Gestión de recursos

La función de Gestión de recursos está disponible para todos los clientes de Asana Business y Enterprise.

La Gestión de recursos te ofrece una visión instantánea de la capacidad productiva de tu equipo y te permite ver en detalle en qué se está trabajando en todos los proyectos en un mismo lugar. Identifica los problemas para poder abordar los riesgos y mantener los proyectos encaminados fácilmente al reasignar y reprogramar las tareas desde una misma vista. Asegúrate de que los miembros de los equipos no estén sobrecargados o con poco trabajo y de que los proyectos tengan el personal necesario.

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Ver la demostración de la gestión de recursos

Puedes ver la gestión de recursos según el total de tareas o la dedicación, en forma de horas o puntos. Además, puedes configurar la capacidad productiva de cada miembro del equipo para saber rápidamente si alguien tiene demasiado trabajo.

Acceder a la gestión de recursos desde los portafolios

Puedes acceder a la gestión de recursos desde los portafolios: haz clic en Portafolios en el menú lateral, selecciona uno de los portafolios y navega a la pestaña Gestión de recursos.

La lista de usuarios se forma con todas las personas que tengan trabajo asignado en los proyectos del portafolio.

Crea un portafolio del equipo para ver su trabajo en todos los proyectos. Crea un portafolio con todos los equipos para ver los proyectos importantes de los que eres el encargado y que se comparten con múltiples equipos.

Cómo crear un portafolio

Para usar la gestión de recursos debes tener un portafolio o crear uno nuevo.

Resumen de la capacidad productiva

Línea de tendencia de la capacidad productiva

Cuando haces clic en una vista de la gestión de recursos desde tu portafolio, verás una línea de tendencia de la capacidad productiva de tus compañeros de equipo. Por defecto, la capacidad productiva se basa en el total de tareas y en la duración de esas tareas, pero puedes agregar la dedicación de las tareas tú mismo para ver horas, puntos, etc.

• Cualquier tarea de tu proyecto que tenga una fecha de entrega o un intervalo de tiempo aparecerá automáticamente en tu vista de gestión de recursos.
• Las tareas se deben asignar para que se contabilicen en la línea de tendencia de la capacidad productiva. De lo contrario, aparecerán al final de tu vista de gestión de recursos en la sección de Sin asignar.
• Para asignar tareas puedes arrastrarlas y soltarlas a un responsable o abrir el panel de detalles de la tarea y asignarla desde allí.

Usa las tareas para el trabajo que desees que se contabilice en la vista de gestión de recursos, ya que las subtareas no aparecen en esta vista.

Agrega la dedicación de las tareas para medir la capacidad productiva

Dar seguimiento a la dedicación que demandan las tareas significa que la capacidad productiva se basará en horas, puntos etc. en vez de simplemente contar tareas.

Recuerda agregar la dedicación de las tareas. Cuando hayas configurado la dedicación de las tareas, también deberás establecer la capacidad productiva de tu equipo para medir con precisión la carga laboral y asegurarte de que nadie tenga una sobrecarga de trabajo.

Configurar la capacidad productiva del equipo

La capacidad productiva es la cantidad máxima de trabajo que puede tomar una persona en una semana y se puede personalizar a nivel individual. Por ejemplo, es probable que un contratista solamente pueda trabajar unas 20 horas, mientras que un miembro del equipo podría hacerlo 40 horas. Cuando una persona tiene más trabajo que su capacidad, el gráfico de la gestión de recursos se vuelve de color rojo.

Cuando hayas configurado la capacidad productiva, verás qué miembros del equipo están próximos a alcanzar su límite y cuáles de ellos tienen más capacidad.

Editar la dedicación de tu equipo

Con la Gestión de recursos puedes ver y editar la dedicación de los miembros de tu equipo.

Una vez que hayas configurado la dedicación, tendrás una vista más clara del trabajo delegado a cada miembro del equipo.

Fechas de inicio

Usa las fechas de inicio en las tareas para llevar un registro de las que requieren más de un día para realizarlas.

Cuando tienes una tarea de varios días, la dedicación se reparte de forma equitativa entre los días de la semana (excluidos los fines de semana). Por ejemplo, una tarea de 10 horas en dos días se distribuirá en 5 horas cada día. Si la tarea transcurre de viernes a lunes, corresponderán 5 horas para el viernes y 5 para el lunes.

Campos personalizados

Configura los campos personalizados en función de las prioridades para tener una idea del peso de la tarea. Al alternar, puedes seleccionar los colores de los campos personalizados.

Crea campos personalizados y colores en tu vista del proyecto. Después, cuando configures el valor de un campo personalizado en las tareas, ese color se podrá ver en la vista de gestión de recursos.

Pasar el cursor sobre los estados

Pasa el cursor sobre los gráficos de las personas para ver el conteo de sus tareas en un día dado.

Pasa el cursor sobre el encabezado de la columna de un día específico para ver el total de las tareas de múltiples miembros del equipo en un día específico. Pasa el cursor sobre el nombre de una persona para ver el conteo total de tareas o la dedicación a lo largo del tiempo.

Vista detallada

Haz clic en el signo de intercalación para mostrar los proyectos y las tareas por persona en una vista detallada.

Puedes abrir el modo de estado del proyecto si haces clic en el nombre del proyecto.

Arrastrar y soltar las tareas

Arrastra y suelta cualquier tarea para reprogramarla o reasignársela a alguien más.

• No puedes mover una tarea a un proyecto diferente.
• Cuando reasignas tareas, la programación está bloqueada para reducir las probabilidades de error. Después de haberla reasignado, puedes arrastrarla para volver a programarla.
• Puedes crear tareas en la vista de gestión de recursos si haces clic directamente en la gestión de recursos debajo del responsable, la fecha y el proyecto que quisieras programar, y debes escribir el nombre de tu tarea. Entonces, puedes hacer clic en los detalles de la tarea y agregar información adicional.

Reprogramación masiva con la selección múltiple: mantén pulsada la tecla de comando/control y haz clic en todas las tareas que desees reprogramar o reasignar.

Filtrar

Filtra tu vista de gestión de recursos por rol y por persona.

• Puedes buscar y seleccionar las personas que desees ver en la vista de gestión de recursos.
• También puedes buscar por “Rol”.

Pídeles a los integrantes de tu equipo que agreguen los roles en sus perfiles en Asana.

También puedes guardar una vista filtrada como vista predefinida para que todos puedan usarla. En el menú de la lista desplegable, selecciona Guardar diseño como predeterminado.

Zoom

Haz clic en Hoy para volver rápidamente al día de hoy.

Usa el zoom para ajustar tu vista basada en la planificación de tu trabajo y para supervisar el intervalo de tiempo.

Total de subtareas en la gestión de recursos

También puedes ver la cantidad de subtareas de una tarea en particular directamente desde la gestión de recursos.

Existe una mejor manera de gestionar tu trabajo. Comienza con una prueba gratuita de Asana por 30 días. Prueba gratis.