Las 8 formas de mejorar la eficiencia de tu equipo en el trabajo

Aumenta la eficacia de tu equipo
  • En este artículo, aprenderás cómo hacerlo.
    • Maneras en las que puedes mejorar la eficacia de tu equipo
    • Cómo priorizar el trabajo y los proyectos de tu equipo
    • Consejos para gestionar mejor las cargas de trabajo

En cualquier semana laboral, incluso los mejores equipos se enfrentan a dificultades que pueden atentar con su eficacia. Las reuniones improductivas, los largos emails y no tener conocimiento del trabajo que realizan los demás puede impedir que tu equipo tache tareas de tu lista de pendientes y realizarlas de manera correcta. Para ayudarte a ti y a tu equipo a aumentar la eficacia, ten en cuenta estos ocho consejos que te ayudarán a mejorar tanto la velocidad como la calidad del trabajo de tu equipo.

1. Elimina las reuniones innecesarias

Citemos a Dave Barry: “Si tuvieras que identificar, con una sola palabra, la razón por la cual la raza humana no ha alcanzado, y nunca alcanzará su máximo potencial, esa palabra sería ‘reuniones’”. Una de las formas más sencillas de mejorar la eficacia de tu equipo es deshaciéndote de las reuniones innecesarias. Y eso no significa que todas las reuniones son malas. Las reuniones pueden ser productivas, si se cuenta con una agenda clara, si las personas adecuadas asisten y si todos están preparados para aportar una solución. Lamentablemente, no siempre es así.

Si se planifica una reunión sin una agenda ni objetivos claros, incluso las reuniones cortas de 30 minutos se pueden extender y terminar consumiendo parte del tiempo que tiene tu equipo para trabajar en la consecución de objetivos tangibles. Por el contrario, pregúntate (y a tu equipo también) si realmente esa reunión es necesaria. Si se trata de una actualización del estado de un proyecto, ¿puedes enviar una actualización digital en cambio? Si tu rol en la reunión no está bien definido, ¿tu presencia realmente es necesaria? Al eliminar reuniones innecesarias, podrás brindarles a todos más tiempo para centrarse en el trabajo que realmente importa.

2. Prioriza el trabajo en base a resultados clave

En un día cualquiera, tus empleados pueden tener que finalizar diez tareas diferentes en varios proyectos. En el momento, todas parecen ser importantes y urgentes. ¿Por dónde deberían comenzar? ¿A qué deberían destinar la mayor parte de su tiempo y capacidad para realizar su mejor trabajo?

Naturalmente algunas tareas y proyectos son más importantes que otros. Allí es donde entra en juego poder contar con ideas y objetivos bien definidos de tu trabajo. Tus objetivos a corto plazo brindan una base sólida para los objetivos a largo plazo, como un plan o lanzamiento de producto. Tener una visión clara de qué tareas se alinean con los objetivos de la empresa, o del departamento, ayuda a que todos estén en sintonía y empodera a los miembros individuales del equipo a tomar decisiones que impacten en el panorama general.

Cuando comprendes con claridad cómo tu trabajo contribuye a los objetivos y las metas de la empresa, podrás entender mejor qué proyectos y tareas tendrán mayor impacto. Céntrate en ese trabajo antes de continuar con las tareas que tendrán menos impacto. Si una tarea o un proyecto no es compatible con la misión, los objetivos ni las metas más globales y grandes de la empresa, entonces replantéate si realmente es algo necesario.

Claire Knebl, Directora de marketing en Ritual, lidera un equipo de alto rendimiento y compromiso, teniendo en cuenta mucho a sus clientes. “Me tomo una semana para analizar lo que piensan mis clientes antes de comenzar una campaña. Me centro en aprender todo lo que más pueda sobre ellos, por lo general con charlas informales, para conocer cómo viven su día a día”.

3. Elimina, posterga, delega o reduce el trabajo con más baja prioridad

Una vez que hayas observado el panorama general e identificado el trabajo que se necesita realizar y qué tareas son prioritarias, te mostramos a continuación cómo puedes aprovechar tu tiempo al máximo: elimina, posterga, delega o reduce aquellas tareas con más baja prioridad.

  • Desarrolla el principio establecido en el consejo número dos si un aspecto del proyecto no es compatible con el objetivo general de la empresa; elimínalo.
  • Si existe un proyecto más urgente que tiene un gran impacto en los objetivos del equipo, finaliza dicha tarea y posterga cualquier tarea que sea menos importante para cuando tengas más tiempo para abordarla.
  • Si se asignaron dos tareas de igual importancia a una sola persona, delega una de las tareas a otro miembro del equipo que tenga mayor disponibilidad.
  • Si hay una tarea que no puedes postergar, eliminar ni delegar, encuentra la forma de reducir el tiempo necesario para finalizarla. Elimina las reuniones relacionadas con esta tarea, acorta las reuniones o reduce la frecuencia. También puedes trabajar en los aspectos con mayor prioridad del proyecto y aplazar el resto para más tarde.

Como directora de marketing en Ritual, Claire Knebl recomienda elegir tres actividades para centrarse por semana. “Por lo general realizas tres cosas importantes por semana. La primera debería ser importante y estratégica. La segunda, también debería ser importante pero más sencilla para tacharla de la lista. Y la tercera, brindar soporte”.

4. Aprovecha las fortalezas de tu equipo a la hora de asignar el trabajo

Ningún empleado se parece a otro. Cada persona tiene experiencias, fortalezas y debilidades diferentes que lo convierten en un miembro valioso de tu equipo. Del mismo modo que a diferentes personas les gusta hacer trabajos diferentes. Por ejemplo, a una persona de tu equipo le puede gustar llevar a cabo y organizar la investigación para un informe, mientras que otro compañero de equipo preferiría comer vidrio en vez de recopilar los resultados de una investigación.

Saber quién en tu equipo se distingue por una cierta habilidad y encontrar la forma de que dedique su tiempo a realizar un trabajo que le guste puede ayudar a simplificar las tareas y los proyectos. Además, si sabes que una persona disfruta más trabajar en una cierta tarea, es muy probable que trabaje con mayor calidad y finalice la tarea más rápido. Otorgarle a tu equipo el trabajo que le sea más gratificante o estimulante puede contribuir a que todos hagan su mejor trabajo.

5. Establece el trabajo de tu equipo antes de comenzar

Una vez que ya sepas lo que necesitas que se haga y quién lo hará, es hora de elaborar un plan de acción para que tu equipo lo pueda seguir. Contar con un plan bien pensado que haya sido establecido desde un principio puede eliminar los “pormenores del trabajo” extra más tarde.

Para comenzar, asegúrate de que todos los proyectos de tu equipo cuenten con un plan claro. Definir un proyecto desde un principio asegura que los cronogramas viables estén listos para cada logro del proyecto, hasta su realización. Todas las personas saben quién es el responsable de armar cada pieza del rompecabezas y tienen conocimiento completo de lo que está en curso y de lo que se ha finalizado. Luego, coordina y programa todos tus proyectos de tu programa para aprovechar al máximo el tiempo de tu equipo.

Usar una herramienta de gestión laboral te ayuda a establecer todas las tareas más pequeñas que llevan a lograr el objetivo mayor. Usar las plantillas ya existentes o personalizadas en Asana te puede ayudar a replicar un proceso en el que se haya trabajado previamente y así asegurarte de no saltarse ningún paso y que ningún trabajo quede en la nada.

6. Fomenta la colaboración entre los diferentes departamentos

Tan solo porque trabajes en un sector diferente no significa que no puedan trabajar juntos. Después de todo, trabajan en pos del mismo objetivo como parte de una empresa más grande. Tener conocimiento del trabajo de los otros equipos puede fomentar la colaboración entre equipos cuando el trabajo y los objetivos se superponen.

La especialista en cumplimiento Jina Kim cuenta con Asana en Carta para fomentar la colaboración en todas las unidades de negocios, poder ver quién está trabajando en qué y entender cómo cada equipo y miembros del equipo tienen un impacto entre sí. Carta es una agencia de transferencia registrada en SEC que ayuda a empresas públicas y privadas a emitir y gestionar valores.

“Por ejemplo, el equipo de asistencia llega un día y se da cuenta de que algo ha cambiado en el producto, de la noche a la mañana, y necesitan encontrar una solución”, expresó Jina.

Las herramientas de gestión laboral pueden aumentar la visibilidad entre los equipos, vinculando cada fase del proyecto a una serie de objetivos específicos. Estas herramientas pueden funcionar como lugar central para compartir con los demás tu trabajo e identificar las personas con diferentes responsabilidades que pueden colaborar.

7. Promueve días enteros sin reuniones

Asistir a reuniones puede interrumpir tu flujo de productividad, dificultando la concentración y la finalización de un proyecto. Contar con al menos un día entero en la oficina completamente dedicado al trabajo complejo, horas completas sin reuniones ni interrupciones contribuye muchísimo a mejorar la eficiencia y la productividad.

En Asana contamos con los miércoles sin reuniones, lo cual nos permite centrarnos en el trabajo complejo sin tener que preocuparnos por las reuniones. Les pedimos a los empleados que eviten programar reuniones internas los días miércoles y ser considerados con las agendas de los demás. Esto facilita que los miembros del equipo cuenten con una gran cantidad de tiempo para “hacer” su trabajo en vez de tan solo hablar del mismo. Como resultado, el equipo tiene más tiempo para analizar, ejecutar y revisar los procesos críticos de los proyectos. Muchos empleados mencionan que su día preferido de la semana es el miércoles sin reuniones, y con frecuencia logran ver que los proyectos llegan a la recta final dicho día.

8. Establece la finalidad de los diferentes canales de comunicación

Cada equipo cuenta con una variedad de herramientas de comunicación a su disposición, pero tan solo son útiles si tu equipo sabe cómo y cuándo usarlas. Para ayudarlos, establece con claridad la finalidad de cada canal de comunicación. Para la comunicación externa con proveedores y clientes, limítate al uso de emails. Para responder preguntas urgentes, usa una aplicación como Slack. Y para planificar, gestionar y comunicar el trabajo que requiere acciones concretas limítate a usar una herramienta de gestión laboral como Asana.

Si bien las herramientas de comunicación pueden hacer que tu equipo sea mucho más eficiente, utilizarlas de forma incorrecta puede en realidad dar lugar a más trabajo. Si observas que la finalidad de una herramienta se puede replicar en otro canal (con extra beneficios únicos), entonces esa herramienta debería eliminarse. Como resultado, tu equipo necesitará menos herramientas para comunicarse y obtendrá el máximo provecho de cada una de ellas.

Ayuda a que tu equipo sea aun más eficiente

Mejorar la eficacia es un proceso continuo. Puede parecer abrumador, pero las herramientas y tácticas simples pueden ayudar a que todos en tu equipo sean más eficientes. Y cuanto más dominen el uso de estas herramientas tú y tu equipo, la eficiencia se convertirá en algo automático y parte fundamental de cualquier proyecto. Obtén más información sobre cómo Asana puede ayudarte a ti y a tu equipo a ser más eficientes y captar ideas para ponerlas en práctica con tu propia organización.

¿Quieres gestionar los proyectos con Asana? Comienza hoy mismo con una prueba gratuita.