Descubre los secretos detrás de la gestión de operaciones

Si tienes un negocio, de algún modo se tiene que administrar. No es ninguna novedad. De hecho, hay registros comerciales históricos, como las listas de inventarios, las transacciones y los libros contables que se remontan a la época de los sumerios en el año 5000 a. C. La documentación de operaciones comerciales es casi tan antigua como la civilización misma.

Si bien es cierto que en épocas pasadas las transacciones comerciales se escribían en un pedazo de tela, aprender las responsabilidades y prácticas de la gestión de operaciones te ayudará a generar negocios más efectivos.

¿Qué es la gestión de operaciones?

La gestión de operaciones es la implementación de las estrategias comerciales para desplegar el mayor nivel de eficiencia posible dentro de una organización.

La gestión de operaciones incluye la planificación, la organización y la supervisión de los procesos como el de gestión de inventarios, producción, operaciones de servicios y de muchos otros procesos de negocios. El objetivo de una estrategia de operaciones es hacer que estos procesos se tornen más eficientes para poder equilibrar el costo y los ingresos a fin de generar la mayor rentabilidad posible.

Responsabilidades de la gestión de operaciones

Hay muchas responsabilidades diferentes que cumplir para lograr una gestión efectiva de las operaciones. A continuación, compartimos algunas de las responsabilidades con las que puede encontrarse un gerente de operaciones en el trabajo.

Previsión de negocios

Cuando la empresa funciona bien, hay más demanda de productos, lo que afecta a las operaciones comerciales. Es el motivo por el que es tan importante entender cómo proyectar los negocios potenciales según las demandas del mercado. Los gerentes de operaciones son los responsables de supervisar lo que pueda ocasionar cuellos de botellas temporales, los cronogramas de producción, la planificación de la capacidad productiva y la programación general del proceso de producción.

Saber cómo dar seguimiento y cómo analizar los cambios en el negocio es uno de los principios fundamentales de la gestión de operaciones. Si eres gerente de operaciones, también deberías dedicar tiempo a entender cómo pueden afectar estos cambios tanto a los cronogramas de producción como al resto de los procesos comerciales.

Gestión de la cadena de suministro

Una cadena de suministro es el conjunto organizado de personas, negocios e información que se necesitan para crear un producto. Es particularmente importante que entiendas cómo funciona tu cadena de suministros y si para tu producto se requieren materias primas de fuentes externas; ya que estos recursos afectarán directamente la producción de los bienes.

Si la cadena de suministros se interrumpe, puede afectar gravemente al funcionamiento normal del negocio. Un gerente de operaciones realmente bueno no solo supervisa la cadena de suministros, sino que además evita los cuellos de botella antes de que se produzcan. Para lograrlo, aplica tus habilidades para resolución de problemas a fin de evitar inconvenientes con la cadena de suministros y de mantener la fluidez del proceso de producción. Todo esto colabora con una mayor rentabilidad, independientemente de los problemas que puedan surgir con la gestión de la cadena de suministros.

Comprende a la perfección el desarrollo de productos

El desarrollo de productos es el proceso completo mediante el cual se diseña y crea un producto que llegará al consumidor final. Si bien es cierto que el gerente de operaciones no es el responsable de la creación del producto en sí, indefectiblemente, debe saber cómo está hecho el producto de principio a fin. A esta responsabilidad también se la conoce como gestión de producción. Dependiendo de la estructura de la empresa, normalmente recae en el gerente oficial de operaciones o en alguien específicamente a cargo de gestionar la producción.

Además de saber cómo se desarrolla el producto, los gerentes de operaciones deben prestar particular atención a cómo se comporta el producto en el mercado. El fin es poder tomar decisiones basadas en información más adelante para garantizar que el producto cumpla con la demanda de los clientes.

Gestión de entregas

En este contexto, la gestión de entregas se refiere a presentar el producto final al consumidor y garantizar que cumpla con los requisitos de satisfacción del cliente. Para lograrlo, primero hay que entender cuál es el proceso de control de calidad, el aseguramiento de calidad general y otras formas de gestión de la calidad.

Parte de la gestión de entregas consiste en la implementación de los flujos de revisión para garantizar que los productos que se entreguen cumplan con los estándares de la empresa. Además, los gerentes de operaciones verifican que el producto llegue al consumidor final de manera segura y eficiente. Lo que puede incluir la logística de envío y el embalaje, o incluso, trabajar con el cliente final para asegurarse de que esté satisfecho con el producto.

Las habilidades de un gerente de operaciones

Los profesionales de la gerencia de operaciones deben tener habilidades específicas para cumplir con las responsabilidades de su rol. A continuación, compartimos algunas de esas habilidades:

Habilidades organizativas

Los gerentes de operaciones son gerentes de proyectos que trabajan a lo largo de un proceso de producción entero. Conocen cada mínimo detalle de los pasos del proceso de producción y deben mantener toda la información prolija y organizada. Algo que es doblemente importante cuando comparten la información con otros departamentos. En tal caso, una herramienta de gestión del trabajo puede ser muy útil para mantener bien organizada toda la información para las partes interesadas. También puede servir para asignar tareas a responsables específicos y dejar en claro cuáles son las fechas de entrega, gracias a que se utiliza una fuente única de referencias para todo el equipo.

Habilidades de coordinación

Los gerentes de operaciones deben saber cómo hacer que en un proyecto avance de una etapa a la siguiente, sin inconvenientes. Es decir, deben coordinar con equipos de otros departamentos, simplificar la automatización y cumplir con las demandas de los clientes. Dado que lo que ingresa (los recursos como el dinero, las personas o las horas trabajadas) debe compensarse con lo que egresa (los entregables que esperas producir), el gerente de operaciones puede sugerir optimizar los procesos de algún modo a lo largo de la línea de producción. También, deben coordinar los cambios con los participantes clave para garantizar que haya claridad, fomentar la optimización y apoyar la mejora continua.

Habilidades interpersonales

Los gerentes de operaciones interactúan con muchas personas diferentes; desde los proveedores de servicios externos hasta con el director de operaciones de la empresa. Para asegurarte de que las comunicaciones en el trabajo sean efectivas, marca una diferencia entre las actualizaciones en tiempo real y los informes asincrónicos. Puede ser muy útil para que los miembros del equipo entiendan cuál es la información más importante para ellos en el momento en que la lean. Presta atención a las comunicaciones no verbales e implementa la escucha activa para entender con precisión a cada integrante del equipo. De ser necesario, considera desarrollar también tus habilidades para resolución de conflictos, ya que se pueden presentar problemas que debas resolver en medio del trabajo diario. 

También es importante forjar y mantener sociedades sólidas y congruentes con los proveedores. Para llevarlo a cabo, los gerentes operativos pueden conectarse con regularidad con los proveedores externos con quienes trabajan. Si se generan vínculos sólidos con proveedores que trabajan con alta calidad, el equipo puede adquirir una ventaja competitiva. Pueden verse favorecidos con descuentos en materias primas o con cierta prioridad con respecto a los pedidos. Forjar relaciones duraderas puede ayudar a que tu negocio prospere en el largo plazo.

Los aspectos básicos de las tecnologías más importantes

Un gerente de operaciones no necesariamente tiene que ser experto en tecnología, pero sí debe conocer algunos aspectos básicos sobre lo que se usa en las empresas. Si el equipo utiliza algún software específico como sistema informático para inventarios, gestión de la línea de producción o la coordinación entre distintos departamentos, debes saber cómo trabajar con esas plataformas.

Las 4 teorías sobre la gestión de operaciones

No hay una manera exactamente correcta de gestionar las operaciones. Afortunadamente, en el ámbito de los negocios se han desarrollado diferentes metodologías de gestión de operaciones que resultan muy útiles para que las operaciones comerciales funcionen a la perfección. Para empezar, lee acerca de estas cuatro teorías para la gestión de operaciones.

Rediseño de los procesos de negocios (BPR)

El rediseño de los procesos de negocios es el acto de analizar y diseñar flujos de trabajo y procesos dentro de una empresa. El objetivo en este caso es optimizar los procesos para aumentar la eficiencia, mejorar la rentabilidad y reducir los excesos.

Las métricas de éxito de un BPR, por lo general, se vinculan con la rentabilidad. Para que un BPR funcione con efectividad, define objetivos claros e identifica con precisión qué partes del proceso son las que quisieras mejorar. Una vez implementado el BPR, conéctate con todas las personas que participan en el proyecto para evaluar su efectividad. Por ejemplo, si en un equipo se implementa un BPR con el objetivo de aumentar la cantidad de productos elaborados por día, el equipo podrá medir sin problemas su efectividad al comparar y hallar la diferencia con respecto a los productos del día anterior y del posterior a la implementación del BPR.

Sistemas de fabricación reconfigurables

Los sistemas de fabricación reconfigurables son en realidad un solo sistema que permite realizar cambios rápido como respuesta a cambios repentinos del mercado. Este tipo de sistema permite que las empresas modifiquen rápidamente sus procesos para responder ante la competencia.

Uno de los beneficios del sistema de fabricación reconfigurable es la sostenibilidad. Con frecuencia, bajo este sistema se crean productos de una misma categoría. Tomemos como ejemplo la pandemia por COVID-19: una empresa textil que producía telas sostenibles puede haber virado sus sistemas para fabricar mascarillas cuando aumentó la demanda.

Six Sigma

Six Sigma es un tipo de metodología que se centra en la mejora de los procesos. El objetivo de Six Sigma es garantizar que el 99,99966 % (sí, leíste bien) de los productos desarrollados mediante el proceso no tengan ningún defecto. 

Six Sigma fue desarrollado por el ingeniero estadounidense Bill Smith mientras trabajaba para Motorola en 1986. El término proviene de las estadísticas, específicamente del campo del control estadístico de la calidad. Hay dos metodologías Six Sigma principales: DMAIC y DMADV (por sus siglas en inglés). 

DMAIC se usa para optimizar procesos. DMAIC significa:

• Definir el sistema.

• Medir los aspectos clave de los procesos actuales.

• ​Analizar los datos para verificar la relación entre causa y efecto.

• Mejorar u optimizar los procesos actuales en función del análisis de datos.

• Controlar los procesos en el futuro.

DMADV se usa para crear diseños de procesos o productos nuevos. También se lo conoce como DFSS (Design for Six Sigma). DMADV significa:

• Definir objetivos de diseño que sean acordes a las demandas del cliente.

• Medir e identificar características específicas que sean críticas para la calidad (CTQ).

• Analizar para desarrollar y diseñar alternativas.

• Diseñar una alternativa mejorada.

• Verificar el diseño y preparar las pruebas piloto.

Fabricación Lean

La fabricación Lean es un proceso mediante el cual se eliminan los desperdicios del proceso de fabricación. Esta metodología es una forma de mejora continua. Se basa en la filosofía japonesa kaizen. Con los procesos Lean se busca eliminar tres tipos de desperdicios: los muda, mura y muri.

• Muda (desperdicio): prácticas que insumen recursos pero que no añaden ningún valor. 

• Mura (discrepancia): surge a causa de la sobreproducción y deja residuos. 

• Muri (sobrecarga): surge cuando los recursos están sobrecargados. 

Al eliminar estos tres tipos diferentes de desperdicios, con los procesos de fabricación Lean se pretende lograr la mayor eficiencia posible para, en consecuencia, lograr una mayor rentabilidad.

Organiza los flujos de trabajo con un software para gestión del trabajo

Para gestionar operaciones es necesario ser organizados y entender en detalle los diferentes flujos de trabajo. Simplifica la gestión de operaciones con una de nuestras plantillas listas para usar. Echa un vistazo a la plantilla para planes de proyectos de operaciones de negocios a continuación.