Cómo crear el plan de un proyecto que realmente te mantenga encaminado

Los planes de proyectos son fundamentales para mantener todo lo relacionado al proyecto organizado y en marcha. Un gran plan para un proyecto te ayudará a dar inicio a tu trabajo con todas las piezas necesarias, desde las metas y los presupuestos hasta los logros y los planes de comunicación. Todo en un solo lugar. Ahorra tiempo (y dolores de cabeza) al crear un plan que garantice el éxito de tu proyecto. A continuación te mostramos cómo.

¿Por qué los planes de proyectos son importantes?

Los planes de proyectos sientan las bases de todo el proyecto. Sin un plan del proyecto, perderás el primer paso crucial en todo el proceso de gestión de proyectos. Un plan escrito y claro del proyecto brinda orientación a los participantes y ayuda a que asuman sus responsabilidades. Además, sirve para confirmar si tienes los recursos necesarios para el proyecto antes de que efectivamente comience.

Un plan de un proyecto te permite, como encargado de llevar a cabo la ejecución, prever cualquier posible desafío al que puedas enfrentarte mientras el proyecto aún se encuentra en las etapas de planificación. Según un estudio realizado por el Project Management Institute, existe una fuerte correlación entre la planificación y el éxito del proyecto. Cuanto mejor sea tu plan, mejor será el resultado. Entonces, dominar la fase de planificación también mejora la eficiencia y los resultados del proyecto.

Qué incluir en un plan de gestión de proyectos

Si tu plan incluye todas las piezas necesarias, te será más fácil estar organizado durante todo el proyecto. A continuación, te mostramos lo que debería incluir un plan claro de gestión de proyectos:

• Metas e indicadores clave de rendimiento
• Los participantes y sus roles
• Presupuesto
• Logros y entregas
• Cronograma y programa
• Plan de comunicación

¿No estás seguro de en qué consiste cada uno de ellos? Profundicemos en detalle:

Metas e indicadores clave de rendimiento

Te encuentras trabajando en este proyecto por un motivo, para que tú, tu equipo o tu empresa logren una meta. Pero ¿cómo sabrás si has alcanzado dicha meta si no tienes forma de medir el éxito?

Es importante poder identificar el resultado deseado. Al poder hacerlo, le brindará un fundamento a tu proyecto, a la vez que todos estarán en sintonía y enfocados en los resultados que se quieren lograr. Asegúrate de que tus metas puedan ser medibles. Por ejemplo, la meta de un evento podría ser ofrecer una conferencia anual de 3 días para los profesionales SEO el día 22 de junio, con al menos 1000 asistentes. Claro y medible.

También querrás incluir los indicadores clave de rendimiento en el plan de tu proyecto, lo cual te permitirá medir tu rendimiento con las metas que hayas establecido. Mientras que las metas sirven como el resultado esperado, los indicadores clave de rendimiento te permiten saber si estás manteniendo el curso o no para poder alcanzar dicho resultado. Un indicador clave de rendimiento de nuestro evento de ejemplo es la cantidad de suscriptores nuevos a la lista de emails para promocionar la conferencia SEO.

Participantes y sus roles

Seguramente no estarás solo (pero si así sucediera, este detalle será útil de todas formas). Ejecutar un proyecto por lo general significa que habrá colaboradores que participen en la ejecución. En tu plan, define qué miembros del equipo serán parte del proyecto y cuáles serán los roles de cada uno. Te ayudará a decidir quién es el responsable de cada tarea (pronto abordaremos este tema) y les permitirá saber a los involucrados cómo será su participación.

Utilizar un sistema, como el marco DACI (por sus siglas en inglés: impulsor, aprobador, colaborador, informado) te ayudará a determinar quién impulsará el proyecto, quién aprobará las decisiones, quién colaborará con el proyecto y quién estará informado acerca del progreso del proyecto.

Presupuesto

Ejecutar un proyecto por lo general cuesta dinero. Ya sea que contrates profesionales independientes para redactar el contenido o una empresa de servicios de catering para un evento, seguro necesitarás contar con efectivo.

Define tu presupuesto antes de comenzar a gastar para poder obtener la aprobación. Y, una vez que lo tengas aprobado, toma decisiones económicas inteligentes durante la fase de implementación de tu proyecto.

Asignar el presupuesto de manera adecuada será más fácil dado que ya contarás con un plan establecido del proyecto. La planificación te ayuda a determinar cuál será el costo de las partes de tu proyecto, sin dejar lugar a sorpresas posteriores.

Logros y entregas

Una parte importante de planificar tu proyecto es establecer logros u objetivos específicos que representen un avance. Los logros no necesitan una fecha de inicio y de fin, pero alcanzar uno representa un avance significativo durante tu proyecto. Se usan para medir el progreso. Por ejemplo, supongamos que estás trabajando en el desarrollo de un producto nuevo para tu empresa. Establecer un logro en el cronograma de tu proyecto para cuando el prototipo esté terminado te ayudará a medir el progreso que hayas hecho hasta entonces.

Una entrega, por el otro lado, es lo producido realmente una vez que alcanzas un logro. En nuestro ejemplo de desarrollo de un producto, obtuvimos un logro al producir la entrega, que era el prototipo.

Cronograma y programas

Ahora que has abordado las responsabilidades de alto nivel, es momento de prestar atención a los detalles. Comienza por dividir tu proyecto en tareas, asegúrate de no omitir ninguna parte del proceso. Las tareas más grandes a su vez pueden dividirse en subtareas más pequeñas; de este modo, serán más fáciles de gestionar.

Luego, toma cada tarea y subtarea y asigna una fecha de inicio y de fin. Comenzarás a visualizar cómo todo toma forma en un cronograma integrado del proyecto. Asegúrate de agregar a los participantes, definiendo quién hace qué y para cuándo.

Plan de comunicación

Hemos definido que la mayoría de los proyectos incluyen a muchos participantes, lo cual significa que tendrán muchas formas de comunicarse entre ellos. Tienes la posibilidad de establecer tus expectativas con anticipación para este proyecto en particular. Contar con un plan de comunicación es esencial para asegurarse de que todos comprendan lo que se hace, cómo avanza el proyecto y qué sigue. Y en caso de que surja un obstáculo, ya tendrás un sistema claro de comunicación implementado.

Mientras desarrollas tu plan de comunicación, ten en cuenta las siguientes preguntas:

• ¿Cuántas reuniones relacionadas al proyecto necesitarás? ¿Cuáles serán sus objetivos?
• ¿Cómo gestionarás las actualizaciones de estado? ¿Dónde las compartirás?
• ¿Qué herramienta utilizarás para gestionar el proyecto y comunicar el progreso y las actualizaciones?

Ejemplo del plan de un proyecto: calendario anual de contenido

Para ayudarte a que entiendas cómo debería ser un plan de gestión de proyectos, te presentamos dos planes de ejemplo para proyectos de marketing y diseño, los cuales te guiarán durante tu propia planificación del proyecto.

Supongamos que eres el Encargado de contenido en tu empresa y es tu responsabilidad crear y entregar todo el contenido que será publicado el próximo año en un calendario de marketing de contenido. Sabes que tu primer paso es crear un plan de proyecto. A continuación te mostramos cómo sería:

Metas e indicadores clave de rendimiento

Determinas que tu meta para la creación y ejecución de tu calendario de contenido es aumentar la participación en un 10 %. Tus indicadores clave de rendimiento son la tasa abierta y la tasa de clics en emails, los seguidores de tu empresa en redes sociales y cómo tus contenidos se posicionan en los buscadores.

Los roles de cada persona y de los participantes

Habrá cinco personas involucradas en este proyecto.

• Tú, el encargado de contenido: desarrollas y mantienes el calendario
• Brandon y Jamie, los escritores: proveen los esquemas y las copias de cada contenido
• Nate, el editor: edita y aporta comentarios sobre el contenido
• Paula, la productora: publica el contenido una vez que ya fue escrito y editado

Presupuesto

Tu presupuesto para el calendario de contenido y para un año de contenido es de $50 000.

Logros y entregas

Tu primer logro es terminar el calendario de contenido, que muestra todos los temas a abarcar durante el año. La entrega es una versión del calendario que se puede compartir.

Cronograma/programa

Has determinado que el programa para tu calendario de contenido será así:

• 15 de octubre - 1 de noviembre: fase de investigación para encontrar ideas para los temas del contenido
• 2 de noviembre - 30 de noviembre: establecer los temas que se abordarán
• 1 de diciembre - 1 de enero: crear el calendario
• 1 de enero - 31 de diciembre: el contenido será redactado por Brandon y Jamie, y luego editado por Nate, durante todo el año
• 16 de enero - 31 de diciembre: Paula comenzará a publicarlos y continuará de forma periódica durante el año.

Plan de comunicación

Tendrás una reunión de inicio y luego reuniones mensuales de actualización como parte de tu plan de comunicación. Las actualizaciones semanales de estado se enviarán los viernes por la tarde. Toda la comunicación relacionada al proyecto tendrá lugar en una herramienta de gestión de proyectos.

Ejemplo de plan de proyecto: rediseño del sitio web

En este ejemplo, tu sitio web finalmente será actualizado con un rediseño del mismo (en realidad parece más una reforma). Este proyecto necesita un plan detallado, dado su gran alcance y sus altas expectativas de parte de varios participantes.

Metas e indicadores clave de rendimiento

Tu objetivo general es aumentar las conversiones del sitio web de la empresa en un 15 % al final del año. Tus indicadores clave de rendimiento serán la cantidad de visitas diarias que se suscriban a una prueba gratuita y la tasa de conversión de suscripciones.

Los roles de cada persona y de los participantes

• Tú, el encargado del proyecto: planificas y gestionas el proyecto.
• Sophie, experiencia del usuario: realiza la investigación y brinda información a todos.
• James y Denny, diseño: proponen diseños nuevos para el sitio web.
• Shelly, contenido: redacta la copia y el contenido de cada componente o de los sitios web nuevos.
• Kate, desarrolladora web: implementa el sitio web nuevo.
• Rob, encargado del desarrollo web: implementa el control de calidad y lanza el sitio web nuevo.
• Emily, encargada de marketing: aporta los comentarios y las aprobaciones del proyecto.

Presupuesto

El presupuesto para el rediseño del nuevo sitio web es de $30 000.

Logros y entregas

Alcanzarás tu primer logro cuando la fase de investigación se haya completado y Sophie envíe un informe con las recomendaciones sobre cómo proceder con el diseño y el contenido (la entrega).

Cronograma/programa

• Marzo - mayo: Sophie realizará todas las investigaciones necesarias para el rediseño del sitio web.
• Mayo - julio: James y Shelly crearán de forma simultánea el diseño y el contenido.
• Principios de agosto: Kate lanzará el nuevo sitio web, con los diseños de James y el contenido de Shelly.

Plan de comunicación

En cuanto al plan de comunicación, se utilizará una herramienta de gestión de proyectos para mantener todas las tareas, comunicaciones y activos en un solo lugar, de esta manera será fácil para los participantes poder encontrarlos. Se realizará una reunión de inicio antes de comenzar con cualquier trabajo, y al finalizar cada logro se llevarán a cabo otras reuniones. Las demás comunicaciones, incluso las actualizaciones de estado y las solicitudes de ingreso del trabajo también tendrán lugar en la herramienta de gestión de proyectos.

Cómo ClassPass gestiona sus planes de proyectos, de principio a fin

Kerry Hoffman, gerente sénior de proyectos de Operaciones de Marketing en ClassPass supervisa todos los proyectos de marketing realizados por los equipos creativos, de crecimiento y contenido. A continuación te presentamos las tres mejores estrategias para gestionar los planes de proyectos:

• Identifica los participantes desde un principio: sin importar el tamaño del proyecto, es crucial saber quiénes serán los participantes y los roles que tendrán en el proyecto. De esta forma, te aseguras de que cada etapa sea abordada por las personas correctas. También simplifica los procesos de revisión y aprobación antes de que el equipo comience a trabajar.
• Acuerda cómo quieres comunicar tu proyecto: establece dónde y cuándo se realizarán las comunicaciones de tu proyecto y así te aseguras de que la información clave quede plasmada en el lugar correcto para que todos puedan estar alineados.
• Sé flexible y aprende de la forma de trabajo de otras personas: los planes no siempre funcionan según lo planeado, pero ser flexible y proactivo te permitirá ejecutar proyectos sin problemas. Además, descubre cómo les gusta trabajar a los miembros del proyecto para que puedas considerarlo a la hora de crear tu plan. Esto te aportará la posibilidad de ejecutar todo de manera más fácil.

Escribe tu próximo plan de proyecto como un profesional

¡Felicitaciones! Ya eres oficialmente un profesional de la planificación de proyectos. Con tan solo unos pasos, un poco de tiempo y con toda tu organización, habrás escrito el plan de un proyecto con éxito.

Al avanzar, tanto tú como tu equipo podrán estar al día y afrontar los desafíos con anticipación. Y al usar una herramienta de gestión de proyectos como Asana, podrás trabajar en cada etapa del plan de tu proyecto con total confianza.