¿En tus reuniones de trabajo se pierde el tiempo? Usa estos consejos para mejorar.

Las reuniones son una pérdida de tiempo. Resuélvelo.
  • Con este artículo, aprenderás formas de evitar los cuatro errores comunes de las reuniones:
    • Tener demasiadas reuniones en el calendario.
    • Las reuniones duran demasiado tiempo.
    • El enfoque de la agenda o los temas a tratar no son claros.
    • Las reuniones no son todo lo productivas que podrían serlo.

Si miraras tu calendario laboral ahora mismo, ¿cuántas reuniones tendrías programadas para la próxima semana? ¿Cinco? ¿Diez? La mayoría de los calendarios están sobrecargados con invitaciones a reuniones. Es muy frecuente que los empleados salgan de las reuniones pensando que algún día dejarán de sentir que solo han perdido el tiempo. Mantente atento, porque te ayudaremos a revitalizar tu estrategia y a asegurarte de que las reuniones sean efectivas.

Hay un 50 % de probabilidades de que no te gusten las reuniones. En una encuesta realizada por los chicos del software Igloo, el 47 % de los encuestados considera que las reuniones, por lo general, son improductivas. Pero simplemente desear que no se pierda el tiempo en las reuniones, no las hará mejorar; tampoco lo hará cancelarlas si nunca debieron haberse convocado. Así que, ¿qué puedes hacer para cortar con este círculo vicioso?

Primero, tómate un minuto para apreciar las reuniones que valen la pena. Cuando se hacen bien, las reuniones potencian la colaboración y las comunicaciones además de mantener motivados a los empleados. Una reunión de personal, por ejemplo, puede abarcar temas críticos que afecten a un departamento o empresa en su totalidad. Pero si no está bien organizada, la colaboración y las comunicaciones se desvirtúan. Los participantes pueden salir de la reunión preguntándose si realmente era necesario hacerla.

Entonces, con la intención de aumentar la productividad y de elevar la moral, piensa por qué algunas reuniones realmente se ganan el comentario de “estas reuniones son una pérdida de tiempo”. ¿Es porque les sobra más de lo mismo (se hacen muy seguido y son demasiado largas) o porque les falta algo (centrarse en resultados concretos)? A continuación, tomamos los cuatro motivos más comunes por los que se pierde tiempo en las reuniones y enumeramos los puntos específicos de los que te puedes ocupar inmediatamente para empezar a mejorarlas.

Sin más dilación, ataquemos los puntos problemáticos de las reuniones.

Tengo demasiadas reuniones en mi calendario

Cuando tus recordatorios de reuniones aparecen cada una hora, es difícil hallar tiempo para concentrarte en tu nuevo proyecto. Quieres dedicarle el tiempo que merece al trabajo importante, pero las reuniones parecen dominar tu agenda. A continuación te ofrecemos algunas opciones para probar:

Cancela las reuniones inncesarias

Millones de reuniones se llevan a cabo todos los días en el trabajo, (las estimaciones hablan de 56 millones por día in the U.S.). ¿Pero cuántas son realmente necesarias? Mientras que los temas complejos y las sesiones de lluvias de ideas resultan mejor cuando se hacen en reuniones presenciales, si se trata simplemente de compartir información, considera usar otro método (más eficiente). Los informes de estado o las verificaciones en línea funcionan muy bien y te dan lugar para poder pulsar el botón “Cancelar” en la próxima reunión.

Define un día sin reuniones

Los cronogramas llenos de reuniones interrumpen el trabajo que requiere concentración, ese tiempo en el que necesitas enfocarte para resolver problemas complejos. Ser dueño de tu tiempo es crítico para aumentar la productividad. Intenta liderar una iniciativa en la que los calendarios de tu equipo no tengan reuniones, por ejemplo, los jueves (o cualquier otro día de la semana). Incorpóralo como parte de la cultura y alienta a otros a que respeten el “día sin reuniones”.

Di que no

Todas las reuniones tienen una opción para rechazarlas, ¿pero cuántas veces haces clic allí? Mira la agenda, los participantes y la duración. Presta atención a qué le dedicas tiempo en tu trabajo y haz clic en “Rechazar” si no ves que sea útil.

Mis reuniones duran demasiado tiempo

¿Constantemente te preguntas si tus reuniones podrían durar la mitad del tiempo? Probablemente sea cierto, pero depende de ti decidir cómo valorar tu tiempo y ser un poco creativo con tus reuniones. Ten en cuenta estos consejos:

Piensa en tu tiempo como un bien preciado

Porque, sí, el tiempo es valioso. Las reuniones duran un promedio de entre 31 y 60 minutos, una correlación conveniente para los calendarios que ofrecen incrementos de a 30 o 60 minutos para programarlas. Pero eso no significa que todas las reuniones tengan que ser tan largas.

Cuando planifiques la agenda de tu reunión (más información a continuación) estima cuánto tiempo necesitarás para cada tema y elige la longitud aproximada de la reunión en total. Los participantes estarán más concentrados si saben que tienen, digamos, 10 minutos para un tema en particular. El sentido de inmediatez hará que la atención se mantenga durante la conversación y ayudará a que se abarquen todos los puntos de la agenda (así, no tendrás que programar otra reunión para tratar los temas hubieran quedado pendientes).

Prueba con una reunión de pie

¿Qué es? En el mundo tecnológico, una reunión de pie es una reunión diaria de estado, rápida en la que los miembros literalmente están de pie mientras comunican lo que acaban de hacer, qué será lo siguiente que hagan y a qué problemas creen que se tendrán que enfrentar.

Si tienes una reunión de estado recurrente, prueba con una de 15 minutos de pie con tu equipo, en vez de reservar una sala de conferencias durante 30 o 60 minutos completos. Puedes encontrarte cuando toman el café por la mañana, afuera si es un lindo día o en el lobby de la oficina. La clave es elegir algo distinto de lo común y proponerse un plazo. Usa un cronómetro para acostumbrarte a la idea de que el período será más corto.

El enfoque de mis reuniones no es claro

Mantener la atención durante una reunión en la que todos quieren hablar acerca de sus planes para el fin de semana puede resultar complicado. Pero planificar la reunión con anticipación y definir las expectativas claras posiblemente ayude a que tu audiencia empiece a disfrutar antes de su fin de semana, en vez de tener que hablar de ello. Pon las siguientes ideas en acción:

Identifica el propósito y los objetivos de la reunión

Comienza el proceso con tiempo, escribe lo que hace falta cumplir, en vez de crear una agenda sobre la marcha. Tener una agenda concreta lista antes de la reunión ofrece claridad a los asistentes y ayuda a mantener a todos informados. Ponla en un lugar central, como en una herramienta de gestión laboral para poder vincular fácilmente los elementos de la agenda con los cronogramas de las tareas y los proyectos. También agrega bloques temporales a tu agenda para no dedicar tiempo de más a ningún tema.

Comparte la agenda y más información útil sobre el contexto antes de la reunión

Si es posible, envíalas con la invitación. Si preparas la agenda con tu herramienta de gestión laboral, también puedes hacer que los asistentes colaboren y agreguen elementos antes de la reunión. De este modo, tienes la oportunidad de agregar tareas y de dar a los demás la opción de ir preparados para hablar de los temas correctos. Para crear fácilmente una agenda para todo tipo de reuniones, aprovecha estas plantillas:

Mis reuniones no son tan productivas como quisiera

Aunque pienses que invitar a todo el mundo a tus reuniones pueda parecer la opción correcta, es probable que eso las haga menos productivas. ¿Esperas mover montañas con la fe en tus reuniones? Mira estos consejos para mejorar la productividad durante esas sesiones estratégicas:

Selecciona los asistentes correctos y define sus roles.

¿En cada una de tus reuniones están las personas correctas? ¿Todos saben cuál es su rol y por qué los invitaron? Si la mitad de la agenda afecta solamente a tres de quince participantes, será mejor que replantees la agenda o la lista de invitados. Y si un participante clave no puede asistir, reprográmala en vez de hacerla sin él; ya que, de todos modos, es probable que tengas que programar el seguimiento.

Asígnale a alguien la función de tomar notas

Antes de la reunión, designa a alguien para que tome notas. Cuando una persona está a cargo de las notas, el resto del grupo se puede centrar en participar en vez de tener que crear sus propios registros. Las notas también son útiles para quien se pueda haber perdido la reunión. Asegúrate de que las notas se compartan inmediatamente después de la reunión y de que todos los asistentes sepan dónde encontrarlas. Una herramienta de gestión laboral es un excelente lugar para archivar las notas y agendas de las reuniones.

Asigna acciones pendientes sobre la marcha

Puedes tomar estas decisiones a medida que avanzas con los temas de la agenda y quien toma nota puede registrar esas decisiones (o si usas una herramienta para gestión laboral, toma la iniciativa y crea y asigna tareas en tiempo real). Asegúrate de incluir los vencimientos y otras fechas importantes en cada una de las acciones pendientes. Si no puedes llegar a una decisión clara sobre un elemento de la agenda, asígnale a alguien la tarea de terminar la revisión y confíale que tome la decisión. Los compañeros de equipo se sentirán empoderados para hacer un excelente trabajo.

Vuelve a apreciar tus reuniones

Usa los consejos anteriores para que las reuniones te sean útiles y te sirvan, no para lo contrario. Posiciónate como modelo de ejemplo para el uso de buenas prácticas en las reuniones. Tus colegas lo notarán y probablemente adopten pronto tus cambios para mejorar también sus reuniones. Asana te puede servir como una guía para hacer menos reuniones y más cortas. Y cuando creas que es necesario hacer una reunión para cumplir con tus objetivos, te puede servir como una forma de mantenerte encaminado.

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