La forma en que trabajamos no está funcionando

No siempre es fácil finalizar los trabajos. Probablemente lo percibas en tu equipo. Con tantas herramienta y la conexión constante, el personal está exhausto, agotado y dedica más tiempo a actividades que no aportan valor. A pesar de que todos los días hay trabajo hasta el tope, al final, muchas veces queda la sensación de que tanto tu equipo como tú no han hecho lo suficiente.

A pesar de que hay herramientas que se supone que sirven de ayuda, como los emails, las hojas de cálculo, las aplicaciones de mensajería y otras, en realidad complican el trabajo y lo dificultan, especialmente en lo relativo a la colaboración. ¿Por qué? Porque resulta que con estas herramientas se generan muchos pormenores del trabajo.

Los pormenores del trabajo: un problema global

Según el Índice de la anatomía del trabajo de Asana, para el que se entrevistaron más de 10 000 trabajadores del conocimiento de todo el mundo, una persona promedio solamente dedica un cuarto del tiempo al trabajo calificado, como la codificación, el diseño o a crear campañas de marketing, y otro 13 % a la planificación estratégica. El 60 % restante del día lo dedica a comunicarse acerca de las tareas, a tratar de encontrar documentos y a gestionar las prioridades cambiantes.

Esto significa que la mayor parte del día está destinada a los pormenores del trabajo. Se trata de todas aquellas actividades que haces a lo largo del día y que te quitan tiempo que podrías dedicar al trabajo calificado e importante para el que te contrataron.

A pesar de que muchos suponen que los pormenores del trabajo son ineludibles (es el trabajo improductivo que viene con casi todos los trabajos), solamente existe en grandes cantidades en los equipos a los que les falta coordinación y que no cuentan con procesos claros.

Cómo se desperdician tiempo y energía con los pormenores del trabajo

Los pormenores del trabajo hacen que los problemas de ineficiencia sean más pronunciados. Con tantos canales de comunicación, herramientas y procesos es fácil que la información se fragmente y que los proyectos se aíslen dentro de una misma empresa o incluso dentro de un mismo equipo. Los equipos se vuelven lentos y es más difícil llegar a ocuparse del trabajo real con el que se producen resultados.

Con las distracciones, como las notificaciones que nunca terminan y las solicitudes que no son claras, los empleados tienen que trabajar hasta tarde o más horas de las necesarias para cumplir con los plazos. De hecho, según el informe de la Anatomía del trabajo, responder a un bombardeo constante de emails y notificaciones es el motivo principal por el que aproximadamente un tercio de los empleados se queda hasta tarde en la oficina o trabaja horas extra desde su casa. Los tres motivos principales por los que las personas trabajan horas extra son:

• Responder constantemente a emails (41 %)

• Las reuniones inesperadas (36 %)

• Perseguir aprobaciones (34 %)

Todo ese tiempo y estrés de más en el trabajo se acumula y genera demoras. La vasta mayoría de los trabajadores del conocimiento (el 88 %) concuerda con que los proyectos más urgentes y las iniciativas más amplias han quedado ocultas o se pasaron por alto a causa de la gran cantidad de tareas que tienen por hacer.

En otras palabras, siempre habrá algunos pormenores del trabajo de los que ocuparse. Sin embargo, dedicar tres cuartos del día a este tipo de actividades que puedes optimizar y simplificar es innecesario, y solo hace que tu equipo sea menos productivo.

¿Cómo llegamos a este punto?

La respuesta es: las herramientas se usan mal. A pesar de que los emails están hechos para comunicarse; las hojas de cálculo, para análisis cuantitativos y las aplicaciones de mensajería, para las actualizaciones rápidas; con frecuencia se usan para gestionar proyectos y flujos de trabajo. Y eso lleva a que la información esté dispersa, que las comunicaciones queden aisladas y que se pierda tiempo tratando de atar todos los cabos juntos.

Los procesos correctos no existen, ya que según el Índice de la anatomía del trabajo, el 83 % de los equipos dicen que serían más eficientes si tuvieran esos procesos correctos a su alcance.

Reduce el tiempo dedicado a los pormenores del trabajo con la gestión del trabajo

¿Existe una solución? ¿Realmente podemos disminuir la cantidad de pormenores del trabajo de los que nos ocupamos a diario?

La clave para reducir los pormenores del trabajo es tomar conciencia de que los problemas que necesitas resolver no son de comunicación ni de colaboración. Por lo tanto, las herramientas de comunicación y colaboración no son el quid de la cuestión. Los verdaderos problemas provienen de la coordinación y, para abordarlos, hace falta adoptar la gestión del trabajo.

La gestión del trabajo consiste en coordinar el trabajo, desde los proyectos ligados a vencimientos a los procesos continuos, dentro de un equipo y una organización para mejorar la claridad y la colaboración. Las herramientas de gestión del trabajo que son útiles para que los equipos planifiquen, gestionen y ejecuten todo el trabajo, desde las tareas diarias a los proyectos estratégicos, con los que además las comunicaciones acerca del trabajo se mantienen en un mismo lugar también te permiten poner la gestión del trabajo en práctica. Con una herramienta de gestión del trabajo, tu equipo, e incluso toda tu organización, pueden estar en la misma sintonía en cada faceta del negocio.

Los problemas de colaboración e ineficiencia empiezan a disminuir cuando tu equipo adopta la gestión del trabajo. ¿Cómo? La gestión del trabajo empodera a cada miembro del equipo para que pueda centrarse en el trabajo que realmente hace que tu negocio avance, en vez de quedar atrapado en los pormenores del trabajo. Por ejemplo, el email vuelve a ser una verdadera herramienta de comunicación en vez de una forma de gestionar el trabajo.

¿Pero cómo empezar? Accede a más información acerca del software de gestión del trabajo y cómo se puede implementar y ajustar a escala para que casi cualquier equipo u organización reduzca los pormenores del trabajo y empiece a colaborar de manera más eficiente.