Las mejores técnicas para la gestión de equipos

Foto de la colaboradora - Julia MartinsJulia Martins29 de julio de 202010 min de lectura
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¿Te resulta difícil delegar trabajo en tu equipo? No eres el único. Como líder, tienes la enorme responsabilidad de mantener a los miembros de tu equipo centrados, productivos y encaminados en un entorno de trabajo óptimo. También debes asegurarte de que la gestión de los recursos de tu equipo se divida equitativamente. La experta en organización y productividad, Julie Morgenstern, lo explica bien: “Si haces que quienes mejor se desempeñan trabajen de más, empezarán a resentir esa carga de ser quienes más se esfuerzan”. Equilibrar la gestión de los recursos humanos no es tarea sencilla. En este artículo, descubre cómo gestionar equipos de trabajo con tips, técnicas y ejemplos para que puedas hacerlo de forma efectiva.

¿Qué es la gestión de equipos de trabajo?

La gestión de los equipos y recursos es el proceso de distribuir y gestionar el trabajo de forma eficiente en todo tu equipo. Cuando se hace correctamente, la gestión de recursos maximiza el desempeño de los empleados y ayuda a disipar el caos, dejándolos a ti y a tu equipo satisfechos al terminar el día, en vez de sentirse abrumados. Los miembros del grupo se sentirán seguros con respecto al volumen de trabajo, por lo que habrá buenos resultados y más rápido.

¿Por qué es importante la gestión de equipos?

Las investigaciones recientes demuestran que el 80 % de los trabajadores del conocimiento a nivel global manifiestan sentirse sobrecargados y próximos al agotamiento. Además, cuatro de cada cinco (el 82 %) empleados dicen sentirse menos comprometidos con su trabajo cuando están estresados. La gestión de recursos te permite distribuir el trabajo entre tu equipo de manera más eficiente, no solo para disminuir el agotamiento y el estrés de los empleados, sino también para evitar que se sientan sobrecargados. Las herramientas de gestión de recursos brindan información en tiempo real sobre la carga de trabajo de tu equipo para que puedas gestionar los recursos de forma efectiva y promover el equilibrio y no el agotamiento.

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¿Cómo gestionar equipos? Metodología de cinco pasos + ejemplos

Si no te has detenido a pensar en la gestión de recursos, no eres el único. Los informes del International Institute of Directors and Managers muestran que muy pocas personas están realmente capacitadas en esta competencia tan necesaria.

La buena noticia es que hay herramientas y metodologías de gestión de equipos que te pueden ser útiles para mantener a todos y a todo avanzando en simultáneo (mira el punto cinco a continuación). Pero para que una herramienta realmente te sirva para gestionar el capital humano de tu equipo, deberás asegurarte de tener tus habilidades de gestión de proyectos en perfecto estado. Implementa estos tips y cinco pasos para poder gestionar tu grupo de trabajo con éxito.

1. Descubre cómo gestionar los equipos: sus recursos y la capacidad productiva

Con el trabajo de tu equipo disperso entre múltiples herramientas, planes y briefs de proyectos diferentes, es difícil entender cuánto trabajo en total hace falta abordar. Saberlo es la clave para descubrir cuánto hace cada miembro del equipo o de qué se puede ocupar. Puedes superar eso y descubrir cuáles son los recursos reales de tu equipo si pones tus planes en orden:

1. Reúne una lista completa de aquellos proyectos y procesos de los cuales tu equipo es responsable. Pueden ser proyectos que tu equipo lleva adelante o trabajo que involucra a otros departamentos con los que contribuyen a la consecución de los objetivos planteados.

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2. Determina el alcance y el tiempo de trabajo para cada uno. ¿Son proyectos grandes y complejos con múltiples entregables o son más pequeños? ¿Cuál es la responsabilidad total que tiene tu equipo en cada proyecto o proceso?

3. Desglosa los proyectos en tareas y flujos de trabajo más pequeños. Una vez que tengas el panorama completo con el que se comprenda de mejor forma el trabajo de tu equipo, usa una estructura de desglose del trabajo para dividirlo en porciones más pequeñas y así poder entender cómo serán sus cargas laborales semanales o diarias.

4. Prioriza el trabajo según la importancia y la urgencia. De este modo, también sabrás de qué se debe ocupar primero tu equipo mediante una evaluación de las necesidades y así, programar mejor cuándo se trabajará en cada proyecto.

Sin embargo, saber de cuánto trabajo hay que ocuparse es solamente la mitad de la ecuación. También necesitarás saber qué disponibilidad tiene tu equipo y cada uno de los integrantes. Una vez que hayas tenido en cuenta las reuniones, las vacaciones y las responsabilidades recurrentes, ¿cuánto tiempo le quedará a cada miembro del equipo para dedicarle a este proyecto? Evalúa la gestión de los recursos de cada miembro del equipo o pídeles que lo hagan ellos, para tener una idea de si hay algo más de lo que puedan encargarse.

Ejemplo: mediciones de la gestión de recursos en acción

Tu equipo de analítica debe producir nueve informes diferentes durante el segundo trimestre. Es una mezcla de informes nuevos a los que hará falta dedicarles más tiempo y otros recurrentes para los que ya tienen los sistemas preparados. Antes de que empieces a asignarlos a miembros individuales del equipo, trata de entender bien cuáles son los plazos (para cuándo se debe entregar cada uno), la importancia que tienen (cuál de estos trabajos bloquearían a otros) y la cantidad de tiempo que esperas que requiera crear cada uno de ellos.

Basándote en esta investigación, sabrás de cuánto trabajo extra será responsable tu equipo de analítica. Probablemente, incluso hayas llegado a la conclusión de que es demasiado trabajo para tan poca disponibilidad. Pero al saber que la prioridad de algunos informes no es crítica, podrás posponer de forma inteligente las solicitudes menos importantes en favor de las que tengan un mayor impacto.

2. Asigna recursos y desglósalos de forma individual

Asigna los recursos y desglosa la carga de trabajo

Ahora que tienes un panorama general de todo lo que necesita hacer tu equipo, puedes descubrir quién se ocupará de qué trabajo y para cuándo lo hará. A pesar de que asignar las piezas individuales de trabajo puede parecer muy sencillo, tal como lo han señalado las mentes brillantes de Harvard Business Review, en realidad puede ser bastante complicado.

La asignación de recursos puede ayudarte a identificar y asignar los recursos disponibles a una iniciativa de manera eficaz. Si nunca antes realizaste la asignación de recursos, sigue estos cinco consejos para aprender a equilibrar y gestionar los recursos de todos:

  1. Asigna primero el trabajo de mayor prioridad. Ordena la lista de pendientes y de proyectos de tu equipo según la prioridad y trabaja para asignar primero el personal para las que sean de mayor prioridad.

  2. Equilibra las fechas de inicio y de entrega. Ahora que ya sabes quién será el responsable de hacer qué, empieza a programar cada tarea o proyecto. También puedes implementar estrategias de gestión del tiempo, como time blocking, para ayudar a los miembros del equipo a gestionar su tiempo de manera más consciente.

  3. Asegúrate de elegir a las personas correctas para cada tarea o proyecto. Ten en cuenta su disponibilidad, así como también sus competencias y experiencia.

  4. Incluye a tu equipo en la conversación. Pregúntales sus puntos de vista y qué tiempo extra creen que tienen disponible. No solo serán quienes mejor conozcan su disponibilidad y capacidad, también se sentirán más empoderados cuando los involucres en la planificación.

  5. Siempre hazles saber por qué les asignas una tarea a ellos en particular. Es una forma excelente de aumentar la participación y de establecer las especificaciones desde el principio. La comunicación interna y la comunicación fluida son claves aquí para generar un clima laboral excepcional y consolidar los valores de la empresa.

Ejemplo: la asignación de recursos en acción

Necesitas dos personas para que trabajen en los diseños publicitarios para una de las próximas campañas y tienes cinco personas en tu equipo. Puedes asignar el trabajo al azar, pero obtendrás mejores resultados si observas los antecedentes de los miembros de tu equipo (p. ej., ¿ya han trabajado en campañas anteriores?). Fíjate también si algún miembro del equipo tiene demasiado trabajo y después pregúntale a quien crees que sería la persona mejor calificada para este trabajo si tiene la capacidad para hacerse cargo de este proyecto nuevo.

Pregunta frecuente: ¿Cómo puedo gestionar las prioridades y los vencimientos en conflicto?

La planificación de la gestión de recursos no siempre es tan fácil como quisiéramos. A veces, los miembros del equipo más adecuados para participar en un proyecto ya están ocupados con otras tareas igual de importantes. Otras veces, todo el equipo está trabajando a plena capacidad por lo que no es posible aumentarles la carga de trabajo. Si bien no siempre existe una solución perfecta a la hora de la toma de decisiones, conocer la carga laboral de tu equipo con anterioridad puede ayudarte a anticipar estos problemas de gestión de recursos y prevenirlos antes de que surjan.

Por ejemplo, si sabes que tienes un entregable de alta prioridad con plazos ajustados, ¿puedes adelantar las tareas con más baja prioridad o posponerlas para más adelante? Cuando puedes ver la disponibilidad de tu equipo, estás mejor preparado para ayudarlos a administrar la carga de trabajo, a corto y a largo plazo.

Lee: ¿Qué es un entregable en la gestión de proyectos?

3. Analízalo con el equipo y ajusta la gestión de los recursos según sea necesario

Ajusta la gestión de los recursos de tu equipo según sea necesario

Incluso los planes y los cronogramas de los proyectos mejor diseñados tropiezan con obstáculos y necesitarás estar preparado para hacer ajustes en tiempo real antes de no poder cumplir con un plazo.

Para dar seguimiento a la forma en que cada miembro del equipo gestiona su carga laboral actual, sé proactivo y programa reuniones individuales con los miembros de tu equipo. Si esas reuniones evidencian que un miembro del equipo se siente abrumado con las responsabilidades, fíjate quién podría tomar algo más de trabajo.

Cuando reasignes tareas o proyectos, asegúrate de comunicar a tu equipo los cambios para que entiendan por qué ahora hay una orientación diferente. Esto se puede hacer a través de un proceso de control de cambios. También, como buen líder que eres, puedes ayudarlos con tu asesoramiento a volverse más eficientes y organizados, y siempre reconoce su intensa labor, para que puedan seguir creciendo en su carrera profesional. 

Lee: 18 consejos, estrategias y soluciones rápidas de gestión del tiempo para lograr trabajos excelentes

Ejemplo: reuniones de revisión en acción

Has notado que dos de tus gerentes de cuenta se quedan hasta tarde noche tras noche y otro te envía emails a altas horas de la madrugada. Todas estas podrían ser señales de que tienen demasiado trabajo. Programa reuniones de revisión con cada persona de tu equipo para ver en qué estado se encuentra con respecto al trabajo. Ofrécele cambiar o posponer responsabilidades si lo necesita, y bríndales asesoramiento a todos quienes muestren esa necesidad. Si todavía no lo hiciste, programa reuniones de revisión con frecuencia regular de ahora en adelante con cada miembro del equipo para evitar que problemas similares a este vuelvan a aflorar en el futuro.

Consejo profesional: no te olvides de la cultura del equipo

Además de las reuniones individuales, asegúrate de dedicar tiempo para conectar y celebrar con el equipo. Independientemente de que tu equipo se encuentre trabajando en la oficina, de forma distribuida o remota (teletrabajo), es importante tener tiempo para conectarse cara a cara y generar excelentes dinámicas de grupo. Dependiendo del tamaño de tu equipo, puedes planificar reuniones semanales de actualización, happy hours quincenales o reuniones mensuales más grandes.

Lee: Cómo se mantiene conectado nuestro equipo mientras trabaja de forma remota

4. Mejora la eficiencia de tu equipo cuando tiene mucho trabajo

A pesar de centrarte principalmente en el panorama general, anima a tu equipo a desarrollar su propio sistema para la gestión de sus recursos. Cuando hay mucho por hacer es importante que hagan lo correcto y con eficiencia en pos de la mejora continua.

  • Sugiere estrategias de gestión del tiempo que se adecuen a cada uno de los estilos individuales, como timeboxing o time blocking.

  • Minimiza la cantidad de reuniones a las que tu equipo deba asistir. Encuentra otras formas de comunicar que no requieran tanto tiempo.

  • Colabora para que tu equipo entienda qué es la gestión de proyectos y cuánto tiempo les ahorra tener un plan organizado.

Lee: Las cargas laborales pesadas producen más estrés. Te mostramos qué puedes hacer al respecto.

Ejemplo: la eficiencia de un equipo en acción

Uno de tus subordinados directos entrega su trabajo temprano y al conversar con él descubres que ha estado aplicando algunas estrategias nuevas para trabajar de forma más eficiente. Alienta a esa persona a compartir su experiencia con el equipo y considera crear un espacio compartido en el que todos los miembros del equipo puedan publicar consejos para ahorrar tiempo a medida que los descubren.

Pregunta frecuente: ¿Cómo puedo empoderar a mi equipo para que sea más eficaz y eficiente?

Los equipos eficientes hacen bien su trabajo, mientras que los equipos eficaces hacen lo correcto. Lo ideal sería empoderar a tu equipo para que sea eficiente y eficaz, para asegurarte de que hagan el trabajo correcto de la manera correcta.

Lee: Eficiencia vs. efectividad en los negocios: Por qué tu equipo necesita ambas cualidades

Si todavía no lo has hecho, asegúrate de que todos los miembros de tu equipo estén usando la misma herramienta de gestión del trabajo para que sepan con claridad quién está haciendo qué y para cuándo. Tu herramienta de gestión del trabajo también debería integrarse fácilmente con tus herramientas de negocios favoritas, para que tu equipo pierda menos tiempo alternando de una herramienta a otra y buscando entre hojas de cálculo; de este modo, se podrá disponer de más tiempo para realizar el trabajo de mayor impacto. Asegúrate también de buscar una herramienta de gestión del trabajo que incluya un componente de gestión recursos, para que puedas dar seguimiento a la gestión de los recursos del equipo justo donde se lleva a cabo el trabajo.

Lee: Introducción a la gestión del trabajo

5. Incorpora una herramienta de gestión del trabajo

Herramienta de gestión del trabajo

Imagina que puedes ver todo lo que sucede en cada proyecto y de cada miembro del equipo en un solo lugar. El tema es el tiempo que se ahorra. Con una herramienta de gestión del trabajo o de proyectos y gestión de personas se hace exactamente eso, ahorrar tiempo.

Cuando adoptes una herramienta de gestión del trabajo, cada miembro podrá ver lo que su trabajo aporta al equipo en conjunto y a las iniciativas de la empresa. La comunicación se produce dentro de las tareas; entonces, encontrar la información que necesitas lleva cinco segundos en vez de cinco minutos. Los cronogramas sirven para que todos estén informados, porque los proyectos se pueden ver de forma individual o todos juntos.

Ejemplo: las herramientas de gestión del trabajo en acción

Has cargado todas las tareas y pasos del cronograma de tu producción en una herramienta de gestión de recursos y ahora todo avanza sin problemas. Dado que todos los miembros del equipo tienen una vista del estado y de cuál es su lugar en el proceso, puedes evitar conflictos y ahorrar tiempo.

Consejo profesional: establece convenciones de equipo

La mejor herramienta de gestión del trabajo es la que usan todos los miembros del equipo. Sin embargo, es importante establecer convenciones y mejores prácticas para facilitar la adopción de dicha herramienta. Eso también reducirá la barrera de entrada, ya que tu equipo no tendrá que preocuparse por usar la herramienta de forma “incorrecta”. Tu herramienta de gestión del trabajo debe incluir una guía de uso y videos para ayudarte a empezar. Tómate el tiempo para presentar la herramienta a tu equipo y establecer convenciones para su uso.

Alcanza el éxito con estos tips para gestión de equipos

¿Te sientes empoderado como para mejorar tus habilidades de gestión de recursos y del tiempo? Recuerda que la gestión de recursos se trata de asignar el trabajo, gestionar esas tareas y brindar actualizaciones a los participantes sobre tus proyectos de forma eficiente. Los consejos que detallamos previamente, combinados con una herramienta de gestión del trabajo como Asana, te pueden ayudar a organizar los plazos y las prioridades para gestionar la pesada carga laboral de tu equipo.

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