Prueba el timeboxing: la estrategia de gestión del tiempo orientada a los objetivos

Foto del colaborador - Julia MartinsJulia Martins10 de marzo de 202117 min de lectura
facebooktwitterlinkedin
Imagen del banner del artículo sobre timeboxing

Todos hemos tenido que lidiar con esa tarea que debería haber tomado tan solo 30 minutos pero que se salió de control y nos ocupó todo un día de trabajo. Si no establecemos reglas o límites de tiempo, el trabajo puede tomar todo el día. Incluso existe un término para esto: Ley de Parkinson, que establece que “el trabajo se expande hasta que ocupa por completo el tiempo destinado para su realización”.

El timeboxing es una de las varias estrategias de gestión del tiempo que te ayudan a recuperar el control de tu cronograma. En lugar de perder tiempo valioso en tareas sencillas, el timeboxing puede ayudarte a disminuir las distracciones, recuperar la productividad perdida y centrarte en el trabajo que realmente importa. Con el timeboxing, puedes asignar a cada tarea un período específico para poder dedicar menos tiempo a la planificación y más tiempo al trabajo concreto.

¿Qué es el timeboxing?

Timeboxing es una estrategia de gestión del tiempo orientada a los objetivos que puede ayudarte a aumentar la productividad y evitar la procrastinación. Cuando fijas un “bloque de tiempo”, estableces una meta para finalizar una tarea específica dentro en un período determinado.

Planificar con anticipación cuánto tiempo te llevará finalizar una tarea te permite organizar de manera consciente cómo usarás tu tiempo y en qué trabajarás. Esto puede ayudar a reducir los pormenores del trabajo, que actualmente ocupan el 60 % de nuestro tiempo. En lugar de perseguir aprobaciones o buscar documentos, puedes asegurarte de tener al alcance todo lo que necesitas al momento de empezar a trabajar en tu bloque de tiempo.

Lee: 12 consejos para ser más productivo hoy mismo

Puedes usar el timeboxing para planificar tareas individuales, ayudar a tu equipo con la organización o gestionar reuniones de manera más efectiva. Las tres estrategias de la técnica de timeboxing se basan en la misma metodología. Pero independientemente del motivo por el que quieras implementarlo, el primer paso es decidir si establecerás un bloque de tiempo “rígido” o “flexible”.

Bloque de tiempo rígido vs. bloque de tiempo flexible

Antes de establecer un bloque de tiempo, primero necesitas definir si será rígido o flexible. Un bloque de tiempo rígido significa que debes interrumpir tu tarea o actividad cuando alcances el límite de tiempo establecido, incluso si no has completado la tarea. Establecer bloques de tiempo rígidos puede ser muy útil si tiendes a ser perfeccionista y sueles revisar una y otra vez los trabajos ya finalizados. Los bloques de tiempo rígidos también pueden asegurarte de que abordes todas las tareas pendientes. Del mismo modo, pueden ayudar a que se traten todos los temas de la agenda durante una reunión.

Por otra parte, un bloque de tiempo flexible se puede adaptar un poco más. Durante un bloque de tiempo flexible, el límite de tiempo establecido es una sugerencia de que debes concluir lo que estás haciendo y pasar a la siguiente tarea. Puedes establecer bloques de tiempo flexibles para organizar trabajos complejos, especialmente si al comenzar la tarea, no estás seguro de cuánto tiempo llevará realizarla. En el caso de un equipo, los bloques de tiempo flexibles brindan mayor flexibilidad a los colaboradores y, al mismo tiempo, los ayuda a alinearse sobre cuándo se debe finalizar el trabajo. Durante una reunión, los bloques de tiempo flexibles pueden ayudarte a mantenerte encaminado sin tener que interrumpir la conversación, tal como sucedería en caso de definir un bloque de tiempo rígido.

Puedes optar por usar un bloque de tiempo rígido o flexible según tus objetivos laborales. Además, no necesariamente debes usar uno u otro. Al comienzo de cada bloque de tiempo que establezcas, determina si es un bloque de tiempo rígido o flexible, y trabaja en función de esa expectativa.

¿Cómo puedo establecer un bloque de tiempo?

Para establecer un bloque de tiempo, empieza por identificar una tarea o un conjunto de trabajo que necesites hacer. Luego:

  1. Determina cuánto tiempo debería llevar ese conjunto de trabajo.

  2. En el caso de bloques de tiempo personales o de equipo, fija un tiempo determinado en tu calendario para poder realizar dicho trabajo.

  3. Decide si será un bloque de tiempo rígido o flexible.

  4. Empieza a trabajar con tu bloque de tiempo.

  5. Evita las distracciones durante el bloque de tiempo para mantenerte concentrado en la tarea que estás realizando.

  6. Finaliza y tómate un descanso.

¿Qué duración debe tener un bloque de tiempo?

No se ha establecido ninguna regla sobre la duración que deben tener los bloques de tiempo. De hecho, algunos equipos, especialmente los equipos ágiles, usan el “bloque de tiempo” (o timebox) para referirse a semanas o meses de trabajo. Sin embargo, para que un bloque de tiempo sea realmente efectivo, planifica definir un período de tiempo en el que puedas dedicarte al trabajo profundo, centrarte únicamente en esa tarea y abordarla de lleno. Cuando inicies tu bloque de tiempo, prueba desactivar las notificaciones con funciones como “No molestar” para poder concentrarte sin tener interrupciones.

Eso no significa que no puedas fijar bloques de tiempo para conjuntos de trabajos más grandes. Pero si quieres implementar la técnica de timeboxing en una tarea que llevará más de dos o tres horas, intenta dividir ese trabajo en partes más pequeñas.

Por ejemplo, supongamos que tienes un proyecto para crear un ebook. El ebook constará de 25 páginas y requerirá varias rondas de análisis, revisión y diseño. Este proyecto durará varias semanas y durante ese tiempo, probablemente deberás hacer malabares entre varios proyectos y tareas. Al dividir un proyecto grande en intervalos de tiempo más controlables, el timeboxing no solo permite que la tarea “crear un ebook” sea más fácil de gestionar, también te ayuda a avanzar hacia tu objetivo de forma constante a lo largo de esas semanas.

El timeboxing no es una estrategia para hacer todo el trabajo más rápido. Es simplemente una forma efectiva de dividir y repensar las tareas. En el ejemplo del ebook, probablemente necesites crear varios bloques de tiempo para trabajar en la investigación, incluso antes de comenzar con el esquema. Distribuir estos bloques en varios días te ayudará a avanzar hacia tu objetivo sin tener que lidiar con la sensación de que nunca terminarás. Una vez que hayas completado la fase de investigación, fija algunos bloques de tiempo para escribir, revisar y aprobar tu esquema. Continúa dividiendo la creación del ebook en tareas más pequeñas y permítete unos días de descanso para evitar el agotamiento. Dividir este trabajo en partes más pequeñas te ayuda a evitar la procrastinación y hace que la tarea sea más fácil de gestionar.

7 consejos para usar la técnica de timeboxing para organizar tu propio trabajo

Si quieres implementar la técnica de timeboxing para mejorar tu concentración o combatir la procrastinación, prueba estos siete consejos para gestionar el tiempo de manera eficaz.

1. Prioriza los bloques de tiempo establecidos

Cuando tienes un día muy ocupado, puede resultar tentador reorganizar, reprogramar o cancelar los bloques de tiempo reservados para ese día. Trata de hacer todo lo posible para evitar eso. Una vez que hayas creado bloques de tiempo, considéralos como reuniones programadas contigo mismo. No se trata de una planificación vaga. Por el contrario, se trata de un compromiso que generas contigo mismo para trabajar en esta tarea durante el tiempo que has reservado. Del mismo modo que no cancelarías una reunión con un miembro del equipo a último momento a menos que sea absolutamente necesario, tampoco debes cancelar un bloque de tiempo.

2. Visualiza tu tiempo para comprenderlo mejor

El timeboxing es más efectivo cuando lo puedes visualizar. Programar el tiempo para la concentración en tu calendario te ayuda a visualizar qué límite de tiempo tienes para cada tarea en particular. También te ayuda a cumplir con tus horarios y les permite a los miembros del equipo saber cuándo no estarás disponible. Si no marcas estos tiempos para la concentración en tu calendario, tus compañeros de equipo pueden interpretarlo como tiempo libre y programar una reunión o enviarte consultas.

3. Configura un temporizador

Independientemente de si estableces un bloque de tiempo rígido o flexible, usa un temporizador para programar una alarma que te notifique cuando se acaba el tiempo. Recuerda: cuando creas un bloque de tiempo, lo que haces es establecer un objetivo para finalizar una tarea en particular en un período determinado. El temporizador puede ayudarte a cumplir con esa expectativa y notificarte cuando se acabe ese tiempo.

El temporizador también te permite trabajar sin tener que pensar en la hora. En lugar de consultar el reloj constantemente o tener que preocuparte por no llegar tarde a tu próxima reunión, puedes usar ese tiempo para sumergirte de lleno y centrarte en tu trabajo.

En el caso de los bloques de tiempo rígidos, prográmate pasar a la siguiente tarea una vez que se acabe el tiempo. Si aún no has finalizado esa tarea, puedes retomarla en un bloque de tiempo posterior. En los bloques de tiempo flexibles, usa el temporizador como un recordatorio de que debes concluir lo que estás haciendo en los próximos cinco o diez minutos y pasar a la siguiente tarea.

4. Desactiva las notificaciones o programa el modo “No molestar”

Los bloques de tiempo son efectivos ya que te ayudan a concentrarte en la tarea en cuestión y sumergirte de lleno en el trabajo. A menudo desviamos nuestra atención o la misma se ve interrumpida por cuestiones externas, lo que además de provocar que nuestra productividad disminuya, también impide que realicemos un trabajo eficaz y de alto impacto. Del mismo modo, tampoco querrás distraerte innecesariamente una vez iniciado tu bloque de tiempo.

Si desactivas las notificaciones o activas el modo “No molestar”, puedes asegurarte de que no te interrumpirán y, al mismo tiempo, informas a los demás miembros del equipo que te comunicarás con ellos lo antes posible. La mayoría de las herramientas permiten que los miembros del equipo “ignoren” estas configuraciones en caso de que necesiten ponerse en contacto contigo, por lo que no estarás completamente aislado, simplemente estarás protegido de recibir notificaciones innecesarias mientras trabajas en tu bloque de tiempo.

5. Tómate descansos entre bloques de tiempo

En Asana, cuando hablamos de productividad, no nos referimos a “hacer todo lo que puedas”. Y ese tampoco es el objetivo del timeboxing. Por el contrario, creemos que las estrategias de gestión del tiempo son una forma de maximizar tu eficiencia y lograr el mayor impacto posible en tu trabajo.

De un modo similar, usar el método timeboxing para organizar tu trabajo no es una forma de lograr la mayor productividad posible, sino una forma de ayudarte a usar tu tiempo de forma más consciente y eficaz. Como todo trabajo que requiera de mucha concentración, asegúrate de tomar descansos breves entre bloques de tiempo, aunque solo sea para ponerte de pie y estirar o beber un poco de agua.

6. Captura todo tu trabajo en una herramienta de gestión del trabajo

Para crear un bloque de tiempo, primero necesitas saber en qué tienes que trabajar. Si aún no lo has hecho, crea una lista de tareas pendientes en un proyecto o en una herramienta de gestión del trabajo como Asana. Estas herramientas te ayudan a identificar qué tareas importantes tienes por delante y qué tareas debes realizar durante cada día de trabajo.

Lee: 15 secretos para hacer una lista de pendientes que realmente funcione

7. Agrupa las tareas similares

Para implementar el timeboxing de manera eficaz, debes crear bloques de tiempo individuales para la mayoría de las tareas o iniciativas. Sin embargo, aun con todos los beneficios del timeboxing, cambiar entre tareas requiere tiempo y energía mental. Para evitar esto, te recomendamos agrupar tareas similares en bloques de tiempo consecutivos. Esto permitirá que tu cerebro se mantenga en la misma “sintonía”, incluso cuando estés trabajando en iniciativas individuales. Agrupar tareas similares puede ayudarte a mantener la concentración y el flujo, incluso al pasar de un bloque a otro.

Por ejemplo, si formas parte del equipo de ventas, seguramente necesites preparar presentaciones y redactar emails para diversas oportunidades de ventas. Lo ideal es definir bloques de tiempo para cada tarea. Pero en este caso, intenta agrupar las tareas relacionadas con el mismo cliente en bloques de tiempo consecutivos. Por ejemplo, si necesitas preparar una presentación y redactar un email para la empresa A, y preparar una presentación para la empresa B, fija las tareas para la empresa A en bloques de tiempo consecutivos antes de ponerte a trabajar en la presentación para la empresa B.

4 formas de implementar la técnica de timeboxing en tu equipo

Además de ser una herramienta de productividad efectiva, el timeboxing puede ayudarte a liderar y gestionar un equipo. Recuerda que los bloques de tiempo no deben funcionar como un castigo, sino como un instrumento para que el equipo pueda organizar y priorizar mejor el trabajo. A continuación te mostramos cómo:

1. Decide por qué quieres usar el timeboxing

El timeboxing puede ser una excelente herramienta de gestión del tiempo. Asegúrate de que todos los miembros de tu equipo estén informados sobre el por qué y para qué lo estás usando. ¿Estás probando el timeboxing en equipo para ver si te gusta? ¿Se trata de una nueva estrategia que quieres implementar para comprender mejor cuánto tiempo lleva realizar el trabajo? ¿Ha habido problemas de productividad que quieras abordar?

Tómate el tiempo para conversarlo con tu equipo. Asegúrate de que haya un espacio para preguntas y comentarios para asegurarte así, de que tu estrategia de timeboxing resulte más productiva.

2. Captura las tareas del equipo en una herramienta de gestión del trabajo

Para implementar el timeboxing de manera efectiva como equipo, necesitas visualizar en qué están trabajando cada uno y cuáles son los plazos. Con una herramienta de gestión del trabajo, puedes compartir una fuente centralizada de referencias con todo el equipo para aumentar la visibilidad y la colaboración del equipo. Cuando sabes quién está haciendo qué y para cuándo, puedes comprender mejor la carga laboral de cada miembro del equipo y priorizar el trabajo de manera más eficaz.

Lee: Cómo gestionar los recursos de tu equipo de forma efectiva

3. Acuerda con el equipo el tiempo promedio que se necesita para finalizar una tarea

Si usas el timeboxing con los miembros de tu equipo, tómate un tiempo para acordar la duración promedio de las tareas durante tu próxima reunión individual. Por ejemplo, si trabajas en un equipo técnico, define el tiempo promedio que debería llevar la reparación de un error. Si trabajas en un equipo de diseño, establece cuáles son las expectativas acordadas para los diferentes tipos de trabajos creativos.

El hecho de definir estos tiempos juntos, no significa que todo deba llevarse a cabo exactamente en ese intervalo de tiempo. A veces, las tareas son más complejas y los bloques de tiempo establecidos deberían ser más largos. Sin embargo, establecer una referencia puede ayudarte a ti y a tu equipo a implementar el método timeboxing de la manera más efectiva posible. Una vez que hayas acordado las expectativas, siempre podrás volver a revisarlas en futuras reuniones individuales y ajustarlas en caso de ser necesario.

4. Prueba establecer bloques de tiempo de descanso para el equipo

Al igual que con el timeboxing para tu trabajo personal, asegúrate de fomentar y reservar tiempo para que el equipo se tome descansos. Aparte de establecer bloques de tiempo para el trabajo, prueba usarlos también para el tiempo libre, para asegurarte de que los miembros del equipo se tomen descansos. Además, al reafirmar que el tiempo de descanso es tan importante como el tiempo dedicado al trabajo, puedes prevenir proactivamente el agotamiento o el estrés por exceso de trabajo.

3 maneras de usar la técnica de timeboxing para gestionar el tiempo en las reuniones

Las reuniones de equipo que se realizan de manera efectiva pueden ser un excelente canal para lograr que el trabajo avance. Sin embargo, a menudo este tipo de reuniones carecen de enfoque y sus objetivos suelen ser poco claros, por lo que los miembros del equipo dedican más tiempo a las discusiones sin rumbo y menos tiempo al trabajo concreto.

Para que las reuniones sean más efectivas, siempre es útil tener un propósito y una agenda. Sin embargo, el timeboxing puede llevar las reuniones al siguiente nivel al ayudarte a ti y a tu equipo a mantener el curso y abordar todos los temas incluidos en la agenda. A continuación te contamos cómo:

1. Comparte la agenda de la reunión con los temas a tratar y los límites de tiempo otorgados

La forma más sencilla de implementar el timeboxing en una reunión es, probablemente, algo que ya estés haciendo: crear una agenda. Al enviar la agenda de una reunión, te aseguras de que todos tengan claro el propósito de la misma. Con una agenda, puedes aprovechar mejor el tiempo de tu equipo, para poder tomar decisiones y lograr que el trabajo avance.

Lee: ¿En tus reuniones de trabajo se pierde el tiempo? Usa estos consejos para mejorar.

Para usar el timeboxing en una agenda de reunión, primero agrega una línea para indicar cuánto tiempo tomará cada tema de la agenda. También es importante aclarar si se trata de bloques de tiempo rígidos o flexibles. Por último, asegúrate de compartir con anticipación la agenda de la reunión con tu equipo, junto con cualquier material de lectura previa. De esa manera, todos podrán asistir a la reunión lo más preparados posible. Luego, una vez que comience la reunión, vuelve a compartir la agenda o muéstrala en pantalla para mantener la discusión en curso.

2. Decide si quieres usar bloques de tiempo rígidos o flexibles

Asegúrate de aclarar en la agenda de la reunión si los bloques de tiempo serán rígidos o flexibles, y vuelve a recordarlo al comienzo de la reunión. Informar con anticipación a los participantes cuáles serán los límites ayuda a evitar confusiones durante la reunión.

Cuándo usar bloques de tiempo flexibles en una reunión

A menos que la agenda de tu reunión esté muy apretada, intenta fijar bloques de tiempo flexibles durante la misma. De esa manera, los miembros del equipo sabrán que deben terminar, sin sentir que los estás “sacando del aire”. A continuación te mostramos algunos ejemplos de reuniones:

Cuándo usar bloques de tiempo rígidos en una reunión

Planifica usar bloques de tiempo rígidos si tienes una agenda ajustada y necesitas abordar todos los temas antes de que termine la reunión. Estos pueden ser algunos ejemplos:

  • Taller o revisión de diseño

  • Reunión de exploración

  • Reuniones con agendas muy ajustadas

  • Plan del proyecto

Si eres el moderador de la reunión, puede resultar incómodo establecer bloques de tiempo rígidos ya que a nadie le gusta interrumpir a los presentadores o miembros del equipo en medio de una conversación. Para evitar esta incomodidad, asegúrate de que tu equipo comprenda que estás usando un bloque de tiempo rígido antes de comenzar. También podría ser útil recordarles por qué se han establecido bloques de tiempo rígidos. Por ejemplo, para asegurarse de que abordarán todos los temas de la agenda de la reunión.

Ejemplos de reuniones en donde no se debería implementar la técnica de timeboxing

No todas las reuniones deben usar bloques de tiempo. En algunos casos, las reuniones suelen ser más productivas cuando se dan en un ámbito de conversación libre. Si bien siempre debes enviar la agenda de la reunión con anticipación, incluso si es solo un esquema general de los temas a tratar, evita establecer bloques de tiempo para reuniones como:

3. Infórmales a los presentadores que su tiempo está por culminar

Independientemente de si usas un bloque de tiempo rígido o flexible, asegúrate de informar a los miembros del equipo cuando su tiempo esté por acabar. Tú decides con cuánta anticipación quieres advertirles y si darás una o varias señales. Por supuesto, lo mejor es evitar interrumpir la conversación con demasiada frecuencia. Prueba varios métodos diferentes para ver qué funciona mejor para ti. Por ejemplo, puedes reproducir un sonido de advertencia un minuto antes de que finalice el tiempo o levantar la mano izquierda para indicar que quedan 30 segundos. Si tu equipo se reúne por videoconferencia, puedes dejar un comentario en el chat.

Lee: Cómo superar la fatiga provocada por las videoconferencias: 7 consejos de nuestros clientes

Los beneficios del timeboxing

Existen varias formas de usar el timeboxing para promover tu productividad, ayudar a alinear el trabajo de tu equipo o gestionar las reuniones. La pregunta final es: ¿debería usar el timeboxing?

Si bien esta técnica de gestión del tiempo no es ideal para todos los escenarios, el timeboxing puede ayudarte a:

  • Trabajar de forma más consciente. Para establecer un bloque de tiempo, primero debes priorizar en qué tareas trabajarás y definir cuánto tiempo llevará cada una. Tener en cuenta esto te ayudará a comprender mejor y ser más consciente sobre el tiempo que dedicas a cada trabajo.

  • Mejorar la concentración. Al reservar tiempo para dedicarlo al trabajo, le estás enviando la señal a tu cerebro que este es un tiempo valioso para la concentración. Esto puede ayudarte a mejorar el enfoque y, en consecuencia, la productividad.

  • Evitar realizar varias tareas. Lo cierto es que el cerebro humano no puede realizar varias tareas a la vez. Cada vez que cambiamos de tarea, nuestro cerebro necesita “volver a cargar” la información para poder centrarse en dicha tarea, y eso consume tiempo y energía valiosos, incluso si no lo notamos. Con el timeboxing, te centras en una tarea (o un grupo de tareas relacionadas) a la vez y, de esa manera, no tendrás que saltar de un proyecto a otro.

  • Aumentar la motivación con la gestión del tiempo orientada a los objetivos. Cuando se crea un bloque de tiempo, se establece una meta: finalizar una tarea en particular dentro del límite de tiempo predeterminado. Incluso si no siempre lo logras, puede ser motivador tener una meta para alcanzar, especialmente cuando la tarea no te entusiasma.

  • Establecer un cronograma de trabajo predecible. El timeboxing puede ayudarte a tener una idea más clara de cómo será tu día. Al programar tus bloques en tu calendario, puedes visualizar claramente cuándo completarás las tareas. Esto evita que tengas que estar adivinando cada vez que debas planificar el trabajo y te permite enfrentar cada día con confianza y claridad.

  • Controlar el perfeccionismo. Si sueles revisar una y otra vez las tareas que ya has finalizado, el timeboxing puede ayudarte a resolverlo y a aumentar la productividad. Para el timeboxing, progresar es más importante que lograr la perfección. Una vez que se acaba el tiempo, debes pasar a la siguiente tarea, incluso si la tarea en la que estabas trabajando no está perfecta.

Las desventajas del timeboxing

Aunque puedes obtener muchos beneficios con el timeboxing, esta técnica de gestión del tiempo no es efectiva para todos. Estas son las desventajas más comunes del timeboxing y cómo puedes combatirlas.

Problema: Estoy teniendo dificultades para poder finalizar mi tarea antes de que se acabe el tiempo.

Solución: En las primeras etapas, es posible que tengas algunas dificultades ya que simplemente no reservaste tiempo suficiente para finalizar la tarea. Y eso está bien, es parte del proceso de aprendizaje. Al principio, prueba fijar bloques de tiempo flexibles, para poder terminar las tareas si no has calculado correctamente el tiempo que debería llevar una tarea determinada. Cuantos más bloques de tiempo establezcas, mayor será tu precisión para calcular cuánto tiempo llevará finalizar cada tarea.

Problema: Los bloques de tiempo son muy cortos

Solución: En nuestra opinión, esto es en realidad una ventaja. Dividir el trabajo en partes más pequeñas puede ayudarte a comprender mejor dónde inviertes realmente tu tiempo. Si todo tu equipo se organiza con el timeboxing, dividir las tareas grandes en componentes más pequeños también puede ayudarlos a tener una idea mejor de lo que se está haciendo y para cuándo. Asegúrate de dar seguimiento al trabajo en un sistema de gestión del trabajo como Asana, para poder visualizar fácilmente el trabajo en su totalidad, así como también sus componentes más pequeños.

Problema: La alarma del temporizador interrumpe mi flujo

Solución: La mejor parte del timeboxing es cuando empiezas a fluir, y puede resultar frustrante cuando suena la alarma del temporizador y tienes que cambiar de tarea. Es por eso que recomendamos agrupar las tareas relacionados en bloques de tiempo consecutivos. Supongamos que tienes que preparar una presentación y redactar un email para un mismo cliente en el área de ventas. Si colocas esos bloques de tiempo uno a continuación del otro, con un descanso opcional de cinco minutos en el medio, te ayudará a pasar fácilmente de una tarea a otra.

Recuerda, el timeboxing es una herramienta que tienes a disposición. Si el trabajo avanza muy bien y quieres romper un poco las reglas, hazlo. Usa el marco de los bloques de tiempo como punto de partida para realizar un trabajo efectivo, independientemente de cómo lo implementes.

Problema: El timeboxing me obliga a apurarme para poder finalizar las tareas, por lo que la calidad de mi trabajo se ve afectada

Solución: Asegúrate de establecer bloques de tiempo realistas. El objetivo de las técnicas de gestión del tiempo como el timeboxing no es exprimir hasta la última gota de productividad que tienes. Intentarlo solo conduciría al agotamiento, no al éxito. En cambio, asegúrate de ser realista al momento de establecer el tiempo que llevará finalizar cada tarea y no olvides programar el tiempo de descanso entre las tareas.

Si usas el timeboxing con tu equipo y sientes que vas demasiado rápido, analiza el problema con el compañero de equipo o con el gerente. ¿Ayudaría dividir la tarea en componentes más pequeños? ¿Existe algún obstáculo que te impide realizar el trabajo de manera eficaz? El propósito del timeboxing es empoderarte y ayudarte a trabajar mejor, y no forzarte a trabajar más rápido. Identificar lo que podría estar frenándote no solo puede mejorar tus habilidades para gestionar el tiempo, también te permite trabajar de forma más eficiente.

Problema: Agregué todos mis bloques de tiempo a mi calendario, pero me siento un poco abrumado.

Solución: El timeboxing es una estrategia de gestión del tiempo orientada a objetivos que puede ayudarte a recuperar el control de tu calendario. Sin embargo, esta técnica de gestión del tiempo no es efectiva para todos. ¡Y está bien! Si te sientes un poco abrumado, prueba con una estrategia de gestión del tiempo diferente, como la técnica de time blocking.

Al igual que el timeboxing, la técnica de time blocking puede ayudarte a programar tu tiempo de manera más consciente. Pero en lugar de establecer una hora de inicio y de finalización para cada tarea individual, puedes crear bloques de tiempo para concentrarte en tareas similares, como por ejemplo, responder todos tus emails o dedicarte a las críticas de diseño. Si esta técnica se asemeja más a tu estilo, lee nuestro artículo sobre cómo empezar a implementar el time blocking.

Es hora de establecer bloques de tiempo

Como sucede con la mayoría de las técnicas de gestión del tiempo, el timeboxing solo es valioso si tú lo consideras valioso. Pruébalo o consulta otras técnicas de gestión del tiempo que incorporen bloques de tiempo, como la técnica Pomodoro.

Independientemente de la técnica de gestión del tiempo que uses, asegúrate de dar seguimiento al trabajo en un sistema de gestión del trabajo compartido como Asana. Compartir una fuente centralizada de referencias te permite aumentar la visibilidad, te ayuda a dividir el trabajo en partes más pequeñas y permite la colaboración entre los equipos.

Recursos relacionados

Artículo

Why Inbox Zero isn’t what you think it is