5 pasos para escribir un brief claro del proyecto

¡Responde rápido! Uno de los participantes de tu proyecto necesita una manera fácil de obtener un resumen de la información clave sobre tu proyecto, ¿qué le envías?

¿No se te ocurre nada? Probablemente necesites un brief del proyecto. Con el brief del proyecto, todo tu equipo tiene una fuente central de referencias donde obtener información clave del proyecto. Un buen brief es el mejor punto de partida para un gran plan del proyecto y, en última instancia, de un proyecto exitoso.

¿Qué es el brief de un proyecto?

El brief de un proyecto es una breve descripción de los elementos clave de tu proyecto. Considéralo como un resumen rápido para los participantes del proyecto y los colaboradores de diferentes departamentos. Tu brief del proyecto debe comunicar los requisitos del proyecto, sin ahogar a los participantes con demasiados detalles.

Como la mayoría de los elementos de gestión de proyectos, no existe una plantilla o estilo de brief de proyecto único para todos los casos. El brief del proyecto que crees dependerá del alcance y la complejidad de tu proyecto. Para algunos proyectos, el brief puede tener solo un párrafo, para otros, puede llegar a ser de una página.

Planifica elaborar el brief del proyecto al comienzo del mismo. Si eres nuevo en lo que respecta a la gestión de proyectos, es posible que te hayas topado con otros elementos de la planificación temprana del proyecto. A continuación, compararemos el brief del proyecto con otros elementos de la gestión de proyectos:

Brief del proyecto vs. resumen creativo

Como su nombre lo sugiere, el brief creativo es una guía para un proyecto creativo. Tu brief creativo debe incluir el público al que el proyecto está destinado, el mensaje y el tono, el proceso de distribución, el presupuesto del proyecto y el cronograma. Si estás trabajando con una agencia externa o un equipo creativo, tu brief creativo también puede funcionar como una declaración de trabajo (SOW), que define el alcance y las entregas de tu proyecto.

El brief de un proyecto es una descripción general de los elementos clave de tu proyecto. Si estás trabajando en un proyecto creativo, tu brief del proyecto puede incluir algunos elementos de tu brief creativo, como el cronograma y el público del proyecto, pero tu brief del proyecto debe ser más corto y sencillo que tu brief creativo.

[Lee: La guía completa para la redacción de briefs creativos]

Brief del proyecto vs. plan del proyecto

Básicamente, tu brief del proyecto debe ser una versión condensada de tu plan del proyecto. Tu plan del proyecto debe incluir siete elementos:

  1. Objetivos del proyecto
  2. Métricas de éxito
  3. Participantes y sus roles
  4. Presupuesto
  5. Logros y entregas
  6. Cronograma y plazos
  7. Plan de comunicación del proyecto

[Lee: Cómo crear un plan de proyecto que realmente te mantenga al día]

Tu brief del proyecto solo debe incluir las metas, el cronograma y el programa, el público al que está destinado y el alcance del proyecto. Considera al brief del proyecto como un documento más breve que los participantes clave del proyecto pueden leer y los miembros del equipo del proyecto pueden consultar con frecuencia.

Brief del proyecto vs. resumen ejecutivo

El hecho de que crees o no un brief del proyecto o un resumen ejecutivo depende del alcance de tu proyecto y de los participantes involucrados. Al igual que un brief del proyecto, el resumen ejecutivo es una descripción general de la información de tu proyecto, pero generalmente está dirigido a los ejecutivos involucrados. Si estás trabajando en un proyecto grande con ejecutivos de alto nivel o si has redactado un caso de negocios para tu iniciativa, considera la posibilidad de crear un resumen ejecutivo. Por otro lado, si estás trabajando en una iniciativa con colaboradores de diferentes departamentos, crea un brief del proyecto.

[Lee: Cómo redactar un resumen ejecutivo (incluye ejemplos]

Elementos clave del brief de un proyecto

Tu brief del proyecto es una descripción general de tu próximo proyecto. Debe incluir información clave sobre detalles importantes del proyecto, para que tu equipo del proyecto pueda alinearse y comprender de qué se trata esta iniciativa. Normalmente, el resumen del proyecto incluirá cuatro elementos clave:

Información de contexto

La primera parte de tu brief del proyecto debe incluir el contexto del proyecto. La sección del contexto del proyecto es un espacio para que brindes toda la información que los participantes no conozcan. Apunta a responder preguntas como:

  • ¿Por qué estás trabajando en este proyecto?
  • ¿Qué necesidades comerciales, investigaciones o comentarios de los clientes, si los hubo, llevaron a la creación de este proyecto?
  • ¿Algún proyecto anterior se relaciona con este y, de ser así, cuál fue el resultado y qué aprendió tu equipo?
Metas del proyecto y métricas de éxito

La mayor parte de la documentación de planificación inicial del proyecto debe incluir las metas del proyecto de una forma u otra. Conectar el trabajo diario con los objetivos del equipo o de la empresa ayuda a que los miembros del equipo se mantengan motivados, alineados y al día. De hecho, según el Índice de la anatomía del trabajo, los miembros del equipo que entienden de qué manera su trabajo individual aporta valor a su organización se encuentran doblemente motivados en comparación con otros colegas.

[Lee: Cómo redactar objetivos de un proyecto que sean eficaces, con ejemplos]

Cronograma del proyecto

Asegúrate de incluir tu cronograma en el brief de tu proyecto. El cronograma del proyecto es la mejor manera de darle a tu equipo una idea clara de las fechas clave y los logros importantes del proyecto. Después de todo, el éxito de tu proyecto depende de si puedes ceñirte o no al cronograma del proyecto y cumplir con las metas del proyecto a tiempo.

Público objetivo

Tu público objetivo es la razón por la cual estás trabajando en este proyecto. Independientemente del tipo de proyecto en el que estés trabajando, es importante incluir a tu público objetivo en el brief del proyecto para que todos los miembros de tu equipo estén en sintonía con respecto a cuál es el público destinatario.

5 pasos para escribir un brief claro del proyecto (incluye ejemplos)

Hay cuatro elementos principales en el brief de un proyecto, pero son cinco los pasos necesarios para realizarlo. Si eres nuevo en este tema, no tengas miedo de dividir tu brief en cuatro párrafos o secciones, hasta que sientas que entretejer las secciones se vuelve más natural. Además, siéntete libre de usar puntos de enumeración, vincular otros documentos o usar cualquier imagen si es necesario. En definitiva, el brief de tu proyecto solo es útil si tú y los participantes del proyecto creen que es útil.

1. Agrega contexto relevante

La mejor manera de comenzar el brief de tu proyecto es agregar todo contexto o información relevantes. De esa manera, todos inician el proyecto en igualdad de condiciones y los participantes de diferentes departamentos abordarán al resto del brief del proyecto (u otra documentación del proyecto) con la información básica que necesitan.

Ejemplo:

Supongamos que tu empresa ha desarrollado una aplicación de juegos en la que las personas pueden jugar de manera virtual con sus amigos. En este proyecto, estás desarrollando una campaña de marketing para apoyar el lanzamiento de tu producto más nuevo: una experiencia de video en vivo dentro de la aplicación. Para comenzar el brief de tu proyecto, puedes escribir algo como lo siguiente:

Actualmente, el chat es nuestra segunda función más popular (la primera es conectarse con amigos por email). El 84 % de los usuarios usa el chat de alguna manera. Además, en las sesiones de comentarios de los usuarios, el 63 % de los usuarios informaron que realizan llamadas de voz o video con sus amigos mediante otra plataforma mientras usan nuestra aplicación. Creemos que, al incorporar el chat de video a la experiencia de la aplicación, podremos aumentar la retención y, posiblemente, lograr que los usuarios gratuitos se cambien a nuestro plan mensual.

2. Incorpora las metas del proyecto y las métricas de éxito

Las metas del proyecto son los activos y las entregas que planeas haber hecho al final de tu proyecto. Las buenas metas del proyecto te ayudarán a comprender tu proyecto de manera clara. Tus metas del proyecto definirán las métricas de éxito, lo que te ayudará a evaluar el éxito de tu proyecto una vez que lo termines. Lo ideal es que apuntes a establecer las metas SMART del proyecto. SMART es un acrónimo que te ayuda a establecer grandes metas. Representa lo siguiente:

  • Específico (Specific)
  • Medible (Measurable)
  • Alcanzable (Achievable)
  • Realista (Realistic)
  • De duración limitada (Time-bound)
Sigamos con nuestro ejemplo del chat de video:

La mayoría de los usuarios han aprendido a usar un servicio de video diferente mientras juegan en nuestra aplicación. Esta campaña de marketing educará con respecto a esta nueva función y la promoverá, para aumentar su adopción y alentar a los usuarios a abandonar el chat de video de otras plataformas y utilizar nuestra nueva función incluida en la aplicación. El objetivo del proyecto es que el 40 % de los usuarios que inician sesión 1 vez por semana utilicen el chat de video en la aplicación al menos 2 veces al mes al finalizar la campaña de marketing, a fines de mayo.

Criterios de éxito:

  • Logrado: 40 %
  • Casi logrado: 35 %
  • Parcial: 30 %
  • Fracaso: por debajo del 30 %
3. Aclara cuál es el cronograma de tu proyecto

En la meta del proyecto, es probable que incluyas una fecha o un intervalo de tiempo para cumplir con la letra “T” del acrónimo SMART que hace referencia a una duración limitada (Time-bound). Sin embargo, tu cronograma del proyecto es más que solo la duración del proyecto; el cronograma puede incluir logros clave u otras fechas importantes.

Sigamos con nuestro ejemplo del chat de video:

Duración del proyecto: 15 de marzo-29 de mayo

Logros clave:

  • 15 de marzo: Reunión inicial
  • 5 de abril: El equipo de Productos entrega la versión beta del producto final de chat de video
  • 22 de abril: Llegan los activos del diseño inicial
  • 7 de mayo: Se aprueban los activos de diseño
  • 17 de mayo: Producto terminado y listo para su lanzamiento
  • 29 de mayo: Día del lanzamiento
4. Céntrate en tu público objetivo

Saber cuál es tu público o perfil objetivo es fundamental para el éxito del proyecto. El equipo de tu proyecto necesita información sobre los datos demográficos relevantes de la audiencia para producir el mejor trabajo posible que, en nuestro ejemplo, es el desarrollo de la aplicación para la audiencia objetivo y una campaña de marketing para amplificar ese lanzamiento.

La definición temprana del público objetivo también puede evitar cualquier corrupción del alcance, que es cuando el alcance del proyecto excede las metas o el cronograma iniciales del proyecto. Si no tienes una idea clara de cuál es tu público objetivo, es posible que tengas que reformular parte de tu proyecto, lo que podría provocar corrupción en el alcance que se traduce en retrasos o restricciones en el presupuesto.

Sigamos con nuestro ejemplo del chat de video:

El público objetivo de esta campaña son los estudiantes de secundaria de entre 15 y 18 años que buscan conectarse con sus amigos después de la escuela o durante el fin de semana. El grupo demográfico objetivo es experto en tecnología, pero tiene muy poca paciencia con las funcionalidades deficientes, los errores o los retrasos.

5. Conecta a los participantes del proyecto con otros recursos

Tu brief del proyecto está casi terminado. Recuerda: este documento es principalmente para que los participantes y los miembros del equipo del proyecto estén en sintonía con respecto a los detalles clave del proyecto. Puede haber recursos adicionales relevantes, como el presupuesto, el plan de comunicación o los roles del proyecto.

Al final del brief de tu proyecto, asegúrate de vincular toda la documentación relevante que tu equipo pueda necesitar. Por ejemplo, si ya has creado un plan del proyecto, inclúyelo al final. Otra opción, sería que vincules un gráfico RACI, una propuesta del proyecto o una hoja de ruta del proyecto.

Sigamos con nuestro ejemplo del chat de video:

Para obtener información más detallada, consulta nuestro plan del proyecto o mira nuestra hoja de ruta del proyecto.

Ejemplo de brief del proyecto

El brief del proyecto es mucho más que unos pocos párrafos con información del proyecto. Es más bien una forma de comunicar información y fechas importantes al equipo del proyecto más amplio. Asegúrate de elaborarlo de manera que sea una fuente única de referencias fácil de usar. Una vez que termines, debería verse así:

Captura de pantalla de ejemplo de <i>brief</i> del proyecto en Asana

¿Cuál es el rol del brief de un proyecto?

Hay muchos elementos para la gestión de proyectos, y si eres un gerente de proyectos nuevo, es posible que te preguntes qué necesitas crear, si es que necesitas crear algo. Aquí tienes una breve guía sobre cada elemento y su función:

  • Los objetivos del proyecto proporcionan un esquema clave de cómo tu proyecto se conecta con las metas de la empresa.

  • Las metas del proyecto son las entregas reales y específicas que se hayan realizado al finalizar un proyecto.

  • La hoja de ruta del proyecto es una descripción general de alto nivel de las entregas, los logros clave y los objetivos del proyecto. Las hojas de ruta del proyecto son más útiles en el caso de iniciativas complejas.

  • Una reunión inicial es una reunión que se lleva a cabo al comienzo de tu proyecto. Tu reunión inicial es una oportunidad para conectarte con el equipo y los participantes clave del proyecto para ganar aceptación.

  • Tu plan del proyecto (a veces llamado resumen general del proyecto) es la información que necesitas para comenzar tu proyecto.

  • El brief del proyecto es la fuente central de referencias donde tu equipo puede obtener información clave del proyecto.

  • El resumen ejecutivo es una descripción general de tu plan del proyecto para los ejecutivos involucrados.

  • Los informes de estado del proyecto son actualizaciones sobre el progreso que tú (el gerente del proyecto) debes enviar durante el transcurso de tu proyecto para mantener al equipo de tu proyecto al día.

  • El análisis “postmortem” del proyecto es una oportunidad para conectarte con el equipo del proyecto y ver en retrospectiva qué fue lo que funcionó, lo que no funcionó y el aprendizaje que se pueda trasladar al próximo proyecto.

En pocas palabras, comienza a usar los briefs del proyecto hoy mismo

Los briefs del proyecto son una excelente manera de capturar información clave para tu proyecto y entregarla de una manera simplificada a todos los participantes del mismo. Con un brief del proyecto, puedes brindar un resumen general del proyecto a los participantes y al equipo, sin abrumarlos.

¿Qué es lo único que es mejor que un gran brief del proyecto? Gestionar tu proyecto en una herramienta de gestión del trabajo para que todos sepan con exactitud quién está haciendo qué y para cuándo. Obtén más información sobre cómo utilizar una herramienta de gestión del trabajo como Asana.

Empieza a gestionar tus proyectos en Asana hoy mismo.