Consejos para crear una evaluación de necesidades y aumentar la eficiencia del equipo

Cuando debes abordar múltiples iniciativas de crecimiento y proyectos nuevos al mismo tiempo, es difícil saber qué mejoras priorizar. ¿Por dónde empiezas?

Si tienes dudas, realiza una evaluación de necesidades, así podrás identificar las brechas más importantes del proceso para lograr el resultado deseado en el menor tiempo posible. Al evaluar los procesos actuales no solo sabrás cómo trabaja el equipo, sino que también podrás identificar áreas para mejorar la eficiencia.

Reducir los pormenores del trabajo y optimizar los procesos no solo aumenta la productividad, sino que también mejora la moral del equipo. Al escuchar a las personas y optimizar los procesos tediosos, puedes ayudarlas a que realicen las tareas de mayor impacto más rápido. Sigue leyendo y descubre cómo crear tu propia evaluación de necesidades.

¿Qué es una evaluación de necesidades?

Una evaluación de necesidades es un proceso para determinar las necesidades o “brechas” entre el resultado real y el deseado.

Una necesidad es una oportunidad de mejora dentro de un proceso o sistema específico. Cuando identificas y satisfaces las necesidades, puedes aprovechar nuevas oportunidades, por ejemplo, mejorar la eficiencia de los procesos, optimizar la asignación de recursos e identificar la escasez de recursos en el flujo de trabajo actual.

Imagina que tu equipo está trabajando en un proceso para organizar los datos de los clientes. Una evaluación de necesidades sería una excelente manera de identificar cuáles son las brechas en el proceso de recopilación de datos, por ejemplo, si falta información o no es exacta, y dónde se podrían utilizar mejor los recursos internos.

¿Cuál es el propósito de una evaluación de necesidades?

El objetivo de esta evaluación es identificar aquellas áreas dentro de un proceso que necesitan mejoras, y puedes implementarla en tus procesos existentes para analizar los datos y realizar cambios internos.

Ejemplos de procesos en los que podrías aprovechar la evaluación de necesidades:

• Un proceso para automatizar el trabajo manual duplicado

• Un proceso del recorrido del cliente con un rendimiento deficiente

A veces no es fácil identificar exactamente dónde se necesitan mejoras y, cuando debes abordar múltiples áreas de oportunidad, un análisis de necesidades puede ayudarte a determinar en cuáles centrar tu atención.

Preguntas de ejemplo para la evaluación de necesidades

La evaluación de necesidades es un excelente método para mejorar los procesos, pero no siempre es fácil dar los primeros pasos. Durante el proceso, debes hacer preguntas para comprender realmente por qué surge una necesidad. Para comenzar, echa un vistazo a algunas preguntas de ejemplo que te permitirán entender qué datos necesitas.

Preguntas sobre el índice de éxito

• ¿Qué actividades se deben realizar para lograr nuestros objetivos? 

• ¿Qué probabilidades hay de que nuestra solución sea un éxito? 

• ¿Qué tareas se deben realizar para satisfacer con éxito nuestras necesidades?

Preguntas sobre el rendimiento

• ¿Qué KPI estamos usando para medir el rendimiento?

• ¿Qué se considera un rendimiento excelente?

• ¿Cuál es nuestro rendimiento actual?

Preguntas sobre la operación

• ¿Qué partes interesadas participan?

• ¿En qué parte del proceso se genera la necesidad?

• ¿Con qué frecuencia se identifica la necesidad?

A fin de identificar las necesidades es importante la comunicación en equipo, las habilidades de solución de problemas y las ideas innovadoras. Usa estas preguntas como punto de partida y, una vez que sepas qué preguntas hacer, comienza a recopilar datos.

Cómo realizar una evaluación de necesidades

Esta evaluación es una excelente manera de analizar e interpretar datos relevantes y, para llevarla a cabo, debes conocer las necesidades básicas del equipo, así como el resultado general esperado del proceso.

Pide ayuda a las principales partes interesadas, los financiadores y los responsables de la toma de decisiones y recopila sus comentarios en reuniones o sesiones de lluvia de ideas. Independientemente de cómo decidas comenzar, estos son los cuatro pasos que debes seguir al realizar una evaluación de necesidades.

1. Identifica las necesidades del equipo

Para conocer las brechas entre los procesos existentes e ideales, primero debes comprender cómo es el proceso ideal. Los objetivos claros son la mejor manera de asegurarte de que estás creando una evaluación de necesidades medible, concreta y orientada a los resultados.

Antes de comenzar a recopilar y analizar la información para la evaluación de necesidades, dedica tiempo a pensar en los resultados deseados. Define objetivos y reúne datos sobre las áreas de oportunidad a fin de planificar los plazos y conocer el resultado esperado.

Los miembros del equipo probablemente conocen el proceso más que tú y tienen información valiosa sobre las posibles mejoras que se pueden implementar. Pide sus comentarios u organiza una sesión de lluvia de ideas general para identificar las brechas más importantes.

Trabaja con tu equipo para responder estas preguntas:

• ¿Qué necesidades intentamos satisfacer? 

• ¿Cómo se implementa actualmente este proceso? 

• ¿Cuáles son las principales oportunidades sin aprovechar? 

• ¿Cuáles son los resultados esperados? 

• ¿El objetivo es solucionar un problema específico o abordar un proceso más general? 

• ¿Cuentan con fuentes de datos claras y medibles? 

• ¿Cómo medirás el éxito?

2. Recopila información interna

A continuación, recopila información sobre cómo abordar mejor las brechas identificadas. Recuerda que el objetivo de una evaluación de necesidades es comprender cómo pasar del proceso actual al resultado deseado.

Reúne datos de varios departamentos y partes interesadas que trabajen con el proceso. Para este momento, ya habrás realizado una lluvia de ideas con los miembros del equipo del proyecto, pero también es importante comprender qué esperan tus colegas de diferentes departamentos de esta mejora del proceso. Para crear una buena evaluación, necesitas información detallada, así que motiva a las partes interesadas a compartir datos específicos sobre sus necesidades. Cuanta más información recopiles, más probabilidades tendrás de lograr el éxito con la evaluación de necesidades.

Estas son algunas preguntas que debes tener en cuenta al recopilar información:

• ¿Dónde se necesitan las mejoras?

• ¿Por qué los métodos actuales no permiten alcanzar el rendimiento esperado?

• ¿Contamos con los recursos suficientes para ejecutar un proceso más eficaz?

Estas preguntas te ayudarán a recopilar los detalles necesarios para avanzar al tercer paso.

3. Recopila información externa

Ahora que ya recopilaste información del equipo del proyecto y de las partes interesadas de diferentes departamentos, todo lo que queda es obtener datos de fuentes externas. Acceder a la información de fuentes externas, además de a los datos de colaboradores internos, ofrece una vista general del proceso de principio a fin.

Hay varias formas de recopilar información externa sobre el grupo objetivo. Estas incluyen:

• Cuestionarios para clientes: se utilizan para recopilar datos generales de los clientes de forma rápida y en varias ubicaciones geográficas.

• Grupos focales: se utilizan para reunir información detallada de una ubicación geográfica específica.

También es una buena idea contar con una perspectiva nueva para analizar el proceso de principio a fin y detectar ineficiencias adicionales. Si bien el tipo de técnica de evaluación de necesidades que utilices dependerá de tu situación, debes optar por aquella que sea más adecuada para corregir tus ineficiencias específicas.

4. Usa los datos

Ahora, ya recopilaste todos los datos posibles y solo queda aprovechar los resultados de la evaluación de necesidades y la información para tomar decisiones informadas sobre las mejoras de los procesos.

Usa la información de los primeros pasos para transformar los datos de la evaluación de necesidades en un informe acumulativo. Además de las notas, los detalles y las observaciones de las sesiones de lluvia de ideas, agrega un resumen sobre los siguientes pasos, en particular, qué etapas, asistencia técnica, programas de capacitación y otros componentes te ayudarán a implementar los cambios en el proceso.

Para implementar los resultados de la evaluación se necesita tiempo, por eso, debes asegurarte de que el equipo cuente con un proceso eficaz para llevar adelante la mejora. Estos son algunos ejemplos:

• Herramientas de gestión de proyectos: ayudan a organizar la información y comunicarse con los miembros del equipo.

• Gestión de cambios: ayuda a documentar los cambios de necesidades y brechas.

• Gestión de procesos de negocios (BPA): ayuda a analizar y mejorar los procesos.

• Planificación de la implementación del proceso: describe los pasos necesarios para alcanzar un objetivo compartido. 

3 tipos de técnicas de evaluación de necesidades

Hay muchos métodos diferentes para recopilar datos, desde técnicas cuantitativas como encuestas hasta técnicas cualitativas como grupos focales.

Las evaluaciones de necesidades proporcionan datos clave sobre los procesos existentes y ayudan a los equipos a crear sistemas más efectivos. Estos son tres de los métodos más populares para recopilar datos.

1. Cuestionarios: Los cuestionarios y las entrevistas son los métodos más populares para recopilar datos sobre las necesidades. Un cuestionario es un formulario básico con preguntas generales que se responden con “sí” o “no”. Esta es una excelente manera de obtener información rápidamente, al igual que cuando evalúas la efectividad de tu identidad de marca.

2. Encuestas: Muchos equipos utilizan encuestas para recopilar información externa sobre la experiencia del cliente. Estas a menudo incluyen preguntas abiertas, por lo que brindan información más detallada que los cuestionarios. Las encuestas son una excelente manera de encontrar información precisa rápidamente, al igual que cuando evalúas el éxito de la experiencia de posventa desde la perspectiva del cliente.

3. Grupos focales: Un grupo focal es una entrevista en la que participan pocas personas que comparten rasgos o experiencias. Si bien este método requiere mucho más tiempo que los otros dos, en los grupos focales puedes obtener muchos datos sobre las necesidades y la experiencia del cliente. Esta es una excelente manera de obtener información detallada, al igual que cuando evalúas cuál es la experiencia de los clientes con tu marca y qué creen que se podría mejorar.

Si bien la técnica que uses dependerá del tipo de datos del proceso que quieras recopilar, cada uno de estos métodos puede ayudarte a reunir información valiosa sobre las necesidades internas y externas.

Identifica las necesidades del equipo con un análisis

Realizar una evaluación de necesidades es una excelente manera de comprender cómo se abordan los procesos actuales y cómo puedes agilizar las tareas y la comunicación. No siempre es fácil saber qué necesidades son más importantes, por eso, con un análisis de necesidades, puedes recopilar los datos relevantes para que tu equipo sea más eficiente.

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