4 formas de mejorar cómo centrarte en el trabajo

En el trabajo, todos los días son diferentes. Sin embargo, con gran frecuencia, tanto los miembros de tu equipo como tú probablemente sientan que están desorganizados y que les resulta imposible concentrarse. Con el crecimiento de los flujos de trabajo también crecen las distracciones y cada vez es más difícil lograr efectividad.

Según el Índice de la anatomía del trabajo, para el que se consultaron más de 10 000 trabajadores cognitivos de Australia, Nueva Zelanda, Alemania, Japón, el Reino Unido y los Estados Unidos, el 31 % de los encuestados refirió sentirse cansado o nervioso por el trabajo que tiene por hacer. Además, el 14% de los encuestados dijo no sentirse capaz de desconectarse del trabajo debido al estrés y la sensación de agotamiento. Sin importar dónde estén o qué momento del día sea, sienten que tienen que estar “activos” o listos para tomar una tarea o responder a un mensaje. No sorprende saber que a la gente le cuesta mucho centrarse en el trabajo.

Si es así como te sientes, al menos no estás solo, pero al final del día, aún eres tú quien tiene que lograr finalizar ese trabajo.

Lo creas o no, no es tu culpa. La forma en que funciona el día laboral en estos tiempos modernos (con infinidad de emails, mensajes y proyectos aislados) es un fracaso en cuanto a aportar lo necesario para que las personas se desarrollen y tengan éxito, así como tampoco está pensada para centrarse en el trabajo productivo. Con el Índice de la anatomía del trabajo se halló que los empleados dedican, en promedio, el 60 % del tiempo a los pormenores del trabajo. A buscar información, asistir a reuniones y a perseguir aprobaciones. En vez de dedicarlo al trabajo calificado para el que fueron contratados.

No quiere decir que el trabajo calificado se haya terminado. Simplemente significa que tienes que hacer tu trabajo además de todo ese trabajo improductivo que viene junto.

Sin embargo, hay luz al final del túnel. Joshua Zerkel, jefe de la Comunidad Global en Asanna y organizador profesional con certificación, dice que con unos simples retoques, se puede reestructurar la manera en que trabajan tu equipo y tú. Así serán más efectivos y estarán menos estresados. Con este artículo conocerás los cuatro motivos principales que Joshua considera que son los causantes de que tanto tu equipo como tú tengan dificultades para centrarse en el trabajo. También te explicará cómo solucionarlos.

1. Responder demasiados emails

Muchas personas terminan trabajando hasta tarde con frecuencia. ¿A qué se debe? A que deben responder emails y notificaciones. Según el Índice de la Anatomía del Trabajo, el principal motivo por el que las personas se quedan trabajando fuera de hora es que tienen que responder constantemente a los emails.

A pesar de que los emails y las herramientas de mensajes son esenciales para el trabajo, se usan mal, lo que genera un caos en el trabajo y lleva a la gente al borde del agotamiento. En vez de unir a los equipos, pueden hacer que la información se aísle cada vez más a medida que se dispersa entre múltiples aplicaciones y grupos.

Además, estas herramientas están pensadas para comunicarse, no para gestionar proyectos a gran escala (ni siquiera a pequeña escala). Cuando los proyectos se gestionan a través de emails o mensajes, el resultado final son notificaciones sin fin e información dispersa; lo cual perjudica la concentración de los equipos en el trabajo concreto.

Finalmente, las cadenas aisladas de emails y grupos de mensajes crean cuellos de botella en todo el equipo y la organización. Tienen impacto en la agilidad, la visibilidad y la alineación entre los diferentes departamentos. Basta con que una sola persona quede fuera de una cadena para que un proyecto se salga de carril. En otras palabras, si quedas fuera de una cadena de emails por error, nunca sabrás lo que te habrás perdido. Y, dependiendo del proyecto de que se trate, podría tener consecuencias de largo alcance.

Solución: Establecer los límites

Cuando trabajas en un mundo centrado en los emails y en los mensajes en el que las notificaciones parecen no tener fin, es fácil caer en la trampa de tomar una postura continuamente activa. Pero al establecer pautas dentro de tu equipo acerca de cuándo responder y dónde gestionar los proyectos y tareas, podrás reducir algo de la presión sobre cada persona por responder a cualquier hora del día o la noche y limitar la cantidad de veces que los contactan.

2. Demasiado trabajo pendiente

Según el Índice de la anatomía del trabajo, el 88 % de los trabajadores cognitivos dice que los proyectos urgentes y las iniciativas más importantes pasan a un segundo plano debido a la cantidad de tareas que tienen por hacer. Es un problema universal, pero particularmente grave en Japón, donde los encuestados dicen que el volumen de trabajo es el principal obstáculo para la productividad.

Las cargas de trabajo poco equitativas y el trabajo excesivo tienen consecuencias reales tanto en tu equipo como en ti. Según un estudio previo que hizo Asana con 6000 trabajadores cognitivos, más del 80 % de los encuestados decía sentirse con demasiado trabajo y próximo al agotamiento. Casi tres cuartos de ellos (el 74 %) padece agotamiento dos veces al año o más. Si no se gestionan bien las cargas de trabajo de los individuos ni de los equipos, esto puede afectar la retención y el rendimiento de los empleados. De hecho, cuatro de cada cinco de los encuestados dice sentirse menos comprometido con su trabajo a causa del agotamiento y del estrés.

Solución: Usa tecnología para planificar durante los períodos de más trabajo

El agotamiento afecta a casi todos los trabajadores cognitivos de todos los sectores. Sin embargo, el control de las cargas de trabajo puede aliviar el estrés en el trabajo y hacer que se todos vuelvan a concentrarse. Muchas organizaciones confían en que sus empleados les llamarán la atención cuando tengan demasiado trabajo por hacer, pero con frecuencia, no lo hacen. Hay herramientas que sirven para que los negocios organicen sus proyectos y ayuden a que los gerentes y sus equipos entiendan cuánto trabajo tiene cada persona por hacer.

3. Las aprobaciones y los comentarios

Perseguir aprobaciones y comentarios es otra forma de ocuparse de los “pormenores del trabajo”. Son una parte crítica del trabajo de casi todos y llevan demasiado tiempo. De hecho, con el Índice de la anatomía del trabajo se detectó que para el 34 % de los encuestados, perseguir a compañeros de equipo por aprobaciones era el principal motivo por el que se quedaban fuera de hora en el trabajo.

Pero cuando miras los datos con más detalle, también salen a flote otros obstáculos que estaban ocultos. Dos de los principales motivos por los que las personas trabajan hasta tarde son la falta de claridad con respecto a las tareas (el 23 %) y de la responsabilidad sobre esas tareas (el 18 %). Mirándolo desde otro ángulo, una de las principales causas de estrés entre los participantes de la encuesta eran la falta de transparencia sobre las tareas o las prioridades (15 %). Esas piezas tangenciales del rompecabezas contribuyen a una búsqueda interminable de aprobaciones y comentarios. A veces, es difícil saber a quién acudir en primer lugar, mucho menos, obtener la información que necesitas.

Solución: Crear claridad

La claridad en toda una organización y equipo es un requisito ineludible. Cuando las personas saben quién es el encargado de una pieza de un proyecto, puedes eliminar la mayor parte del trabajo basado en suposiciones acerca de las aprobaciones. Con una estructura clara y bien documentada (sabiendo quién se supone que debe hacer qué y para cuándo) se vuelve obvio saber dónde buscar las aprobaciones y los comentarios. Se evitan las búsquedas infructuosas. También se empodera a las personas para que hagan avanzar el trabajo y así cumplir con sus objetivos más amplios, en vez de tropezar con obstáculos constantemente.

4. Perseguir a compañeros de equipo para que finalicen sus trabajos

Hacer pasar un camello por el ojo de una aguja. Lograr que alguien dé el brazo a torcer. Todos pasamos por lo mismo. La mayoría de los proyectos involucran a varias personas, pero a veces puede ser difícil hacer que los compañeros de equipo finalicen su parte del proyecto a tiempo o ver cómo avanzan.

Algunas de las principales causas de estrés en el trabajo, según el Índice de la anatomía del trabajo, son los plazos impracticables (15%) y la falta de apoyo por parte de los colegas o para la gestión (16%). Todo esto puede llevar a que debas perseguir continuamente a tus compañeros de equipo para que terminen sus trabajos. A pesar de que probablemente hayas proyectado un plan excelente. Si no puedes entender en profundidad en qué trabajan tus compañeros de equipo de otros departamentos, entonces no tendrás idea de si los plazos que has fijado son realistas o no. Esa falta de alineación en los objetivos puede causar tensiones en ambos sentidos.

Solución: Capacitar a todos sobre las mismas herramientas

Como gestionamos tantos proyectos con emails, mensajes y hojas de cálculo es imposible conseguir una vista integral de lo que sucede en nuestro equipo y en la organización. Las Plataformas para gestión laboral reúnen a todos en un mismo entorno de trabajo y favorecen la transparencia y las comunicaciones. Pero no basta con presentar una plataforma nueva. La capacitación es crítica. En particular si tienes pensado hacer que tu equipo gestione proyectos, coordinaciones y comunicaciones a través de esa plataforma. Planifica una estructura para la incorporación de herramientas nuevas. Explica de qué modo va a ser útil para que tu equipo se sume.

Vuelve a aprender a concentrarte en el trabajo

En definitiva, muchos de estos retoques se conjugan para saber cómo encajan tu equipo y tú en el panorama general y se crean formas nuevas de trabajo que refuerzan el entendimiento. Simplemente porque la forma en que muchos de nosotros nos preparamos para el trabajo ya no funcione no significa que halla que aferrarse a ese status quo.

Dale a tus compañeros de equipo las herramientas y prácticas diarias que necesitan para trabajar de manera más inteligente. Con ese apoyo, se sentirán empoderados para colaborar con mayor eficiencia, tener el control de sus cargas laborales, tomar decisiones más rápido y recobrar la concentración. Así es como haces que el trabajo sea gratificante, productivo y que tenga un mejor impacto para todos.

Para más información, descarga el Índice de la anatomía del trabajo