Matriz Raci: qué es y cómo crearla con ejemplos

RACI es un acrónimo en inglés (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) que ayuda a los equipos a brindar claridad con respecto a la asignación de roles en un proyecto y determinar quién es el responsable de una tarea específica. Si nunca habías oído hablar de RACI o si estás considerando crear una matriz RACI (llamada RACI chart en inglés) para tu próximo proyecto, aquí tienes todo lo que necesitas saber sobre cómo hacer una matriz RACI.

¿Qué es una matriz RACI?

Una matriz RACI (a veces llamada Matriz de asignación de responsabilidades) es una forma de identificar los roles y responsabilidades de los equipos de tu proyecto para cualquier tarea, logro o entrega del proyecto. Al seguir la matriz RACI, puedes aclarar cómo está distribuida la responsabilidad y reducir la confusión. RACI significa lo siguiente:

• Responsable (Responsible). Esta persona está a cargo del trabajo de forma directa. Es realmente la persona que realiza el trabajo. Solo debe haber un responsable por tarea para que sepas a quién acudir si tienes preguntas o actualizaciones. Si una tarea tiene más de un responsable, esto puede hacerte perder claridad y causar confusión. En cambio, prueba agregar colaboradores adicionales como algunos de los otros roles en la matriz RACI, que pueden ser ocupados por más de una persona.

• Aprobador. El aprobador está a cargo de supervisar la finalización general de la tarea, aunque es posible que no sea la persona que en realidad realiza el trabajo. Hay dos formas de asignar el rol de aprobador. A veces, el aprobador es un ejecutivo senior, o líder o, incluso, el responsable del proyecto (aunque en ese caso la persona asume dos roles diferentes durante el flujo de trabajo de la tarea). En cualquier caso, este rol es el de una persona que está a cargo de aprobar el trabajo antes de que se considere finalizado. Al igual que en el caso del rol de responsable, solo debería haber un aprobador.

• Consultado o consultores. Esta será la persona o personas que deben revisar y dar el visto bueno al trabajo antes de entregarlo. Puede haber varios consultados para cada tarea, logro del proyecto o entrega. Se trata de una persona con suficiente conocimiento y expertise como para emitir opiniones sobre el trabajo realizado por el responsable de proyecto. Para identificar a la persona que realizará este rol en la matriz RACI deberás hacerte algunas preguntas como: ¿quién es realmente experto en la materia? o ¿a quién o a quiénes afectará la tarea?

• Informado. Esta es la persona o grupo de personas a las que se les informa en relación con el progreso y finalización del trabajo. Probablemente no estén involucradas en ningún otro aspecto de la entrega. De hecho, a estas personas no se les pedirá opinión sobre el trabajo realizado, solo necesitan una actualización de estado de la tarea.

¿Cuándo debo crear una matriz RACI?

Las matrices RACI (RACI chart) son una forma útil de realizar un seguimiento del rol de cada persona en una determinada tarea, logro o entrega, especialmente si estás gestionando un proyecto complejo con muchas personas encargadas de tomar decisiones y muchos expertos en la materia. Con una matriz RACI, puedes evitar tomar malas decisiones y evitar obstáculos en el proceso de aprobación que podrían afectar el éxito general del proyecto.

Estas matrices, si bien son diferentes a los diagramas de PERT, son especialmente útiles si las personas involucradas pueden asumir diferentes roles a lo largo del proyecto. Por ejemplo, podría haber un participante que tenga el rol de responsable de una entrega, pero tenga el rol de informado en relación con otra. Con una matriz RACI, puedes describir claramente estos detalles y asegurarte de que todos sepan quién es la persona responsable en cada caso.

Cómo crear una matriz RACI paso a paso

En primer lugar, ten en cuenta que una matriz de asignación de responsabilidades es adecuada en proyectos complejos que requieren de bastantes personas para ser llevados a cabo. Analizar la dificultad del proyecto te ayudará a identificar si realmente necesitas crear una matriz RACI o no. Una vez, has determinado esto sigue estos pasos:

1. Identifica los roles del proyecto

Para poder comenzar con una matriz de responsabilidades necesitas primero identificar a todas las personas que formarán parte del proyecto. Esto significa que deberás incluir no sólo a aquellas que ejecutarán tareas sino también a las personas que deben estar informadas del status del proyecto.

2. Detalla las tareas y entregables

El siguiente paso para crear tu matriz de responsabilidades será identificar todas las tareas y entregables que deben realizarse para que tu proyecto concluya con éxito. La idea es que tu matriz RACI sea simple y fácil de digerir así que intenta no excederte en el nivel de detalle de tu listado de tareas. Este listado aparecerá en la primera columna de la izquierda del gráfico.

3. Asigna los roles

Ahora deberás asignar los roles a cada tarea. Recuerda que cada tarea debe tener un responsable, aunque no tienen por qué ser el mismo para todas las tareas. Incluye también a aquellas personas que deben ser consultadas en determinadas tareas y las partes interesadas que deberán ser informadas una vez se finalicen.

4. Comparte la matriz con el equipo

Para evitar cualquier tipo de conflicto posterior lo mejor es que compartas la matriz de responsabilidades con todo el equipo. De esta forma, obtendrás feedback y se evitarán posteriores ambigüedades sobre responsabilidades y tareas.

5. Comparte la matriz con los grupos de interés

Por último, es clave que obtengas la aprobación de los stakeholders relevantes para tu proyecto, de forma que también aquellos líderes o altos ejecutivos que deban estar informados, tengan claro quiénes se encargarán de las tareas y quiénes serán consultados antes del finalizar el proyecto.

Ejemplo de matriz RACI

El primer paso para crear una matriz RACI, es hacer una lista de todas las tareas, hitos o entregas de tu proyecto. Luego, identifica qué miembros del equipo de  trabajo son responsables, aprobadores, consultados e informados para cada uno de los ítems de esa lista. Tal vez puedas buscar en el organigrama de tu empresa, si tienes dificultad para localizar personas del equipo e identificar sus cargos.

Supongamos que estás actualizando la página de inicio de tu sitio web. Entre los participantes del proyecto se encuentran las siguientes personas:

• Redactor creativo

• Diseñador

• Director de sitios web

• Desarrollador web

Puedes crear una matriz RACI para cinco tareas y entregas:

• Actualizar las llamadas a la acción (CTA) de la página de inicio

• Actualizar los testimonios de los clientes en la página de inicio

• Renovar el diseño del sitio web

• Mejorar la velocidad de carga de la página de inicio

• Actualizar el diseño de la página de inicio

Así es como se vería la matriz RACI:

Actualizar las llamadas a la acción (CTA) de la página de inicio

• Responsable: Redactor creativo

• Aprobador: Desarrollador web

• Consultado: Director de sitios web

• Informado: Diseñador

Actualizar los testimonios de los clientes en la página de inicio

• Responsable: Redactor creativo

• Aprobador: Desarrollador web

• Consultado: Director de sitios web

• Informado: Diseñador

Renovar el video de la página de inicio

• Responsable: Diseñador

• Aprobador: Desarrollador web

• Consultado: Director de sitios web

• Informado: Redactor creativo

Mejorar la velocidad de carga de la página de inicio

• Responsable: Desarrollador web

• Aprobador: Desarrollador web

• Consultado: Director de sitios web

• Informados: Redactor creativo y diseñador

Actualizar el diseño de la página de inicio

• Responsable: Diseñador

• Aprobador: Desarrollador web

• Consultado: Director de sitios web

• Informado: Redactor creativo

Ventajas y desventajas de las matrices RACI

En última instancia, la pregunta es: ¿deberías crear una matriz RACI? Si bien los gráficos RACI o RACI charts son una herramienta útil para identificar cómo se distribuyen las responsabilidades del proyecto, pueden resultar un poco engorrosos durante el ciclo de vida de un proyecto.

Estas son las ventajas y desventajas de crear una matriz RACI para la carga de trabajo de tu equipo:

Ventajas de los gráficos RACI

Tener clara la asignación de roles y responsabilidades del proyecto puede ayudar a tu equipo a moverse con rapidez y reducir la confusión sobre quién es la persona responsable de determinada tarea. Con una matriz RACI, puedes asegurarte de no tener a dos  recursos humanos trabajando en lo mismo. Como resultado, te resultará más fácil colaborar con tu equipo de trabajo.

Las matrices RACI también son particularmente útiles cuando el proceso de toma de decisiones se divide entre las tareas. Puede haber escenarios en los que el informado de una tarea o logro sea el responsable o el consultado de otra; para tener eso definido de forma clara, es útil hacer un seguimiento de este trabajo con una matriz RACI.

Desventajas en las matrices RACI y cómo evitarlos

Los modelos RACI se enfocan en los detalles, en lugar de capturar el trabajo a nivel de proyecto. Es posible que sepas quién es el consultado en una tarea en particular, lo cual es útil, pero saber eso no te ayuda a comprender cómo interactúan las diferentes personas involucradas con el trabajo más amplio del proyecto.

Además, si intentas escribir cada tarea y cada rol, tu matriz RACI puede volverse excesivamente compleja. Peor aún, si tu proyecto cambia de alguna manera, o se agrega algún rol adicional, tu matriz RACI quedará obsoleta inmediatamente. Por lo que puede ser difícil obtener claridad en tiempo real acerca de dónde se encuentra cada tarea en el flujo de trabajo de tu proyecto.

Las matrices RACI son limitadas porque no pueden adaptarse a las necesidades de tu proyecto en tiempo real. Para establecer expectativas claras y eliminar la confusión a nivel de proyecto, necesitas mejores herramientas, como por ejemplo una herramienta de gestión de proyectos.

Matriz RACI en proyectos Scrum

A muchos responsables de proyectos no termina de convencerles el uso de las matrices de responsabilidad en gestión de proyectos ágiles o cuando se trabaja con metodología Scrum. Esto es porque:

• Freno a los equipos auto-gestionados. Al asignar roles específicos a tareas específicas y responsables de cada una de esas tareas, se corre el peligro de que los responsables se desentiendan de aquellas tareas de las que no son responsables.

• Responsabilidad y culpabilidad. Al designar responsables de cada tarea, se tiende de alguna forma, a definir también al culpable en aquellos casos en los que no se ha realizado la tarea con éxito. El resto del equipo que ha participado puede así pasar a desentenderse y toda la culpa recae sobre un único responsable.

• Matrices ingobernables. Como comentábamos en párrafos anteriores, volverse excesivamente detallado en las matrices puede resultar en un gráfico extensísimo y muy complejo que finalmente no resulte ni ágil ni útil.

Lleva tu matriz RACI o matriz de responsabilidades al siguiente nivel con la gestión de proyectos

Con un software de gestión de proyectos, cada tarea se asigna a una persona: el responsable. Puedes ver el trabajo a nivel de proyecto, por lo que los aprobadores e informados no necesitan usar emails o reuniones para supervisar el estado. Y, para cualquier aprobación que necesites del consultado, puedes realizar un seguimiento de las revisiones y aprobaciones en un solo lugar. De esa manera, todo tu equipo RACI tiene una fuente central de referencias para el trabajo de alto nivel que se realiza.

En lugar de tener tu matriz RACI separada del lugar donde se está realizando el trabajo, las herramientas de gestión de proyectos capturan el tema, las tareas del proyecto, los responsables, y cualquier otra información importante, como la fecha de entrega de las tareas o la importancia relativa. De esa manera, todo el equipo del proyecto puede ver quién está haciendo qué y para cuándo, y no dependes de una persona sola para gestionar y actualizar tu gráfico RACI. Las herramientas de gestión de proyectos se actualizan en tiempo real, para que puedas ver exactamente dónde te encuentras en el proceso de aprobación.

Realiza un seguimiento de quién hace qué y para cuándo

Tener claridad con respecto a los roles y responsabilidades del equipo simplifica mucho la gestión del proyecto y te ayuda a realizar tus entregas a tiempo. Realizar un seguimiento de las diferentes y complejas responsabilidades de los participantes con una matriz RACI puede ayudarte en ese aspecto, pero los gráficos RACI son solo el comienzo. Obtén más información sobre la gestión del trabajo y cómo puede beneficiarse tu equipo.