5 estrategias para gestionar múltiples proyectos de forma exitosa

Gestión de múltiples proyectos
  • En este artículo, aprenderás cómo hacerlo.
    • Cómo gestionar múltiples proyectos de forma exitosa.
    • El *software* sugerido para la gestión de múltiples proyectos.
    • Consejos para gestionar los recursos de tu equipo.
    • Estrategias de priorización que te ayudarán a decidir en qué trabajo centrarte.

Si gestionas un equipo o programa, es probable que tengas múltiples proyectos en curso al mismo tiempo. Pero controlar todas las piezas en movimiento puede ser complicado y requerir que actúes rápido. Sin un buen proceso para gestionar múltiples proyectos, es difícil saber qué priorizar, cómo ayudar a que tu equipo gestione sus recursos de forma efectiva y si todo se hace a tiempo.

Afortunadamente, hay una mejor manera de hacer las cosas. Ya sea que te esfuerces por organizar y gestionar el trabajo en múltiples proyectos o por asegurarte de que los recursos de tu equipo se puedan gestionar, estas estrategias te ayudarán a mantener todo encaminado.

Designa un lugar en el cual albergar todos tus proyectos

  • Problema: La falta de visibilidad en todos tus proyectos.
  • Solución: Planifica y gestiona todos los proyectos de tu equipo en un mismo lugar.

Después de semanas de planificación y de trabajo para obtener participación en tus proyectos, tu equipo finalmente está listo para empezar. Sin embargo, si todos tus planes están dispersos en varios documentos y hojas de cálculo y coordinas el trabajo por email y con reuniones, gestionar tus proyectos cada vez demanda más tiempo. Pasas por alto las piezas esenciales de información porque no tienes acceso a los archivos o no están copiados en un email. Tu equipo termina duplicando el trabajo por no saber si alguien más ya trabaja en ello.

Por ejemplo, si gestionas el plan de un producto con múltiples lanzamientos, querrás saber exactamente cuántos lanzamientos son, qué incluye cada uno y cuándo se producirán. Planificar y gestionar todos tus lanzamientos en un solo lugar te permite ver rápidamente todo lo que está en progreso y el estado de tu plan íntegro. Si todavía no usas una plataforma para gestión laboral o de proyectos te la recomendamos, es la mejor herramienta para trabajar; en particular una que sea flexible, fácil de usar y colaborativa. En Asana creemos (no es novedad) que Asana es una excelente opción to para tener en cuenta.

Define los objetivos, los planes, las responsabilidades y las expectativas al principio.

  • Problema: Ves inconsistencias en las entregas y los procesos.
  • Solución: Define los objetivos, planes y responsabilidades con claridad.

Sin un proceso estándar para la planificación de proyectos o flujos de trabajo, es probable que cada proyecto se gestione de forma diferente. En consecuencia, las entregas son inconsistentes, se pierde tiempo en la preparación de un proceso nuevo cada vez y es más probable que algo se te pase por alto.

Para resolverlo, asegúrate de que el plan, el proceso y las responsabilidades en tu equipo queden claras desde el principio. A nivel del proyecto, significa que los objetivos estén debidamente estructurados; con todos los pasos y piezas de trabajo que se deben finalizar, con una fecha para la que fueron programadas y con un responsable de ejecutarlas. Asegúrate también de reservar tiempo para los comentarios y las aprobaciones, algo que puede quedar descartado si trabajamos apurados para finalizar un proyecto sin un plan claro.

Después, deja en claro los planes, los procesos y las responsabilidades a nivel del programa. Define objetivos a nivel del equipo y comunica con claridad cuáles son los proyectos que serán útiles para alcanzarlos. Los objetivos de tu proyecto deben servir de ayuda para que tu equipo los alcance y, a la vez, estos objetivos deben colaborar para alcanzar los de la empresa.

Para crear un proceso uniforme para la gestión de proyectos, define algunas convenciones para todo el equipo. Por ejemplo, es probable que para los proyectos más grandes necesites que los líderes del proyecto creen un resumen antes de delinear el plan. También haz plantillas para los proyectos en los que tu equipo trabaja con frecuencia. Ayudarán a asegurarte de que los proyectos se ejecuten siempre de la misma manera, sin tener que volver a pensar en cada pequeño paso que se les haya agregado.

Prioriza el trabajo que tendrá mayor impacto

  • Problema: No estás seguro de qué proyectos son los que debes priorizar para tu equipo.
  • Solución: Mira qué aportan los proyectos para alcanzar los principales objetivos de la empresa. ¿Cuáles tendrán mayor impacto? Comienza por allí.

A pesar de que puede ser tentador ocuparse primero de los proyectos más fáciles; debes resistir. En su lugar, establece las prioridades basado en qué será lo que tenga un mayor impacto en los objetivos de tu empresa. “Tus principales prioridades se deberían alinear con esos objetivos y ayudarte a estar un paso más cerca de alcanzarlos”, dice la escritora Kasey Fleisher Hickey. De modo que lo mejor será que priorices el trabajo de forma estratégica tanto a nivel macro (p. ej., posponiendo un proyecto de poco impacto para el trimestre siguiente) como a nivel micro (organizando una lista diaria de pendientes según el orden de importancia).

Por ejemplo, tu equipo puede estar trabajando en cinco lanzamientos de productos a la vez. A pesar de que todos tienen las mismas dimensiones en términos del esfuerzo y el trabajo que se requiere para finalizarlos, uno de ellos tiene más potencial que los otros cuatro para lograr un mayor impacto en las ganancias de un cliente. Hay un segundo proyecto, sin embargo, que tendría un mayor impacto en la retención de clientes y en el valor financiero de la lealtad del cliente. Como sabes que este valor es de mayor prioridad para la empresa, querrás que sea el segundo producto el que tenga todo el personal asignado antes de decidir quién tiene tiempo para ocuparse de los proyectos de menor prioridad.

No solo podrás asignar mejor el tiempo y los recursos, sino que no quedarás a ciegas preguntándote si tus proyectos contribuirán en algo con los objetivos de la empresa.

Mira el trabajo en los proyectos para equilibrar la gestión de los recursos y los cronogramas

  • Problema: No estás seguro de cuánto (o cuán poco) trabajo tiene por hacer cada compañero de equipo en particular.
  • Solución: Asegúrate de tener una forma de ver los recursos de tus empleados en todos los proyectos.

Hay una segunda dificultad en planificar cada proyecto en un lugar diferente: no tienes forma de ver todo el trabajo que hace una persona en los diferentes proyectos. Significa que más o menos confías en lo que tu equipo te dice cuando el trabajo es demasiado o muy poco. Se vuelve complicado anticiparte a los problemas como los incumplimientos de las fechas de entrega, antes de que se salgan de control o (por el contrario), reconocer dónde hay talento sin aprovechar.

Gestionar todos los proyectos en un mismo lugar es un buen primer paso para resolverlo. Pero después, podrás ver realmente todas las tareas de cada proyecto, a quiénes están asignadas y los períodos entre las fechas para poder detectar empleados con demasiadas asignaciones y conflictos en los cronogramas de los proyectos. Entonces, podrás posponer, quitar o volver a delegar tareas para mantener tu proyecto encaminado. No todas las herramientas tienen filtros que permitan hacer esto, así que asegúrate de elegir una que lo tenga.

Por ejemplo, podrías tener un diseñador que fuera responsable de una tarea pequeña, como la edición de un par de fotos, para el próximo lanzamiento de producto. Pero que también diseña, imprime y entrega por sí solo los folletos, las tarjetas de presentación y los pósteres para una conferencia que se llevará a cabo el próximo mes. Al mismo tiempo, otro diseñador tiene mayor disponibilidad extra. Si miras los recursos de todos comparados, podrás detectar rápidamente esta diferencia y reasignar los trabajos en consecuencia.

Finalmente, recuerda mantener el flujo de comunicaciones abierto (con y sin conexión). Ya sea en tu herramienta para gestión de proyectos o en tus reuniones individuales periódicas, analiza con los miembros de tu equipo la gestión de sus recursos y revisa minuciosamente que todo esté encaminado.

Ajusta las programaciones de los proyectos para maximizar la productividad del equipo

  • Problema: Las fechas de inicio en los proyectos no están coordinadas y, en consecuencia, los empleados tienen demasiadas asignaciones, el trabajo se bloquea y los proyectos se retrasan.
  • Solucion: Programa cada proyecto con todo tu portafolios en mente.

Incluso un proyecto planificado con la mayor dedicación se puede descarrilar si no está programado teniendo encuentra el alcance total de trabajo de tu equipo para el mes, el trimestre o el año. Por ejemplo, si lo que pretendes es lanzar tres actualizaciones web diferentes al mismo tiempo, es probable que terminen por entrar en conflicto unas con otras o que se prolonguen más de lo esperado porque tu equipo intenta hacer demasiadas cosas a la vez.

En cambio, programa y coordina el trabajo de tu equipo con todo el alcance de tu programa en mente. Mira los pasos a continuación:

  • Escalona fechas de inicio para proyectos similares: Especialmente si tienes al mismo grupo trabajando en múltiples proyectos, puede ser útil que escalones las fechas de inicio y finalización de cada integrante para que nadie se halle intentando cerrar su trabajo en cinco proyectos diferentes a la vez. En su lugar, podrán centrarse en uno antes de avanzar al siguiente.
  • Busca las dependencias: ¿Necesitas completar esa reforma en la infraestructura antes de crear un sitio web nuevo? Si la respuesta es sí, programa el proyecto dependiente para después de la fecha de finalización planificada para el primer proyecto.
  • Marca las tareas duplicadas**: Si tienes la misma pieza de trabajo en dos proyectos diferentes, consolídala. Asegúrate de que esa pieza (ya sea la incorporación de un proveedor nuevo o comprar equipos para filmar videos de *marketing) se haga a tiempo como para que ambos proyectos se mantengan encaminados.

La sincronización puede marcar la diferencia con respecto a mantener a tus múltiples proyectos encaminados y puede ser útil para que tu equipo sea lo más productivo posible.

Gestiona siempre múltiples proyectos con éxito

Como líder del equipo, gestionar múltiples proyectos a la vez por lo general suele ser parte del trabajo. Con suerte, estos consejos te ayudarán controlar todas las piezas en movimiento de tu programa, a mantenerte organizado, a cumplir con los plazo y a alcanzar tus objetivos siempre.