Asana para métodos Agile y Scrum

Si bien en sus principios estuvo relacionado con el desarrollo de software, Agile es ahora un modo de trabajo para muchos más equipos e incluso organizaciones enteras. Los equipos Agile son adecuados para trabajar con rapidez en condiciones cambiantes, lo que ayuda a las organizaciones a salir más rápido al mercado y con trabajo de mejor calidad. Pero esto se logra solo si el equipo completo está al día del trabajo que deben hacer y cómo. Asana es una herramienta flexible equipada para ayudarte a fabricar con rapidez y hacer envíos con frecuencia. Aquí te enseñamos cómo traducir tu trabajo Agile a Asana.

Si es la primera vez que usas Asana, recomendamos que leas la guía de inicio rápido para que comprendas mejor los conceptos de Asana y puedas traducirlos más fácilmente a los términos de Agile.

¿Cómo puede ayudar Asana a los equipos que implementan Agile?

Las herramientas específicas de Agile no siempre son útiles para organizaciones enteras y diferentes equipos. Pueden agregar complejidad innecesaria para los equipos que no usan Agile. Es probable que los equipos de productos y marketing ejecuten procesos con metodología Agile, pero cómo lo hacen puede diferir ampliamente. Como alternativa, los equipos pueden usar Asana y personalizarlo para el uso específico de Agile que hace el equipo, a la vez que lo mantienen flexible para el trabajo que quizá no siga procesos de Agile.

Traducir los conceptos de Scrum de Agile en términos de Asana

Uno de los enfoques más populares de Agile es el de Scrum. Aquí te mostramos cómo se traducen los términos de Scrum en Asana, e incluimos algunos ejemplos útiles.

Concepto de Scrum de Agile En Asana…
Épica Crear un portafolio de proyectos*
Función Crear un proyecto por función
Historia Agrega tareas en tu proyecto de funciones
Tarea Agrega subtareas a tu tarea de Asana que representa la historia
Registro de trabajo atrasado Crea un proyecto de registro de trabajo atrasado
Sprint Crea un proyecto de planificación de sprint
Tamaño Usa un campo personalizado con menú desplegable para indicar el tamaño
Hora de terminar Usa campos personalizados numéricos
Criterios de aceptación Incluye la información en la descripción de una tarea

Cómo crear épicas

Una épica es un esfuerzo general para conseguir un objetivo específico, que puede dividirse en partes más pequeñas. En Asana, eso se traduce en proyectos y tareas para las funciones e historias, respectivamente. Las cosas como lanzamientos importantes podrían ser épicas, al igual que una serie de eventos o campañas para conseguir un objetivo más grande (como más ventas prospectivas o ingresos).

Para crear una épica en Asana, puedes crear un portafolio. Los portafolios te permiten agrupar proyectos y controlarlos en conjunto. Puedes ver el estado de la épica de un vistazo y ver fácilmente las actualizaciones de estado para todas las funciones que colaboran para alcanzarla.

Proyecto de portafolio en Asana

Crear un epico (Portafolio):

  1. Abre tu menú lateral y haz clic en Portafolios que se encuentra en la parte superior izquierda.
  2. Click en Crear Portafolio.

Cuando haces clic en uno de tus portafolios, podrás ver una vista integral de todos los proyectos que están dentro de él.

Crea portafolios para dar seguimiento al progreso para alcanzar tus épicas en Asana

Ahora estás listo para crear funciones para tu épica.

Cómo crear funciones y registros de trabajo atrasado

Las funciones documentan las actividades más importantes que te ayudarán a lograr tus épicas, y los registros de trabajo atrasado te ayudan a dar seguimiento al trabajo que todavía no has priorizado. En Asana, tanto las funciones como los registros de trabajo atrasado pueden crearse como proyectos, pero también puedes incluir tu registro de trabajo atrasado como una sección de tu proyecto.

Por lo tanto, para una épica que representa tu lanzamiento de producto más importante del año, podrías crear proyectos para investigación y comentarios, desarrollo y el lanzamiento de marketing o los planes de venta.

Para crear funciones y registros de trabajo atrasado (proyectos de Asana):

  1. Primero, asegúrate de haber creado un equipo en Asana para tener un lugar donde alojar tus funciones que serán creadas como proyectos.
  2. Haz clic en el botón + anaranjado en la barra superior para crear un proyecto para cada función. Para comenzar rápidamente, puedes hacer clic en la pestaña Plantillas para ver si alguna de las plantillas creadas por Asana coincide con el trabajo de tu función.
  3. Luego, agrega campos personalizados a tu proyecto para poder dar seguimiento a cosas como tamaño de la función, costo, hora de terminar, _objetivo comercial o épica con la cual se relaciona. Agregar campos personalizados a cualquier projecto haciendo clic en el link de Agregar campos personalizados en la parte superior de cualquier proyecto.
  4. Ahora que has creado tus funciones, puedes decidir mantener tu registro de trabajo atrasado en una sección del proyecto de función o en un proyecto separado para los elementos del registro de trabajo atrasado en general. Sigue el mismo proceso de creación de proyecto explicado anteriormente.

Un lanzamiento de sitio web con metodología Agile en tableros de Asana

Ahora, aprenderás a dividir tus funciones en historias.

Cómo crear historias y agregarlas a tu sprint

Una historia es un trabajo que se puede llevar a la práctica a fin de ayudarte a dividir una función en partes prácticas más pequeñas. En Asana, esto quiere decir agregar tareas a tu proyecto. Por lo tanto, para una épica sobre una renovación del diseño, podrías tener una función para el lanzamiento del sitio web e historias como “sitio web borrador” y “optimizar para versión móvil”.

Un lanzamiento de sitio web con metodología Agile

Para crear historias (tareas de Asana):

  1. Agrega historias a tu función creando tareas en tu proyecto. Simplemente escribe el paso para llevar a la práctica como el título de la tarea y presiona Enter después de cada una.
  2. En la descripción de la tarea, puedes agregar tus criterios de aceptación y cualquier otro detalle relevante.
  3. Completa todos los campos personalizados que hayas agregado a tu proyecto para aclarar cosas como tamaño y tiempos.
  4. Asigna la tarea a la persona responsable de realizar el trabajo, y asígnale una fecha de inicio y una fecha de entrega para que puedan hacer sus planes de acuerdo con eso.
  5. Una vez que has creado tus historias como tareas, puedes seguir dividiéndolas en tareas, que en Asana se considerarían subtareas. Las subtareas te ayudan a dividir el trabajo en partes más pequeñas y distribuir la responsabilidad.

Una vez que creas historias , considera crear un proyecto de planificación de sprint para captar los trabajos para llevar a la práctica que darás en un sprint. Consulta nuestro curso de la Academia Asana para aprender cómo crear y gestionar la planificación de sprints.

Ya has creado un marco básico de Scrum en Asana.

Sabemos que no hay una sola manera de ejecutar procesos con metodología Agile. Si quieres saber cómo lo hacen otros equipos o deseas personalizar el proceso que describimos aquí, pregunta en la Comunidad de Asana para comenzar el debate, obtener respuestas y conectarte con otros equipos.

Gestionar el trabajo con metodología Agile en Asana

Ahora que tienes tu estructura básica de Scrum creada y has agregado trabajo a tu proyecto de sprint, te daremos consejos sobre cómo puedes gestionar el trabajo en Asana.

Cómo gestionar tu registro de trabajo atrasado

Al tener secciones o proyectos de registro de trabajo atrasado en Asana, puedes tener una lista actualizada y en funcionamiento de todos los elementos del registro de trabajo atrasado. Al usar campos personalizados, puedes filtrar las tareas de tu registro de trabajo atrasado para ayudarte a decidir qué debes priorizar a continuación. Además, puedes mover fácilmente las tareas dentro y fuera del registro de trabajo atrasado.

Cómo agregar elementos nuevos al registro de trabajo atrasado:

  1. Para que sea más fácil agregar elementos al registro de trabajo atrasado, puedes crear una plantilla de tarea de registro de trabajo atrasado. De ese modo, todos los elementos del _registro de trabajo atrasado tienen el mismo nivel de información antes de ser agregados. Entonces, si decides tomar medidas respecto del elemento, tienes el contexto que necesitas.
  2. Usa la descripción de la tarea para incluir la información que se necesita para agregar una tarea al registro de trabajo atrasado.
    • La plantilla de tarea puede copiarse haciendo clic en el botón … de la esquina superior derecha de la tarea y seleccionando Duplicar tarea…
  3. Cuando una tarea está lista para trabajar en el sprint, agrégala a tu proyecto de sprint haciendo clic en el botón … y agregándola en tu proyecto de sprint actual. Al usar este proceso, tendrás los detalles iniciales que necesitas sin crear trabajo extra.

Cómo decidir qué priorizar del registro de trabajo atrasado

  1. Agregar campos personalizados como prioridad, tamaño, horas para finalizar, etc. a tu proyecto de registro de trabajo atrasado te puede ayudar a ordenar el proyecto después, a fin de identificar el trabajo que será mejor priorizar.
  2. Haz clic en el icono de filtro en la esquina superior derecha de tu proyecto y ordena por el campo personalizado deseado
    • Por ejemplo, si sabes que tienes tiempo de ingeniería disponible en tu próximo sprint, podrías buscar tareas con prioridad alta y que aparezcan en la categoría asignada de “tiempo para finalizar”.

Cómo gestionar tu sprint Agile

Una vez que hayas creado tu proyecto de planificación de sprint, puedes comenzar a agregar el trabajo de tu sprint al proyecto y gestionarlo en Asana. Aquí te brindamos algunos consejos sobre cómo hacer avanzar tu trabajo y mantener al día a las partes interesadas.

Cómo gestionar el programa de tu sprint

Gestionar el programa de tu sprint con el Cronograma significa que no tienes que usar hojas de cálculo y herramientas separadas para la planificación y la gestión del sprint. 1. Para cada función, historio y/o tarea que se agrega al plan de tu sprint, asegúrate de que tengan fechas de inicio y de entrega para ver cómo se organiza tu programa en el Cronograma. Haz clic en la pestaña Cronograma en la parte superior de cualquier proyecto de Asana. (También puedes hacer esto para los proyectos de función.) 2. Con el Cronograma, puedes ver las tareas de tu sprint en una vista de estilo Gantt con funciones fáciles para establecer dependencias y arrastrar y soltar para mover el trabajo según necesites.

Mantenerse al día con las actualizaciones del sprint

En lugar de tratar de mantener una hoja de cálculo separada o molestar a los compañeros de equipo para ver en qué está el trabajo, simplemente tienes que hacer clic en tu proyecto de planificación de sprint.

  1. A medida que el trabajo de tu sprint avanza, asegúrate de que los compañeros de equipo estén marcando las tareas que representan historias y tareas como finalizadas, adjuntando el trabajo correspondiente a la tarea finalizada para que quede claro que el trabajo está terminado, y de que los compañeros de equipo puedan acceder a los resultados.
  2. Muestra el progreso para alcanzar cualquier tarea relevante para las historias arrastrándolas a la columna adecuada de tu proyecto de sprint. De esa manera, todos aquellos que quieran saber cómo va el trabajo pueden simplemente hacer clic en el proyecto.
  3. Agrega a todos las personas interesadas y gerentes relevantes a tu proyecto de planificación de sprint como miembros del proyecto. Haz clic en la sección del encabezado del proyecto con iconos de caras y agrega a todas las personas necesarias- Puedes darles acceso solo para comentar para que no puedan modificar nada.
  4. Usa la vista de progreso para comunicar actualizaciones regulares durante el sprint. Usa las @menciones para marcar cualquier tarea o proyecto con trabajo relevante. @menciona a los compañeros de equipo para felicitarlos o para que todos sepan quién lidera el proyecto y a quién deben dirigir sus preguntas.
  5. Para el trabajo diario, las personas pueden utilizar Mis tareas para mantener pestañas con el trabajo en el que trabajan durante el día, el trabajo finalizado y como ayuda para identificar obstáculos.
  6. Si alguien está atascado, los compañeros de equipo pueden usar comentarios de tareas para comunicarse con otros compañeros para solicitar más información o ayuda. También pueden agregar seguidores a la tarea para obtener la visibilidad necesaria.

Cómo realizar una análisis retrospectivo efectivo en Asana

Los análisis retrospectivos son una parte importante del proceso Agile. Ayudan a mantener a los equipos informados sobre los logros alcanzados y a determinar qué se puede mejorar o repetir en el futuro. A continuación, explicamos cómo usar Asana para alimentar tus análisis retrospectivos y así obtener información que se puede llevar a la práctica.

  1. Al final de un sprint, usa tu proyecto de planificación de sprint para ver qué se logró y qué queda por hacer.
    • Haz un recuento de las funciones finalizadas por completo para planificar el próximo sprint. Puedes usar tu campo personalizado “tiempo para finalizar” para que cuente fácilmente por ti.
    • Mueve todas las funciones e historias no finalizadas al registro de trabajo atrasado o agrégala a tu próximo sprint si pueden extenderse.
  2. Usa la vista de progreso para publicar una actualización de estado con los resultados finales del sprint y comparte los logros.
  3. Si alguno de los comentarios en retrospectiva pueden llevarse a la práctica, crea una tarea y asígnasela a la persona que se encargará de implementar la acción o la comunicará a otros equipos.
  4. Archiva tu proyecto de sprint para que se haga referencia solo al proyecto de sprint actual. Igualmente podrás acceder a los proyectos archivados en Asana.
  5. ¡Crea un nuevo proyecto de sprint y repite el proceso!

Si bien hay muchos aspectos y partes del trabajo con metodología Agile que contribuyen al éxito del equipo, la capacidad de dar seguimiento, gestionar y planificar este trabajo en un solo lugar, sin dudas, impulsa resultados.

  • Los portafolios están actualmente en versión beta solo para clientes del plan Empresarial. Comunícate con ventas para obtener más información sobre los planes Empresariales y mantenerte atento para enterarte cuando la función esté disponible para otros planes.

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Tutoriales de Asana

Aprende lo básico en Asana en menos de 15 minutos con estos rápidos tutoriales

Tareas

Tareas Lessons

Dar seguimiento a todo tu trabajo

3 minutos

Mis tareas

Mis tareas Lessons

Siempre sabe qué hacer después

3 minutos

Proyectos

Proyectos Lessons

Trabajar con compañeros de equipo

3 minutos

Bandeja de entrada

Bandeja de entrada Lessons

Comunícate incluso más rápidamente

3 minutos

Puedes usar las tareas para dar seguimiento, colaborar y organizar todo tu trabajo.

Las tareas pueden ser pendientes, ideas, notas o recordatorios.

Asigna una tarea a un compañero de equipo o a ti mismo.

Presiona Tab+M para asignarte rápidamente una tarea.

Agrega una fecha de entrega para tener claro el plazo.

Agrega instrucciones y expectativas en el campo de descripción de la tarea.

Escribe @ para vincular a otras tareas, personas, conversaciones o proyectos.

Al @mencionar a alguien, se agregará como seguidor de la tarea.

Los seguidores reciben notificaciones cuando se agregan nuevos comentarios o archivos adjuntos.

Agrega como seguidor a la persona que necesite estar al tanto de la tarea.

En cualquier momento puede dejar de seguir la tarea para dejar de recibir las notificaciones de esta.

Agrega comentarios para hacer preguntas o actualizar a los seguidores.

Da me gusta a los comentarios para que los seguidores sepan que los leíste.

Agrega archivos importantes o Gifs irrelevantes como archivos adjuntos.

También puedes adjuntar archivos directamente desde Dropbox, Google Drive o Box.

Crea subtareas para desglosar las tareas en pasos más pequeños.

Una vez que hayas agregado una subtarea, presiona enter para agregar otra.

Las subtareas pueden tener todos los detalles que tienen las tareas normales.

Haz clic en el globo de comentarios para agregar comentarios o archivos adjuntos a la subtarea.

Puedes crear tareas desde cualquier pantalla gracias a la barra superior.

Cada tarea tiene un URL único para copiar y compartir fácilmente.

¡Felicidades! Parece que estás listo para la tarea.

¡Pasa al siguiente tutorial!

Siempre sabe qué hacer después con Mis tareas.

Mis tareas es una lista de cada tarea que te asignaron.

Hace que sea fácil gestionar tu trabajo.

Haz clic en la lista Mis tareas y comienza a escribir para agregar tareas.

Como en un documento de texto, agrega una nueva línea para cada nueva tarea o pega en cualquier lista.

Reenvía a x@mail.asana.com para convertir tus emails en tareas

Asana traducirá tu email en una tarea, incluidos los archivos adjuntos.

Las nuevas tareas aparecerán en la parte superior de tu lista en Nuevas tareas.

Las tareas que agregues en Mis tareas son privadas para ti.

Haz clic en hacer público para compartirlas con tu equipo.

Prioriza las tareas en Hoy, Próximo o Más tarde.

Haz clic en el punto azul junto a la tarea para ordenarla con rapidez.

Marca las tareas para las que tendrás tiempo como Hoy.

Los compañeros de equipo pueden ver tu lista Mis tareas para ver lo que haces.

Solo podrán ver las tareas que hagas públicas o que compartas en un proyecto (más acerca de los proyectos después).

Marca las tareas que se entreguen dentro de una semana como Próximo para que veas que se entregarán pronto.

En la fecha de entrega, la tarea se moverá de Próximo a Hoy.

Como por arte de magia.

Marca las tareas que se entregarán en más de una semana como Más Tarde.

Estarán fuera de tu camino hasta que se acerque la fecha de entrega.

Tus tareas se moverán de Más Tarde a Próximo una semana antes de entregarse.

Prioriza Mis tareas para siempre saber en qué hay que trabajar y el trabajo que vendrá después.

¡Ahora ya sabes cómo dar seguimiento y planear tu trabajo!

Siguiente, aprende cómo trabajar con tu equipo en Asana.

Trabaja en conjunto con grupos de tareas con los proyectos.

Los proyectos te ayudan a dar seguimiento y organizar los pasos dentro de un proceso o iniciativa.

Como en la planificación de un evento, el lanzamiento de un producto o en un calendario editorial.

Al igual que en Mis tareas, solo haz clic y comienza a escribir para agregar tareas a tu proyecto.

Si ya tienes tus pasos en un documento o email, pégalos en esa lista.

Agrega tareas a tu proyecto desde email.

Ve la dirección de email única de tu proyecto desde el menú desplegable del proyecto.

Agrega tus tareas a otros proyectos relacionados.

Se pueden incluir las tareas en varios proyectos.

Agrega secciones para organizar las tareas en un proyecto conformado por una lista.

Escribe : al final del título de las tareas para convertirla en una sección.

O bien agrega columnas para organizar las tareas en un proyecto conformado por tableros.

Arrastra y suelta las tareas de una columna a otra o dentro de la columna para reordenarlas.

Asigna tus tareas y establece fechas de entrega.

Nunca dejes pasar una fecha límite, gracias a tu calendario del proyecto.

Arrastra y suelta las tareas de tu calendario para cambiarles las fechas de entrega.

Agrega como miembros a todas las personas que deban estar al tanto de tu proyecto.

Los miembros del proyecto recibirán notificaciones sobre nuevas conversaciones, estados y tareas.

Publica conversaciones para hacer anuncios o comenzar debates.

Tu publicación se enviará a todos los miembros del proyecto.

Usa la función Progreso para ver cómo avanza tu proyecto.

Establece un estado del proyecto para actualizar a tu equipo sobre el progreso.

Se le recordará al encargado del proyecto que debe establecer un estado una vez por semana.

Abre y organiza los proyectos desde tu menú lateral.

Agrega los proyectos a favoritos para fijarlos en la parte superior de tu menú lateral

Haz clic en el botón de la estrella que está a la izquierda del nombre de tu proyecto para agregarlo a favoritos.

Crea nuevos proyectos desde cualquier pantalla con tu barra superior.

Ahora puedes hacer avanzar los proyectos con tu equipo.

Falta solo un tutorial más antes de comenzar con todo.

Comunícate y coordina más rápidamente con la Bandeja de entrada.

Revisa la Bandeja de entrada para leer y responder rápidamente tus últimas actualizaciones.

La Bandeja de entrada te notificará cuando tengas una tarea para entregar…

y cuando los compañeros de equipo actualicen las tareas, conversaciones y proyectos que sigues.

Abre y responde las actualizaciones sin salir de la Bandeja de entrada.

Haz clic en una actualización y tendrás todo el contexto que necesitas para responder.

Archiva las actualizaciones que estés listo para omitir.

Haz clic en la X que aparece a la derecha de una actualización para archivarla.

Abre el Archivo para mover las actualizaciones descartadas nuevamente a tu Bandeja de entrada.

Haz clic en la flecha que aparece a la derecha de una actualización archivada para moverla nuevamente a la Bandeja de entrada.

Deja de seguir las tareas o proyectos para dejar de recibir notificaciones sobre ellos.

En conclusión, tú tienes el control de las actualizaciones que recibes (o decides no recibir)

Cuando estés listo, puedes desactivar las notificaciones por email de Asana.

Puedes gestionar más fácilmente la mayor parte de la comunicación con tu equipo desde la Bandeja de entrada. Solo recuerda revisarla con frecuencia.

¡Felicitaciones! Ahora estás listo para tener un excelente día de trabajo con Asana.