¿Qué es la gestión de adquisiciones y por qué es tan importante?

Cuando tienes un equipo pequeño, elegir las herramientas que quieres usar para tu trabajo diario es tan sencillo como saber qué quieres y luego comprarlo.

Pero cuando las empresas comienzan a crecer, este proceso puede volverse insostenible. La necesidad de herramientas se hace más compleja y las empresas quieren minimizar la cantidad de riesgo que asumen cuando trabajan con un socio potencial.

Esta es la razón por la que las empresas cuentan con equipos dedicados al proceso de adquisición.

¿Qué es la gestión de adquisiciones?

La gestión de adquisiciones es el proceso de obtener bienes o servicios para una empresa mediante la compra, el alquiler o la contratación de un recurso externo para llevar a cabo un proyecto.

Este proceso implica una variedad de actividades de adquisición, que pueden incluir: identificar las necesidades de un proyecto, buscar opciones posibles, enviar solicitudes de propuestas (RFP) si es necesario y administrar las adquisiciones para el equipo. A fin de proteger a la empresa de cualquier riesgo potencial, un equipo diferente al que solicita el producto o servicio puede llevar a cabo este proceso. Sin embargo, consulta siempre con tu equipo interno de asuntos legales para confirmar cuál es el proceso de adquisición específico en tu organización.

Por lo general, los equipos de adquisiciones son expertos en la gestión de contratos. Tu equipo de adquisiciones interno probablemente será el responsable de la negociación de contratos que mejor se ajusten a las necesidades de tu empresa, de la negociación de los precios y la presentación de la información con tu socio potencial, y de la ejecución de un análisis de riesgos para proteger a tu empresa de cualquier posible amenaza.

Generalmente, el proceso de adquisición tiene dos aspectos principales: el abastecimiento estratégico inicial y el aspecto operativo de la gestión de adquisiciones.

El abastecimiento inicial se trata de la forma en la que el equipo identifica los diferentes socios y empresas con los que tu compañía quiere trabajar. Por lo general, este proceso implica establecer requisitos mínimos que deben cumplir los proveedores potenciales e identificar por qué la empresa necesita contar con un proveedor externo para un proyecto.

El componente operativo de la gestión de adquisiciones es el paso individual que debe dar una empresa para empezar a trabajar con un tercero. Estos pasos varían según las prácticas internas de cada empresa, pero pueden incluir el uso de órdenes de compra, el envío de solicitudes de propuestas, la selección de licitadores o el paso por un proceso de cotización.

Los 4 pasos del proceso de adquisición

Existen cuatro pasos principales que los equipos de adquisiciones llevarán a cabo durante un proceso de gestión de adquisiciones. A continuación, presentamos un esquema básico de los pasos que seguiría un equipo de adquisición para adquirir los materiales necesarios para realizar un proyecto. Consulta siempre con tu equipo interno de asuntos legales para obtener orientación sobre las políticas y prácticas de adquisición de tu empresa.

1. Crear un plan de gestión de adquisiciones

Esta es la etapa inicial de la gestión de adquisiciones. Los equipos de adquisiciones suelen trabajar con los participantes para identificar qué recursos necesita el equipo para realizar un proyecto. El equipo de adquisiciones analizará el proyecto general como un todo e identificará las soluciones posibles. Las herramientas como sistemas de gestión de adquisiciones o sistemas de gestión del trabajo pueden ayudar a tu equipo de adquisiciones a mantener los documentos importantes, como las solicitudes de propuestas y los requisitos de compra, en el mismo lugar. 

Los profesionales de adquisición internos probablemente evaluarán los recursos con los que la empresa cuenta actualmente y los compararán con lo que busca el equipo. Si es más rentable usar los recursos con los que ya cuenta el equipo, probablemente sugerirán eso, además de negociar menores costos cuando analicen las opciones con los licitadores.

En esta etapa también se responderán preguntas básicas sobre el plan de adquisiciones. Entre estas preguntas se pueden incluir las siguientes:

• ¿Los participantes necesitan este recurso para una fecha específica?

• ¿El equipo contará con un proceso específico para evaluar las diferentes opciones?

• ¿El equipo enviará solicitudes de propuestas a los proveedores potenciales?

2. Realizar las adquisiciones

Durante esta etapa, el equipo de adquisiciones por lo general llevará a cabo una decisión. Tu equipo interno de asuntos legales te guiará acerca de cómo reunir ofertas y ayudará a tu equipo a evaluar las diferentes opciones disponibles.

Consulta con tu equipo interno para que te orienten sobre cuál es la mejor opción en función de tus necesidades. Una vez que hayas elegido a un proveedor, tu equipo interno de asunto legales te ayudará a avanzar con las negociaciones y la firma del contrato tan pronto como el contrato se ajuste a las necesidades del proyecto. Este proceso suele finalizar con un documento como una orden de compra para cerrar todos los detalles del acuerdo. Esta puede incluir detalles sobre el precio, la cantidad, el cronograma de entrega del producto y cómo se realizará el pago.

3. Administrar (o controlar) las adquisiciones

Según el tipo de producto que se esté adquiriendo, esta es la etapa en la que el equipo implementa la compra recién adquirida en el plan del proyecto. Esto puede significar gestionar y capacitar a un nuevo equipo de contratistas, instalar un software nuevo o trasladar materias primas para convertirlas en un producto nuevo. 

Durante esta etapa, es conveniente implementar alguna forma de gestión de cambios en tu proceso. Es particularmente recomendable si vas a incorporar nuevos miembros de equipo a tu flujo de trabajo. Esto te permitirá controlar las operaciones de negocios y verificar si hubo algún cambio debido a las nuevas adquisiciones. Por ejemplo, si un equipo adquiere nueva maquinaria de automatización para una línea de ensamblaje, es importante controlar la diferencia en la producción antes y después de implementar la maquinaria. Esta diferencia representa exactamente el impacto que tuvo esa maquinaria en tu operación. 

4. Cerrar las adquisiciones

Durante la etapa de negociación, tu equipo interno de asuntos legales y el proveedor se pondrán de acuerdo sobre lo que constituye el “trabajo finalizado”. Después, una vez que ambas partes lleguen a la etapa en la que se completó el trabajo correspondiente, tu equipo interno de asuntos legales cerrará cualquier documentación que se requiera y, si es necesario, realizará una exención de responsabilidad.

Por lo general, ambas partes se aseguran de que todo se realizó conforme a lo acordado en los contratos.

El rol del gerente de proyectos durante el proceso de adquisición

El gerente del proyecto es responsable de que el proyecto avance a lo largo del programa del proyecto, y de gestionar las actualizaciones para los participantes y los demás miembros del equipo acerca del proceso de adquisición. Sin embargo, el equipo interno de asuntos legales es quien debe llevar a cabo la mayor parte del proceso de adquisición, de acuerdo con las políticas de tu empresa. 

La responsabilidad principal del gerente del proyecto durante el proceso de adquisición es ayudar al equipo de adquisiciones a coordinar la información y con cualquier cosa que necesiten para llevar una solicitud de propuestas o contrato a la etapa siguiente. Si el equipo de adquisiciones necesita información específica con respecto a las necesidades del proyecto, el gerente del proyecto puede ayudarlos a reunir y compartir esa información.

Algunas empresas usan un software de gestión de adquisiciones especializado para mantener la información organizada para el departamento de compras. Otras pueden optimizar la información mediante una herramienta de gestión del trabajo que pueda mantener los principales hitos de un proyecto, la información de los proveedores y las actualizaciones de estado de los participantes, todo en un mismo lugar. 

Las herramientas de gestión del trabajo como Asana pueden ayudar a mantener los documentos, como contratos de adquisición, solicitudes de propuestas y auditorías importantes, en un lugar donde los participantes puedan acceder a esa información. Si estás listo para empezar, prueba nuestra plantilla gratuita para solicitudes de propuestas hoy mismo.