Gestión de la fuerza laboral: Cómo optimizar la productividad del equipo

En este artículo explicaremos cómo implementar de manera efectiva tu propia estrategia, desde lo que se incluye en un proceso de gestión de la fuerza laboral hasta los beneficios que se obtienen al usar el software de gestión de la fuerza laboral.  

¿Qué es la fuerza de trabajo o fuerza laboral?

La fuerza laboral o fuerza de trabajo es un capital muy importante en las empresas, representa la capacidad mental y/o física para llevar a cabo el trabajo necesario en las organizaciones. Esta fuerza laboral viene generalmente a clasificarse en dos tipos: fuerza laboral calificada y fuerza laboral no calificada. La fuerza laboral calificada está formada por aquellas personas con conocimientos técnicos y experiencia necesaria para realizar una labor en concreto mientras que la fuerza laboral no calificada se refiere a aquellas personas que no cuentan con los conocimientos teóricos y prácticos necesarios. 

¿Qué es la gestión de la fuerza laboral?

La gestión de la fuerza laboral (WFM, por sus siglas en inglés) es una técnica que se utiliza para aumentar la productividad y la eficiencia de los equipos. Aunque se utiliza con mayor frecuencia en los centros de llamadas, muchos departamentos han adoptado este método para mejorar sus procesos actuales. Esto es de gran importancia si se tiene en cuenta que casi el 70 % de los trabajadores sienten que estarían mejor equipados para alcanzar los objetivos si se implementaran procesos claros para gestionar el trabajo.

La gestión de la fuerza laboral incluye todas las actividades necesarias para hacer que esta se mantenga productiva. Este método se compone de diferentes técnicas relacionadas con la fuerza laboral, incluida la gestión de recursos humanos, la gestión del capital humano, la gestión del rendimiento, la recopilación de datos, la elaboración de presupuestos y proyecciones, y más. Si bien un gerente de proyectos no necesariamente puede gestionar todas estas tareas, es útil asegurarse de que las iniciativas clave funcionen sin problemas al trabajar en colaboración con los líderes de los departamentos y recopilar los comentarios de los equipos. Con la gestión de la fuerza del trabajo es posible planificar y prever el volumen de trabajo y organizar la plantilla para que se realice este trabajo de la forma más eficaz y más productiva. El valor de la fuerza de trabajo y de la gestión de esta fuerza laboral es clave en todas las industrias y sectores. Cuando el desarrollo de la fuerza laboral se produce de forma correcta, la productividad aumentará y con ella llegará el éxito de la empresa.

Dado que existe cierta superposición entre las tareas de gestión de la fuerza laboral y las de gestión de recursos humanos, veamos con mayor detalle las diferencias entre ambas. 

¿Qué se incluye en un sistema de gestión de la fuerza laboral?

Como se puede observar, hay numerosas partes que componen el proceso de gestión de la fuerza laboral. Desde la contratación de empleados hasta la capacitación de equipos y la programación, se necesitan numerosos componentes para crear un proceso completo.

También es importante tener en cuenta que las tareas de gestión de la fuerza de trabajo a menudo se parecen mucho a las de gestión del capital humano (HCM, por sus siglas en inglés), que es un marco de contratación, gestión y desarrollo del valor de los empleados. La principal diferencia entre las dos es que la gestión del capital humano tiene como objetivo maximizar el ROI, mientras que la gestión de la fuerza laboral tiene como objetivo maximizar el rendimiento y la productividad de los empleados. 

Echemos un vistazo a cada una de estas tareas y cómo funcionan para crear una solución de gestión de la fuerza laboral que puedas implementar para tu equipo. 

Seguimiento del tiempo

Hacer un seguimiento del tiempo puede parecer bastante simple, pero encierra mucho más de lo que creerías. El seguimiento del tiempo no solo es bueno para analizar la eficiencia, sino que también es útil para identificar patrones. 

La implementación de un proceso de seguimiento del tiempo te garantiza que podrás hacer lo siguiente:

• Dar seguimiento a la carga de trabajo futura

• Contratar una cantidad adecuada de miembros del equipo

• Delegar tareas de forma correcta

No solo está la oportunidad de implementar el seguimiento del tiempo —que ayuda a delegar y dar un seguimiento adecuado a la carga de trabajo—, sino que también te permite mejorar tus habilidades de gestión del tiempo, lo que te ayudará a crear una rutina diaria productiva en líneas generales. Luego, puedes compartir estas habilidades con tu equipo. De esa manera, cada miembro del equipo tendrá la autonomía y la flexibilidad necesarias para gestionar sus propios tiempos. 

Proyección y planificación

Además del seguimiento del tiempo, también es importante proyectar y programar las necesidades de personal de forma adecuada para crear un proceso exitoso de gestión de la fuerza laboral que ofrezca un equilibrio entre la vida laboral y la vida personal. Ya sea que cuentes con personal de varios niveles dentro de tu organización, como ejecutivos y gerentes intermedios, o gestiones un equipo en el que los miembros estén en el mismo nivel, la programación puede ser compleja. 

Por esa razón, muchos equipos recurren a la inteligencia artificial (IA) para automatizar la planificación. Las herramientas de Business Intelligence, además, te permitirán el análisis de datos históricos también puede ayudarte a proyectar resultados futuros. 

Entre las responsabilidades de planificación se incluyen las siguientes:

• Gestionar los horarios del personal

• Resolver problemas relacionados con una cantidad de personal insuficiente o excesiva

• Proyectar el crecimiento del equipo

Con la cantidad adecuada de miembros del equipo y un plan para el crecimiento de la cantidad de personal, puedes gestionar adecuadamente la carga de trabajo de tu equipo y prevenir el agotamiento.

Rendimiento del equipo

Si bien las revisiones de desempeño pueden llevar mucho tiempo, son importantes para medir el desempeño, la productividad y la felicidad general del equipo. También pueden ser valiosas para medir la satisfacción del cliente en función del desempeño de los miembros del equipo.

La gestión del desempeño del equipo implica lo siguiente:

• Dar seguimiento a la experiencia de los empleados

• Medir la productividad de los empleados

• Evaluar la satisfacción del cliente

Cada equipo tiene una forma diferente de gestionar el desempeño del equipo, aunque llevar a cabo revisiones trimestrales es una forma popular de lograr estos resultados y una excelente herramienta en la gestión de la fuerza laboral.

Nómina y beneficios

Ya sea que tengas o no un equipo dedicado que se encargue de la nómina y los beneficios, esta es otra parte importante de un plan más amplio de gestión de la fuerza laboral. Esto incluye los pagos y los beneficios, pero también puede incluir cualquier incentivo adicional que ofrezcas a tus empleados. 

Hay muchas tareas que derivan del trabajo del gestión de la nómina, entre las que se incluyen las siguientes:

• Analizar los costos laborales

• Dar seguimiento a las vacaciones y licencias con goce de sueldo (PTO, por sus siglas en inglés)

• Dar seguimiento a las planillas de horarios

• Ofrecer incentivos a los empleados

Más allá de la mera necesidad de procesar los cheques de pago, las mejoras en las tareas relativas a remuneración y beneficios pueden ser una excelente manera de mejorar el desempeño y elevar la moral de los empleados. 

Gestión de la formación

El hecho de crear un programa de capacitación para empleados nuevos y existentes es fundamental para el desarrollo de la fuerza laboral exitosa. No solo se deben elaborar materiales de capacitación para incorporar miembros nuevos, sino que también se deben proporcionar materiales para el crecimiento y desarrollo continuos. 

Entre los materiales de capacitación pueden incluirse los siguientes:

• Materiales de incorporación de empleados

• Apoyo en la gestión de herramientas

• Noticias del sector

• Recursos educativos externos 

Al crear un programa de capacitación, es importante organizar los documentos y materiales en un espacio compartido donde todos los miembros del equipo puedan encontrar la información fácilmente. Esto se puede hacer usando una herramienta digital o incluso una carpeta compartida.

Beneficios de la gestión de la fuerza laboral

Desde una mayor productividad hasta una moral elevada, la implementación de un proceso sólido de gestión de la fuerza laboral puede ayudar a tu equipo a sentirse empoderado para generar un impacto.

En un mundo perfecto donde todas las partes de un proceso exitoso de gestión de la fuerza laboral funcionan como deben, verías un impacto positivo en una amplia gama de tareas y departamentos. Estos son algunos de los principales beneficios de la gestión de la fuerza laboral.

1. Mayor productividad

La productividad llega a su nivel máximo cuando el trabajo se delega y se comunica de forma correcta. Al proyectar cual será la carga de trabajo, dar seguimiento al tiempo, remunerar de manera justa y comunicar el desempeño, la gestión de la fuerza laboral puede ayudar a que la productividad del equipo prospere. 

Con un proceso de producción óptimo y con una mayor productividad, tu equipo no solo verá una mejora en la cantidad de trabajo que se realiza, sino también en la calidad de ese trabajo. Esto es beneficioso tanto para las organizaciones como para los miembros del equipo. 

2. Comunicación efectiva

Una forma infalible de tener éxito es aprender de los errores del pasado. Cuando la comunicación en el lugar de trabajo es abierta y honesta con el desempeño del equipo, el individuo puede tener éxito en beneficio del grupo. 

La comunicación eficaz no solo ayudará a mejorar la colaboración del equipo, sino que también puede ayudar a que el trabajo se mantenga en curso y cumpla con los estándares de calidad. La comunicación es una de las mejores prácticas en cualquier entorno laboral.

3. Incremento de la motivación

La motivación del equipo puede verse afectada por una serie de variables, tanto negativas como positivas. Ya sea debido a la carga de trabajo, la remuneración y los beneficios, la programación de horarios o todos estos factores juntos, la moral puede generar un equipo productivo o destruirlo. 

Afortunadamente, hay pasos que puedes llevar a cabo para elevar la motivación con la ayuda de un plan de gestión de la fuerza laboral. Tanto la curiosidad como la empatía pueden crear una dinámica atractiva entre los gerentes y los miembros del equipo. Estos atributos simples, pero poderosos, pueden ayudarte a mejorar el entorno de trabajo general de tu equipo y contribuir a aumentar la motivación. 

4. Optimización de los recursos

Con una mayor productividad y un mejor nivel de comunicación y de seguimiento, podrás optimizar el uso de los recursos. Esto no solo aumentará la cantidad de trabajo que puedes realizar, sino que también reducirá los costes laborales.

Los recursos pueden incluir cualquier cosa, desde un producto tangible hasta algo intangible como el tiempo, los cuales son invaluables y no deben desperdiciarse.

5. Trabajo de calidad

A fin de cuentas, la calidad que ofreces da como resultado lo que obtienes. Por lo tanto, si tu calidad no está a la altura, no verás un flujo de ingresos significativo. Es por eso que mejorar la calidad es una parte tan importante de la gestión de la fuerza laboral.

Ya sea que creas o no que la calidad de tu trabajo es la mejor posible, siempre hay margen de mejora. Las optimizaciones de procesos pueden incluir desde cambios de productos hasta desarrollo de sitios web y más. Las posibilidades son realmente infinitas. 

Gestión de la fuerza laboral vs. gestión de recursos humanos

Si bien la gestión de los recursos humanos (HRM, por sus siglas en inglés) es parte de la gestión de la fuerza laboral, las dos técnicas ofrecen resultados diferentes. 

Por sí sola, la gestión de recursos humanos es el proceso de emplear a los miembros del equipo, capacitarlos y desarrollar procesos internos. Si bien es una parte importante de la gestión de la fuerza laboral, las dos son diferentes.

Es útil considerar que la gestión de la fuerza laboral es el término general para todas las necesidades de la fuerza laboral. Si bien contratar a las personas adecuadas es parte de ese proceso, la gestión de la fuerza laboral incluye mejorar el desempeño de los empleados, gestionar la nómina, proyectar el trabajo y más. 

H2: Herramientas de gestión de la fuerza laboral

Con tantas partes diferentes del sistema de gestión de la fuerza laboral, es posible que te preguntes cómo comenzar con un plan propio. Afortunadamente, existen herramientas de gestión de la fuerza laboral que te ayudarán a crear tu propio proceso.

El uso del software de gestión de la fuerza laboral puede ayudarte con una variedad de tareas diferentes, incluida la gestión del tiempo, la comunicación del equipo, la gestión de recursos, la experiencia del cliente y la programación de horarios.

Planificación de cronogramas

Hay varias formas de controlar el tiempo, algunas de las cuales ayudan a conectar el trabajo diario con los objetivos. Esto es importante para crear visibilidad entre departamentos y tener los objetivos en mente. Estas son algunas otras características del software de cronograma para lograr una buena gestión de la fuerza laboral:

• Ver tareas y plazos

• Crear dependencias

• Modificar planes fácilmente

• Convertir las hojas de cálculo en cronogramas 

Un software de cronograma no solo puede ayudar a conectar el trabajo con los objetivos, sino que también puede ser una excelente representación visual de cómo avanza tu equipo.

Seguimiento de la productividad

La productividad es uno de los beneficios clave de la gestión de la fuerza laboral, pero primero debes asegurarte de tener las herramientas necesarias para que prospere. Estas son algunas de las tareas en las que el software de productividad puede ayudar:

• Prevenir el trabajo duplicado

• Hacer que la información sea fácil de encontrar

• Automatizar los proyectos recurrentes

• Mantener el trabajo en un solo lugar

Ya sea que necesites ayuda para automatizar el trabajo o priorizar tareas rápidamente, las herramientas de productividad pueden facilitar la gestión de estos esfuerzos.

Comunicación con el equipo

Muchos equipos desconocen lo importante que es la comunicación y en especial si se trata de una comunicación eficaz. De hecho, solo el 15 % de los empleados se sienten completamente escuchados por su organización. Eso hace que sea más importante que nunca comunicar no solo sobre el trabajo, sino también sobre el desempeño y brindar comentarios en general. 

El software de comunicación puede ayudar en los procesos de gestión de la fuerza labora con los siguientes aspectos:

• Los equipos hacen un mejor trabajo

• Los empleados se sienten escuchados

• Se mantiene el trabajo en un solo lugar

• Se proporcionan comentarios en contexto

• Se organizan mejores reuniones

Al implementar herramientas de comunicación, puedes garantizar que habrá mejoras en los procesos y la experiencia de los empleados.    

¿Te servirá la gestión de la fuerza laboral?

Un sistema de gestión de la fuerza laboral es un conjunto de técnicas para ayudar a mejorar los procesos internos, crear automatización donde sea posible y crear un lugar más agradable para trabajar. Encontrar cada uno de estos elementos en una organización no es tan común, pero con un poco de ayuda, puedes asegurarte de que tu organización logre alcanzar estos aspectos y más.

Si deseas mejorar aún más el rendimiento de tu equipo, obtén aquí más información sobre la gestión de recursos y cómo puede ayudarte.