Si te gusta maximizar los resultados del equipo, te encantará la asignación de recursos

Cuando piensas en los elementos más importantes de la planificación de un proyecto, ¿qué se te viene a la mente? Probablemente pienses en los objetivos principales del proyecto, en el cronograma para lograr esos objetivos y en el alcance de las acciones a lograr en el proyecto. 

Pero para lograr cualquiera de estos elementos se necesita un componente esencial: los recursos que tienes disponibles para el proyecto.

En la gestión de proyectos, la asignación de recursos puede ayudarte a garantizar que el equipo del proyecto cuente con todos los activos necesarios, ya sea el presupuesto, las herramientas o los miembros del equipo, para alcanzar los objetivos del proyecto. La asignación eficaz de recursos puede ayudarte a lograr los objetivos del proyecto en los plazos y presupuestos establecidos.

Si nunca antes has creado un plan de asignación de recursos, este artículo es ideal para ti. Te mostraremos cómo asignar tus recursos de manera eficiente en cinco pasos. Luego veremos los principales desafíos de la asignación de recursos y cómo puedes superarlos.

¿Qué es la asignación de recursos? 

La asignación de recursos se refiere al proceso en el que identificas y asignas los recursos disponibles para una determinada iniciativa. La asignación efectiva de recursos te permite usar correctamente los recursos del equipo, maximizar los resultados y respaldar los objetivos de tu equipo. Para crear un plan de asignación de recursos, necesitas identificar los recursos adecuados (miembros del equipo, herramientas, presupuesto, etc.) que necesitas para cumplir con los entregables del proyecto. 

¿Qué es un recurso? 

Un recurso es todo aquello que te ayude a finalizar un proyecto, como por ejemplo:

• Los miembros del equipo

• El presupuesto

• El plazo

• La propiedad intelectual, las ideas o las habilidades específicas

• Equipamiento

• Software o herramientas

• Procesos automatizados que reducen los pormenores del trabajo

¿Quién es el responsable de asignar los recursos? 

La persona responsable de la asignación de recursos varía según el tamaño de la empresa. En las empresas más pequeñas, suele ser el gerente del proyecto o el líder del equipo quien gestiona el presupuesto, asigna los recursos y coordina las tareas del proyecto.

Por otra parte, en empresas más grandes, el gerente del proyecto y el encargado del presupuesto del proyecto suelen ser dos personas diferentes. Por lo tanto, posiblemente necesites la aprobación de los participantes importantes o del patrocinador del proyecto antes de asignar los recursos.

Si no estás seguro de quién debería asignar los recursos, hazte estas dos preguntas y piensa quién está mejor equipado para responderlas:

1. ¿Cuál es el presupuesto y quién lo aprueba? Necesitarás un presupuesto para: herramientas, tecnología, trabajadores independientes y equipamiento. 

2. ¿Cuáles son las prioridades del equipo y quién tiene tiempo para trabajar en esta iniciativa? Antes de asignar los recursos humanos, ten en cuenta la disponibilidad y las prioridades de cada miembro del equipo. ¿Cómo puedes ayudar al equipo a hacer su mejor trabajo y lograr los mejores resultados?

Si no sabes con exactitud de qué se ocupa cada miembro del equipo, usa una herramienta de gestión de recursos para visualizar la capacidad productiva del equipo, planificar los próximos proyectos y detectar la sobrecarga de trabajo para evitar el agotamiento. 

Cómo asignar los recursos de manera efectiva

Una estrategia de asignación efectiva identifica los objetivos y las prioridades del proyecto y reúne todos los recursos necesarios para cumplir con los requerimientos del proyecto. Es importante considerar la asignación de recursos al principio del proyecto, idealmente durante la fase de planificación.

1. Comienza teniendo en cuenta los objetivos

Para poder comprender la importancia y las prioridades de tu proyecto, y cómo asignarás los recursos, primero debes definir los objetivos del proyecto. Este es el primer paso en cualquier proyecto. Los objetivos del proyecto son metas alcanzables, de duración limitada y específicas, que deseas cumplir al finalizar tu proyecto.

Si aún no lo has hecho, acuerda lo siguiente:

• Las principales metas y objetivos del proyecto

• Los entregables clave del proyecto

• Los hitos más relevantes

• Un cronograma general o una hoja de ruta del proyecto

2. Identifica los recursos disponibles

En la asignación de recursos, un recurso puede ser todo aquello que te ayude a alcanzar los objetivos de tu proyecto. Dependiendo de las necesidades de tu proyecto, estos recursos incluyen el equipo del proyecto y todas las herramientas, presupuesto, equipamiento o habilidades que necesitas para cumplir con los entregables del proyecto.

Antes de asignar los recursos, debes identificar qué tienes disponible. Es importante tener en cuenta algunas consideraciones, como por ejemplo:

1. ¿Cuál es el nivel de prioridad del proyecto? Esto influye directamente en cómo asignarás los recursos. ¿Es un proyecto en el que participan todos los empleados ya que contribuye a un OKR de la empresa? ¿O contribuye a una iniciativa de menor prioridad? Configura un sistema de niveles interno para determinar la prioridad de los proyectos y así definir cómo se asignará el personal a cada proyecto. 

2. ¿Quién está disponible para trabajar en este proyecto? Observa la carga de trabajo de tu equipo para comprender en qué están trabajando. Si este proyecto es más importante que el trabajo actual, prueba con la nivelación de recursos. Analiza también la posibilidad de redefinir las prioridades o reprogramar las tareas para poder incluir este proyecto nuevo. 

3. ¿Cuál es el presupuesto o las herramientas disponibles? ¿Este proyecto tiene presupuesto asignado? ¿Existen otras herramientas en las que necesites invertir o desarrollar para realizar este trabajo?  

4. ¿Qué recursos adicionales necesitamos? ¿Este proyecto requiere de la participación de miembros de equipos de otros departamentos? Además, ¿necesitas algún recurso poco convencional, como habilidades específicas o equipamiento nuevo, para asegurar el éxito de este proyecto?

5. ¿Quién debe aprobar el plan de asignación de recursos? Si alguien más está a cargo del presupuesto, las herramientas o la carga de trabajo del equipo, asegúrate de consultar con ellos para confirmar que este plan de asignación de recursos está correcto. ¿Hay otros participantes del proyecto que necesiten participar del proceso de asignación de recursos? 

3. Unifica los conceptos sobre el alcance del proyecto

Para determinar el alcance de un proyecto nuevo, primero debes comprender cuáles son los objetivos, los plazos y los entregables del mismo. Esto te permitirá tener un panorama general de las necesidades del proyecto para poder cumplir con los objetivos en los plazos y presupuestos establecidos. 

Un alcance claro del proyecto también te ayuda a evitar cualquier corrupción en el alcance, que se da cuando las solicitudes y los entregables exceden el alcance predeterminado del proyecto. 

4. Crea y comparte un plan de proyecto

Ahora que ya tienes una idea de los recursos disponibles, comparte esa información con todo el equipo. Invita al equipo del proyecto a una reunión inicial del proyecto, y comparte:

• Tu plan del proyecto

• Los hitos relevantes del proyecto

• El cronograma del proyecto

• Las dependencias de tareas que debes considerar

Da seguimiento a todo este trabajo en un software de gestión del trabajo. Es importante que tu equipo de proyecto sepa qué recursos están disponibles para este proyecto. También es importante contar con una fuente única de referencias para mantener a todos actualizados en caso de que la información cambie. Con un sistema de gestión del trabajo centralizado, puedes aclarar las prioridades del proyecto para que todos puedan entender el contexto del trabajo. De ese modo, en caso de que surjan cambios, podrás ajustar las prioridades en función de las tareas de mayor impacto. 

5. Supervisa el progreso del proyecto

Una vez que tu proyecto esté en marcha, es importante supervisar el progreso en caso de que surja algún inconveniente inesperado en la asignación de recursos. No importa qué tan bien hayas planificado el proyecto, siempre pueden surgir cambios inesperados. Los miembros del equipo pueden tomarse vacaciones, un cliente puede demorar en responderte o tal vez cambien los objetivos corporativos. Da seguimiento al progreso del proyecto en tiempo real para poder realizar los ajustes que sean necesarios.

Los principales desafíos de la asignación de recursos

Si se realiza correctamente, la asignación de recursos puede ayudarte a alcanzar tus objetivos, aumentar el impacto y maximizar la utilización de tus recursos. Verás que cada vez lo harás mejor, pero si recién estás empezando a asignar recursos, aquí te mostramos los principales desafíos a los que podrías enfrentarte y te contamos cómo evitarlos.

Problema: Agotamiento y sobreasignación

El mayor problema que debes evitar durante la asignación de recursos es la sobrecarga de trabajo y el agotamiento. Los miembros del equipo se sienten sobrecargados cuando trabajan demasiado o durante mucho tiempo. La sobrecarga de trabajo por tiempo prolongado puede provocar agotamiento, lo que la Organización Mundial de la Salud define como un fenómeno ocupacional, causado por el estrés laboral crónico.

Si no tienes visibilidad del trabajo que realizan tus compañeros, especialmente si estás gestionando el trabajo en múltiples proyectos, no puedes saber si los miembros del equipo tienen la disponibilidad o el tiempo para trabajar en tu proyecto específico. Esta falta de claridad puede derivar en una sobreasignación no deseada y, como consecuencia, provocar el agotamiento.

Para evitar la sobrecarga de trabajo y el agotamiento, debes evaluar de manera proactiva la gestión de los recursos de tu equipo. Con la planificación de la capacidad, puedes asegurarte de que los miembros del equipo no estén abrumados o con poco trabajo y así evitar el agotamiento. Esto es muy importante ya que, según la Anatomía del trabajo, el 71 % de los trabajadores del conocimiento informó haber sufrido agotamiento al menos una vez en 2020. Con un software de gestión de recursos proactivo, puedes promover el equilibrio y evitar el agotamiento.

Problema: Dependencia de los recursos

Algunas veces será necesario realizar cambios después de haber identificado y asignado los recursos disponibles. Tal vez estabas esperando que un miembro del equipo finalizara un proyecto para empezar a trabajar en tu iniciativa. Pero, ¿qué sucede si ese proyecto se extiende? 

Sin importar cuán cuidadoso eres al momento de asignar tus recursos, no es posible considerar todas las posibles contingencias. Para evitar sorpresas desagradables, usa una herramienta para dar seguimiento a toda información sobre los recursos en tiempo real. De esa manera, podrás identificar inmediatamente si un proyecto se retrasa y adaptar tu plan de trabajo en consecuencia. 

Problema: Baja utilización de recursos

El trabajador del conocimiento promedio dedica el 60 % del tiempo a los pormenores del trabajo, como a buscar documentos, conseguir aprobaciones, cambiar entre diferentes aplicaciones y dar seguimiento al estado del trabajo. Esto significa que solamente tienen el 40 % del día para dedicar al trabajo calificado y estratégico. La mayoría de las veces damos por sentado que estas “tareas” que demandan mucho tiempo, forman parte del trabajo. Sin embargo, no tiene por qué ser así. Aquí es donde entra en juego la utilización de los recursos. La utilización de los recursos describe el porcentaje de tiempo que los miembros del equipo dedican al trabajo facturable o a tareas que contribuyen a la rentabilidad general. 

La alta utilización de los recursos no se trata de exprimir al máximo la productividad de cada miembro del equipo sino más bien de maximizar los resultados. Cuando los miembros del equipo comprenden la prioridad relativa de cada tarea, pueden usar su tiempo de la manera más efectiva y lograr así los mejores resultados.

Recursos relacionados

La asignación de recursos puede ayudarte a preparar tu proyecto para el éxito desde el primer día. Determina la disponibilidad de recursos desde el principio para saber exactamente con qué contarás y cómo alcanzarás los objetivos de tu proyecto. 

Sin embargo, como cualquier elemento del proceso de planificación, la planificación de recursos no es infalible. Si aún no lo has hecho, te recomendamos complementar tu plan de asignación de recursos con otros planes de contingencia, como por ejemplo un plan de gestión de riesgos del proyecto.