Gestión de Recursos

La Gestión de recursos está disponible en todos los planes Business y Enterprise customers.

La gestión de recursos te ofrece una visión instantánea de la capacidad productiva de tu equipo y te permite ver en detalle qué trabajo hace tu equipo en los proyectos. Detecta problemas para poder abordar los riesgos y mantener los proyectos encaminados con facilidad al reasignar y reprogramar las tareas desde una misma vista. Asegúrate de que los miembros de los equipos no estén sobrecargados o con poco trabajo y de que los proyectos tengan el personal apropiado.

Mira la demostración de Gestión de recursos

Puedes ver la Gestión de recursos basado en el conteo de tareas o en la Dedicación, en forma de horas o puntos. Además, puedes Configurar la capacidad productiva a cada miembro del equipo para ver rápidamente cuando alguien tiene demasiado trabajo

Accede a la Gestión de recursos desde los Portafolios

Puedes acceder a la Gestión de recursos desde los Portafolios: haz clic en Portafolios en el menú lateral, selecciona uno de los portafolios y después navega a la pestaña de Gestión de recursos.

Portafolios

La lista de usuarios se forma con todos quienes tengan trabajo asignado en los proyectos del portafolios.

Crea un portafolios del equipo para ver su trabajo en todos los proyectos. Crea un portafolios con todos los equipos para ver los proyectos importantes de los que eres el encargado y que se comparten con múltiples equipos.

Cómo crear un portafolio

Para usar la Gestión de recursos debes tener un Portafolios actual o crear uno nuevo.

Panel 1

Para crear un portafolio:

  1. haz clic en Portafolios en la esquina superior derecha del menú lateral;
  2. haz clic en la ficha Nuevo portafolio;
  3. nombra el portafolio;
  4. haz clic en Crear portafolio.

Agregar proyecto

Después de crear tu Portafolios, haz clic en “Agregar proyecto” para agregar un proyecto a tu flamante portafolios.

Resumen de la capacidad productiva

Línea de tendencia de la capacidad productiva

Cuando haces clic en una vista de Gestión de recursos desde tu Portafolios, ves la línea de tendencia de la capacidad productiva de tus compañeros de equipo. Por defecto, la capacidad productiva se basa en el conteo de tareas y en la duración de esas tareas, pero puedes agregar la dedicación de las tareas tú mismo para ver horas, puntos, etc.

Línea de tendencia

  • Cualquier tarea de tu proyecto que tenga una fecha de entrega o un intervalo de tiempo aparecerá automáticamente en tu vista de gestión de recursos.
  • Las tareas se deben asignar para que se contabilicen en la línea de tendencia de la capacidad productiva, de lo contrario aparecerán al final de tu vista de gestión de recursos en la sección de “Tareas sin asignar”.
  • Para asignar tareas puedes arrastrarlas y soltarlas a un responsable o abrir el menú de la tarea y asignarla desde allí.

Usa las tareas para el trabajo que desees que se contabilice en la vista de gestión de recursos, ya que las subtareas no aparecen en esta vista.

Agrega la dedicación de las tareas para medir la capacidad productiva

Dar seguimiento a la dedicación que demandan las tareas significa que la capacidad productiva se basará en horas, puntos etc. en vez de basarse en un simple conteo de tareas.

Panel 1

Para agregar la dedicación de una tarea:

  1. Selecciona Agregar dedicación en la barra de herramientas de Gestión de recursos. La dedicación en la Gestión de recursos puede ser cualquier campo personalizado numérico de tu biblioteca o puedes crear un campo nuevo.
  2. Ahora, agrega tu campo de dedicación a todos los proyectos de tu portafolios (si todavía no lo haz hecho).
  3. El gráfico de tu Gestión de recursos ahora muestra la dedicación en vez del conteo de tareas.

Recuerda agregar la dedicación de las tareas (ya sea, abriéndolas desde la Gestión de recursos o dentro de un proyecto).

Cuando hayas configurado la dedicación de las tareas, también deberás establecer la capacidad productiva de tu equipo para medir con precisión la carga laboral y asegurarte de que nadie tenga una sobrecarga de trabajo.

Configura la capacidad productiva de tu equipo

La capacidad productiva es la cantidad máxima de trabajo que puede tomar una persona en una semana y se puede personalizar a nivel individual. Por ejemplo, es probable que un contratista solamente pueda trabajar unas 20 horas mientras que un miembro del equipo podría hacerlo 40 horas. Cuando una persona tenga más trabajo del que indica su capacidad, el gráfico de Gestión de recursos se volverá rojo.

Capacidad productiva

  1. Haz clic en el ícono para alternar que se encuentra en tu barra de herramientas.
  2. Haz clic en Editar capacidad

Edición de capacidad

Desde aquí puedes editar la capacidad productiva de tu equipo.

Resúmenes de capacidad

Cuando hayas configurado tu capacidad productiva, obtendrás una vista de qué miembros del equipo están próximos a alcanzar su límite y cuáles de ellos tienen más capacidad.

Edita la dedicación para tu equipo

Con la Gestión de recursos puedes ver y editar la dedicación de los miembros de tu equipo.

dedicación

  1. Haz clic en el ícono para alternar que se encuentra en tu barra de herramientas.
  2. Haz clic en Editar dedicación

dedicación

Desde aquí puedes editar la dedicación de tu equipo.

Resúmenes de dedicación

Una vez que hayas configurado la dedicación, tendrás una vista más clara del trabajo delegado a cada miembro del equipo.

Fechas de inicio

Usa fechas de inicio en las tareas para contabilizar para las que se requiere más de un día para completarlas.

Inicio

Cuando tienes una tarea de varios días, la Dedicación se reparte de forma equitativa entre los días de la semana (excluidos los fines de semana). Por ejemplo, una tarea de 10 horas y dos días se distribuirá en 5 horas cada día. Si la tarea transcurre de viernes a lunes, corresponderán 5 horas para el viernes y 5 para el lunes.

Campos personalizados

Configura los campos personalizados basado en las prioridades para tener una idea del peso de la tarea. Al alternar, puedes seleccionar los colores de los campos personalizados.

Personalizar

Crea campos personalizados y colores en tu vista del proyecto. Después, cuando configures el valor de un campo personalizado en las tareas, ese color se podrá ver en la vista de gestión de recursos.

Pasa el cursor sobre los estados

Pasa el cursor sobre los gráficos de las personas para ver el conteo de sus tareas en un día dado.

hover

Pasa el cursor sobre el encabezado de la columna de un día específico para ver el total de las tareas de múltiples miembros del equipo en un día dado. Pasa el cursor sobre el nombre de una persona para ver el conteo total de tareas o la dedicación a lo largo del tiempo.

Vista detallada

Haz clic en el signo de intercalación para mostrar los proyectos y las tareas por persona en una vista detallada.

drill

  • Puedes abrir el modo de estado del proyecto si haces clic en el nombre del proyecto.

Arrastra y suelta las tareas

Arrastra y suelta cualquier tarea para reprogramarla o reasignársela a alguien más.

Workload

  • No puedes mover una tarea a un proyecto diferente.
  • Cuando reasignas tareas, la programación está bloqueada para reducir las probabilidades de error. Después de haberla reasignado, puedes arrastrarla para volver a programarla.
  • Puedes crear tareas en la vista de gestión de recursos si haces clic directamente en tu opción Gestión de recursos debajo del responsable, la fecha y otro proyecto en el que quisieras programar la tarea. Luego, debes escribir el nombre de tu tarea. Entonces, puedes hacer clic para ver los detalles de la tarea y agregar información adicional.

Reprogramación masiva con la selección múltiple: mantén pulsada la tecla de comando/control y haz clic en todas las tareas que desees reprogramar o reasignar.

Filtrar

Filtra tu vista de gestión de recursos por rol y por persona.

filter

  • Puedes buscar y seleccionar las personas que desees ver en la vista de gestión de recursos.
  • También puedes buscar por “Rol”.

Pídeles a los integrantes de tu equipo que agreguen los roles en sus perfiles en Asana.

También puedes guardar una vista filtrada como vista predefinida para que todos puedan usarla.

filter search

  1. Selecciona las personas de tu filtro
  2. Haz clic en Aplicar filtro
  3. Haz clic en la flecha de la lista desplegable

filter search

En el menú de la lista desplegable, selecciona guardar diseño como predefinido.

filter result

Zoom

Para ver más o menos detalles, haz clic en el botón “Zoom” y selecciona entre días, semanas, meses, trimestres, semestres o años completos.

Zoom

  • Haz clic en “Hoy” para volver rápidamente al día de hoy.

Usa el zoom para ajustar tu vista basada en la planificación de tu trabajo y para supervisar el intervalo de tiempo.

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Tutoriales de Asana

Aprende lo básico en Asana en menos de 15 minutos con estos rápidos tutoriales

Tareas

Tareas Lessons

Dar seguimiento a todo tu trabajo

3 minutos

Mis tareas

Mis tareas Lessons

Siempre sabe qué hacer después

3 minutos

Proyectos

Proyectos Lessons

Trabajar con compañeros de equipo

3 minutos

Bandeja de entrada

Bandeja de entrada Lessons

Comunícate incluso más rápidamente

3 minutos

Puedes usar las tareas para dar seguimiento, colaborar y organizar todo tu trabajo.

Las tareas pueden ser pendientes, ideas, notas o recordatorios.

Asigna una tarea a un compañero de equipo o a ti mismo.

Presiona Tab+M para asignarte rápidamente una tarea.

Agrega una fecha de entrega para tener claro el plazo.

Agrega instrucciones y expectativas en el campo de descripción de la tarea.

Escribe @ para vincular a otras tareas, personas, conversaciones o proyectos.

Al @mencionar a alguien, se agregará como seguidor de la tarea.

Los seguidores reciben notificaciones cuando se agregan nuevos comentarios o archivos adjuntos.

Agrega como seguidor a la persona que necesite estar al tanto de la tarea.

En cualquier momento puede dejar de seguir la tarea para dejar de recibir las notificaciones de esta.

Agrega comentarios para hacer preguntas o actualizar a los seguidores.

Da me gusta a los comentarios para que los seguidores sepan que los leíste.

Agrega archivos importantes o Gifs irrelevantes como archivos adjuntos.

También puedes adjuntar archivos directamente desde Dropbox, Google Drive o Box.

Crea subtareas para desglosar las tareas en pasos más pequeños.

Una vez que hayas agregado una subtarea, presiona enter para agregar otra.

Las subtareas pueden tener todos los detalles que tienen las tareas normales.

Haz clic en el globo de comentarios para agregar comentarios o archivos adjuntos a la subtarea.

Puedes crear tareas desde cualquier pantalla gracias a la barra superior.

Cada tarea tiene un URL único para copiar y compartir fácilmente.

¡Felicidades! Parece que estás listo para la tarea.

¡Pasa al siguiente tutorial!

Siempre sabe qué hacer después con Mis tareas.

Mis tareas es una lista de cada tarea que te asignaron.

Hace que sea fácil gestionar tu trabajo.

Haz clic en la lista Mis tareas y comienza a escribir para agregar tareas.

Como en un documento de texto, agrega una nueva línea para cada nueva tarea o pega en cualquier lista.

Reenvía a x@mail.asana.com para convertir tus emails en tareas

Asana traducirá tu email en una tarea, incluidos los archivos adjuntos.

Las nuevas tareas aparecerán en la parte superior de tu lista en Nuevas tareas.

Las tareas que agregues en Mis tareas son privadas para ti.

Haz clic en hacer público para compartirlas con tu equipo.

Prioriza las tareas en Hoy, Próximo o Más tarde.

Haz clic en el punto azul junto a la tarea para ordenarla con rapidez.

Marca las tareas para las que tendrás tiempo como Hoy.

Los compañeros de equipo pueden ver tu lista Mis tareas para ver lo que haces.

Solo podrán ver las tareas que hagas públicas o que compartas en un proyecto (más acerca de los proyectos después).

Marca las tareas que se entreguen dentro de una semana como Próximo para que veas que se entregarán pronto.

En la fecha de entrega, la tarea se moverá de Próximo a Hoy.

Como por arte de magia.

Marca las tareas que se entregarán en más de una semana como Más Tarde.

Estarán fuera de tu camino hasta que se acerque la fecha de entrega.

Tus tareas se moverán de Más Tarde a Próximo una semana antes de entregarse.

Prioriza Mis tareas para siempre saber en qué hay que trabajar y el trabajo que vendrá después.

¡Ahora ya sabes cómo dar seguimiento y planear tu trabajo!

Siguiente, aprende cómo trabajar con tu equipo en Asana.

Trabaja en conjunto con grupos de tareas con los proyectos.

Los proyectos te ayudan a dar seguimiento y organizar los pasos dentro de un proceso o iniciativa.

Como en la planificación de un evento, el lanzamiento de un producto o en un calendario editorial.

Al igual que en Mis tareas, solo haz clic y comienza a escribir para agregar tareas a tu proyecto.

Si ya tienes tus pasos en un documento o email, pégalos en esa lista.

Agrega tareas a tu proyecto desde email.

Ve la dirección de email única de tu proyecto desde el menú desplegable del proyecto.

Agrega tus tareas a otros proyectos relacionados.

Se pueden incluir las tareas en varios proyectos.

Agrega secciones para organizar las tareas en un proyecto conformado por una lista.

Escribe Tab+N al final del título de cualquier tarea para convertirla en sección.

O bien agrega columnas para organizar las tareas en un proyecto conformado por tableros.

Arrastra y suelta las tareas de una columna a otra o dentro de la columna para reordenarlas.

Asigna tus tareas y establece fechas de entrega.

Nunca dejes pasar una fecha límite, gracias a tu calendario del proyecto.

Arrastra y suelta las tareas de tu calendario para cambiarles las fechas de entrega.

Agrega como miembros a todas las personas que deban estar al tanto de tu proyecto.

Los miembros del proyecto recibirán notificaciones sobre nuevas conversaciones, estados y tareas.

Publica conversaciones para hacer anuncios o comenzar debates.

Tu publicación se enviará a todos los miembros del proyecto.

Usa la función Progreso para ver cómo avanza tu proyecto.

Establece un estado del proyecto para actualizar a tu equipo sobre el progreso.

Se le recordará al encargado del proyecto que debe establecer un estado una vez por semana.

Abre y organiza los proyectos desde tu menú lateral.

Agrega los proyectos a favoritos para fijarlos en la parte superior de tu menú lateral

Haz clic en el botón de la estrella que está a la izquierda del nombre de tu proyecto para agregarlo a favoritos.

Crea nuevos proyectos desde cualquier pantalla con tu barra superior.

Ahora puedes hacer avanzar los proyectos con tu equipo.

Falta solo un tutorial más antes de comenzar con todo.

Comunícate y coordina más rápidamente con la Bandeja de entrada.

Revisa la Bandeja de entrada para leer y responder rápidamente tus últimas actualizaciones.

La Bandeja de entrada te notificará cuando tengas una tarea para entregar…

y cuando los compañeros de equipo actualicen las tareas, conversaciones y proyectos que sigues.

Abre y responde las actualizaciones sin salir de la Bandeja de entrada.

Haz clic en una actualización y tendrás todo el contexto que necesitas para responder.

Archiva las actualizaciones que estés listo para omitir.

Haz clic en la X que aparece a la derecha de una actualización para archivarla.

Abre el Archivo para mover las actualizaciones descartadas nuevamente a tu Bandeja de entrada.

Haz clic en la flecha que aparece a la derecha de una actualización archivada para moverla nuevamente a la Bandeja de entrada.

Deja de seguir las tareas o proyectos para dejar de recibir notificaciones sobre ellos.

En conclusión, tú tienes el control de las actualizaciones que recibes (o decides no recibir)

Cuando estés listo, puedes desactivar las notificaciones por email de Asana.

Puedes gestionar más fácilmente la mayor parte de la comunicación con tu equipo desde la Bandeja de entrada. Solo recuerda revisarla con frecuencia.

¡Felicitaciones! Ahora estás listo para tener un excelente día de trabajo con Asana.