Planificación estratégica para empresas

Si trabajas para una empresa pequeña, una startup o una compañía emergente, probablemente te resulte beneficioso crear un plan estratégico. Cuando tienes una idea clara de hacia dónde se dirige tu organización, puedes asegurarte de que tus equipos estén trabajando en proyectos que generen el mayor impacto posible. 

El proceso de planificación estratégica no solo te ayuda a identificar hacia dónde debes ir; durante el proceso, también crearás un documento que puedes compartir con los empleados y los participantes para mantenerlos informados. En este artículo, te explicaremos paso a paso cómo comenzar y desarrollar un plan estratégico.

¿Qué es un plan estratégico? 

Un plan estratégico es una herramienta que sirve para definir hacia dónde quiere ir tu organización y qué acciones se realizarán para lograr esos objetivos. Por lo general, un plan estratégico incluirá las declaraciones de visión y misión de tu empresa, tus objetivos a largo plazo (así como tus objetivos anuales a corto plazo) y un plan de acción de los pasos que vas a llevar a cabo para avanzar en la dirección correcta. 

El plan estratégico debe incluir: 

• La visión de la empresa 

• La declaración de la misión de empresa

• Los objetivos de la organización

• Un plan de acción para alcanzar esos objetivos

• Su enfoque para lograr sus objetivos

• Las tácticas que utilizarás para alcanzar sus objetivos

Un plan estratégico sólido puede brindar claridad y enfoque a tu organización. Este nivel de claridad no siempre es un hecho; según nuestra investigación, solo el 16 % de los trabajadores del conocimiento dicen que su empresa es eficaz a la hora de establecer y comunicar los objetivos de la empresa. Al invertir tiempo en la planificación estratégica, puedes desarrollar una visión de tres a cinco años para el futuro de tu empresa. Esta estrategia luego informará cuáles son tus objetivos anuales y trimestrales de la empresa.

¿Necesito un plan estratégico?

La planificación estratégica es una de las muchas herramientas que puedes utilizar para planificar y alcanzar tus objetivos. A continuación, compararemos un plan estratégico con otras herramientas de proyectos y negocios:

Planificación estratégica vs. plan de negocios

Debes crear un plan de negocios cuando estés iniciando un negocio o cambiando tu estrategia comercial de forma significativa. Un plan de negocios puede ayudarte a documentar tu estrategia cuando estás comenzando, de modo que todos los miembros del equipo estén informados respecto a tus prioridades y objetivos comerciales principales. Esta herramienta puede ayudarte a documentar y compartir tu estrategia con inversores o participantes clave mientras pones en marcha tu negocio.

Si tu empresa ya está establecida, considera la posibilidad de comenzar tu planificación estratégica en lugar de un plan de negocios. Incluso si estás trabajando en una empresa relativamente joven, la planeación estratégica puede basarse en tu plan de negocios para ayudarte a avanzar en la dirección correcta. Durante el proceso de planificación estratégica, te basarás en muchos de los elementos comerciales fundamentales que desarrollaste desde el principio para establecer tu estrategia para los próximos tres a cinco años.

Planificación estratégica vs. declaraciones de misión y visión

Tu plan estratégico, tu declaración de misión y tu declaración de visión están estrechamente conectados. De hecho, durante el proceso de planificación estratégica, te inspirarás en las declaraciones de misión y visión para elaborar tu plan estratégico.

Como resultado, ya deberías tener tus declaraciones de misión y visión redactadas antes de crear el plan estratégico. Lo ideal sería que las hubieras redactado durante la fase de planificación de negocios o poco después del inicio de tu empresa. Si no tienes una declaración de misión o visión, tómate un tiempo para redactarlas ahora. Una declaración de misión establece el propósito de tu empresa y aborda el problema que tu organización está tratando de resolver. Una declaración de visión establece, a grandes rasgos, cómo vas a lograrlo. 

Un plan estratégico debe incluir tus declaraciones de misión y visión, pero también debe ser más específico que eso. En teoría, las declaraciones de misión y visión podrían seguir siendo las mismas durante toda la vida útil de tu empresa. Un plan estratégico se inspira en las declaraciones de misión y visión y describe las acciones que vas a llevar a cabo para avanzar en la dirección correcta. Se trata de desarrollar una estrategia empresarial que te permita alcanzar tus objetivos.

Por ejemplo, si tu empresa produce equipo de seguridad para mascotas, a continuación te mostramos cómo podrían ser tu declaración de misión, tu declaración de visión y tu plan estratégico:

• Declaración de misión: “Garantizar la seguridad de los animales del mundo”. 

• Declaración de visión: “Crear productos de rastreo y seguridad para mascotas que sean fáciles de usar”. 

• Tu plan estratégico delinearía los pasos que vas a llevar a cabo en los próximos años para que tu empresa avance hacia tu misión y visión. Por ejemplo, desarrollas un nuevo collar inteligente de rastreo de mascotas o mejoras la experiencia de uso de microchips para los dueños de mascotas.

Planificación estratégica vs. objetivos de la empresa

Los objetivos de la empresa son metas generales. Debes establecerlos anualmente o trimestralmente (si tu organización avanza rápidamente). Estos objetivos le dan a tu equipo una idea clara de lo que pretendes lograr durante un período determinado. Tener objetivos tangibles y una planificación clara a través de un vision board es fundamental para no perder el norte en el camino hacia el éxito.

Tu plan estratégico está pensado más a futuro que los objetivos de tu empresa y debe abarcar más de un año de trabajo. Piénsalo de esta manera: los objetivos de tu empresa te llevan en la dirección de tu estrategia general, pero tu plan estratégico debe ser más amplio que los objetivos de la empresa porque abarca varios años.

Planificación estratégica vs. caso de negocios

Un caso de negocios es un documento que te ayuda a presentar una inversión o iniciativa significativa para tu empresa. Cuando creas un caso de negocios, describes por qué esta inversión es una buena idea y cómo este proyecto a gran escala tendrá un impacto positivo en tus negocios. 

Es posible que termines redactando casos de negocios para partes de la hoja de ruta de tu plan estratégico, pero tu planificación estratégica debería ser más amplia. Esta herramienta debe abarcar varios años de tu hoja de ruta, de toda tu empresa, no solo una iniciativa.

Planificación estratégica vs. plan del proyecto

Un plan estratégico es un plan de varios años para toda la empresa de lo que deseas lograr en los próximos tres a cinco años y cómo planeas hacerlo. Un plan del proyecto, por otro lado, describe cómo vas a lograr un proyecto específico. Este proyecto podría ser una de las muchas iniciativas que contribuyen a un objetivo específico de la empresa que, a su vez, es uno de los muchos objetivos que contribuyen a tu plan estratégico. 

El plan del proyecto consta de siete partes: 

• Objetivos

• Métricas de éxito

• Participantes y roles

• Alcance y presupuesto

• Hitos y entregables

• Cronograma y programa

• Plan de comunicaciones

¿Qué es la planificación estratégica? 

La planificación estratégica es el proceso de crear un plan para alcanzar tus objetivos estratégicos. El proceso de planificación estratégica tiene varias partes: implica recopilar información, desarrollar la estrategia y gestionar el desempeño una vez que el plan está en marcha.

¿Cuándo debo crear un plan estratégico? 

La planificación estratégica es una herramienta que puede ayudarte a definir y compartir la dirección que tomará tu empresa en los próximos tres a cinco años. Con este tipo de plan, puedes definir grandes apuestas e inversiones, describir cómo estas grandes iniciativas te ayudarán a lograr la misión y visión de tu empresa, y crear un plan sobre la manera en que tus proyectos diarios se conectan con estas iniciativas comerciales. Si tu equipo o empresa no tiene actualmente un plan estratégico, debes crear uno. Si tienes un plan estratégico, debes actualizarlo cuando hayas alcanzado la mayoría o la totalidad de tus objetivos. 

Trata de crear un plan estratégico cada tres o cinco años, dependiendo de la rapidez con que avance tu organización. Si tu organización avanza rápido, considera la posibilidad de crear un plan estratégico cada dos o tres años para mantenerte al día con las prioridades comerciales nuevas o cambiantes.

Beneficios de la planificación estratégica

La planificación estratégica puede ayudarte a crear objetivos definidos para explicar cómo tu empresa avanzará hacia sus declaraciones de misión y visión en los próximos tres a cinco años. Si piensas en la trayectoria de tu empresa como una línea en un mapa, el plan estratégico puede ayudarte a cuantificar mejor cómo llegarás del punto A (donde estás ahora) al punto B (donde quieres estar en unos años).

Cuando creas y compartes un plan estratégico claro con tu equipo, puedes hacer lo siguiente:

• Alinear a todos en torno a un propósito compartido

• Establecer objetivos de manera proactiva que te ayuden a llegar a donde deseas ir

• Definir objetivos a largo plazo y luego establecer objetivos a corto plazo para respaldarlos

• Evaluar tu situación actual y cualquier oportunidad o amenaza

• Ayudar a que tu negocio sea más duradero porque estás pensando a largo plazo

• Incrementar la motivación y el compromiso

¿Cuáles son las etapas de la planificación estratégica?

El proceso de planificación estratégica de una empresa debe estar a cargo de un pequeño equipo de participantes clave que serán responsables de redactar tu plan estratégico. Este grupo, que a veces se denomina comité de dirección, debe ser un equipo pequeño de cinco a diez participantes clave y responsables de la toma de decisiones de la empresa. No serán las únicas personas involucradas, pero serán las personas que dirijan el trabajo. Y en ellos debe recaer también el análisis estratégico previo. 

Una vez que hayas establecido tu comité, puedes comenzar a trabajar en el proceso de planificación estratégica. Sigue estos cinco pasos para realizar tu plan estratégico:

Paso 1: Determina cuál es tu posición actual

Antes de que puedas preparar tu planificación estratégica y definir hacia dónde te diriges, primero debes definir dónde te encuentras. Para hacer esto, tu comité de gerencia debe recopilar una variedad de información de participantes adicionales, como empleados y clientes. En particular, para realizar este análisis del entorno y del estado actual se considera necesario reunir lo siguiente:

• Datos relevantes de la industria y el mercado para informar sobre cualquier oportunidad de mercado, así como las posibles amenazas que pueden presentarse en el futuro cercano.

• Comentarios de clientes para comprender lo que tus clientes quieren de tu empresa, como mejoras a los productos o servicios adicionales.

• Comentarios de los empleados que deben abordarse, ya sea sobre el producto, las prácticas comerciales o la cultura de la empresa.

• Un análisis FODA que te ayude a evaluar el potencial actual y futuro de tu negocio. FODA es un acrónimo que significa Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas. Revisarás este análisis periódicamente durante el proceso de planificación estratégica. 

Para completar cada letra del acrónimo FODA, tu comité de gerencia responderá una serie de preguntas:

Fortalezas:

• ¿Qué hace bien tu organización actualmente?

• ¿Qué te distingue de tus competidores?

• ¿Cuáles son tus recursos internos más valiosos?

• ¿Qué activos tangibles tienes?

• ¿Cuál es tu mayor fortaleza? 

Debilidades:

• ¿Qué es lo que tu organización no está haciendo bien?

• ¿Qué te falta actualmente (ya sea un producto, recurso o proceso)?

• ¿Qué es lo que tus competidores hacen mejor que tú?

• ¿Qué limitaciones, si las hay, están frenando a tu organización?

• ¿Qué procesos o productos necesitan mejorar?

Oportunidades:

• ¿Qué oportunidades tiene tu organización?

• ¿Cómo puedes aprovechar las fortalezas únicas de tu empresa?

• ¿Hay alguna tendencia que puedas aprovechar?

• ¿Cómo puedes capitalizar las oportunidades de marketing o de prensa?

• ¿Existe una necesidad emergente de tu producto o servicio? 

Amenazas:

• ¿A qué competidores emergentes deberías vigilar?

• ¿Existe alguna debilidad que exponga a tu organización a riesgos?

• ¿Has experimentado o podrías experimentar una prensa negativa que pueda reducir tu participación en el mercado?

• ¿Existe la posibilidad de cambiar las actitudes de los clientes hacia tu empresa?

Paso 2: Identifica tus metas y objetivos

Aquí es donde ocurre la magia. Para desarrollar tu estrategia, ten en cuenta tu posición actual, que es donde te encuentras ahora. Luego, usa tus documentos de negocios originales para inspirarte: estos son el destino al que quieres llegar. Para desarrollar tu estrategia, básicamente estás sacando tu brújula y preguntándote: ¿A dónde vamos ahora? Esto puede ayudarte a determinar exactamente qué camino debes tomar. 

Durante esta fase del proceso de planificación estratégica, usa los documentos importantes de la empresa para inspirarte y así asegurarte de que tu plan estratégico lleve a tu empresa en la dirección correcta. Algunos de estos documentos son:

• Tu declaración de misión, para comprender cómo puedes continuar avanzando hacia el propósito central de tu organización.

• Tu declaración de visión, para aclarar cómo tu planificación estratégica encaja en tu visión a largo plazo.

• Los valores de tu empresa, para guiarte hacia lo que más importa para tu empresa. 

• Tus ventajas competitivas, para comprender qué beneficio único ofreces al mercado.

• Tus objetivos de la organización a largo plazo, para saber dónde quieres estar en cinco o diez años.

• Tu pronóstico y proyección financiera, para comprender cuál esperas que sea el estado de tus finanzas en los próximos tres años, cuál es el flujo de efectivo que esperas tener y en qué nuevas oportunidades podrías invertir.

Paso 3: Desarrolla tu plan estratégico

Ahora que comprendes dónde te encuentras y adónde quieres ir, es hora de que te pongas a escribir. Tu plan tendrá en cuenta tu posición y estrategia para definir el plan de toda tu organización para los próximos tres a cinco años. Ten en cuenta que, aunque estés creando un plan a largo plazo, algunas partes de tu plan estratégico deben crearse a medida que pasan los trimestres y los años. Para que tu planificación estratégica sea más fácilmente comprensible para todos los involucrados, puedes convertir tu plan estratégico en un mapa estratégico. Se trata de una herramienta muy útil en la que se representa la estrategia empresarial desde cuatro perspectivas: la financiera, la del cliente, los procesos y el aprendizaje y crecimiento.

A medida que realizas tu planificación estratégica, debes definir lo siguiente:

• Las prioridades de tu empresa para los próximos tres a cinco años, según tu análisis FODA y tu estrategia.

• Los objetivos anuales para el primer año. No es necesario que definas tus objetivos para cada año del plan estratégico. A medida que pasan los años, elabora nuevos objetivos anuales que se relacionen con tus objetivos estratégicos generales. 

• Los resultados clave e indicadores clave de rendimiento (KPI)relacionados para ese primer año. Es el comité de gerencia el que debe establecer algunos de estos, y otros deben ser establecidos por equipos específicos que estén más familiarizados con el trabajo. Asegúrate de que tus resultados clave e indicadores clave de rendimiento sean medibles y procesables. Será m.uy útil que cuentes también con un cuadro de mando integral en el que poder ver cómo evolucionan tus resultados

• El presupuesto para el próximo año o para algunos años. Este debe basarse en tu pronóstico financiero, así como en la dirección que tomes. ¿Necesitas gastar de forma agresiva para desarrollar tu producto? ¿Para construir tu equipo? ¿Para que tu marketing deje una huella? Aclara cuáles son tus iniciativas más importantes y cómo las presupuestarás.

• Una hoja de ruta general del proyecto. La hoja de ruta del proyecto es una herramienta en la gestión de proyectos que te ayuda a visualizar el cronograma de una iniciativa compleja, pero también puedes crear una hoja de ruta del proyecto muy general para tu plan estratégico. Describe en qué esperas trabajar en ciertos trimestres o años para que el plan sea más concreto y comprensible.

Paso 4: Pon en marcha tu plan estratégico

Después de todo este proceso, es el momento de poner en marcha el plan. La ejecución de una nueva estrategia implica una comunicación clara en toda la organización para asegurarse de que todos conocen sus responsabilidades y cómo medir el éxito del plan.  Trace un mapa de sus procesos con indicadores clave de rendimiento (KPI), que medirán el éxito de su plan. Los indicadores clave de rendimiento establecerán qué partes del plan quieres lograr y en qué plazo. 

Algunos consejos para asegurarse de que tu plan se ejecute sin problemas: 

• Alinea las tareas con las descripciones de los puestos de trabajo para asegurarte de que las personas están preparadas para hacer su trabajo.

• Comunícate claramente con toda la organización a lo largo del proceso de ejecución. 

• Comprométete plenamente con el plan estratégico.

Paso 5: Revisa y actualiza tu plan 

En este punto, ya deberías haber creado tu plan estratégico . El paso final del proceso de planificación estratégica es supervisar y gestionar tu plan.

1. Comparte tu plan estratégico; este no es un documento que debas esconder. Asegúrate de que tu equipo tenga acceso a él para que puedan comprender cómo su trabajo contribuye a las prioridades de la empresa y a tu plan estratégico general. Te recomendamos que compartas tu plan en la misma herramienta que utilizas para gestionar y realizar un seguimiento del trabajo, para que puedas conectar más fácilmente los objetivos generales con el trabajo diario. Si aún no lo has hecho, considera utilizar una herramienta de gestión del trabajo.

2. Actualiza tu plan con regularidad (de forma trimestral y anual). Asegúrate de utilizar tu plan estratégico para informar tus objetivos a corto plazo. Tu plan estratégico tampoco es definitivo. Es probable que debas actualizar el plan si tu empresa decide cambiar de dirección o realizar nuevas inversiones. A medida que surjan nuevas oportunidades de mercado y amenazas, es probable que quieras modificar tu planificación estratégica para asegurarte de que estarás llevando a tu organización en la mejor dirección posible durante los próximos años.

Ten en cuenta que tu plan no durará para siempre, incluso si lo actualizas con frecuencia. Cuando hayas logrado cumplir con la mayoría de tus objetivos estratégicos, o si tu estrategia ha evolucionado significativamente desde la primera vez que la redactaste, podría ser el momento de crear un plan nuevo.

Crea tu plantilla de plan estratégico

Para convertir la estrategia de tu empresa en un plan y, en última instancia, para que genere impacto, asegúrate de conectar de forma proactiva los objetivos de la empresa con el trabajo diario. Cuando aclaras esta conexión, estás brindando a los miembros de tu equipo el contexto que necesitan para hacer el mejor trabajo posible. Cuando tienen prioridades claras, los miembros del equipo pueden concentrarse en las iniciativas que generan mayor impacto para la empresa, y probablemente estén más comprometidos al hacerlo.

Si te interesa empezar a ponerlo en práctica, obtén más información sobre cómo conectar los objetivos con el trabajo diario con Asana.