Introducción a la gestión del trabajo

Hace algunos años en Viessmann, el profesor Dr. Martin Viessmann y su hijo Max (actualmente codirector general), se dieron cuenta de lo importante que era que su empresa de sistemas de calefacción y refrigeración pase a la era de los electrodomésticos inteligentes y la Internet de las cosas. Además de incorporar innovaciones en los productos, también quería mejorar la forma en que la empresa operaba a nivel interno, guiando los negocios y equipos operativos de Viessmann hacia lo que él llama la “era de la colaboración efectiva”.

Es comprensible que la familia Viessmann creyera en la importancia de aprovechar la tecnología. Viessmann es una empresa centenaria y, para Martin y Max, la organización siempre necesitó modernizar continuamente sus productos y su lugar de trabajo para seguir prosperando década tras década.

Ahí es donde entra en escena Alexander Pöllmann, gerente de Oficina Inteligente y Colaboración de Viessmann. Se le asignó la tarea de planificar e implementar el “lugar de trabajo del futuro” y adoptar la “era de la colaboración efectiva” en Viessmann. Esto permitiría que la empresa centenaria se dirija hacia el mundo de los electrodomésticos ultramodernos y avanzados.

Antes de que Alex comenzara a introducir nuevas tecnologías, se tomó un tiempo para comprender mejor las necesidades de la organización.

¿Qué descubrió? Los empleados necesitaban una herramienta para conectarse, colaborar y lograr más en conjunto en una empresa cada vez más distribuida. A lo largo de las décadas, Viessmann había crecido de tal manera que muchas personas trabajaban en diferentes países y zonas horarias, lo que complicaba la colaboración, especialmente porque no había una sola fuente de referencias a la que todos pudieran acudir para gestionar el trabajo entre equipos.

El objetivo de Alex era asegurar una transformación digital fluida y que abarcara a toda la organización con relación a la forma en que todos los empleados de Viessmann trabajan juntos, una transformación que abarcara más que un solo proyecto o equipo. Una pieza de gran importancia en esta transformación digital fue implementar una plataforma de gestión del trabajo.

Gestión del trabajo vs. gestión de proyectos

Entonces, ¿en qué consiste la gestión del trabajo? Aunque las personas a veces confunden la gestión del trabajo con la gestión de proyectos, estas son diferentes. Están relacionadas, claro, pero en definitiva son diferentes.

Antes de abordar las diferencias, definamos primero en qué consiste la gestión del trabajo. Esto es lo que pensamos en Asana:

La gestión del trabajo es un enfoque sistemático para coordinar los flujos de trabajo de una organización, como proyectos, procesos continuos o tareas de rutina, para proporcionar la claridad que los equipos necesitan para alcanzar sus objetivos más rápido. Se trata de coordinar a las personas y al trabajo en todos los niveles de una organización para garantizar que todos tengan la información que necesitan para realizar el trabajo más importante.”

En otras palabras, la gestión del trabajo es un sistema amplio y una forma de realizar el trabajo, que incluye proyectos, planificación y procesos. Por lo tanto, la planificación o gestión de proyectos forma parte de la gestión del trabajo, pero no lo es todo. En resumen: la gestión de proyectos se ocupa de un árbol, mientras que la gestión del trabajo abarca todo el bosque.

Cómo la gestión del trabajo facilita la coordinación de proyectos

El concepto de gestión del trabajo está ganando popularidad y tiene sentido para muchas personas, al menos en la teoría. Sin embargo, en la práctica, ¿en qué consiste la gestión del trabajo y cómo puede hacer que la coordinación de proyectos de tu equipo sea menos estresante y más clara?

Tal como se manifiesta en el ejemplo de Viessmann, una plataforma de gestión del trabajo les brinda a los equipos una forma fácil de coordinar, ya sea en la oficina o en un equipo remoto o distribuido. Veamos en qué consiste.

La gestión del trabajo ordena el contexto dentro de la colaboración: el qué y el cómo junto con el dónde tú y tu equipo realizan el trabajo. Como puedes imaginar, debido a las diferentes herramientas que usan las personas en sus trabajos, la unión del contexto con la colaboración no ocurre de forma natural, especialmente en un entorno de trabajo remoto. Necesitas analizar detenidamente cómo tus recursos tecnológicos pueden ayudarte a cerrar esa brecha sin problemas. Estas tres capas de recursos tecnológicos te ayudarán a unir el contexto y la coordinación de forma más fácil:

• Comunicación: Seguramente ya cuentes con una variedad de herramientas de comunicación a tu disposición, como el email, Zoom y Slack. Ahora, tu equipo necesita encontrar el equilibrio correcto para las comunicaciones con estas herramientas y decidir cuáles se usarán según qué tipo de contacto.

• Contenido: Los repositorios de contenido son donde se almacena toda la información y documentación. Las plataformas como Dropbox, Google Drive o OneDrive son las cajas fuertes en las que confías para guardar y compartir el trabajo.

• Coordinación: Por más importantes que sean tus herramientas para la comunicación y los repositorios de contenido, resulta difícil colaborar y coordinar efectivamente como equipo sin una plataforma de gestión del trabajo como Asana. Esta capa final aporta claridad, como saber quién está haciendo qué y para cuándo, y brinda un contexto del trabajo que realiza tu equipo como única fuente de referencias.

Agregar esa capa de coordinación y fuente única de referencias a los recursos tecnológicos con una plataforma de gestión del trabajo es vital para los equipos exitosos: brinda un sistema activo con el que todos pueden ver, analizar y gestionar las prioridades del equipo desde un solo lugar.

Antes, los equipos podían usar las herramientas que quisieran para planificar su trabajo, lo que creaba trabajos aislados y dificultaba la colaboración y la comunicación. Ahora estamos enfocados en centralizar todo en una sola herramienta.”

Simplifica los procesos con la gestión del trabajo y ahorra tiempo

Una vez que tu equipo o empresa haya adoptado una solución de gestión del trabajo, podrás empezar a simplificar los procesos para ahorrarle tiempo y energía a tu equipo.

Gran parte del trabajo que realizamos incluye procesos continuos o repetitivos, aunque probablemente ni lo hayas notado. Una vez que tengas una idea clara de lo que tu equipo necesita lograr y de saber quién está haciendo qué y para cuándo, una excelente forma de ahorrar tiempo e implementar tus planes de forma efectiva es saber qué procesos se pueden simplificar. Al encontrar procesos repetitivos que pueden ser automatizados, tu equipo podrá trabajar de forma más eficiente y efectiva para cumplir con los objetivos.

En nuestros grandes proyectos editoriales seguimos siempre los mismos pasos, por lo que para ello, hemos creado una plantilla de proyecto. Esto ayuda al equipo a ahorrar esfuerzos en la etapa de planificación.”

Un sistema de gestión del trabajo es tu única fuente de referencias

“Soy un gran partidario de tener una sola fuente de referencias”, afirma Jerod Hillard, embajador de Asana. “En el caso de mi equipo, esa fuente es Asana. Dentro de Asana podemos proporcionar el contexto que sea necesario y luego redireccionar a las personas hacia documentos complementarios ubicados en nuestras plataformas de almacenamiento en la nube, herramientas financieras u otras áreas de Asana”.

Esa claridad le brinda confianza a ti y a tu equipo, lo que permite que todos puedan seguir progresando para alcanzar los objetivos compartidos, independientemente de si trabajan desde una oficina o se encuentran distribuidos, tal como lo necesitaba Viessmann.

Las personas y los equipos deben comprender de qué manera su trabajo contribuye a las prioridades de toda la empresa, con la seguridad de que se sientan empoderados, comprometidos y conectados con el trabajo que más importa. La gestión del trabajo les brinda claridad a los equipos, otorgándoles la confianza para seguir adelante con el trabajo más importante sin cuestionarse y sin tropezar con obstáculos constantemente.

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