Cómo mejorar la eficiencia en el trabajo con solo 9 pasos

En cualquier jornada laboral, incluso los mejores equipos se enfrentan a dificultades que pueden atentar contra su eficiencia. Las reuniones improductivas, los largos emails y no tener conocimiento del trabajo que realizan los demás pueden impedir que tu equipo tache tareas de la lista de pendientes y las haga de forma eficaz.

La eficiencia  en el trabajo del equipo está relacionada con el trabajo de alto impacto que tu equipo puede llevar a cabo, eliminando simplemente los roces y las distracciones que repercuten en el capital humano. La eficiencia en el trabajo del equipo no es la productividad en sí misma, sino más bien se refiere a la posibilidad de crear un ambiente laboral efectivo en el que se fomente el trabajo sano en equipo para mejorar la productividad laboral general.

¿Cómo mejorar la eficiencia laboral?

Para mejorar la eficiencia en el trabajo del equipo, debes reducir los obstáculos que se encuentran a diario y que impiden la producción de trabajos de alto impacto. Según la Anatomía del trabajo, los empleados de todo el mundo dedican la mayor parte del tiempo (el 60 %) a los pormenores del trabajo y solamente un 27 % al trabajo calificado. Al mejorar la eficiencia del equipo, estarán recuperando el tiempo necesario para concentrarse en el trabajo realmente importante. Necesitas que tu equipo de trabajo sea eficiente y efectivo.

Guía de nueve pasos para mejorar la eficiencia en las empresas

Para que tu equipo y tú renueven el encanto de la eficiencia, intenta aplicar estos nueve consejos que te servirán para potenciar tus habilidades de gestión de proyectos y de recursos humanos, y para mejorar tanto la velocidad como la calidad del trabajo del equipo.

1. Elimina las reuniones innecesarias

Citemos a Dave Barry, “Si tuvieras que identificar, con una sola palabra, la razón por la cual la humanidad no ha alcanzado y nunca alcanzará su máximo potencial, esa palabra sería: ‘reuniones’”.

Ya sea trabajando desde la oficina o en modalidad de teletrabajo, una de las formas más sencillas de lograr mayor eficiencia en tu equipo es deshaciéndote de las reuniones innecesarias. Y eso no significa que todas las reuniones sean malas. Las reuniones pueden ser productivas, si se cuenta con una agenda clara, si asisten las personas adecuadas y si todos están preparados para aportar una solución. Lamentablemente, no siempre es así.

Si se planifica una reunión sin una agenda ni objetivos claros, incluso las reuniones cortas de 30 minutos se pueden extender y terminar consumiendo parte del tiempo que tiene tu equipo para trabajar en la consecución de objetivos tangibles. Por el contrario, pregúntate (y a tu equipo también) si realmente esa reunión es necesaria.

¿Cómo puedo saber si una reunión es importante?

Antes de programar una reunión, pregúntate a ti mismo si es realmente necesaria. A veces, terminamos haciendo una reunión cuando, en realidad, es probable que otras formas de comunicación hubiesen resultado más efectivas. Al eliminar las reuniones innecesarias, podrás brindarles a todos más tiempo para centrarse en el trabajo que realmente importa y lograr mayor eficacia. Por ejemplo, ¿no sería mejor enviar a tu equipo una actualización digital en vez de organizar una reunión para compartir la actualización del estado de un proyecto?

Alternativas a las reuniones de equipo:

• En vez de programar una reunión de actualización con el equipo, envía un informe de actualización del proyecto.

• En vez de reunirte con el equipo para llevar adelante una lluvia de ideas, comparte un tablero virtual para aportar ideas.

• En vez de planificar reuniones para compartir información, comparte el contexto de forma asincrónica.

Es probable que de vez en cuando alguien te invite a alguna reunión que no creas necesaria. Por ejemplo, si tu rol en la reunión no está bien definido, ¿es realmente necesaria tu presencia? Considera la posibilidad de enviarle un mensaje al organizador de la reunión para preguntarle si deberías asistir.

2. Aumenta la eficiencia de tu equipo

Algunas reuniones son importantes y los equipos pueden hacer excelentes trabajos cuando se reúnen. Pero no importa el tipo de reunión que planifiques, siempre hay alguna forma de hacerla más práctica, productiva y eficaz:

1. Crea y comparte una agenda antes de la reunión. Para mejorar la eficiencia del equipo durante las reuniones, asegúrate de que cada reunión tenga un objetivo. También puede ser útil que identifiques lo que no es un objetivo, para asegurarte de que la reunión no se aparte de su camino. Crea y comparte una agenda de la reunión para que todos estén igual de informados. Si hay algún documento complementario para leer, compártelo junto con la agenda.

2. Alinea las convenciones acerca de las reuniones. Independientemente de que la reunión sea presencial o virtual, define y comparte las convenciones para las reuniones con el equipo o la empresa. ¿Los miembros del equipo deberían asistir sin sus computadoras portátiles? Si es una llamada virtual, ¿deben encender las cámaras de video? Si varias personas deben exponer información, ¿quién empieza? Comparte estas convenciones antes de la reunión.

3. Toma notas que se transformen en acciones concretas. Antes de la reunión, designa una persona para que tome las notas de la reunión. Lo ideal es que tomes las notas en el mismo lugar en que compartes tu agenda. Junto con las notas, captura las acciones pendientes con fechas de entrega y responsables.

4. Recaba información de los comentarios para aumentar la productividad. Controla con regularidad lo que opina tu equipo para asegurarte de que las reuniones les aporten valor. Si alguna reunión particular parece ser realmente útil solo para unas pocas personas, cambia esa sincronización por una actualización digital o a un informe de estado del proyecto.

3. Prioriza el trabajo en función de los resultados clave

En una jornada laboral cualquiera, tus empleados pueden tener que finalizar diez tareas diferentes en varios proyectos. En el momento, todas parecen ser importantes y urgentes. ¿Por dónde deberían comenzar? ¿A qué deberían destinar la mayor parte de su tiempo y capacidad para realizar su mejor trabajo?

Naturalmente algunas tareas y proyectos son más importantes que otros. Allí es donde entra en juego poder contar con ideas y objetivos bien definidos de tu trabajo. Tus objetivos a corto plazo brindan una base sólida para los objetivos a largo plazo, como una hoja de ruta o lanzamiento del producto. Tener una visión clara de qué tareas se alinean con los objetivos de la empresa, o del departamento, ayuda a que todos estén en sintonía y aumenta la productividad de los empleados para tomar decisiones que impacten en el panorama general.

Conecta los objetivos de la empresa con el trabajo individual

Cuando comprendes con claridad cómo tu trabajo contribuye a los objetivos y las metas de la empresa puedes entender mejor qué proyectos y tareas tendrán mayor impacto. De hecho, según la Anatomía del trabajo, los empleados que tienen claridad acerca del impacto que tiene su trabajo en la misión de la organización se sienten doblemente motivados que el resto.

Céntrate en esos trabajos antes de continuar con las tareas que tendrán menos impacto. Si una tarea o un proyecto no son compatibles con la misión, los objetivos ni las metas más globales y grandes de la empresa, entonces replantéate si realmente son necesarios.

Claire Knebl, directora de Marketing en Ritual, lidera un equipo de alto rendimiento y compromiso, teniendo en cuenta mucho a sus clientes. “Me tomo una semana para analizar lo que piensan mis clientes antes de comenzar una campaña. Me centro en aprender todo lo que más pueda sobre ellos, por lo general con charlas informales, para conocer cómo viven su día a día”.

4. Elimina, posterga, delega o reduce el trabajo con más baja prioridad

Inevitablemente, habrá momentos en que los miembros de tu equipo tengan demasiado por hacer. Sin un sistema adecuado que les sea útil para eliminar, posponer, delegar o disminuir la cantidad de trabajo no prioritario, la consecuencia será la pérdida de eficacia laboral. De hecho, según una investigación reciente, el 85 % de los empleados manifiestan que han experimentado el desgaste laboral y el 42 % cree que la moral del personal es baja a causa del exceso de trabajo.

Puedes mejorar la eficiencia de tu equipo y propiciar un ambiente de trabajo positivo y agradable con una buena gestión de los recursos. La carga de trabajo de tu equipo se gestiona fácilmente si puedes eliminar, postergar, delegar o reducir la cantidad de tareas que no son prioritarias. Mira el panorama general de tu proyecto e identifica con qué trabajo hay que avanzar y cuáles son las tareas prioritarias:

• Desarrolla el principio establecido en el consejo número dos si un aspecto del proyecto no es compatible con el objetivo general de la empresa: elimínalo.

• Si existe un proyecto más urgente que tiene un gran impacto en los objetivos del equipo, realiza dicha tarea y posterga cualquier tarea que sea menos importante para cuando tengas más tiempo para abordarla.

• Si se asignaron dos tareas de igual importancia a una sola persona, delega una de las tareas a otro miembro del equipo que tenga mayor disponibilidad.

• Si hay una tarea que no puedes postergar, eliminar ni delegar, encuentra la forma de reducir el tiempo necesario para finalizarla. Elimina las reuniones relacionadas con la tarea, acorta las reuniones o reduce la frecuencia. También puedes trabajar en los aspectos con mayor prioridad del proyecto y aplazar el resto para más tarde.

¿Cómo puedo empezar a trabajar con la gestión de recursos?

La gestión de recursos se trata de la forma en que distribuyes y gestionas el trabajo de tu equipo. Para empezar a trabajar con la gestión de recursos, lo primero que debes hacer es analizar la carga laboral del equipo y su capacidad productiva. Puedes dar seguimiento a esta información con una plataforma de gestión de recursos que brinde una perfecta visibilidad de la carga de trabajo de tu equipo. Después, una vez que hayas reunido una lista completa de todas las tareas y trabajos de los que es responsable tu equipo, podrás asignar los recursos en función de la capacidad productiva de la que dispongan. Con este análisis en mente, también puedes ajustar la carga laboral de los integrantes según lo encuentres necesario para evitar el agotamiento o el aburrimiento.

Como directora de Marketing en Ritual, Claire Knebl recomienda elegir tres actividades para centrarse por semana. “Por lo general realizas tres cosas importantes por semana. La primera debería ser importante y estratégica. La segunda, también debería ser importante, pero más sencilla para tacharla de la lista. Y la tercera, brindar soporte”.

5. Aprovecha las fortalezas de tu equipo a la hora de asignar el trabajo

Ningún empleado se parece a otro. Cada persona tiene experiencias, fortalezas y debilidades diferentes que lo convierten en un miembro valioso de tu equipo. Del mismo modo que a diferentes personas les gusta hacer trabajos distintos. Por ejemplo, a una persona de tu equipo le puede gustar llevar a cabo y organizar la investigación para un informe, mientras que otro compañero de equipo preferiría comer vidrio en vez de recopilar los resultados de una investigación.

Saber quién en tu equipo se distingue por cierta habilidad y encontrar la forma de que dedique su tiempo a realizar un trabajo que le guste puede ayudar a simplificar las tareas y los proyectos. Además, si sabes que una persona disfruta más trabajar en alguna tarea, es muy probable que trabaje con mayor calidad y finalice la tarea más rápido. Otorgarle a tu equipo el trabajo que le sea más gratificante o estimulante puede contribuir a que todos hagan su mejor trabajo.

6. Establece el trabajo de tu equipo antes de comenzar

Una vez que ya sepas lo que necesitas que se haga y quién lo hará, es hora de elaborar un plan de acción para que tu equipo lo pueda seguir. Contar con un plan bien pensado que se haya definido desde un principio puede eliminar los “pormenores del trabajo” extra más tarde.

Para comenzar, asegúrate de que todos los proyectos de tu equipo cuenten con un plan claro. Definir un proyecto desde un principio garantiza que los cronogramas viables estén listos para cada logro del proyecto, hasta su realización. Todos saben quién es el responsable de armar cada pieza del rompecabezas y tienen conocimiento completo de lo que está en curso y de lo que se ha finalizado. Luego, coordina y planifica todos los proyectos de tu programa para aprovechar al máximo el tiempo de tu equipo.

7 elementos esenciales del  plan de un proyecto

1. Objetivos

2. Métricas de éxito

3. Participantes y sus roles

4. Presupuesto

5. Logros y entregables

6. Cronogramas y programas

Usar una herramienta de gestión del trabajo te ayuda a establecer todas las tareas más pequeñas que llevan a lograr el objetivo mayor. Usar las plantillas en Asana te puede ayudar a replicar un flujo de trabajo que se haya ejecutado previamente y así asegurarte de no saltar ningún paso y que ningún trabajo quede en la nada.

7. Fomenta la colaboración entre los diferentes departamentos y logra un trabajo eficaz

Tan solo porque trabajes en un sector diferente no significa que no puedan trabajar juntos. Después de todo, trabajan en pos del mismo objetivo como parte de una empresa más grande. Tener conocimiento del trabajo de los otros equipos puede fomentar la colaboración entre equipos cuando el trabajo y los objetivos se superponen.

Las herramientas de gestión del trabajo pueden aumentar la visibilidad entre los equipos, vinculando cada fase del proyecto con una serie de objetivos específicos. Estas herramientas pueden funcionar como lugar central para compartir con los demás tu trabajo y para identificar las personas con diferentes responsabilidades que pueden colaborar de mejor manera. Al compartir una fuente única de referencias con tu equipo, puedes impulsar el trabajo en equipo y reducir los obstáculos que impiden el trabajo de alto impacto para que, en definitiva, el rendimiento de los empleados sea mayor..

La especialista en cumplimiento Jina Kim cuenta con Asana en Carta para fomentar la colaboración en todas las unidades de negocios, poder ver quién trabaja en qué y entender qué impacto tiene cada equipo y los miembros entre sí. Carta es una agencia de transferencias registrada en SEC que ayuda a empresas públicas y privadas a emitir y gestionar valores.

“Por ejemplo, el equipo de Asistencia llega un día y se da cuenta de que algo ha cambiado en el producto, de la noche a la mañana, y necesitan encontrar una solución”, expresó Jina.

8. Promueve días enteros sin reuniones

Asistir a reuniones puede atentar contra la productividad de los empleados, dificultando la concentración y la finalización de un proyecto. Contar con al menos un día entero en la oficina completamente dedicado al trabajo complejo, horas completas sin reuniones ni interrupciones contribuye muchísimo a mejorar la eficiencia y la productividad en el puesto de trabajo.

En Asana contamos con los miércoles sin reuniones, lo cual nos permite centrarnos en el trabajo complejo sin tener que preocuparnos por las reuniones. Les pedimos a los empleados que eviten programar reuniones internas los días miércoles y ser considerados con las agendas de los demás. Esto facilita que los miembros del equipo cuenten con una gran cantidad de tiempo para “hacer” su trabajo en vez de tan solo hablar del mismo. Como resultado, el equipo tiene más tiempo para analizar, ejecutar y revisar los procesos críticos de los proyectos. Muchos empleados mencionan que su día preferido de la semana es el miércoles sin reuniones, y con frecuencia logran ver que los proyectos llegan a la recta final dicho día. Así, promoverás la fluidez en el trabajo.

9. Establece la finalidad de los diferentes canales de comunicación

Todos los equipos tienen varias herramientas de comunicación a disposición, pero tan solo son útiles si se sabe cómo y cuándo usarlas. La mayoría de los equipos ya trabajan con demasiadas herramientas, el empleado promedio usa 10 herramientas diferentes por día. Estar todo el tiempo cambiando de contexto, no solamente es cansador, también puede hacer que resulte complicado encontrar la información cuando la necesites más adelante.

Para ayudarlos, establece con claridad la finalidad de cada canal de comunicación. Para la comunicación externa con proveedores y clientes, limítate al uso de emails. Para responder preguntas urgentes en tiempo real, usa una aplicación como Slack. Y para planificar, gestionar y comunicar el trabajo que requiere acciones concretas, limítate a usar una herramienta de gestión del trabajo como Asana.

¿Qué cantidad de herramientas sería excesiva?

Si bien las herramientas de comunicación pueden hacer que tu equipo sea mucho más eficiente, utilizarlas de forma incorrecta puede, en realidad, dar lugar a más trabajo. Si observas que la finalidad de una herramienta se puede replicar en otro canal (con beneficios únicos extra), entonces esa herramienta debería eliminarse. Como resultado, tu equipo necesitará menos herramientas para comunicarse y obtendrá el máximo provecho de cada una de ellas.

En una plataforma de gestión del trabajo como Asana, puedes integrar todas tus herramientas de negocios favoritas. De este modo, tu equipo tendrá acceso a todo el contexto que necesita desde un solo lugar.

Ayuda a tu equipo a lograr mayor eficacia

Mejorar la eficiencia es un proceso continuo. Puede parecer abrumador, pero hay herramientas y tácticas simples que pueden ayudar a que todos en tu equipo sean trabajadores eficientes. Y cuanto más dominen el uso de estas herramientas tu equipo y tú, la eficiencia se convertirá en algo automático y parte fundamental de cualquier proyecto. Obtén más información sobre cómo Asana puede ayudarlos a ti y a tu equipo a ser más eficientes y captar ideas para ponerlas en práctica con tu propia organización.