¿Qué es la implementación de la estrategia? 6 pasos clave

La implementación es el cuarto paso en el proceso de gestión estratégica y es donde conviertes tu plan estratégico en acción. Esto incluye cualquier iniciativa, desde ejecutar un nuevo plan de marketing para aumentar las ventas hasta implementar un nuevo software de gestión del trabajo para mejorar la eficiencia en los equipos internos.

Contar con un plan estratégico es excelente, pero a menos que tengas la disponibilidad, los recursos y el soporte para implementarlo, no generarás un cambio real en la organización.

En este artículo, exploraremos los pasos clave de la implementación de la estrategia, incluidos los posibles problemas y cómo evitarlos. Además, presentaremos algunos marcos para ayudarte a implementar con éxito cualquier estrategia en la que estés trabajando actualmente.

Los 6 pasos clave para la implementación de la estrategia

Antes de llegar a la implementación, debes crear un plan estratégico.

El plan estratégico o plan de implementación describe los pasos que el equipo o la organización debe seguir para lograr una meta u objetivo. Es la hoja de ruta para una ejecución exitosa de la estrategia y debe incluir los siguientes pasos:

1. Definir los objetivos

2. Realizar una investigación adecuada

3. Identificar todos los riesgos

4. Programar todos los hitos

5. Asignar tareas

6. Asignar recursos útiles

Una vez que hayas creado tu plan estratégico, ¡es momento de ponerlo en marcha! Para lograr una implementación exitosa, hay seis pasos que debes seguir.

Paso 1: Establecer y comunicar objetivos estratégicos claros

En el primer paso, se superponen el plan estratégico y la implementación.

Para implementar una estrategia nueva, primero debes identificar metas claras y alcanzables. Estas deben incluir tus declaraciones de visión y misión, objetivos a largo plazo y KPI.

Cuanto más claro sea el panorama, más fácil será el resto del proceso para el equipo y la organización, simplemente porque todos trabajarán para alcanzar los mismos objetivos.

Como en cualquier otro proceso, la comunicación es clave. Una vez que tus metas están claramente definidas, usa un software de seguimiento de objetivos para compartir la estrategia con el resto del equipo.

Paso 2: Involucrar al equipo

Para implementar la estrategia de manera efectiva y eficiente, necesitas aumentar el interés y motivar la participación. Existen diferentes métodos para mantener al equipo comprometido durante todo el proceso. Sigue leyendo y descubre algunos.

• Determina los roles y responsabilidades desde el principio. Usa una matriz RACI para definir claramente las funciones de tus compañeros de equipo y asegurarte de que no haya brechas de responsabilidad.

• Delega tareas de forma eficaz. Si bien puede ser tentador abarcar todo, la microgestión solo detendrá el progreso. Una vez que hayas definido los roles y responsabilidades de todos, confía en que tu equipo realizará las tareas de acuerdo con el plan de implementación.

• Comunícate con el equipo y asegúrate de que todos sepan cómo su trabajo individual contribuye al proyecto. Esto mantendrá a todos motivados y encaminados.

Paso 3: Ejecutar el plan estratégico

Asigna los recursos necesarios, como los fondos para presupuestos estratégicos u operativos, para que el equipo pueda poner en acción el plan estratégico. Si no cuentas con los recursos adecuados, no podrás hacer realidad el plan, por lo que esta debería ser una de las principales prioridades. A continuación, descubre cómo puedes asegurarte de que el equipo tenga los recursos que necesita:

• Desde el comienzo, ten presente el final para alinear de manera eficaz los objetivos, los entregables clave, los hitos y el cronograma del proyecto.

• Identifica los recursos disponibles, como la capacidad del equipo, el presupuesto, las herramientas o habilidades necesarias y cualquier otro recurso no convencional.

• Define un alcance del proyecto claro, así podrás saber exactamente qué se necesita para el proyecto y cuándo.

• Comparte tu plan del proyecto con todas las personas involucradas en el proceso de implementación mediante una herramienta de gestión del trabajo.

Cuanto mejor elaborado esté el plan estratégico, más fácil será implementarlo.

Paso 4: Mantener un enfoque ágil

Inevitablemente, te encontrarás con problemas cuando comiences a implementar la estrategia. Cuando esto suceda, modifica los objetivos o el enfoque para solucionarlos.

Define un cronograma para actualizar con frecuencia el estado de los objetivos o los cambios en la estrategia de implementación. En función de la estrategia, puedes crear informes de estado del proyecto semanales, mensuales o trimestrales. Comparte estas actualizaciones con los colaboradores externos, así como con el equipo interno, para mantener a todos informados.

Contar con una fuente central de información donde todos puedan consultar los datos del proyecto en tiempo real te ayudará a agilizar el proceso. El software de gestión del trabajo de Asana permite al equipo coordinar proyectos, tareas y procesos en tiempo real, pero también les brinda la libertad de realizar el trabajo de forma asincrónica, así todos tienen la visibilidad que necesitan para saber quién está haciendo qué.

Paso 5: Dar un cierre

Una vez que implementes la estrategia, ponte en contacto con todas las personas involucradas para confirmar que el trabajo se ha finalizado. Implementar una estrategia no es como un rompecabezas que se termina cuando se coloca la última pieza, sino más bien como plantar un jardín que sigue creciendo y cambiando incluso cuando crees que has terminado con tu trabajo.

Organizar un cierre con el equipo será el penúltimo hito de la implementación de la estrategia y es un paso crucial para su finalización.

Paso 6: Reflexionar

Realiza una reunión post mortem o análisis retrospectivo para reflexionar sobre la estrategia implementada, así como para evaluar el éxito del proceso de implementación y la estrategia en sí. Este paso es una oportunidad para descubrir las lecciones aprendidas para los próximos proyectos y estrategias que te permitirán evitar posibles errores y aprovechar oportunidades nuevas en el futuro.

Qué necesitas para implementar una estrategia

No importa cuán detallada o compleja sea tu estrategia, necesitarás estos cinco componentes clave para implementarla con éxito.

Personas

Necesitarás un equipo que no solo comprenda la estrategia que deseas implementar, sino que también tenga las habilidades y la disponibilidad para ayudarte. Designa, contrata y capacita a las personas adecuadas para el trabajo y asegúrate de que los miembros del equipo del proyecto tengan las competencias necesarias para tener éxito.

El equipo de Éxito del Cliente de Asana fue invaluable para nuestro proceso de implementación. Dedicaron tiempo a comprender nuestro negocio y nos mostraron cómo crear flujos de trabajo y procesos prácticos para aprovechar Asana al máximo. No podríamos haberlo hecho sin ellos.”

Recursos

La asignación eficaz de recursos es uno de los aspectos más importantes en la implementación de la estrategia. Estos pueden ser tanto financieros (por ejemplo, el costo de mano de obra) como no financieros (por ejemplo, el tiempo para implementar la estrategia).

Organización

Todos en la organización deben saber cuáles son sus responsabilidades para poder hacerse cargo de sus tareas en la implementación de la estrategia. Esto también significa que se debe definir y compartir la cadena de mando para que todos sepan a quién consultar durante el proceso de implementación.

Sistemas

Las herramientas, capacidades y sistemas de la empresa son otro componente clave. Debes saber cuáles son las funciones de cada uno de estos sistemas y cómo respaldarán el proceso de gestión estratégica durante y después de la implementación.

Cultura

El último componente clave es la cultura corporativa de la empresa. Implementar estrategias nuevas puede resultar confuso y estresante para los equipos. Asegurarte de que todos tengan la información que necesitan y se sientan valorados e incluidos es fundamental para una implementación exitosa y eficaz.

Modelo de las 7S de McKinsey

McKinsey & Company es una consultora de gestión de renombre mundial que, entre otras cosas, creó un modelo de siete factores necesarios para implementar una estrategia con éxito.

Estos se pueden dividir en elementos duros (estrategia, estructura y sistemas) y elementos blandos (valores compartidos, habilidades, estilo y personal). Si bien los elementos duros son fáciles de identificar y modificar directamente, los elementos blandos son menos tangibles y, por lo general, están influenciados por la cultura de la empresa en lugar de un gerente u otro contacto directo.

Echemos un vistazo rápido al modelo de las 7S de McKinsey. Comenzaremos por los elementos duros:

• Estrategia: El plan de la organización para establecer o mantener una ventaja competitiva sobre otras en el mercado.

• Estructura: El sistema de organización de la empresa.

• Sistemas: Las actividades y los procedimientos cotidianos que realizan los equipos.

Estos son los elementos blandos del modelo:

• Estilo: El estilo de liderazgo en la organización.

• Personal: El equipo y sus capacidades generales.

• Habilidades: Las competencias y talentos del equipo.

• Valores compartidos: Los valores fundamentales de la organización.

Puedes aplicar este modelo al proceso de implementación de tu estrategia. Primero, identifica los valores compartidos de la organización y asegúrate de que se alineen con los elementos duros. A continuación, explora cómo se respaldan entre sí los elementos duros y dónde se podrían realizar cambios para mejorar su interacción. Una vez que hayas terminado, haz lo mismo con los elementos blandos.

Este análisis te ayuda a identificar qué funciona bien y qué debes mejorar. Además, usar este modelo para el plan estratégico y el proceso de implementación de la estrategia te permite comprender mejor cuán bien la organización puede realizar cambios.

Las tres C de la implementación de una estrategia

El consultor de negocios y autor Scott Edinger acuñó las tres C de la implementación de estrategias: claridad, comunicación y cascada. Estos son los tres pasos que debes tener en cuenta si deseas implementar tu estrategia con éxito.

Echemos un vistazo a qué representan.

1. Claridad en la estrategia. Idealmente, la estrategia fue bien recibida por el directorio, las partes interesadas y los ejecutivos. Sin embargo, si no está claramente definida, los miembros del equipo de nivel medio y de primera línea pueden quedarse en el camino. El equipo solo puede implementar la estrategia si la comprende, así que define claramente cuáles son las metas y los objetivos estratégicos.

2. Comunicación de la estrategia. Un póster, un anuncio o un boletín no serán suficientes para compartir una estrategia nueva con todos en la organización. Diversifica la estrategia de comunicación para asegurarte de que los equipos sepan qué está sucediendo. Además, ofrece oportunidades para hacer preguntas, de modo que todos se sientan parte del proceso.

3. Efecto cascada dentro de la organización. Una estrategia bien implementada fluye como una cascada a través de toda la organización. Involucra a los gerentes y asegúrate de que comprendan la estrategia para que puedan transmitir la información, las tácticas y los procesos relevantes a sus equipos. Si bien es posible que hayas informado a todos en la organización durante la etapa de comunicación, este paso es clave para alinear hasta el último compañero de equipo con la estrategia nueva.

A continuación, explora algunos de los desafíos que encontrarás durante la implementación de la estrategia.

Problemas y soluciones de la implementación de estrategias

Una iniciativa importante como la implementación de una estrategia nueva implica muchos obstáculos. A continuación, incluimos cuatro de los problemas más comunes que encontrarás, además de algunos consejos sobre cómo solucionarlos.

1. Plan estratégico abrumador o sin sentido

Problema: Si la implementación estratégica carece de significado y potencial, o si hay un número abrumador de piezas del rompecabezas para considerar, esto puede ser un obstáculo para la implementación.

Solución: Define objetivos SMART para asegurarte de que el plan estratégico sea específico, medible, alcanzable, realista y de duración limitada. Así, tendrás la tranquilidad de que el plan será significativo y podrás implementarlo.

2. Falta de un plan de implementación

Problema: Es genial tener un plan estratégico, pero sin los recursos y el apoyo de los directivos, es posible que la implementación nunca se lleve a cabo.

Solución: El plan estratégico debe incluir objetivos, resultados y requisitos claros para motivar la implementación real de la estrategia. Cuanto más claro sea el documento, más fácil será obtener los recursos necesarios para ponerlo en práctica.

3. Falta de comunicación y participación

Problema: Un equipo que no está un 100 % seguro de cuál es la estrategia y cuáles son sus tareas puede detener el proceso de implementación incluso antes de que comience.

Solución: Define claramente las responsabilidades de cada miembro del equipo y delega tareas relevantes. Así, todos se sentirán parte del resultado de la implementación. Asegúrate de que tus compañeros de equipo tengan la autoridad y los recursos para realizar las tareas.

4. Falta de responsabilidad y empoderamiento

Problema: La poca visibilidad y la falta de responsabilidad pueden hacer que el equipo se sienta desmotivado.

Solución: Programa una revisión de la estrategia y reuniones del equipo regulares para hablar sobre el progreso de cada miembro del equipo, los problemas que surgen y los cambios de estrategia que pueden contribuir al éxito de la implementación. Realiza un seguimiento del progreso, así el equipo tiene una sensación de logro cada vez que cumple con un objetivo nuevo.

Si conoces los desafíos, puedes abordarlos directamente y evitar contratiempos innecesarios.

Planifica, implementa y celebra

El cambio no es fácil, pero para que el equipo crezca, es fundamental que la organización también lo haga.

Quizá estés desarrollando tu plan estratégico con un pequeño equipo de proyecto o, tal vez, ya hayas comunicado tu estrategia a toda la organización. Independientemente de la etapa del proceso en la que te encuentres, un software de gestión de proyectos confiable es fundamental para garantizar que todos tengan acceso a los recursos que necesitan.

Por último, una vez que hayan implementado con éxito la estrategia, recuerda felicitar al equipo y a ti. Después de todo, ¡celebrar hitos como estos también es importante!

Fuentes: Escuela de negocios Harvard| MindTools | OnStrategy