Cómo crear el plan de un proyecto que realmente te mantenga al día

Los planes son fundamentales para mantener todo lo relacionado al proyecto organizado y en marcha. Un buen plan para un proyecto te ayudará a dar inicio a tu trabajo con todas las piezas necesarias, desde las metas y los presupuestos hasta los logros y los planes de comunicaciones; todo en un solo lugar. Crea un plan que garantice el éxito de tu proyecto. Ahorra tiempo (y dolores de cabeza).

¿Qué es el plan de un proyecto?

El plan de un proyecto es un modelo con los elementos clave que tu equipo necesita llevar a cabo para alcanzar con éxito los objetivos de ese proyecto. El plan debe incluir información acerca de la programación, el alcance y las entregas del proyecto. También debe haberse creado en una plataforma a la que puedan acceder todos los integrantes del equipo. Si creas el plan de tu proyecto con un sistema de gestión del trabajo, podrás hacer todo en el mismo lugar: planificar, dar seguimiento y emitir informes sobre el trabajo.

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Si todavía no sabes bien lo que es el plan de un proyecto, a continuación te mostramos la diferencia que presenta con respecto a otros elementos de los proyectos:

El plan vs. el alcance de un proyecto

Con el alcance defines el tamaño y los límites del proyecto. Como parte del plan de tu proyecto, deberías delinear y compartir el alcance con todos los demás involucrados. Si alguna vez te enfrentaras a algún imprevisto que afectara al alcance del proyecto, podrías consultar el alcance previamente definido que se encuentra en el plan de tu proyecto para volver a encaminar todo.

El plan vs. el programa de un proyecto

El programa es uno de los elementos del plan de tu proyecto. Pero, para que el plan esté completo, también debes brindar orientación acerca de elementos clave, como la identidad de los participantes, los objetivos y los logros.

El plan vs. el proyecto ágil

La gestión ágil de proyectos es un marco operativo que ayuda a que los equipos dividan el trabajo en componentes repetibles y colaborativos. Los marcos ágiles por lo general se usan con metodologías con scrum y sprints. Al igual que con cualquier otro proyecto, un equipo ágil puede verse favorecido con los planes de los proyectos bien planteados ya desde antes de empezar a trabajar.

[Lee: Asana para metodologías ágiles y scrum]

¿Por qué los planes de proyectos son importantes?

Con el plan se sientan las bases de todo el proyecto. Sin un plan para el proyecto, perderás el primer paso crucial en todo el proceso de gestión de proyectos. Un plan escrito y claro para la gestión del proyecto brinda orientación a los participantes y ayuda a que asuman sus responsabilidades. Además, sirve para confirmar si tienes los recursos necesarios para el proyecto antes de que efectivamente comience.

El plan de un proyecto te permite, como encargado de llevar a cabo la ejecución, prever cualquier posible desafío al que puedas enfrentarte mientras el proyecto aún se encuentre en las etapas de planificación. Según un estudio realizado por el Project Management Institute, existe una fuerte correlación entre la planificación y el éxito del proyecto. Cuanto mejor sea tu plan, mejor será el resultado. Entonces, dominar la fase de planificación también mejora la eficiencia y los resultados del proyecto.

7 pasos para crear el plan de un proyecto para tener todo bajo control

Para crear un plan claro de gestión de proyectos, debes tener una forma también clara de dar seguimiento a todo el trabajo en acción. No importa el tipo de proyecto que planifiques, todo plan de un proyecto debería contar con lo siguiente:

• Objetivos
• Métricas de éxito
• Los participantes y sus roles
• Presupuesto
• Logros y entregas
• Cronograma y programa
• Plan de comunicación

¿No estás seguro de en qué consiste cada uno de ellos? Profundicemos en detalle:

Paso 1: Definir los objetivos

Te encuentras trabajando en el plan de este proyecto por un motivo, para que tu empresa, tu equipo o tú alcancen un objetivo final. Pero ¿cómo sabrás si has alcanzado dicho objetivo si no tienes forma de medir el éxito?

Todo plan de un proyecto debería tener un resultado esperado claro. La identificación de los objetivos sirve como base para el plan de tu proyecto. También ayuda a que todos estén alineados y centrados en los resultados que se quieren obtener. Además, las investigaciones muestran que los empleados que saben cómo contribuyen a la empresa con su trabajo se sienten doblemente motivados. A pesar de ello, solamente el 26 % de los empleados tienen claridad al respecto. El motivo es que, la mayoría de las veces, los objetivos están separados del trabajo concreto. Al definir los objetivos dentro del mismo plan del proyecto, puedes conectar el trabajo que hace tu equipo directamente con los resultados que pretendes lograr.

[Descarga: El manual de estrategias de Asana para objetivos y resultados clave]

Recuerda: el plan de un proyecto brinda la orientación que necesita el equipo para cumplir los objetivos. Al incorporar los objetivos directamente en la documentación del plan, puedes mantener el “norte” del equipo siempre a mano. Cuando definas el alcance del proyecto o diseñes la programación, vuelve a revisar los objetivos para asegurarte de que el trabajo favorezca los objetivos principales.

Paso 2: Métricas de éxito

Una vez que hayas definido los objetivos, asegúrate de que se puedan medir con métricas clave de éxito. Dado que el objetivo constituye el resultado esperado, necesitas contar con métricas de éxito que te permitan saber si el desempeño es el correcto para alcanzar ese resultado. Asegúrate de que las métricas de éxito sean claras y medibles para poder mirar hacia atrás al terminar tu proyecto e identificar fácilmente si se cumplió o no.

Por ejemplo, el objetivo para un evento puede ser organizar una serie anual de conferencias para profesionales SEO que dure tres días y que comience el 22 de junio. Una métrica de éxito para ese objetivo podría ser que asistieran al menos 1000 personas a las conferencias. Es clara y se puede medir.

Paso 3: Aclara quiénes participan y cuáles son sus roles

Cuando trabajas en un proyecto es muy probable que también participen otros colaboradores. En tu plan de gestión del proyecto, define qué miembros del equipo serán parte de ese proyecto y cuáles serán los roles de cada uno. Te ayudará a decidir quién es el responsable de cada tarea (pronto abordaremos este tema) y les permitirá saber a los involucrados cuál será su participación.

Durante este proceso, asegúrate de definir los diferentes roles y responsabilidades que tendrán los demás participantes. Por ejemplo, ¿quién será directamente responsable de que el proyecto tenga éxito? ¿Hay algún aprobador que deba involucrarse antes de concluir algo? ¿Qué otros departamentos habría que incluir en el plan del proyecto? ¿Hay algún factor de riesgo que debas incluir?

Analiza la posibilidad de usar un sistema como el modelo DACI (por sus siglas en inglés: impulsor, aprobador, colaborador, informado), te ayudará a determinar quién impulsará el proyecto, quién aprobará las decisiones, quién colaborará con el proyecto y quién deberá estar siempre informado acerca del progreso del proyecto.

Después, una vez que hayas planteado todos los roles y participantes, asegúrate de incluir la documentación en el plan de tu proyecto. Cuando tu plan termine, se convertirá en una fuente de referencias para los distintos departamentos.

[Lee: 10 estrategias para gestionar múltiples proyectos con éxito]

Paso 4: Define el presupuesto

Ejecutar un proyecto por lo general cuesta dinero. Ya sea que contrates profesionales independientes para redactar el contenido o una empresa de servicios de catering para un evento, seguro necesitarás contar con efectivo.

Dado que ya has definido los objetivos y los participantes como parte del plan de tu proyecto, usa esa información para calcular el presupuesto. Por ejemplo, si es un proyecto que involucra a varios departamentos, ¿el costo se compartirá con esos departamentos? Si cuentas con alguna métrica específica para un objetivo, como la cantidad de asistentes a un evento o de usuarios nuevos registrados, ¿el presupuesto incluye estas estimaciones?

Al determinar el presupuesto durante la fase de planificación del proyecto (y antes de empezar a gastar), puedes obtener las aprobaciones y, una vez aprobado, tomar decisiones económicas inteligentes durante la fase de implementación. También será más fácil asignar ese presupuesto como es debido porque ya tienes los objetivos y los participantes previamente definidos como parte del plan de tu proyecto. La planificación es útil para determinar cuánto costará cada parte de tu proyecto, para no encontrarte con sorpresas más adelante.

Paso 5: Alineación con los logros y las entregas

Una parte importante de planificar tu proyecto es establecer logros u objetivos específicos que representen un avance. Los logros no necesitan una fecha de inicio y de fin, pero alcanzar uno representa un avance significativo durante tu proyecto. Se usan para medir el progreso. Por ejemplo, supongamos que estás trabajando en el desarrollo de un producto nuevo para tu empresa. Establecer un logro en el cronograma de tu proyecto para cuando el prototipo esté terminado te ayudará a medir el progreso que hayas hecho hasta entonces.

[Lee: Cómo establecer y alcanzar los logros de los proyectos]

Una entrega, por otra parte, es, en realidad, lo que se produce cuando cumples con un logro. En el ejemplo de desarrollo de productos, alcanzamos un logro cuando produjimos la entrega, que era el prototipo. Si comienzas con nuestra plantilla gratis para planes de proyectos, podrás organizar tu proyecto fácilmente en torno a las entregas y los logros. De este modo, todos en tu equipo tendrán clara visibilidad de cómo se trabaja en el proyecto y de los logros para los que trabajan.

Paso 6: Proyecta el cronograma y el programa

Ahora que has abordado las responsabilidades fundamentales, es momento de prestar atención a los detalles. En la plantilla para el plan de tu proyecto, comienza por dividir tu proyecto en tareas. Asegúrate de no omitir ninguna parte del proceso. Las tareas más grandes a su vez pueden dividirse en subtareas más pequeñas; de este modo, serán más fáciles de gestionar.

Luego, toma cada tarea y subtarea y asígnales una fecha de inicio y de fin. Comenzarás a ver cómo todo toma forma en un cronograma integrado del proyecto. Asegúrate de agregar a los participantes, definiendo quién hará qué y para cuándo.

[Lee: Cómo crear cronogramas y programas de proyectos para que sea más fácil trabajar]

Paso 7: Comparte el plan de comunicaciones

Hemos definido que la mayoría de los proyectos incluyan a muchos participantes, lo que significa que se comunicarán de muchos modos diferentes. Tienes la posibilidad de establecer tus expectativas con anticipación para este proyecto en particular en el plan del proyecto. Contar con un plan de comunicaciones es esencial para asegurarse de que todos comprendan lo que se hace, cómo avanza el proyecto y qué sigue. Y en caso de que surja un obstáculo, ya tendrás implementado un sistema claro para comunicarlo.

Mientras desarrollas tu plan de comunicación, ten en cuenta las siguientes preguntas:

• ¿Cuántas reuniones relacionadas al proyecto necesitarás? ¿Cuáles serán sus objetivos?
• ¿Cómo gestionarás las actualizaciones de estado? ¿Dónde las compartirás?
• ¿Qué herramienta utilizarás para gestionar el proyecto y comunicar el progreso y las actualizaciones?

Al igual que con los otros elementos, asegúrate de que todos puedan acceder al plan de comunicaciones que se encuentra dentro de tu plan del proyecto. Los involucrados y los colaboradores de otros departamentos deberían poder encontrar fácilmente estas instrucciones durante la planificación y la ejecución de las distintas fases del proyecto.

Ejemplos de planes de proyectos

Para ayudarte a que entiendas cómo debería ser un plan de gestión de proyectos, te presentamos dos planes de ejemplo para proyectos de marketing y diseño, los cuales te guiarán durante tu propia planificación del proyecto.

Ejemplo del plan de un proyecto: calendario anual de contenido

Supongamos que eres el encargado de contenido en tu empresa y es tu responsabilidad crear y entregar todo el contenido que será publicado el próximo año en un calendario de marketing de contenido. Sabes que tu primer paso es crear un plan de proyecto. A continuación te mostramos cómo sería:

Objetivos y métricas de éxito

Determinas que el objetivo de crear y poner en práctica tu calendario de contenido es aumentar la participación en un 10 %. Tus métricas de éxito son la tasa abierta y la tasa de clics en emails, los seguidores de tu empresa en redes sociales y cómo tus contenidos se posicionan en los navegadores.

Los roles de cada persona y de los participantes

En este proyecto participarán cinco personas.

• Tú, el encargado de contenido: desarrollas y mantienes el calendario
• Brandon y Jamie, los escritores: proveen los esquemas y las copias de cada contenido
• Nate, el editor: edita y aporta comentarios sobre el contenido
• Paula, la productora: publica el contenido una vez que ya fue escrito y editado

Presupuesto

Tu presupuesto para el plan del proyecto y para un año de contenido es de $50 000.

Logros y entregas

Tu primer logro es terminar el calendario de contenido, que muestra todos los temas a abarcar durante el año. La entrega es una versión del calendario que se puede compartir. Tanto el logro como las entregas deben estar indicados con claridad en el programa del proyecto.

Cronograma/programa

Has determinado que el programa para el plan del proyecto del calendario de contenido será así:

• 15 de octubre - 1 de noviembre: Fase de investigación para encontrar ideas para los temas del contenido
• 2 de noviembre - 30 de noviembre: Establecer los temas que se abordarán
• 1 de diciembre - 1 de enero: Crear el calendario
• 1 de enero - 31 de diciembre: El contenido será redactado por Brandon y Jamie, y luego editado por Nate, durante todo el año
• 16 de enero - 31 de diciembre: Paula comenzará a publicarlos y continuará de forma periódica durante el año

Plan de comunicación

Tendrás una reunión de inicio y luego reuniones mensuales de actualización como parte de tu plan de comunicación. Las actualizaciones semanales de estado se enviarán los viernes por la tarde. Toda la comunicación relacionada al proyecto se llevará a cabo en una herramienta de gestión de proyectos.

Ejemplo de plan de proyecto: rediseño del sitio web

En este ejemplo, tu sitio web finalmente se rediseña (en realidad, parece más una reforma). Para este proyecto hace falta un plan detallado, dados el gran alcance y las altas expectativas de parte de varios participantes. A continuación, te mostramos cómo podría ser el plan de tu proyecto:

Objetivos y métricas de éxito

El objetivo general del plan de tu proyecto es haber aumentado las conversiones del sitio web de la empresa en un 15 % para fin de año. Las métricas de éxito serán la cantidad de visitas diarias que se suscriban a una prueba gratuita y la tasa de conversión de suscripciones.

Los roles de cada persona y de los participantes

• Tú, el encargado del proyecto: Planificas y gestionas el proyecto
• Sophie, experiencia del usuario: Realiza la investigación y brinda información a todos
• James y Denny, diseño: Proponen diseños nuevos para el sitio web
• Shelly, contenido: Redacta el texto y el contenido de cada componente o de los sitios web nuevos
• Kate, desarrolladora web: Implementa el sitio web nuevo
• Rob, encargado del desarrollo web: Implementa el control de calidad y lanza el sitio web nuevo
• Emily, encargada de marketing: Aporta los comentarios y las aprobaciones del proyecto

Presupuesto

El presupuesto para el rediseño del nuevo sitio web es de $30 000.

Logros y entregas

Alcanzarás tu primer logro cuando la fase de investigación se haya completado y Sophie envíe un informe con las recomendaciones sobre cómo proceder con el diseño y el contenido (la entrega).

Cronograma/programa

• Marzo - mayo: Sophie realizará todas las investigaciones necesarias para el rediseño del sitio web.
• Mayo - julio: James y Shelly crearán de forma simultánea el diseño y el contenido.
• Principios de agosto: Kate lanzará el nuevo sitio web, con los diseños de James y el contenido de Shelly.

Plan de comunicación

En cuanto al plan de comunicación, se utilizará una herramienta de gestión de proyectos para mantener todas las tareas, comunicaciones y activos en un solo lugar, de esta manera será fácil para los participantes poder encontrarlos. Se realizará una reunión de inicio antes de comenzar con cualquier trabajo, y al finalizar cada logro se llevarán a cabo otras reuniones. Las demás comunicaciones, incluso las actualizaciones de estado y las solicitudes de ingreso del trabajo también se llevarán a cabo en la herramienta de gestión de proyectos.

Cómo ClassPass gestiona sus planes de proyectos, de principio a fin

Kerry Hoffman, gerente sénior de proyectos de Operaciones de Marketing en ClassPass supervisa todos los proyectos de marketing realizados por los equipos creativos, de crecimiento y contenido. A continuación te presentamos las tres mejores estrategias para gestionar los planes de proyectos:

• Identifica los participantes desde un principio: Sin importar el tamaño del proyecto, es crucial saber quiénes serán los participantes y los roles que tendrán en el proyecto. De esta forma, te aseguras de que cada etapa sea abordada por las personas correctas. También simplifica los procesos de revisión y aprobación antes de que el equipo comience a trabajar.
• Acuerda cómo quieres comunicar tu proyecto: Establece dónde y cuándo se realizarán las comunicaciones de tu proyecto y así te aseguras de que la información clave quede plasmada en el lugar correcto para que todos puedan estar alineados.
• Sé flexible y aprende de la forma de trabajo de otras personas: Los planes no siempre funcionan según lo planeado, pero ser flexible y proactivo te permitirá ejecutar proyectos sin problemas. Además, descubre cómo les gusta trabajar a los miembros del proyecto para que puedas considerarlo a la hora de crear tu plan. Esto te aportará la posibilidad de ejecutar todo de manera más fácil.

[Lee: Las mejores prácticas de producción creativa, según Kerry Hoffman de ClassPass]

Escribe tu próximo plan de proyecto como un profesional

¡Felicitaciones! Ya eres oficialmente un profesional de la planificación de proyectos. Con tan solo unos pasos, un poco de tiempo y con toda tu organización, habrás escrito el plan de un proyecto con éxito.

Al avanzar, tanto tú como tu equipo podrán estar al día y afrontar los desafíos con anticipación. Y al usar una herramienta de gestión de proyectos como Asana, podrás trabajar en cada etapa del plan de tu proyecto con total confianza.

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