El secreto para dejar de procrastinar en el trabajo

Si llegaste a esta página, probablemente sea porque estás buscando la manera de dejar de procrastinar. Pero los trucos rápidos para forzar la motivación no funcionan. Se debe a que tu problema con la procrastinación, en realidad, no es de motivación sino de falta de claridad.

La claridad es algo en lo que pensamos mucho en Asana, ya que obtener claridad es la clave para lograr buenos resultados. El problema es que la claridad no siempre está garantizada. Necesitas una herramienta dedicada y un buen marco de visibilidad para evitar el trabajo aislado y optimizar el trabajo significativo de alto impacto. En este artículo te mostraremos cómo la falta de claridad sobre la importancia del trabajo tiene como consecuencias la procrastinación. Pero ya es suficiente, basta de procrastinación, descubre cómo ponerle fin.

Por qué procrastinamos en el trabajo

La procrastinación es una forma de inconsistencia temporal: la preferencia inconsciente por la gratificación inmediata por sobre una potencial recompensa futura. Aunque sepas que no debes procrastinar porque tienes que terminar algo, es más tentador hacer algo ahora y sentir una gratificación inmediata que trabajar con un objetivo a largo plazo.

Parte de la solución del problema es brindar gratificación inmediata a los proyectos a largo plazo. Como líder de equipo, puedes lograrlo al brindar reconocimiento y comentarios en tu trabajo diario. Con Asana, hemos ido un paso más allá y hemos añadido celebraciones directamente al producto. Después de todo, nos vendría muy bien ver un unicornio volando por la pantalla de vez en cuando.

La procrastinación no significa pereza

Dependiendo de con quién hables, las personas te pueden dar muchos motivos diferentes sobre por qué procrastinan en el trabajo. Normalmente, entre las razones se incluyen las siguientes:

• Pereza

• Falta de autocontrol

• Miedo al fracaso

• Malos hábitos desarrollados

• Perfeccionismo

• La sensación de que el trabajo no es urgente

• Confusión con respecto a lo requerido

• Diálogo interno negativo

• Miedo a los proyectos complejos y abrumadores

• Hacer varias tareas a la vez

Casi todos estos motivos provienen de un inhibidor central que lleva a la procrastinación en el trabajo: la falta de claridad. Si has desarrollado el hábito de la procrastinación, es posible que no tengas una conexión clara con la razón de por qué tu trabajo es importante. Y eso no es pereza, sino un problema que tiene solución.

El problema de la procrastinación

La inconsistencia temporal juega un papel fundamental en la procrastinación en el trabajo. Muchas veces, el trabajo que haces contribuye a proyectos o propósitos más amplios de la organización. Pero dependiendo de cuál sea tu rol, ese objetivo puede parecer muy lejano para tu trabajo diario. Sin un conocimiento profundo de por qué tu trabajo es importante, es muy difícil motivarse y terminarlo.

Lo que falta es claridad. Cuando entiendes claramente y puedes establecer una relación directa entre el trabajo que haces y cómo afecta a tu equipo u organización te sientes motivado. Pero no es fácil lograrlo. De hecho, según nuestra investigación, solamente el 26 % de los empleados entienden claramente cómo su trabajo se relaciona con los objetivos de la empresa.

La comprensión de qué aporta tu trabajo a los objetivos corporativos ofrece más claridad acerca de qué impacto tiene lo que haces en el equipo y en la empresa. Entonces, tomar decisiones se vuelve más sencillo. Puedes priorizar a consciencia las tareas más importantes según las iniciativas que tengan mayor impacto en los objetivos corporativos. Pero asegúrate de que esos objetivos no sean tan lejanos o amorfos. Para combatir la procrastinación necesitas contar con una forma clara de visualizar tanto tu trabajo como los objetivos de la empresa.

Cómo resolver el problema de la falta de claridad

Para resolver el problema de la falta de claridad puedes hacer algo de lo siguiente:

1. Crea objetivos del equipo o del departamento. Si para los miembros de tu equipo o incluso para ti es difícil notar cómo se conectan los trabajos de cada uno con los objetivos más amplios de la empresa, analiza la posibilidad de crear objetivos del equipo o del departamento. Así, será más fácil asociar al trabajo con los objetivos del equipo y entender el impacto que causa.

2. Conecta con claridad tu trabajo personal con los objetivos de la empresa. Aunque no puedas generar los objetivos del equipo o de la empresa, busca una manera de ver cómo se conecta tu trabajo directamente con los objetivos corporativos más amplios. Por ejemplo, si entiendes el impacto que tiene tu trabajo en un proyecto orientado a un objetivo corporativo más amplio podrás entender mejor lo que aportas con tu trabajo. Esta comprensión se puede lograr con una plataforma para gestión de objetivos como Asana.

7 consejos para dejar de procrastinar

Para combatir la procrastinación en el trabajo, crea objetivos a corto plazo para el equipo o el departamento, o vincula a tu trabajo personal con los objetivos corporativos más amplios. Para empezar, prueba con estos siete consejos:

1. Conecta el trabajo con los objetivos

La mejor manera de dejar de procrastinar es entendiendo con claridad cómo contribuyes con tu trabajo a los objetivos del equipo o de la empresa. Cuando tienes este nivel de claridad, el trabajo cobra sentido. En vez de trabajar por trabajar, contribuyes a una visión más amplia. 

Lo ideal es que la visión sea algo que te apasione. Pero aunque no lo sea, simplemente entender cómo se conecta tu trabajo con algo más amplio servirá para que todo tenga más sentido. En vez de tener que combatir la incompatibilidad temporal, ahora el trabajo, con el que normalmente procrastinarías, adquiere un valor claro.

2. Aclara las prioridades

Es inevitable que las fechas de entrega cambien. Podría pasar porque en un proyecto hay corrupción del alcance, porque se prioriza otro proyecto o porque el líder del equipo reasigna recursos según alguna modificación de último momento en las necesidades. Pero si sabes qué trabajos son los más importantes, entonces estás más preparado para gestionar las prioridades. Después, cuando los plazos y los cronogramas cambien, tendrás la claridad suficiente como para entregar trabajos que realmente produzcan resultados significativos.

Las prioridades claras son un excelente método antiprocrastinación porque ayudan a ver qué trabajo es más importante. Con las prioridades claras, sabes que no trabajas con tareas que no son relevantes. En vez de sentir que pierdes el tiempo en el trabajo, ves por qué tu trabajo es importante.

3. Usa los objetivos para combatir el perfeccionismo

A veces, los procrastinadores crónicos, en realidad, son perfeccionistas. En tal caso, la presión de que los trabajos sean perfectos puede resultar abrumadora y llevar a la procrastinación. Pero el perfeccionismo, como muchos otros tipos de procrastinación en el trabajo, se puede resolver mediante la claridad.

Céntrate en el impacto

Si el perfeccionismo es un problema, puede resultar muy útil tener una idea clara del impacto que tiene tu trabajo. En vez de pretender perfección, céntrate en finalizar las tareas que tienes a mano para apoyar los objetivos de la empresa de la mejor manera posible. A continuación te mostramos a qué nos referimos:

Imagina que trabajas para producir una animación educativa para la página de inicio de tu sitio web. Muchas personas verán ese trabajo, lo que hace que el perfeccionista que hay en ti entre en pánico. Es el motivo por el que te centras en el resultado y piensas en todos los que verán el video, en vez de enfocarte en los objetivos y el impacto del video. El objetivo de la animación es comunicar los beneficios de los productos de la empresa a personas que no están familiarizadas con esos productos y el impacto es educativo. Si reorientas las prioridades en torno al impacto, disminuirá la presión sobre el perfeccionismo y te pondrás directamente a trabajar.

Define lo que significa “listo”

Otra buena estrategia para combatir el perfeccionismo es definir bien lo que significa “listo”. Es una técnica que se aplica en equipos Scrum para avanzar rápido. Al definir y adherir a lo que realmente significa “listo” tienes un punto en el cual puedes dejar de trabajar, independientemente de si el trabajo es 100 % perfecto o no. Si dudas, piensa que “listo” es mejor que “perfecto”.

4. Divide las iniciativas grandes en tareas más pequeñas

A veces es difícil ver con claridad cómo y cuándo será el fin de un proyecto grande. En consecuencia, surge la tentación de posponerlo. El alcance de la iniciativa hace que se vuelva complejo ocuparse de todas las piezas en movimiento y conectarlas con los objetivos más generales. En vez de sentirte abrumado por la enormidad de la tarea (o del proyecto), divide el trabajo en porciones más pequeñas. Usa una herramienta de gestión de proyectos para dar seguimiento al trabajo y organizarlo.

Será muy útil que dividas las piezas grandes en porciones más pequeñas porque probablemente descubras que no eres responsable de todos los aspectos de una iniciativa amplia. Por ejemplo, si escribes un ebook, eres responsable de hacer el esquema, el borrador y la edición de los textos. Pero tal vez alguien más se ocupe del diseño del ebook y quizás pueda haber un editor que lo apruebe. Al dividir la iniciativa de “Crear un ebook” en varias tareas, no solo resulta más fácil empezar, sino que además adquieres claridad con respecto a quién hace qué y para cuándo.

5. Captura todo lo que hay que hacer

Aunque no trabajes con iniciativas complejas será muy útil tener una lista de todos los trabajos pendientes. Cuando no se tiene una manera clara de ver qué trabajo queda por hacer, es fácil sentirse abrumado y perder el control de los trabajos. Nos pasa a todos. Según nuestra investigación, todas las semanas hay un 26 % de entregas que no llegan a cumplirse.

Capturar todas las tareas pendientes es una táctica del método “Getting Things Done” (GTD). Una vez que entiendes con claridad qué trabajo queda pendiente, resulta más fácil organizarlo, establecer las prioridades y ponerse a trabajar. Asegúrate de dar seguimiento al trabajo con una aplicación con lista de pendientes, no con una lista de verificación escrita. Si bien puede resultar gratificante tachar cosas de una lista, el seguimiento del trabajo en una aplicación es útil para priorizar y ordenar el trabajo, para agregar contexto importante a las tareas pendientes y para compartirlas con otros miembros del equipo. 

Para elaborar una buena lista virtual de tareas pendientes, lee nuestro artículo sobre los 15 secretos para hacer una lista de pendientes que realmente funcione.

6. Establece fechas de entrega

Si no sabes bien cuándo hay que entregar los trabajos, será difícil resistir a la tentación de postergarlos. Las fechas de entrega claras hacen que sea más fácil entender exactamente para cuándo deben finalizarse las tareas. En función de esta información, puedes organizarte para garantizar que los trabajos se finalicen a tiempo. Después de todo, no puedes trabajar bien si no sabes primero para cuándo debe estar terminado el trabajo.

Una vez que hayas capturado todas las tareas pendientes en una herramienta para tal fin, confirma que cada elemento tenga una fecha de entrega. También es una buena oportunidad para que identifiques el trabajo que no es prioritario. Si te encuentras con alguna tarea de este estilo, difiere el trabajo hasta que tengas más tiempo disponible o delégalo a alguien más.

No lo hagas una sola vez. Organiza rápido el trabajo al final del día y define las fechas de entrega de las tareas nuevas. De este modo, cuando te pongas a trabajar al día siguiente, estarás mejor preparado para finalizar las tareas.

7. Prueba con estas estrategias para gestión del tiempo

Es probable que una vez que sepas con claridad lo que hay que hacer, te sientas más motivado. Aunque igual puede haber días en los que necesites apoyo extra para centrarte en la tarea. Si ese es el caso, prueba con alguna estrategia para gestión del tiempo, para dejar de hacer varias tareas a la vez y entrar en el estado de fluidez. 

• El método “Getting Things Done” (GTD). Este método se basa en la idea de que mientras más información tengas que seguir mentalmente, menos productividad y concentración tendrás. En vez de depender de tu mente, la metodología GDT propone almacenar toda esa información en una fuente de referencias externa y bien organizada. 

• La técnica “Pomodoro”. Esta técnica propone alternar entre sesiones de trabajo y de descanso. Una ‘pomodoro’ es una sesión de trabajo que dura 25 minutos, después de los cuales hay un descanso de 5 minutos. Después de 4 sesiones ‘pomodoro’, se toma un descanso más prolongado. Al trabajar en secuencias breves, es más probable que uno logre mayor productividad y mantenga la motivación.

• El time blocking. Es una estrategia de gestión del tiempo que te permite planificar cada momento del día. Con esta técnica, puedes dividir la semana laboral en pequeños bloques de tiempo para poder revisar los emails, trabajar en proyectos, tomar un descanso o incluso hacer ejercicio.

• El timeboxing. Es una estrategia de gestión del tiempo orientada a los objetivos que puede ayudarte a aumentar la productividad y a evitar la procrastinación. Un timebox o bloque de tiempo representa un objetivo para finalizar una tarea en particular dentro de un marco temporal específico.

• La regla de los dos minutos. Es una estrategia muy simple de gestión del tiempo: si necesitas menos de 2 minutos para finalizar una tarea, hazla ahora. Esta metodología se centra en las tareas pequeñas, con la convicción de que si la quitas rápido del camino, tendrás más tiempo y más claridad mental para poder abocarte luego al trabajo de alto impacto y terminarlo.

Genera claridad para no procrastinar

Es cierto que puedes probar con la fuerza bruta, dejar de procrastinar y tomar una actitud del estilo “solo hazlo”. Pero estas estrategias solamente son efectivas a corto plazo, con suerte. A la larga, la manera más efectiva para dejar de procrastinar es conectar tu trabajo con objetivos más amplios.

Del mismo modo que lo que sucede con otras habilidades de desarrollo personal, dejar de procrastinar lleva tiempo. Si es un hábito que has desarrollado con el tiempo, no puedes esperar que desaparezca de la noche a la mañana. En cambio, dedícate con tiempo a generar claridad, para ti, pero también para tu equipo. Lentamente, te sentirás más motivado para trabajar cuando puedas ver con claridad por qué tu trabajo es importante.

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