7 riesgos comunes de un proyecto y cómo prevenirlos

Imagen del colaborador - Equipo de AsanaTeam Asana18 de agosto de 20218 min de lectura
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Resumen

El análisis de riesgos es una parte importante del proceso de planificación del proyecto. Tener una idea clara de los riesgos que se esperan del proyecto puede ayudarte a prevenirlos o prepararte para los riesgos futuros. En este artículo, veremos los siete riesgos más comunes de un proyecto para poder capacitar a tu equipo para que encuentre las soluciones antes de que estos problemas afecten tus iniciativas importantes.

Como gerente de proyectos, saber qué podría salir mal en tu proyecto puede ayudarte a preparar a los miembros de tu equipo para el éxito. Por ejemplo, ¿qué sucede si los participantes del proyecto proponen la creación de una nueva aplicación pero no consideran el tiempo y los recursos necesarios para desarrollarla? Cuando la aplicación pasa al equipo de desarrollo, existe el riesgo de que el proyecto se desmorone incluso antes de comenzar.

Cuando conoces los riesgos potenciales de cada proyecto, puedes establecer objetivos del proyecto razonables y mantener al equipo encaminado. En esta guía, describiremos los siete riesgos de proyectos más comunes que puedes encontrar al realizar una evaluación de riesgos.

7 riesgos comunes de un proyecto

1. Corrupción del alcance

El riesgo que afecta el alcance, también conocido como corrupción del alcance, sucede cuando los objetivos iniciales del proyecto no están claramente definidos. Es importante comunicar la hoja de ruta del proyecto a todos los involucrados desde el inicio y adherirse a esos parámetros. Si no comunicas el alcance de tu proyecto de manera efectiva, los participantes podrían intentar cambiar los requisitos a mitad del proyecto.

Cómo mitigar la corrupción del alcance: Define parámetros claros desde el primer momento, para reforzar el alcance de tu proyecto. Es menos probable que ocurra una corrupción en el alcance si te pones de acuerdo sobre cuál será el alcance del proyecto y comunicas esa visión a todos los participantes desde el principio. Además, verificar el progreso del proyecto con regularidad, también puede garantizar que el proyecto se mantenga alineado con el alcance inicial.

Lee: La guía rápida para definir el alcance de tu proyecto en 8 pasos

2. Bajo desempeño

El riesgo asociado al desempeño surge cuando el proyecto no logra el desempeño que se esperaba inicialmente. Si bien no siempre puedes identificar la causa del problema, puedes identificar los riesgos del proyecto que pueden conducir a un bajo desempeño y buscar formas de prevenir esos riesgos. Algunos ejemplos de estos son los plazos ajustados y la falta de comunicación entre los miembros del equipo.

Cómo mitigar el bajo desempeño: Anticipa los riesgos potenciales de desempeño al principio del proceso de planificación para poder prepararte para afrontarlos. Con un software de gestión de proyectos puedes seguir tus procesos en tiempo real, planificar un proyecto bien detallado y promover la comunicación abierta entre los miembros del equipo.

3. Costos elevados

El riesgo relativo al costo ocurre cuando el proyecto excede el presupuesto establecido inicialmente. El riesgo relacionado con el costo puede ocurrir debido a que el presupuesto propuesto durante la fase de planificación es poco realista o no es lo suficientemente detallado. Por ejemplo, aunque estés seguro de que tu proyecto se completará por debajo del presupuesto, crea una lista detallada de cada elemento del proyecto y de su costo para poder anticipar las necesidades del proyecto.

Cómo mitigar los costos elevados: Para reducir el riesgo asociado a los costos, debes calcular detalladamente cada elemento de tu proyecto y cumplir estrictamente con el presupuesto establecido. La mejor manera de ceñirte a tu presupuesto es mediante una plantilla para planes de proyectos para alinear las entregas, el alcance y el cronograma. Cuando el proyecto entre en la fase de desarrollo, te recomendamos programar reuniones de actualización regulares para revisar el presupuesto y su cumplimiento.

4. Factor tiempo

El riesgo asociado al tiempo, también conocido como riesgo que afecta el cronograma del proyecto, es el riesgo de que las tareas de tu proyecto requieran más de lo esperado. Los retrasos en el cronograma ​​pueden afectar otros elementos, como el presupuesto, las fechas de entrega o el rendimiento general. Este es un riesgo común que suelen enfrentar los gerentes de proyectos. Si durante la fase de planificación inicial no consideras todas las variables, es probable que subestimes el tiempo que les tomará a los miembros del equipo finalizar un proyecto.

Cómo mitigar la escasez de tiempo: Una regla general para mitigar este riesgo, es sobrestimar el tiempo necesario para finalizar las tareas durante la fase de planificación y elaborar un plan de contingencia. De esta manera, tendrás espacio para reprogramar las tareas en caso de ser necesario. También puedes usar un Cronograma o Diagrama de Gantt para elaborar un programa del proyecto. Tener claridad sobre el trabajo, sobre las dependencias entre tareas y sobre cualquier retraso que surja puede ayudar a los gerentes de proyecto a responder de forma dinámica ante este tipo de riesgos a medida que ocurran. Comprender el ciclo de vida de tu proyecto también puede ayudarte a determinar cuánto tiempo tomará cada tarea.

5. Escasez de recursos

El riesgo que afecta a los recursos se da cuando no tienes los recursos suficientes para finalizar el proyecto. Los recursos pueden incluir tiempo, habilidades, dinero o herramientas. El gerente de proyectos es el responsable de la adquisición de los recursos para el equipo y de comunicar sobre el estado de los recursos al equipo. Se debe realizar la asignación de recursos al comienzo del proceso de planificación del proyecto, generalmente 1 o 2 meses antes de la ejecución, dependiendo del tamaño del proyecto.

Cómo mitigar la escasez de recursos: La mejor estrategia para mitigar el riesgo relacionado con los recursos es crear un plan de asignación de recursos. Un plan de asignación de recursos te permite usar correctamente los recursos del equipo, maximizar los resultados y respaldar los objetivos de tu equipo. Cuando sabes qué recursos necesitas desde el principio, minimizas las probabilidades de quedarte sin recursos más adelante.

Lee: Tu guía para comenzar con la gestión de recursos

6. Cambios operativos

Los riesgos operativos implican cambios en los procesos de la empresa o del equipo, como un cambio inesperado en los roles del equipo, cambios en la gestión o procesos nuevos a los que tu equipo debe adaptarse. Estos cambios pueden causar distracciones, requerir modificaciones en los flujos de trabajo y afectar el cronograma del proyecto.

Cómo mitigar los contratiempos operativos: No todos los riesgos operativos se pueden predecir o prevenir, pero si sabes que se avecina un cambio de equipo o de proceso, podrás mitigar los efectos de la transición. Asegúrate de que tu equipo esté preparado para el cambio y tenga tiempo para adaptarse mediante reuniones de equipo, herramientas de programación o capacitaciones adicionales.

7. Falta de claridad

La falta de claridad puede manifestarse en forma de falta de comunicación por parte de los participantes, alcances de proyectos imprecisos o plazos poco claros. Esto puede generar falta de visibilidad debido al trabajo aislado, sobrecostos, retrasos en los plazos del proyecto, cambios en los requisitos del proyecto, la necesidad de reorientar los proyectos o que el proyecto produzca resultados decepcionantes.

Cómo mitigar la falta de claridad: Al momento de planificar tu proyecto, verifica y vuelve a verificar los requisitos para asegurarte de que todo esté bien. ¿Todos los participantes están informados y en sintonía? ¿Los desarrolladores están preparados para la siguiente fase? ¿El alcance está claramente definido? También es importante asegurarte de mantener toda la información en una herramienta centralizada a la que todos puedan acceder, para que todos los involucrados puedan estar informados y actualizados a medida que el proyecto avanza.

Cómo usar la gestión de riesgos para preparar a tu equipo

La gestión de riesgos implica identificar qué categorías de riesgo tienen más probabilidades de afectar tu proyecto y elaborar un plan para mitigar esos riesgos.

Cómo usar la gestión de riesgos para preparar a tu equipo

Las herramientas de gestión de proyectos facilitan la gestión de riesgos al permitir organizar los proyectos de principio a fin. También puedes usar el software de gestión del trabajo para colaborar con varios equipos, lo que te ayudará a evitar los riesgos más comunes.

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Con los cuatro pasos que detallaremos a continuación, estarás preparado para anticiparte a los riesgos y mantener tus proyectos funcionando sin problemas.

1. Identificar los riesgos

El primer paso en el proceso de análisis de riesgos es identificar los riesgos que podrían afectar tu proyecto. Anteriormente mencionamos los siete riesgo más comunes, pero existen otros riesgos del proyecto, como fallas de un proveedor, imprevistos personales, problemas de transferencia de datos, cambio de prioridades, riesgo legal, riesgo de mercado y postergación del proyecto.

Para comenzar el proceso de identificación de riesgos, debes hacerte las siguientes preguntas:

  • ¿Qué probabilidad hay de que se produzca este caso de riesgo?

  • ¿Cuál sería el impacto y la gravedad que tendría si se produjese?

  • ¿Cuál es nuestro plan de respuesta a este riesgo?

  • Dados la probabilidad de que ocurra y el impacto que podría tener, ¿qué nivel de prioridad le asignarías?

  • ¿Quién es el responsable en caso de que este riesgo se haga realidad?

Una vez que tengas todas las respuestas, continuarás con el proceso de gestión de riesgos priorizando los riesgos, proponiendo soluciones y haciendo un seguimiento periódico.

Lee: El proceso de gestión de riesgos de proyectos en 6 pasos claros

2. Determinar la probabilidad y el impacto

Puedes ordenar tu lista de riesgos en función de la probabilidad de que ocurran. Clasificarlos de esta manera te dará una mejor idea de cuáles priorizar al momento de preparar un plan de acción.

Al momento de priorizar los riesgos, no solo es importante la probabilidad de que ocurran, también es importante evaluar el impacto comercial de cada riesgo. Por lo tanto, es importante planificar con mucho cuidado para mitigar los riesgos que pueden tener un impacto significativo en tu negocio.

3. Encontrar soluciones para cada riesgo

El objetivo de una evaluación de riesgos es crear una estrategia sobre la manera en que el equipo abordará cada riesgo que pueda surgir. Clasificar los riesgos según la probabilidad y el impacto comercial sirve como punto de partida para encontrar soluciones. Realizar una evaluación de riesgos hará que tus proyectos sean más exitosos porque te ayudará a prevenir los riesgos durante la ejecución.

Puedes reunirte con los participantes relevantes del proyecto para identificar de forma proactiva los riesgos más importantes para ellos y trabajar juntos para encontrar soluciones efectivas. Consulta las lecciones aprendidas de proyectos anteriores para evaluar cómo se gestionaron los riesgos.

4. Revisar la evaluación de riesgos de forma periódica

Una vez que hayas elaborado tu evaluación de riesgos, es importante que la revises de manera periódica ya que las circunstancias pueden cambiar. Puede cambiar tanto la probabilidad de riesgo como el impacto comercial.

También es posible que surjan nuevos riesgos o que los riesgos que tenían un nivel de probabilidad alto se vuelvan menos probables. Al supervisar la evaluación de riesgos con regularidad te sentirás mejor preparado para enfrentarte a los eventos más inesperados.

Lee: Plan de gestión de crisis: qué es y cómo crear uno en 6 pasos

Herramientas de gestión de riesgos de proyectos

El uso de las herramientas adecuadas puede simplificar el proceso de evaluación de riesgos ya que te permiten analizar y priorizar los riesgos. Con el seguimiento en tiempo real y la información compartida en un solo lugar, todos los miembros de tu equipo pueden tener acceso instantáneo a los materiales del proyecto y tú puedes dar seguimiento al progreso del equipo.

Las herramientas de gestión de proyectos también pueden ayudar a tu equipo a desarrollar habilidades de planificación de proyectos sólidas. SI conoces tu proceso y las fases de la gestión de proyectos podrás evitar los riesgos antes de que ocurran.

Registro de riesgos

Un registro de riesgos es una herramienta ideal para identificar y priorizar riesgos. El registro de riesgos debe detallar la probabilidad y el impacto comercial de cada riesgo, las acciones a tomar para evitar el riesgo, cómo responder al riesgo en caso de que ocurra y quién será el responsable de implementar las medidas propuestas.

A continuación, se muestra un ejemplo de un registro de riesgos. A la izquierda se muestra el tipo de riesgo, seguido de su probabilidad, el alcance del impacto comercial, la persona responsable de tomar medidas y las medidas a tomar para mitigar el riesgo.

[Vista de lista] Ejemplo de proyecto de registro de riesgos en Asana

Una vez que hayas completado el registro de riesgos, tendrás un documento dinámico para usar en tus proyectos. Puedes consultar esta información cuando identifiques algún riesgo y usarla para reducir los daños a largo plazo.

Análisis FODA

FODA es un acrónimo que significa Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas. El análisis FODA va más allá de una simple identificación de riesgos de un proyecto ya que también permite identificar los puntos fuertes de tu proyecto. Puedes usar los puntos fuertes de tu proyecto para diferenciarte de la competencia.

Para crear un análisis FODA, revisa cada letra del acrónimo y responde las preguntas que enumeramos a continuación para descubrir nuevas formas de mejorar tu proyecto y de preparar a tu equipo.

Fortaleza: ¿Qué es lo que hacemos bien?

Debilidad: ¿Qué se podría mejorar?

Oportunidad: ¿Cuáles son nuestros objetivos para este año? 

Amenaza: ¿En qué áreas nos supera la competencia? 

Luego de crear un análisis FODA, podrás avanzar con tus proyectos con confianza ya que tendrás una mejor comprensión de tu posición en relación con la competencia. También conocerás tus fortalezas y debilidades, lo que te ayudará a mejorar proyectos futuros y mitigar los riesgos.

Lluvia de ideas

La lluvia de ideas es un método poderoso para generar ideas. Sin embargo, su efectividad a menudo se ve subestimada. Cuando tienes un equipo con diferentes perspectivas, la lluvia de ideas es una excelente manera de estimular la creatividad y evaluar los riesgos.

La lluvia de ideas suele ser el primer paso para crear un registro de riesgos ya que se necesita un punto de partida para identificarlos. Aprender nuevas técnicas para lluvia de ideas puede ayudar a tu equipo a identificar los riesgos, mantener la agilidad y, posiblemente, evitar que los riesgos se materialicen.

Planifica con anticipación para reducir los riesgos del proyecto

La fase de planificación del proyecto es la parte más importante de cualquier proyecto. Puedes pensar que es en la fase de desarrollo donde ocurre la magia, sin embargo, la planificación de tu proyecto es lo que te ayuda a prevenir los riesgos y llevar a tu equipo hacia el éxito.

Existen varios tipos de software de gestión de proyectos que te permiten automatizar los procesos, optimizar la comunicación, compartir información y dar seguimiento en tiempo real. Con la ayuda de estas herramientas, podrás llevar adelante proyectos exitosos.

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