Transformación digital: Qué es, beneficios y pasos para crear tu estrategia (¡con ejemplos!)

Las mejoras tecnológicas son una forma de vida. Las cosas se optimizan y mejoran para lograr eficiencia y facilitar su uso. Este tipo de mejoras también se produce en el ámbito digital. Un software puede ayudar en la automatización de procesos de una forma más eficiente, logrando flujos de trabajo optimizados. Es lo que comúnmente se conoce como transformación digital.

Cuando decidas mejorar los procesos con un software, te convendrá saber bien de qué manera afectará a tu equipo la implementación de esta nueva herramienta. De lo contrario, podrías terminar trabajando con demasiadas herramientas digitales y notificaciones, lo que podría afectar a la concentración de los integrantes. La implementación de una estrategia de transformación digital puede ser muy útil para ayudar a mantener el enfoque, la eficacia del equipo, para aportar una mayor experiencia del cliente y para no tener que trabajar con muchas herramientas diferentes a la vez. Descubre en este artículo más detalles sobre la transformación digital en las empresas y cómo puedes usarla para ayudar a aportar valor en tu customer journey.

¿Qué es la transformación digital?

La transformación digital es el acto de implementar tecnologías para los procesos de negocios de manera que se modifique la forma en que se administra el negocio. Al mejorar la gestión de operaciones, puedes aportar más valor a tus clientes. El término “transformación digital” se ha usado tanto que muchos creen que solamente es uno más de la jerga de negocios. Sin embargo, la transformación digital es mucho más que eso, es un concepto que los líderes de negocios deben comprender muy bien.

En España, como en el resto de países europeos, la transformación digital se ha convertido en un elemento crucial para el crecimiento y la competitividad de las empresas. Desde la pandemia se ha acelerado este proceso, obligando a muchas empresas a adoptar nuevas tecnologías para poder seguir operando en remoto y seguir llegando a sus clientes.

El objetivo de la transformación digital en las empresas no es solo agregar tecnologías nuevas al azar, se trata de sumar tecnologías de forma estratégica. Tecnologías que les aportarán a los clientes finales más valor del que tu equipo les brinda ahora. El objetivo es mejorar, no mantener el statu quo.

Ejemplos de transformación digital en el trabajo

A continuación, compartimos algunos ejemplos sobre cómo distintos equipos pueden implementar la transformación digital:

• Equipo de RR. HH.: Un equipo de recursos humanos hace la debida transición y cambia el envío de formularios en papel para firmar contratos de empleados nuevos y otros documentos por un software para contratos digitales. De esta manera, se reduce el tiempo transcurrido entre la entrevista y el proceso de incorporación.

• Departamento de TI: En un equipo de informática se implementa un sistema que sirve como plataforma digital para administrar los tickets de soporte a modo de CRM, a fin de corregir errores y de prestar los servicios de atención al cliente más rápido.

• Equipo de gestión de proyectos: Un equipo de gestión de proyectos implementa un software nuevo para la gestión digital de sus proyectos, con el que se reúne toda la información importante en el mismo lugar. De este modo, todos pueden acceder a la información que necesitan cuando la necesitan. Aplicable en servicios financieros así como en la gestión de redes sociales, en el departamento de marketing digital.

La transformación digital es diferente para cada compañía. Significa que no hay un conjunto específico de estrategias para implementar una transformación digital. Y está bien. Lo importante es pensar en el proceso a conciencia y sistemáticamente. Aquí te mostramos de qué modo lograrlo.

El comercio electrónico ha experimentado un crecimiento exponencial en los últimos años y se espera que esta tendencia continúe en el futuro. Las empresas e-commerce que no se adapten a este nuevo entorno digital corren el riesgo de quedarse atrás.

La ciberseguridad es otro aspecto fundamental de la transformación digital. A medida que las empresas recopilan y almacenan más datos en línea, es importante que tomen medidas para mitigar riesgos y se protejan contra ciberataques.

La cultura digital también es importante para el éxito de la transformación digital. Las empresas necesitan crear una cultura en la que los empleados se sientan cómodos utilizando nuevas tecnologías y estén dispuestos a aprender nuevas habilidades.

El sector público también está jugando un papel importante en la transformación digital. Los gobiernos están invirtiendo en iniciativas para mejorar el acceso a los servicios digitales y para desarrollar nuevas competencias digitales en la población.

Cómo iniciar el proceso de transformación digital en tu empresa

Casi del mismo modo que con los procesos para planificación de proyectos, el primer paso en un proyecto de transformación digital es la determinación de los objetivos a largo plazo. ¿Cuáles son los objetivos que pretendes alcanzar con esta transformación digital? ¿Quieres reimaginar la experiencia del usuario para tus clientes? ¿O buscas algo más orientado a satisfacer las necesidades del negocio? ¿Hay algo nuevo dentro de tu estrategia general de negocios que se podría lograr si implementaras la transformación digital?

Determina los objetivos de la transformación digital

La mejor forma de definir los objetivos es que estos sean cuantificables. Para establecer los objetivos de la transformación digital de tu empresa, aplica metodologías como la de los objetivos SMART, los OKR o el encuadre de problemas. Serán muy útiles para identificar la estrategia adecuada para la transformación digital en tu caso, así como para una toma de decisiones más inteligente; y le brindarán al equipo la oportunidad de entender y definir cuál es el verdadero objetivo para este proyecto específico.

Lo importante es tener en cuenta que los clientes tal vez no noten los efectos del proceso de transformación digital. A veces, el resultado final es invisible para los clientes; como en el caso de que el tiempo para subir archivos es menor o cuando los envíos de mercancía son más rápidos. La mejor manera de entender si tu estrategia de transformación digital ha funcionado es mediante el control de tus métricas para el éxito de tu negocio.

Usa la gestión de cambios para implementar la transformación digital

Cuando comiences a desarrollar tu iniciativa de transformación digital, analiza de qué modo afectará no solo a tus clientes, sino también a los empleados responsables de implementarla. Cuando los cambios son grandes y abarcan a toda una empresa, pueden despertar cierta resistencia entre los empleados. Para evitarlo, plantea una estrategia sólida para la gestión de cambios antes de poner todo en marcha.

Si se genera un cambio cultural muy destacado afectará profundamente a tus clientes. Plantéate implementar un pequeño programa piloto para probar cómo reaccionarán. Una buena opción puede ser la de trabajar con clientes a los que valores mucho y pedirles su opinión desde el principio. De este modo, el equipo entenderá mejor qué buscan y cómo aportarles valor.

Los beneficios de integrar un plan de transformación digital

La transformación digital no consiste solo en agregar tecnologías nuevas para estar a la moda. Cuando se hace bien, puede ayudar a mejorar tu negocio. Descubre todos los beneficios a continuación.

1. Permite que no te quedes atrás de la competencia

Si notas que tus competidores adoptan tecnologías nuevas, probablemente te resultará bastante difícil seguirles el ritmo, si en tu empresa continúas usando sistemas tradicionales y offline. La transformación digital puede ayudar a que los miembros de tu equipo se adapten a los cambios más rápido, además de ofrecerles nuevas oportunidades para mantenerse siempre al frente ante la competencia.

2. Favorece la innovación

Cuando el equipo cambia de un modelo de negocios estático a uno nuevo, más eficiente, se abre camino para la innovación. La transformación digital puede convertirse en tu mayor ventaja competitiva. Podría repercutir en nuevos modelos de negocios, más oportunidades e incluso nuevos productos más innovadores.

Veamos un ejemplo. En los comienzos, Netflix prestaba un servicio de alquiler de películas por correo postal. Fue lo que los hizo sobresalir con respecto a competidores como Blockbuster u otras tiendas de alquiler de videos. Con la ayuda de la tecnología y la transformación digital, Netflix decidió darle un giro a su modelo de negocios y convertirse en uno de los servicios de streaming más exitosos de la historia de la humanidad. Sin dudas, abriendo camino para otras plataformas similares. Es un claro ejemplo del éxito que puede aportar una buena estrategia de transformación digital orientada a la innovación industrial.

3. Aumenta la agilidad del equipo

La tecnología avanza a pasos agigantados. Si tu equipo quiere innovar y usar tecnología de punta, debe ser receptivo a los cambios y rápido. A medida que empieces a adoptar nuevas estrategias digitales, los integrantes del equipo deberán adaptarse a esos cambios. Mientras más ágil sea el equipo, más flexible será para incorporar las innovaciones digitales cuando se produzcan.

4. Brinda una mejor experiencia del usuario

La transformación digital ha sido esencial para la invención de muchas de las tecnologías digitales que existen hoy en día. Por ejemplo, la inteligencia artificial (IA), el big data, la Internet de las cosas (IOT), el machine learning, el blockchain (o cadena de bloques), la cloud computing, la robótica, la automatización y muchas otras tecnologías que no existirían si no fuera gracias a la transformación digital. La belleza de esta era digital es que todos estos desarrollos ayudan a mejorar la experiencia de los clientes.

Fíjate en Spotify, por ejemplo. Spotify utiliza el análisis de datos para observar los hábitos musicales de un usuario y le sugiere temas nuevos basados en su comportamiento. Gracias a esta estrategia, la experiencia de los usuarios de Spotify les resulta absolutamente única y fortalece la relación de los clientes con la marca.

Otro ejemplo es Telefónica. Esta empresa líder ha invertido en el desarrollo de nuevas soluciones digitales para ayudar a las empresas a mejorar su eficiencia y productividad. La compañía ofrece una amplia gama de servicios, desde conectividad hasta cloud computing, seguridad y análisis de datos.

5. Aumenta la productividad y la eficiencia

Al agregar tecnología al modelo operativo aumentas la productividad y la eficiencia de tu negocio. La automatización acelera las tareas que antes eran manuales y demandaban mucho tiempo como las labores en las cadenas de suministro y las necesarias para avanzar a través de los flujos y cargas laborales excesivas (por ejemplo, las aprobaciones de documentos o la espera de firmas).

Cuando automatizas cada vez más esas pequeñas tareas que te demandan tanto tiempo, tus empleados ganan horas de concentración en trabajos estratégicos que pueden ayudar a que el equipo logre excelentes resultados y, a la vez, pierden menos tiempo con los pormenores del trabajo.

6. Sienta las bases para la escalabilidad

Con frecuencia, verás que las startups usan tecnologías emergentes en sus procesos de negocios en tiempo real. El motivo es que las tecnologías digitales ayudan a que los equipos sienten bases sólidas a medida que las empresas crecen. Resulta mucho más fácil implementar nuevas tecnologías digitales cuando la empresa ya ha pensado en las estrategias digitales y las ha puesto en marcha.

Colabora con tu estrategia de transformación digital

La transformación digital es sumamente útil para las comunicaciones a través de dispositivos móviles. La tecnología revolucionó la forma en que los equipos colaboran y trabajan. El modo en que trabajamos ha cambiado para mejor y la transformación digital ha sido fundamental en este cambio. Trabaja con tu equipo para descubrir la estrategia de transformación digital más adecuada para tu organización.

Gestiona tu estrategia de transformación digital con una herramienta de gestión del trabajo

Facilita la colaboración entre compañeros de equipo con una herramienta de gestión colaborativa del trabajo que te permita reunir todo lo relacionado a la transformación digital en un mismo lugar, para que todos sepan quién hace qué y para cuándo. Una herramienta de gestión del trabajo como Asana puede mantener a tu equipo organizado y con todo bajo control. Obtén más información sobre cómo puedes usar Asana en tu equipo.

Preguntas frecuentes sobre la transformación digital