Qué es un análisis de impacto empresarial (BIA): 4 pasos para enfrentar cualquier desafío

“Estar preparado”.

Este concepto es tan válido para los negocios como para El Rey León. Ya sea que estés cantando en la sabana africana o administrando un proyecto desde la oficina, es importante comprender cuál es la peor situación que podrías tener que enfrentar, así estarás preparado para actuar si es necesario.

Ahí es donde entra en juego el análisis de impacto empresarial (BIA). Un BIA describe qué esperar cuando ocurren problemas imprevistos, así puedes elaborar un plan para que tu negocio vuelva a la normalidad lo más rápido posible.

¿Qué es un análisis de impacto empresarial (BIA)?

Un análisis de impacto empresarial te ayuda a predecir las consecuencias de las interrupciones en los procesos de negocios, de modo que tengas los datos que necesitas para desarrollar estrategias de recuperación de manera proactiva. Por ejemplo, una empresa de fabricación podría crear un BIA para medir cómo la pérdida de un proveedor clave afectaría las operaciones y los ingresos de la empresa.

En pocas palabras, un BIA identifica los efectos operativos y financieros de las interrupciones; por ejemplo, qué sucedería si los servidores fallaran o si una pandemia global cambiara el panorama del mercado. Los datos que recopilas durante un análisis de impacto empresarial te permiten comprender estos posibles obstáculos y prepararte para afrontarlos, así podrás actuar con rapidez cuando algo ocurra. Por ejemplo, puedes utilizar la información del análisis para crear un plan de continuidad de negocios que describa cómo responderá tu equipo ante cambios inesperados en la industria.

Echa un vistazo a estos ejemplos de interrupciones y sus posibles efectos:

Ejemplos de interrupciones de negocios

• Violaciones de seguridad de datos o ciberataques

• Retrasos en el cronograma

• Desastres naturales

• Cortes de energía o cortes de los servicios públicos

• Desperfectos en los equipos

• Pérdida de empleados clave

• Pérdida de proveedores clave

Ejemplos de impacto en el negocio

• Pérdida de ventas o ingresos debido a la falta de producción

• Retrasos en las ventas o ingresos ​(demoras en los pagos)

• Gastos imprevistos (horas extra o costos de subcontratación)

• Multas reglamentarias o sanciones contractuales

• Demoras en los plazos del plan de negocios por interrupciones

• Pérdida de clientes

Análisis de impacto empresarial vs. evaluación de riesgos

Una evaluación de riesgos permite evaluar las amenazas potenciales y la probabilidad de que ocurran, mientras que un análisis de impacto empresarial mide la gravedad de esas amenazas y cómo afectarían las operaciones comerciales y las finanzas. En otras palabras, un análisis de impacto empresarial es esencialmente una extensión de un informe de evaluación de riesgos donde se identifican los posibles riesgos, pero también se mide su impacto.

Análisis de impacto empresarial vs. gestión de riesgos del proyecto

El proceso de gestión de riesgos del proyecto consiste en identificar, analizar y responder a los riesgos potenciales del proyecto. En este contexto, un riesgo es cualquier evento que pueda llevar al fracaso del proyecto al retrasar el cronograma, exceder el presupuesto o reducir el rendimiento.

La gestión de riesgos se centra en predecir los problemas dentro de un proyecto específico y prepararse para responder en el caso de que ocurran. Por su parte, el análisis de impacto empresarial tiene un alcance más amplio. Un BIA no se centra en un solo proyecto, sino en funciones y procesos de negocios generales. Por ejemplo, deberías utilizar la gestión de riesgos en una iniciativa entre diferentes departamentos para rediseñar la aplicación de tu empresa, pero deberías crear un BIA para investigar cómo la falta de personal podrá afectar la producción de la aplicación.

¿Por qué es importante el análisis de impacto empresarial?

Las interrupciones ocurren y es importante prepararse para retomar el rumbo y minimizar la pérdida de ganancias. Con un análisis de impacto empresarial puedes recopilar los datos que necesitas para planificar y abordar los desafíos cuando inevitablemente ocurren.

En particular, este análisis puede ayudarte a:

• Identificar actividades y recursos empresariales clave. Un BIA te ayuda a comprender qué procesos son necesarios para entregar tus productos y servicios más importantes, así sabes qué actividades deben realizarse, independientemente de las circunstancias.

• Analizar el impacto financiero de las interrupciones comerciales. Si comprendes cómo los posibles desafíos podrían afectar las finanzas de tu empresa, puedes diseñar estrategias y asignar fondos de manera proactiva para abordar las interrupciones inesperadas cuando se produzcan. Con un BIA, puedes conocer los requisitos de recursos, justificar las solicitudes de presupuesto y presentar tu plan de continuidad del negocio (BCP) al liderazgo.

• Recopilar los datos que necesitas para crear un plan de continuidad del negocio. Este tipo de plan te permite establecer estrategias para prevenir las interrupciones del negocio y responder cuando ocurren. Sin embargo, para planificar tu respuesta, primero debes comprender cómo esos problemas incidirán en tu empresa.

4 pasos para realizar un análisis de impacto empresarial

Crear un análisis de impacto empresarial puede parecer abrumador, por eso dividimos el proceso en 4 pasos sencillos. Sigue leyendo y descubre cómo hacerlo.

1. Planifica cómo realizarás el BIA

Aunque utilices el BIA para evaluar los procesos de una empresa grande, piensa en este análisis como un proyecto que debes planificar. Al igual que con cualquier otro proyecto, comienza por crear un plan de proyecto donde se describa cómo abordarás el BIA: incluye el alcance, los objetivos y las partes interesadas con las que trabajarás. Un plan bien redactado define un proceso claro para el BIA. Además, ayuda a las partes interesadas a entender qué tareas deben realizar y garantiza que tengas todos los recursos que necesitas antes de comenzar.

A medida que creas el plan, considera cómo organizarás las diferentes partes del análisis de impacto empresarial para que los miembros del equipo puedan encontrar la información que necesitan, comprenderla y actuar de manera eficaz. Un software de gestión de proyectos como Asana puede ayudarte a coordinar todo el trabajo en una herramienta centralizada. De este modo, los miembros del equipo tendrán una única fuente de información para cada aspecto del proyecto. Además, dado que Asana se actualiza en tiempo real a medida que se completa el trabajo, siempre sabrás si estás dentro de los plazos previstos.

2. Reúne la información

Antes de predecir las consecuencias de las interrupciones debes comprender cómo funcionan los procesos clave de negocios. Para eso, es necesario consultar a los expertos: las partes interesadas que los administran y ejecutan. Si bien probablemente tengas una visión global de los procesos y comprendas el panorama general, es importante hablar con quienes realizan el trabajo. De esa manera, puedes identificar los efectos reales de las interrupciones, así como analizar las soluciones que estás evaluando implementar.

Existen dos métodos comunes de recopilación de información:

1. Organizar entrevistas con las partes interesadas.

2. Crear un cuestionario para el análisis de impacto empresarial que las partes interesadas puedan completar de forma asincrónica.

Las preguntas que debes hacer durante una entrevista y en un cuestionario son similares. Si bien las entrevistas suelen ser más personales, con un cuestionario puedes ahorrar tiempo y estandarizar los datos.

Ejemplo de un cuestionario para el análisis de impacto empresarial

Echa un vistazo a esta plantilla de un cuestionario de BIA con ejemplos de respuestas:

Nombra el proceso de negocios del que eres responsable.

Proceso de pagos en línea

Describe dónde se realiza el proceso.

En el servidor donde procesamos la información de pago del cliente

Enumera todas las entradas y salidas del proceso.

• Entradas: artículos en el carrito, información de pago del cliente, dirección de facturación, dirección de envío

• Salidas: el cliente paga por el artículo, la información de envío se envía al centro de distribución, se envía un correo electrónico de confirmación

Enumera los recursos y las herramientas que utilizas durante el proceso.

Una plataforma de comercio electrónico (Shopify), software de automatización de email, equipo de servicio al cliente

Enumera los usuarios del proceso.

Clientes

Describe el cronograma del proceso.

El proceso de pago toma de 3 a 5 minutos. Ocurre después de que los artículos se agregan al carrito y antes de que se envíen.

Enumera las posibles interrupciones del proceso.

Caída del servidor, error de automatización del email, la plataforma de comercio electrónico no funciona, violación de seguridad

Enumera el impacto financiero, operativo y legal/regulatorio de las posibles interrupciones.

• Impacto financiero: con la caída del servidor se perderían $1000 por minuto en ingresos.

• Impacto operativo: si la plataforma de comercio electrónico no funcionara durante más de un día, la pérdida de ventas provocaría un excedente de recursos.

• Impacto regulatorio: una violación de la seguridad podría dar como resultado multas por incumplimiento de las regulaciones sobre el uso de datos del cliente.

Si corresponde, proporciona datos históricos sobre interrupciones comerciales pasadas y sus efectos.

En el informe adjunto se resume una falla del servidor que ocurrió el año pasado, incluidos los efectos en el proceso de pago, las pérdidas financieras y el cronograma de recuperación.

3. Analiza los datos

Ahora que recopilaste la información sobre cada proceso de negocios, es momento de comenzar el análisis. Para guiar la investigación, ten en cuenta estas preguntas:

• ¿Qué procesos son los más importantes para mantener tu negocio en funcionamiento? Crea una lista con prioridades de las funciones comerciales fundamentales. De esa manera, si ocurren eventos disruptivos, sabrás qué procesos debes poner en marcha de inmediato y cuáles pueden esperar.

• ¿Qué recursos se necesitan en cada proceso para que funcione correctamente? Esto puede incluir personal, tecnología y recursos físicos, como materias primas o espacios de trabajo. Si sabes qué recursos son absolutamente esenciales, podrás priorizar más fácilmente la asignación de recursos cuando se produzcan interrupciones.

• ¿Cuánto tiempo llevará que cada proceso vuelva a su funcionamiento normal ante una interrupción y cuánto dinero costará? Esto te ayudará a crear un cronograma y un presupuesto precisos para tu plan de recuperación ante desastres y te permitirá prepararte para afrontar posibles pérdidas y para volver a encarrilar todo lo antes posible.

4. Elabora el informe

Una vez que hayas analizado los hallazgos, el paso final consiste en crear un informe, así tú y el equipo directivo pueden desarrollar estrategias de recuperación respaldadas por datos y comentarios de los expertos en procesos. El informe es el resultado más importante del BIA, porque es la forma en la que comunicarás tus hallazgos a los líderes de la empresa y los ayudarás a identificar los mejores planes de contingencia para volver a encarrilar el negocio.

Plantilla para el informe del análisis de impacto empresarial

El informe del BIA debe incluir lo siguiente:

- Resumen ejecutivo

- Objetivos y alcance

- Metodología

- Resumen de los hallazgos

- Desglose de los hallazgos para cada proceso, que incluye:

• Una lista con prioridades de los procesos de negocios más importantes

• Una explicación de cómo una interrupción en ese proceso podría incidir en diferentes áreas de la empresa

• Una descripción de cuánto tiempo se podría tolerar la interrupción, que también se conoce como tiempo objetivo de recuperación (RTO)

• La cantidad máxima de pérdidas que la empresa podría tolerar, que también se conoce como objetivo de punto de recuperación (RPO)

• Una comparación entre el costo financiero potencial de una interrupción y el costo de las estrategias de recuperación empresarial

- Documentos de respaldo

- Recomendaciones para la recuperación

Analiza, luego crea estrategias

Si llevas a cabo un análisis del impacto empresarial detallado, sabrás qué esperar cuando ocurren interrupciones inevitables y tendrás una lista con las mejores opciones para volver a la normalidad lo antes posible. Además, con los datos que recopiles podrás crear un plan de continuidad de negocios respaldado por comentarios de los expertos en procesos y tendrás soluciones disponibles cuando ocurra un imprevisto.