trimestral o incluso mensual.

  • Proceso de revisión: Es el cronograma que estableces para actualizar y revisar tu progreso. Nuevamente, tu cronograma óptimo será específico de tu organización. Si los objetivos son grandes y lentos, puede ser suficiente con que se hagan revisiones quincenales o mensuales. Sin embargo, si los objetivos son más pequeños y progresan rápidamente, deberás revisarlos con mayor regularidad.

  • Creación: Existen tres modelos básicos: vertical descendente (los líderes establecen tanto los objetivos como los resultados clave), ascendente (los empleados establecen los objetivos y los resultados clave) e híbrido (los líderes establecen los objetivos y los empleados los resultados clave). La decisión de qué modelo es mejor para ti dependerá del tamaño y la estructura de tu empresa.

Paso 2: Crea objetivos para toda la empresa de manera conjunta

Ahora que has establecido las reglas básicas de tu programa, estás listo para comenzar a implementar el marco en toda tu organización. Recuerda que OKR significa “objetivos y resultados clave”. Deberías poder resumir tus objetivos en una oración: Realizaré [objetivo] medido por [resultado clave].

Comienza por crear conjuntamente objetivos de alto nivel para tu organización. Estos son los pilares de tu estrategia para el próximo año. Son las actividades importantes y sustanciales que conducirán al éxito de tu misión. Reúne las ideas de todos los integrantes de la organización y perfecciónalas con un análisis en profundidad de tus mejores ejecutivos.

Pero ten cuidado de que los aportes no se salgan de control. A medida que más personas con diferentes perspectivas se unen a la conversación, la cantidad de objetivos puede aumentar rápidamente.

Algunos ejemplos de grandes objetivos para toda la empresa son:

Con la mayor frecuencia posible, diseña tus objetivos para que sean verificables y se puedan medir de manera clara. Al final de tu ciclo de objetivos, deberías poder determinar de manera concluyente si se cumplió o no cada objetivo.

Paso 3: Crea resultados clave para toda la empresa

Una vez que hayas decidido cuáles son los objetivos para toda la empresa, debes determinar cómo harás un seguimiento del progreso para alcanzar esos objetivos. Aquí es donde los resultados clave entran en acción.

Para redactar resultados clave excelentes, prueba con la metodología SMART.

Objetivos SMART

SMART es un acrónimo en inglés que significa:

  • Específicos (Specific): ¿Qué es exactamente lo que quieres lograr?

  • Medibles (Measurable): ¿Cómo determinarás si alcanzaste o no tus resultados clave?

  • Alcanzables (Achievable): ¿Es posible alcanzar razonablemente este resultado clave? Ten en cuenta que todos los objetivos deben ser alcanzables, incluso los más ambiciosos.

  • Realistas (Realistic): ¿Es realista alcanzar este resultado clave con el tiempo y los recursos de los que dispones?

  • De duración limitada (Time-bound): ¿Has establecido un cronograma y una fecha de entrega claros para tus resultados clave?

Lee: Redacta mejores objetivos SMART con estos consejos y ejemplos

Tus resultados clave deberían ser desafiantes. Si estás seguro de que vas a alcanzarlos sin problemas, no estás ejerciendo suficiente presión. Al igual que otras compañías que usan los objetivos y resultados clave, seguimos los consejos de John Doerr, inversor y gurú de los OKR, y nuestro objetivo es alcanzar el 70 % de nuestros resultados clave en cada período. Si logramos más que eso, sabemos que no fuimos lo suficientemente ambiciosos en nuestra planificación.

Lee: Consejos de Asana: 3 pasos para definir objetivos alcanzables

Para cada resultado clave, asegúrate de que todos tengan claro lo que significa lograr un resultado clave, lograrlo parcialmente o no cumplirlo. Para que resulte lo más efectivo posible, debes medir el éxito una vez finalizado el período. Tener una idea clara de lo que significa el éxito puede ayudar a tu equipo a reajustar el proceso de definición de objetivos a medida que pase el tiempo.

Paso 4: Define resultados clave para equipos e individuos

Para aprovechar al máximo esta metodología de definición de objetivos, los objetivos de tu empresa deben fluir por toda tu organización, guiando el trabajo de equipos más pequeños e individuos.

Muchas veces sucede que las empresas establecen objetivos y no los revisan hasta que finaliza el trimestre o el año. Cuando los objetivos están desconectados del trabajo diario, es fácil que el trabajo pierda la alineación y que los equipos pierdan la motivación por el objetivo. Por el contrario, las investigaciones demuestran que cuando los empleados entienden cómo contribuyen con su trabajo individual a los objetivos la empresa, tienen el doble de probabilidades de sentirse motivados.

Por lo tanto, para definir buenos resultados clave en tu empresa, asegúrate de conectar el trabajo diario con los objetivos de toda la empresa. Una manera fácil de lograrlo es usar un modelo híbrido de definición de objetivos, donde los ejecutivos líderes establecen los objetivos de la empresa, pero los equipos más pequeños establecen los resultados clave. Cuando los equipos tienen la autonomía para establecer sus propios resultados clave, adquieren una comprensión mucho más profunda de cómo invertir sus recursos y esfuerzos para lograr los mejores resultados.

Lee: ¿Qué es un indicador clave de rendimiento (KPI)?

Paso 5: Da seguimiento a tus objetivos sobre la marcha

Una vez que hayas definido los objetivos y resultados clave de tu organización, será hora de identificar los programas y proyectos en los que trabajarás con tu equipo para alcanzar los objetivos.

Uno de los beneficios de definir los OKR es que ayudan a adaptar las prioridades a la escala de toda la organización. Al conectar los objetivos con el trabajo que se hace para alcanzarlos, logras que sea más fácil presentar informes sobre el progreso y tienes la posibilidad de detectar cualquier problema que pueda impedirte alcanzar un objetivo.

Conectar tus objetivos de la organización con el trabajo diario también mantiene a tus empleados comprometidos con su trabajo. Las personas quieren saber que lo que hacen es importante, y la mejor manera de mostrárselos es conectar su trabajo con objetivos de alto nivel. Entonces, cuando entienden de qué manera su trabajo diario encaja en el panorama general, se sienten empoderados para hacer el mejor trabajo posible.

Lee: Maximiza los beneficios de los objetivos y resultados clave (OKR)

Asegúrate de supervisar el progreso con regularidad. En lugar de establecer los objetivos en diapositivas u hojas de cálculo, invierte en una plataforma de definición de objetivos que permita vincular fácilmente los objetivos de la empresa con los resultados clave. De esa manera, cada equipo podrá visualizar con claridad cómo su trabajo contribuye al logro de los objetivos de la empresa. 

Paso 6: Mejora tus procesos

Una vez que se completa tu ciclo de planificación, tu trabajo aún no está terminado. En lugar de pasar inmediatamente al siguiente ciclo, pídele a tu equipo que haga una pausa para calificar sus resultados clave. Las personas deben calificar los resultados clave de los que son responsables y deben escribir una breve reseña explicando la calificación.

Está bien si no logras cumplir todos los resultados clave. De hecho, es probable que los equipos que logran alcanzar todos sus resultados clave no hayan fijado objetivos lo suficientemente ambiciosos. Nuestra meta en Asana es alcanzar el 70 % de los resultados clave.

Después de que las personas califican sus resultados clave, los gerentes deben recopilar los resultados y adjuntarlos a sus objetivos. Uno de los muchos beneficios de los objetivos y resultados clave es la transparencia, por lo que sugerimos que los gerentes califiquen sus objetivos y compartan los resultados generales en toda tu organización.

Una vez completa la etapa de calificación, profundiza en lo que no funcionó durante el ciclo y toma nota de lo que funcionó bien. Para ciclos futuros, podrás duplicar tus fortalezas y reforzar tus debilidades. Si no se cumplieron algunos objetivos o resultados clave, organiza sesiones de trabajo con tus equipos para reflexionar y aprender.

Céntrate en el viaje y también en el destino

Al momento de establecer los objetivos, no debes centrarte solamente en la cuestión de haber alcanzado, o no, dichos objetivos al final del período determinado. Más bien, al establecer los OKR, estás desarrollando un marco sobre cómo proyectar las metas, cómo vincular tu trabajo con los objetivos de la empresa y, en última instancia, cómo alinear y poner en práctica tus proyectos más ambiciosos.

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