Cómo redactar un resumen ejecutivo (incluye ejemplos)

Una de las grandes ventajas de la gestión de proyectos es que proporciona una forma de planificar, gestionar y ejecutar todo el trabajo de tu equipo. A menudo, es útil tener esta información disponible de un vistazo. Pero a veces, los nuevos miembros del proyecto o los ejecutivos desean tener una vista simplificada de tu proyecto. En cambio, necesitas poder contar con una forma concisa de compartir los puntos principales del proyecto, sin perder la atención del lector.

La mejor forma de hacerlo es mediante un resumen ejecutivo. Si nunca has escrito un resumen ejecutivo, este artículo tiene todo lo que necesitas saber para planificarlo, redactarlo y compartirlo con tu equipo.

¿Qué es un resumen ejecutivo?

Un resumen ejecutivo es una descripción general de un documento. La extensión y el alcance de tu resumen ejecutivo variarán según el documento que estés resumiendo, pero en general un resumen ejecutivo puede tener entre una y dos páginas. En el documento, querrás compartir toda la información que los lectores y participantes importantes necesitan saber.

Imagínalo de esta manera: si los participantes clave solo leyeran tu resumen ejecutivo, ¿tendrían toda la información que necesitan para realizar con éxito sus tareas? Si es así, tu resumen cumplió su propósito.

Con frecuencia encontrarás resúmenes ejecutivos de:

• Casos de negocios

• Propuestas del proyecto

• Documentos de investigación

• Estudios ambientales

• Encuestas de mercado

• Planes de proyectos

En general, los resúmenes ejecutivos constan de cuatro partes:

1. Comienza con el problema o la necesidad que el documento resuelve.

2. Describe la solución recomendada.

3. Explica el valor de la solución.

4. Termina con una conclusión sobre la importancia del trabajo.

¿Qué es un resumen ejecutivo en el ámbito de la gestión de proyectos?

En la gestión de proyectos, un resumen ejecutivo es una forma de aportar claridad a los colaboradores de diferentes departamentos, a los líderes de los equipos y a los participantes del proyecto. Velo como el “discurso de presentación” del proyecto para los miembros del equipo que no tienen el tiempo o la necesidad de empaparse de todos los detalles del proyecto.

La principal diferencia entre un resumen ejecutivo relativo a la gestión de proyectos y un resumen ejecutivo más tradicional en un plan de negocios es que el primero debe crearse al comienzo de tu proyecto, mientras que el segundo debe crearse después de haber redactado el plan de negocios. Por ejemplo, para redactar un resumen ejecutivo de un estudio ambiental, deberías compilar un informe sobre los resultados y hallazgos una vez finalizado el estudio. Pero en el caso del resumen ejecutivo en el ámbito de la gestión de proyectos, es deseable abarcar lo que el proyecto pretende lograr y por qué esos objetivos son importantes.

Las mismas cuatro partes se aplican a un resumen ejecutivo en la gestión de proyectos:

1. Comienza con el problema o la necesidad que el proyecto resuelve. ¿Por qué se está realizando este proyecto? ¿Qué información, comentarios de los clientes, plan del producto u otra necesidad hicieron que se creara el proyecto?

2. Describe la solución recomendada o los objetivos del proyecto. ¿De qué manera el proyecto va a resolver el problema que presentaste en la primera parte? ¿Cuáles son los objetivos y las metas del proyecto?

3. Explica el valor de la solución. Una vez que hayas terminado tu proyecto, ¿qué pasará? ¿De qué manera puede esto mejorar y resolver el problema que presentaste en la primera parte?

4. Termina con una conclusión sobre la importancia del trabajo. Esta es otra oportunidad para reiterar por qué el problema es importante y por qué es importante el proyecto. También puede ser útil hacer referencia a tu audiencia y cómo tu solución resolverá su problema. Por último, incluye los pasos relevantes subsiguientes.

Si nunca antes has redactado un resumen ejecutivo, es posible que sientas curiosidad por saber cómo se relaciona con los otros elementos de la gestión de proyectos. A continuación, compararemos los resúmenes ejecutivos con otros elementos:

Resumen ejecutivo vs. plan de un proyecto

El plan del proyecto es un esquema que presenta los elementos clave que deben considerarse para poder alcanzar los objetivos y las metas del proyecto. Los planes de un proyecto incluirán tus objetivos, métricas de éxito, participantes y roles, presupuesto, hitos y entregables, cronograma y programa, y plan de comunicaciones.

Un resumen ejecutivo es un resumen de la información más importante de tu plan del proyecto. Piensa en los aspectos cruciales que los miembros de tu equipo de gestión necesitan conocer apenas entran en contacto con el proyecto, antes de que tengan la oportunidad de ver el plan del proyecto; eso es tu resumen ejecutivo.

Resumen ejecutivo vs. resumen del proyecto

Los resúmenes del proyecto y los resúmenes ejecutivos suelen tener elementos similares: ambos contienen un resumen de la información importante sobre el proyecto. Sin embargo, el resumen del proyecto debe adjuntarse directamente a tu proyecto. Debe haber continuidad entre tu proyecto y el resumen del proyecto.

Si bien puedes incluir tu resumen ejecutivo en tu proyecto dependiendo del tipo de herramienta de gestión de proyectos que uses, también puede ser un documento independiente.

Resumen ejecutivo vs. objetivos del proyecto

Tu resumen ejecutivo debe contener y desarrollar tus objetivos del proyecto en la segunda parte (describe la solución recomendada o los objetivos del proyecto). Además de incluir los objetivos de tu proyecto, el resumen ejecutivo también debe incluir la razón por la cual alcanzar los objetivos del proyecto agregará valor, y debe proporcionar detalles sobre cómo se lograrán dichos objetivos.

Los beneficios del resumen ejecutivo

Quizás te estés preguntando: ¿por qué debería redactar un resumen ejecutivo para mi proyecto? ¿No es suficiente con el plan del proyecto?

Bueno, como mencionamos anteriormente, no todos tienen el tiempo o la necesidad de empaparse de los detalles de tu proyecto y necesitan conocer, de un vistazo, cuáles son las metas y por qué son importantes. Las herramientas de gestión del trabajo como Asana te ayudan a capturar mucha información crucial sobre un proyecto, para que tú y tu equipo tengan claro quién está haciendo qué y para cuándo. Tu resumen ejecutivo está diseñado no tanto para los miembros del equipo que están trabajando activamente en el proyecto sino más bien para los participantes externos al proyecto que desean información y respuestas rápidas sobre la importancia de tu proyecto.

Un resumen ejecutivo eficaz ofrece a los participantes una visión general de todo el proyecto y sus puntos importantes, sin necesidad de empaparse de todos los detalles. En todo caso, si desean más información, siempre pueden acceder al plan del proyecto o revisar las tareas en tu herramienta de gestión del trabajo.

Cómo redactar un excelente resumen ejecutivo (incluye ejemplos)

Cada resumen consta de cuatro partes. Consulta nuestra plantilla para redactar un excelente resumen ejecutivo. Una vez que lo hayas redactado, vuelve a leerlo para asegurarte de que incluya toda la información relevante que los participantes deben conocer.

1. Comienza con el problema o la necesidad que el documento resuelve

Al comienzo de tu resumen ejecutivo, empieza por explicar por qué este documento (y el proyecto que representa) es importante. Tómate tu tiempo para describir cuál es el problema e incluye la investigación o los comentarios de los clientes que hayas recibido. Aclara por qué este problema es importante y relevante para tus clientes, y por qué es importante resolverlo.

Por ejemplo, imaginemos que trabajas para una empresa que fabrica relojes. Tu proyecto es diseñar un reloj más simple y económico que sea atractivo para los compradores de lujo y, al mismo tiempo, se dirija a un nuevo grupo de clientes.

Ejemplo de resumen ejecutivo:

En las últimas sesiones de comentarios de los clientes, el 52 % de los clientes han expresado la necesidad de una versión más simple y económica de nuestro producto. En las encuestas a los clientes que han elegido relojes de la competencia, el aspecto del precio se menciona el 87 % de las veces. Para atender mejor a nuestros clientes actuales y para expandirnos a nuevos mercados, necesitamos desarrollar una serie de relojes que podamos vender a un precio adecuado para este mercado.

2. Describe la solución recomendada o los objetivos del proyecto

Ahora que has descrito el problema, explica cuál es tu solución. A diferencia de un resumen o un esquema, debes ser prescriptivo en tu solución, es decir, debes trabajar para convencer a tus lectores de que tu solución es la correcta. Esta no es tanto una sección de lluvia de ideas sino más bien un lugar en el cual respaldar la solución que recomiendas.

Debido a que estás creando tu resumen ejecutivo al comienzo del proyecto, no es un problema si no has establecido todos los entregables y los hitos. Pero esta es tu oportunidad de describir, a grandes rasgos, lo que sucederá durante el proyecto. Si necesitas ayuda para formular una descripción general de los principales entregables y el cronograma de tu proyecto, considera crear una hoja de ruta del proyecto antes de sumergirte en la redacción de tu resumen ejecutivo.

Sigamos con nuestro resumen ejecutivo de ejemplo:

Nuestra nueva serie de relojes comenzará siendo un 20 % más económica que nuestra opción más barata actual, con la posibilidad de opciones un 40 % más económicas o más, dependiendo del material y el movimiento. Para ofrecer estos precios, haremos lo siguiente:

• Ofrecer relojes de nuevos materiales, entre ellos posiblemente silicona o madera.

• Utilizar movimiento de cuarzo de alta calidad en lugar del movimiento automático con mecanismo interno.

• Introducir opciones de mallas personalizables, centradas en la elección y la flexibilidad por sobre el lujo tradicional.

Téngase en cuenta que todos los relojes serán sometidos a un riguroso control de calidad a fin de mantener la misma velocidad y precisión de calidad excepcional que nuestros productos actuales ofrecen.

3. Explica el valor de la solución

A esta altura comenzarás a obtener más detalles sobre cómo tu solución afectará y mejorará el problema que describiste al principio. Si así fuera, ¿qué resultados esperas obtener? Esta es la sección para incluir toda información financiera relevante, riesgos del proyecto o posibles beneficios. También debes relacionar este proyecto con las metas de tu empresa u OKR. ¿Cómo se relaciona este trabajo con los objetivos de la empresa?

Sigamos con nuestro resumen ejecutivo de ejemplo:

Con nuevas ofertas que son entre un 20 % y un 40 % más económicas que nuestra opción más barata actual, esperamos poder ingresar al mercado de los relojes informales, sin dejar de respaldar nuestra marca de lujo. Eso nos ayudará a alcanzar el Objetivo 3 del año fiscal 2022: Expandir la marca. Estas nuevas ofertas tienen el potencial de generar más de tres millones de dólares en ganancias anuales, lo que nos ayudará a alcanzar el Objetivo 1 del año fiscal 2022: siete millones de dólares en ganancias anuales.

Las primeras sesiones de comentarios de los clientes indican que las opciones más baratas no afectarán el valor o el prestigio de la marca de lujo, aunque este es un riesgo que debe tenerse en cuenta durante el diseño. Para mitigar ese riesgo, el equipo de marketing de productos comenzará a trabajar en su estrategia de comercialización seis meses antes del lanzamiento.

4. Termina con una conclusión sobre la importancia del trabajo

Ahora que has compartido toda esta información importante con los ejecutivos, esta sección final es tu oportunidad de orientarlos para que comprendan el impacto y la importancia de este trabajo en la organización. ¿Qué información deberían llevarse después de leer tu resumen ejecutivo?

Para completar nuestro resumen ejecutivo de ejemplo:

Las ofertas más económicas y variadas no solo nos permiten ingresar a un nuevo mercado, sino que también expandirán nuestra marca de manera positiva. Con la atención obtenida de estas nuevas ofertas, más la demanda anticipada de relojes más baratos, esperamos aumentar la participación en el mercado en un 2 % anual. Para obtener más información, lee nuestra estrategia de lanzamiento al mercado y la documentación de comentarios del cliente.

Ejemplo de resumen ejecutivo

Cuando unes todas las partes, así es como debería verse tu resumen ejecutivo:

Los errores más comunes a la hora de redactar un resumen ejecutivo

No te convertirás en un profesional de la redacción de resúmenes ejecutivos de la noche a la mañana, y eso está bien. Cuando comiences, utiliza la plantilla de cuatro partes que se proporciona en este artículo como guía. Luego, a medida que vayas perfeccionando tus habilidades para redactar resúmenes ejecutivos, debes tener en cuenta algunos errores comunes que debes evitar:

Evita el uso de vocabulario técnico

Tu resumen ejecutivo es un documento que cualquier persona debería poder leer y comprender, desde los colaboradores del proyecto hasta los ejecutivos. Recuerda que tú estás mucho más cerca del trabajo diario y las tareas individuales que los demás participantes, así que lee tu resumen ejecutivo una vez más para asegurarte de que no haya vocabulario técnico innecesario. Si es posible, explica el vocabulario técnico o de lo contrario, evítalo.

Recuerda: este no es un informe completo

Tu resumen ejecutivo es simplemente eso: un resumen. Si de repente te das cuenta de que estás brindando detalles sobre tareas específicas, fechas de entrega y archivos adjuntos, debes detenerte y preguntarte si esa información realmente debe incluirse en tu resumen ejecutivo. Algunos detalles son importantes: deseas que tu resumen sea práctico y atractivo. Pero ten en cuenta que la mayor parte de la información de tu proyecto se incluirá en tu herramienta de gestión del trabajo, no en tu resumen ejecutivo.

Asegúrate de que el resumen sea independiente

Conoces este proyecto de principio a fin, pero los participantes no. Una vez que hayas redactado tu resumen ejecutivo, vuelve a revisarlo para asegurarte de que el resumen sea independiente. ¿Existe algún contexto que los participantes necesiten conocer para comprender el resumen? De ser así, incorpóralo en tu resumen ejecutivo o considera vincularlo como información adicional.

Siempre revísalo

Tu resumen ejecutivo es un documento vivo, y si se te escapa un error tipográfico, siempre puedes volver a él y corregirlo. Pero nunca está de más revisar o enviárselo a un colega para que le eche una mirada.

En definitiva, un resumen ejecutivo es imprescindible

Los resúmenes ejecutivos son una excelente manera de mantener a todos al día y en sintonía con respecto a tu proyecto. Si tienes muchos participantes en el proyecto que necesitan una vista rápida de lo que el proyecto resolverá y por qué es importante, el resumen ejecutivo es la manera perfecta de brindarles la información que necesitan.

Para obtener más consejos sobre cómo conectar la estrategia y los planes generales con la ejecución diaria, lee nuestro artículo acerca de la planificación estratégica.