Cómo gestionar los recursos de tu equipo de forma efectiva

¿Te resulta difícil delegar trabajo en tu equipo? No estás solo. Como líder, tienes la enorme responsabilidad de mantener a los miembros de tu equipo centrados, productivos y encaminados. También debes asegurarte de que la gestión de los recursos de tu equipo se divida equitativamente. La experta en organización y productividad Julie Morgenstern lo explica bien: "Si haces que quienes mejor se desempeñan trabajen de más, empezarán a resentir esa carga de ser quienes más se esfuerzan". Equilibrar la gestión de recursos no es tarea fácil. Estamos para ayudarte a administrarla de forma efectiva.

¿Qué es la gestión de recursos?

La gestión de recursos es el proceso de distribuir y gestionar el trabajo de forma eficiente en todo tu equipo. Cuando se hace correctamente, la gestión de recursos maximiza el desempeño de los empleados y ayuda a disipar el caos, dejándolos a ti y a tu equipo satisfechos al terminar el día, en vez de abrumados. Los miembros del equipo se sentirán seguros con respecto al volumen de trabajo y harán entregas de mejor calidad y más rápido.

¿Por qué es importante la gestión de recursos?

Recent research shows that 80% of global knowledge workers report feeling overworked and close to burnout. Further, four out of five (82%) of employees say they feel less engaged at work when they’re stressed. Workload management enables you to distribute work across your team more effectively, to not only reduce burnout for stressed employees, but prevent them from feeling overworked in the first place. Workload management tools provide real-time insight into the tasks your team has on their plate, so you can manage your team workload effectively and promote balance, not burnout.

Comienza a usar la gestión de recursos

La guía de cinco pasos para la gestión de recursos

Si no te has detenido a pensar sobre la gestión de recursos, no eres el único. Los informes del International Institute of Directors and Managers muestran que muy pocas personas están realmente capacitadas en esta competencia tan necesaria.

La buena noticia es que hay herramientas que te pueden ser útiles para mantener a todos y a todo avanzando en simultáneo (mira el punto cinco a continuación). Pero para que una herramienta realmente te sirva para gestionar los recursos de los miembros de tu equipo, deberás asegurarte de tener algunas competencias en perfecto estado. Implementa estos cinco pasos para poder gestionar los recursos de tu equipo con éxito.

1. Descubre cómo gestionar los recursos y la capacidad productiva de tu equipo.

Con el trabajo de tu equipo disperso entre múltiples briefs, planes y herramientas de proyectos diferentes, es difícil entender cuánto trabajo en total hace falta afrontar. Saberlo es la clave para descubrir cuánto hace cada miembro del equipo o de qué se puede ocupar. Puedes superar eso y descubrir cuáles son los recursos reales de tu equipo si pones tus planes en orden:

  1. Reúne una lista completa de aquellos proyectos y procesos de los cuales tu equipo es responsable. Pueden ser proyectos que tu equipo lleva adelante o trabajo que atraviesa a otros departamentos con los que contribuyen.

[Lee: Haz un seguimiento de todas tus iniciativas desde un mismo lugar con los Portafolios de Asana]

  1. Determina el alcance y el tiempo de trabajo para cada uno. ¿Son proyectos grandes y complejos con múltiples entregas o son más pequeños? ¿Cuál es la responsabilidad total que tiene tu equipo en cada proyecto o proceso?
  2. Desglosa los proyectos en tareas y flujos de trabajo más pequeños. Una vez que tengas el panorama completo con el que se comprenda el trabajo de tu equipo, desglósalo en porciones más pequeñas para poder entender cómo se ven sus cargas laborales semanales o diarias.
  3. Prioriza el trabajo basado según la importancia y la urgencia. De este modo, también sabrás de qué se debe ocupar primero tu equipo y entonces, programar mejor cuándo se trabajará en cada proyecto.

Sin embargo, saber de cuánto trabajo hay que ocuparse es solamente la mitad de la ecuación. También necesitarás saber qué disponibilidad tiene tu equipo y cada uno de los integrantes. Una vez que hayas tenido en cuenta las reuniones, las vacaciones y las responsabilidades recurrentes, ¿cuánto tiempo le quedará a cada miembro del equipo para dedicarle a este proyecto? Evalúa la gestión de los recursos de cada miembro del equipo o pídeles que lo hagan ellos, para tener una idea de si hay algo más de lo que puedan encargarse.

Mediciones de la gestión de recursos en acción:

Tu equipo de analítica debe producir nueve informes diferentes durante el segundo trimestre. Es una mezcla de informes nuevos a los que hará falta dedicarles más tiempo y otros recurrentes para los que ya tienen los sistemas preparados. Antes de que empieces a asignarlos a miembros individuales del equipo, trata de entender bien cuáles son los plazos (para cuándo se debe entregar cada uno), la importancia que tienen (cuál de estos trabajos bloquearían a otros) y la cantidad de tiempo que esperas que requiera crear cada uno de ellos.

Basándote en esta investigación, sabrás de cuanto trabajo extra será responsable tu equipo de analítica. Probablemente, incluso hayas llegado a la conclusión de que es demasiado trabajo para tan poca disponibilidad. Pero al saber que la prioridad de algunos informes no es crítica, podrás posponer de forma inteligente las solicitudes menos importantes en favor de las que tengan un mayor impacto.

Pregunta frecuente: ¿Cómo gestiono de forma efectiva los recursos de los empleados y del equipo?

La mejor manera de administrar la carga de trabajo del equipo es con una herramienta de gestión de recursos. Hacer un seguimiento de todo el trabajo que hace tu equipo y saber la disponibilidad que tiene cada uno ya es bastante difícil, pero además necesitas una forma de almacenar, acceder y actualizar con regularidad esta información para poder gestionar los recursos de tu equipo a medida que el trabajo avanza. Busca una herramienta que sirva como fuente única de referencias no solo para la gestión de trabajo sino también para la gestión de los recursos. Esto te permitirá acceder a toda la información que necesitas en un solo lugar. En Asana, creemos (desde luego) que Asana es una excelente herramienta para comenzar a usar la gestión de recursos.

[Lee: Gestión de recursos de Asana: ahora con dedicación y planificación de capacidad productiva]

2. Asigna recursos y desglósalos de forma individual.

Gestión de recursos del equipo

Ahora que tienes un panorama general de todo lo que necesita hacer tu equipo, puedes descubrir quién se ocupará de qué trabajo y para cuándo lo hará. A pesar de que asignar las piezas individuales de trabajo puede parecer muy sencillo, tal como lo han señalado las mentes brillantes de Harvard Business Review, en realidad puede ser bastante complicado.

A continuación, te mostramos cinco opciones que tú, como líder del equipo, puedes poner en práctica para equilibrar y gestionar los recursos de todos:

  1. Asigna primero el trabajo de mayor prioridad. Ordena la lista de pendientes y de proyectos de tu equipo según la prioridad y trabaja para asignar primero el personal a las que sean de mayor prioridad.
  2. Equilibra las fechas de entrega y fin Ahora que sabes quién hará qué, programa cada tarea o proyecto. Usa un cronograma o un calendario para visualizar tus recursos y poder equilibrar los de cada integrante de forma individual.
  3. Asegúrate de elegir a las personas correctas para cada tarea o proyecto. Ten en cuenta su disponibilidad, así como también sus competencias y experiencia.
  4. Incluye a tu equipo en la conversación. Pregúntales que tiempo extra creen que tienen disponible. No solo serán quienes mejor conozcan su disponibilidad y capacidad, también se sentirán más empoderados cuando los involucres en la planificación.
  5. **Siempre hazles saber por qué les asignas una tarea a ellos en particular". Es una forma excelente de aumentar la participación y de establecer las especificaciones desde el principio.
La asignación de recursos en acción:

Necesitas dos personas para que trabajen en los diseños publicitarios para una de las próximas campañas y tienes cinco personas en tu equipo. Puedes asignar el trabajo al azar, pero obtendrás mejores resultados si miras los antecedentes de los miembros de tu equipo (p. ej., ¿ya han trabajado antes en campañas?). Fíjate también si algún miembro del equipo tiene demasiado trabajo y después pregúntales a quienes crees que serían los primeros elegidos si tienen la capacidad para hacerse cargo de este proyecto nuevo.

Pregunta frecuente: ¿Cómo puedo gestionar las prioridades y los vencimientos en conflicto?

La planificación de la gestión de recursos no siempre es tan fácil como quisiéramos. A veces, los miembros del equipo más adecuados para participar en un proyecto ya están ocupados con otras tareas igual de importantes. Otras veces, todo el equipo está trabajando a plena capacidad por lo que no es posible aumentarles la carga de trabajo. Si bien no siempre existe una solución perfecta, conocer la carga laboral de tu equipo con anterioridad puede ayudarte a anticipar estos problemas de gestión de recursos y prevenirlos antes de que surjan.

Por ejemplo, si sabes que tienes una entrega de alta prioridad con plazos ajustados, ¿puedes adelantar las tareas con más baja prioridad o posponerlas para más adelante? Cuando puedes ver la disponibilidad de tu equipo, estás mejor preparado para ayudarlos a administrar la carga de trabajo, a corto y a largo plazo.

  1. Analízalo con los miembros de tu equipo y ajusta la gestión de los recursos según sea necesario

3. Analízalo con los miembros de tu equipo y ajusta la gestión de los recursos según sea necesario

Gestión de recursos de Asana

Incluso los planes y los cronogramas de los proyectos mejor diseñados tropiezan con obstáculos y necesitarás estar preparado para hacer ajustes en tiempo real antes de no poder cumplir con un vencimiento.

Para dar seguimiento a la forma en que cada miembro del equipo gestiona su carga laboral actual, sé proactivo y programa reuniones de actualización individuales con los miembros de tu equipo. Si esas revisiones revelan que un miembro del equipo se siente abrumado con las responsabilidades, fíjate quién podría tomar algo más de trabajo.

Cuando reasignes tareas o proyectos, asegúrate de comunicar a tu equipo los cambios para que entiendan por qué ahora se los impulsa con una orientación diferente. Considera las oportunidades de ayudarlos con tu asesoramiento a volverse más eficientes y organizados, y siempre reconoce su intensa labor.

Revisiones en acción:

Has notado que dos de tus gerentes de cuenta se quedan hasta tarde noche tras noche y otro te envía emails a altas horas de la madrugada. Todas estas podrían ser señales de que tienen demasiado trabajo. Programa reuniones de revisión con cada persona de tu equipo para ver en qué estado se encuentran con respecto al trabajo. Ofréceles cambiar o posponer responsabilidades si lo necesitan y bríndales asesoramiento a todos quienes muestren esa necesidad. Si todavía no lo hiciste, programa reuniones para revisión con frecuencia regular de ahora en adelante con cada miembro del equipo para evitar que problemas similares a este vuelvan a aflorar en el futuro.

Consejo profesional: No te olvides de la cultura del equipo

Además de las reuniones individuales de actualización, asegúrate de dedicar tiempo para conectar y celebrar con el equipo. Independientemente de que tu equipo se encuentre trabajando en la oficina, de forma distribuida o remota, es importante tener tiempo para conectarse cara a cara. Dependiendo del tamaño de tu equipo, puedes planificar reuniones de pie semanales, happy hours quincenales o reuniones mensuales más grandes.

[Lee: Cómo se mantiene conectado nuestro equipo mientras trabaja de forma remota]

4. Mejora la eficiencia de tu equipo cuando tiene mucho trabajo

A pesar de centrarte principalmente en el panorama general, anima a tu equipo a desarrollar su propio sistema para la gestión de sus recursos. Cuando hay mucho por hacer es importante que hagan lo correcto y con eficiencia.

[Lee: Las cargas laborales pesadas producen más estrés. A continuación, te mostramos qué puedes hacer al respecto.]

La eficiencia de un equipo en acción

Uno de tus subordinados directos entrega su trabajo temprano y al conversar con él descubres que ha estado aplicando algunas estrategias nuevas para trabajar de forma más eficiente. Alienta a esa persona a compartir su experiencia con el equipo y considera crear un espacio compartido en el que todos los miembros del equipo puedan publicar consejos para ahorrar tiempo a medida que los descubren.

Pregunta frecuente: ¿Cómo puedo empoderar a mi equipo para que sea más efectivo y eficiente?

Si todavía no lo has hecho, asegúrate de que todos los miembros de tu equipo estén usando la misma herramienta de gestión del trabajo para que sepan con claridad quién está haciendo qué y para cuándo. Tu herramienta de gestión del trabajo también debería integrarse fácilmente con tus herramientas de negocios favoritas, para que tu equipo pierda menos tiempo yendo de herramienta en herramienta y buscando entre hojas de cálculo y dedique así, más tiempo al trabajo de mayor impacto. Asegúrate también de buscar una herramienta de gestión del trabajo que incluya un componente de gestión recursos, para que puedas dar seguimiento a la gestión de los recursos del equipo justo donde se lleva a cabo el trabajo.

[Lee: Introducción a la gestión del trabajo]

5. Incorpora una herramienta de gestión del trabajo

Cronograma de campaña de marketing

Imagina que puedes ver todo lo que sucede en cada proyecto y de cada miembro del equipo en un solo lugar. El tema es el tiempo que se ahorra. Con una herramienta de gestión del trabajo o de proyectos se hace exactamente eso, ahorrar tiempo.

Cuando adoptes una herramienta de gestión del trabajo, cada miembro podrá ver lo que su trabajo aporta al equipo en conjunto y a las iniciativas de la empresa. La comunicación se produce dentro de las tareas; entonces, encontrar la información que necesitas lleva cinco segundos en vez de cinco minutos. Los cronogramas sirven para que todos estén informados, porque los proyectos se pueden ver de forma individual o todos juntos.

Las herramientas de gestión del trabajo en acción:

Has cargado todas las tareas y pasos del cronograma de tu producción en una herramienta de gestión de recursos y ahora todo avanza sin problemas. Dado que todos los miembros del equipo tienen una vista del estado y de cuál es su lugar en el proceso, puedes evitar conflictos y ahorrar tiempo.

Consejo profesional: Establece convenciones de equipo

La mejor herramienta de gestión del trabajo es la que usan todos los miembros del equipo. Sin embargo, es importante establecer convenciones y mejores prácticas para facilitar la adopción de dicha herramienta. Eso también reducirá la barrera de entrada, ya que tu equipo no tendrá que preocuparse por usar la herramienta de forma "incorrecta". Tu herramienta de gestión del trabajo debe incluir una guía de uso y videos para ayudarte a empezar. Tómate el tiempo para presentar la herramienta a tu equipo y establecer convenciones para su uso.

Prepara a tu equipo para el éxito

¿Te sientes empoderado como para mejorar tus habilidades de gestión de recursos y del tiempo? Recuerda que la gestión de recursos se trata de la asignación del trabajo, la gestión de esas tareas y la actualización de los involucrados en tus proyectos de forma eficiente. Los consejos que detallamos previamente, combinados con una herramienta de gestión del trabajo como Asana, te pueden ayudar a ordenar los vencimientos en conflicto y las prioridades para gestionar la pesada carga laboral de tu equipo.

Más información sobre Asana para la gestión de recursos

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