Seguimiento de proyectos: qué es y cómo aplicarlo en solo 5 pasos

Estar encaminado, al día y dentro del presupuesto es una de las partes más complicadas de la gestión de proyectos (project management). Sin una idea clara de todas las piezas en movimiento de tu proyecto, es fácil que el trabajo se pase por alto. Si, como director de proyectos, esto ya te ha sucedido con anterioridad, debes saber que no eres el único; de hecho, cada semana, más de una cuarta parte (26 %) de las fechas de entrega no se cumplen.

El seguimiento de proyectos (project tracking) te puede ayudar en este sentido. Cuando tú y, lo que es más importante, todos los miembros de tu equipo tienen una idea clara de cuál es el estado de un proyecto y una manera sencilla de obtener actualizaciones en tiempo real, pueden dedicar más tiempo al trabajo de alto impacto. A continuación, te contamos todo lo que necesitas saber sobre el seguimiento de proyectos: qué es, cómo funciona y cómo aplicarlo para que todos en tu equipo de trabajo sepan exactamente quién está haciendo qué y cuándo.

¿Qué es el seguimiento de proyectos (project tracking)?

El seguimiento de proyectos, conocido como project tracking, es un conjunto de herramientas y buenas prácticas que tienen la finalidad de ayudar a los gerentes de proyectos a supervisar el progreso de sus iniciativas y la ejecución del proyecto. Con el seguimiento de proyectos, puedes ayudar a los miembros del equipo a mantenerse actualizados con respecto al estado de un proyecto a nivel individual, de proyecto y de programa. Las herramientas de seguimiento de proyectos te brindan información clara con respecto al estado del trabajo, facilitan la toma de decisiones y también ayudan a minimizar los pormenores del trabajo, esas tareas como asistir a reuniones de seguimiento o tratar de conseguir aprobaciones.

¿Qué es una herramienta de seguimiento de proyectos?

El seguimiento de proyectos cobra vida a través de las herramientas de seguimiento de proyectos, como las actualizaciones de estado, los paneles en tiempo real y plantillas de seguimiento de proyectos. Estas herramientas están diseñadas para ayudarte a ti y a tu equipo a estar informados con respecto a las tareas individuales y los proyectos de equipo, pero también con respecto a múltiples proyectos. Estas herramientas te ayudan a:

• Compartir información de tareas en tiempo real

• Aclarar quién hace qué y para cuándo

• Crear informes de seguimiento y progreso para compartir

• Ayudar a tu equipo a dar seguimiento al estado, los tiempos y el presupuesto

Conectar el trabajo y reducir los silos de datos

Aunque nos referimos a estas herramientas como herramientas de seguimiento de proyectos, generalmente son parte de una solución de gestión de proyectos o software de gestión del trabajo holístico. Esto se debe a que las herramientas de seguimiento de proyectos solo son efectivas cuando están conectadas con el trabajo que está realizando tu equipo.

Muy a menudo, dividimos el trabajo entre diferentes herramientas, como trabajar en documentos, comunicarnos por email y realizar el seguimiento del trabajo en una hoja de cálculo. ¿Te suena familiar? No eres el único. Según el Índice de la anatomía del trabajo, los trabajadores del conocimiento usan alrededor de 10 herramientas y las van alternando hasta 25 veces al día. Pero la sobrecarga de aplicaciones reduce la eficiencia y aumenta el riesgo de que el trabajo se pase por alto.

Con un sistema aislado, los miembros del equipo pueden tener dificultades para encontrar la información. Para encontrar el documento más actualizado, debes enviar un email a un miembro del equipo o revisar tus mensajes de chat antiguos. Si estás tratando de dar seguimiento a los datos del proyecto en un sistema con un formato similar a una hoja de cálculo, esa información debe ingresarse de forma manual desde otras herramientas y fuentes de información.

Como jefe de proyecto, al gestionar tareas y proyectos en una herramienta de gestión del trabajo o gestión del proyecto con funciones de seguimiento para mantenerse actualizado, tu equipo puede obtener información en tiempo real, reducir el trabajo duplicado y tener un control del proyecto.

En vez de tener que rastrear la información, copiar y pegar el trabajo de manera manual o datos de origen de varias hojas de cálculo, tienes toda la información que necesitas en un solo lugar. Lo último que deseas hacer es tener que realizar más trabajo manual al tener que agregar toda la información a la que quieres dar seguimiento en una herramienta separada.

3 funciones clave para el seguimiento de proyectos

Como se mencionó anteriormente, el seguimiento de proyectos es parte de un software de gestión del trabajo más amplio. Cuando los miembros del equipo se refieren al seguimiento de proyectos, en realidad están hablando de tres cuestiones: dar seguimiento del trabajo a nivel individual, mantenerse actualizado con respecto al trabajo del proyecto o verificar el progreso del trabajo de varios proyectos.

Seguimiento del trabajo a nivel individual

A nivel de tarea individual, las herramientas de seguimiento de proyectos pueden ayudar de forma rápida a que todos estén alineados en cuanto a quién está haciendo qué y para cuándo. Esto puede brindarles a los integrantes del equipo una idea clara de si una tarea avanza según lo programado y cómo se está avanzando hacia los entregables del proyecto.

El seguimiento del trabajo a nivel de tarea individual tiene otro valor: evita el trabajo duplicado. Cuando todos tienen claro quién está haciendo qué y para cuándo, el trabajo queda libre de suposiciones y de los pormenores del trabajo. Esto es fundamental: en la actualidad, los trabajadores del conocimiento dedican el 13 % de su tiempo a realizar trabajo que ya está hecho.

Por qué solo deberías asignar a una persona responsable por iniciativa

Lo más importante que debes hacer al realizar un seguimiento del trabajo a nivel individual es asegurarte de que solo haya una persona directamente responsable de cada tarea. Tener a una persona responsable de cada iniciativa significa que los miembros del equipo saben a quién contactar para poder recibir actualizaciones sobre el estado actual de las tareas o para realizar consultas a otros miembros del equipo.

Por ejemplo, imagina que otro miembro del equipo y tú están organizando un evento virtual. Pero debido a que hay dos anfitriones, los oradores invitados no están seguros con respecto a quién acudir si tienen preguntas. El día previo al evento, un orador invitado tiene una emergencia y se comunica con un miembro del equipo para cancelar. Pero debido a una falta de comunicación, no se te informó, y el día del evento estás totalmente desprevenido cuando ese orador no se presenta. Cuando queda bien claro quién es la persona responsable que sirve como punto de contacto, ese tipo de problema se puede evitar fácilmente.

Seguimiento del trabajo a nivel de proyecto

También puedes realizar un seguimiento del trabajo a nivel de proyecto para brindar a los participantes de los diferentes departamentos un pantallazo más general del trabajo del proyecto. En lugar de recibir notificaciones sobre las actualizaciones diarias, los participantes de diferentes departamentos y otros miembros del equipo necesitan actualizaciones que puedan interpretar, de un vistazo y en tiempo real, los datos más importantes del proyecto. De esa manera, pueden mantenerse al día durante el ciclo de vida de un proyecto sin sentirse abrumados por los pequeños detalles.

Hay dos formas principales de realizar un seguimiento del trabajo a nivel de proyecto:

• Actualizaciones de estado. Los informes de estado del proyecto son actualizaciones sobre el progreso y avance del proyecto que te ayudan a mantener informados a los participantes. Las actualizaciones de estado por escrito también reemplazan las reuniones de actualización de estado y en su lugar ofrecen una forma en la que los miembros del equipo pueden ver la información más actualizada del proyecto en el momento que les resulte más conveniente. Para obtener los mejores resultados, comparte tus informes de estado en la misma herramienta en la que gestionas la ejecución del trabajo, para que los participantes puedan ver en detalle toda la información necesaria. 

• Paneles. Los paneles son vistas del progreso del proyecto a las que los participantes pueden acceder en cualquier momento para obtener información sobre un proyecto. Los paneles pueden incluir elementos como gráficos de evolución, trabajo en curso o tareas atrasadas. Al igual que con las actualizaciones de estado, asegúrate de crear paneles en la herramienta en la que también estás trabajando para que los participantes puedan obtener más información.

Seguimiento del trabajo de varios proyectos

Si das seguimiento al trabajo de varios proyectos, es probable que te resulte beneficioso dar seguimiento al trabajo a nivel de portafolio. La gestión del portafolio de proyectos (PPM) es la vista panorámica que los ejecutivos involucrados o los patrocinadores del proyecto desean ver. La gestión del portafolio de proyectos ayuda a los participantes a ver el panorama general de varios proyectos y cómo esas iniciativas avanzan hacia los objetivos comerciales. 

A nivel de portafolio, es fundamental que los participantes tengan una visión clara del estado de cada proyecto, de modo que puedan medir el estado y el desempeño general del portafolio.

En este nivel, también puedes utilizar la gestión de los recursos necesarios para realizar un seguimiento de la carga laboral y la capacidad del equipo. La gestión de recursos ofrece una forma de ver en qué está trabajando cada miembro del equipo, en todos los proyectos, para que puedas asegurarte de que nadie se sienta agotado o abrumado.

Según nuestra investigación, el 71 % de los trabajadores del conocimiento experimentaron agotamiento al menos una vez en 2020. Con la gestión de recursos y el seguimiento de proyectos, puedes asegurarte de manera proactiva de que no surjan problemas de capacidad al ver todas las tareas pendientes para los próximos días o semanas. De esa manera, si un miembro del equipo tiene algunas actividades del proyecto importantes por delante, puedes asignar solicitudes más pequeñas a otros miembros del equipo que puedan tener una mayor capacidad.

Cómo hacer el seguimiento de proyectos en solo 5 pasos

Estas tres funciones de seguimiento de proyectos pueden ayudarte a comenzar con el seguimiento de un proyecto a nivel individual, de proyecto y de portafolio. El seguimiento de proyectos es parte de la plataforma de gestión del trabajo más grande, por lo que hay una gran cantidad de otras herramientas relacionadas que puedes y debes aprovechar en las diferentes etapas de tu proyecto.

Comparte detalles desde el principio mediante un plan de proyecto

Un plan de proyecto es un esquema de los elementos clave que tu proyecto necesita para tener éxito. La planificación del proyecto tiene lugar antes de la etapa de seguimiento del proyecto; por lo general, es el primer paso que debes dar cuando comienzas un proyecto. 

Al crear un plan, puedes brindarles a los miembros del equipo y a los participantes una idea del cronograma de tu proyecto. De esa manera, todos comienzan en sintonía. Luego, mantén esa claridad a lo largo de todo el proyecto con las herramientas de seguimiento del proyecto.

Establece un plan de comunicaciones para cada proyecto

Un plan de comunicaciones es un esquema de cómo tu equipo de proyecto y tú se comunicarán durante la ejecución de un proyecto. Este plan puede ayudarte a dejar claro exactamente dónde y cuándo tu equipo puede encontrar la información. Por ejemplo, un plan de comunicación a menudo definirá los distintos canales de comunicación que debes utilizar, como emails, mensajes o reuniones en persona. También puedes usar este plan para explicar la frecuencia con la que utilizarás cada canal o quién debería estar incluido en las comunicaciones de los diferentes canales.

El plan de comunicación puede darle a tu equipo una idea clara de dónde y cuándo deben comunicarse. Por lo general, tu plan también debe incluir información sobre cuándo comunicarás los detalles de seguimiento del proyecto, como las actualizaciones de estado.

Utiliza la gestión visual de proyectos para que tu proyecto cobre vida 

Una vez que estés realmente trabajando en tu proyecto, puedes utilizar herramientas de gestión visual de proyectos para realizar un seguimiento de tu trabajo de forma más eficaz. Existen tres tipos de gestión visual de proyectos:

1. Los diagramas de Gantt, que ofrecen una vista de tu proyecto al estilo de un cronograma y facilitan la visualización de las dependencias del trabajo. Los diagramas de Gantt también suelen mostrar los hitos clave del proyecto.

2. Los tableros Kanban, que son una forma eficaz de dar seguimiento al estado de las tareas. En un tablero Kanban, el trabajo avanza por etapas, que están representadas por columnas. Por ejemplo, es posible que tengas las columnas de trabajo pendiente, en curso y terminado en un tablero Kanban.

3. Los calendarios, que le dan a tu equipo una idea clara de cuándo deben realizarse los entregables del proyecto.

Crea una hoja de ruta del proyecto para obtener una descripción general y una evaluación de los proyectos

En el caso de proyectos complejos, también puedes crear una hoja de ruta del proyecto para brindar a los miembros del equipo una forma en la que puedan visualizar fácilmente el cronograma general del proyecto. La hoja de ruta del proyecto es un cronograma general del proyecto, mediante la cual los participantes pueden obtener una descripción general de los entregables de tu proyecto, los hitos clave y los objetivos del proyecto, para luego poder hacer una evaluación del proyecto.

Captura información sobre la capacidad productiva con las herramientas de seguimiento del tiempo

A nivel de tarea individual, es útil realizar un seguimiento de la información adicional del proyecto, como cuánto tardará en realizarse una tarea. Las herramientas de seguimiento de proyectos a menudo ofrecen integraciones de seguimiento del tiempo para ayudarte a supervisar con precisión y menos esfuerzo el tiempo dedicado a proyectos y tareas.

Mantente al día con un plan de gestión de recursos

En la gestión de proyectos, un recurso es todo aquello que te ayude a llevar a cabo un proyecto, incluidos los recursos humanos del equipo, el presupuesto o las herramientas disponibles. Un plan de gestión de recursos puede ayudarte a definir claramente cuáles son los recursos de tu proyecto y su capacidad, para que todos comprendan qué recursos están disponibles para el trabajo del proyecto.

Implementa el seguimiento de proyectos para estar al día y garantizar el éxito de tus proyectos

Un buen seguimiento de proyectos, como todos los mejores flujos de trabajo, puede facilitar la colaboración y la comunicación de tu equipo. En lugar de ingresar manualmente la información de seguimiento del proyecto en hojas de cálculo o diapositivas, las herramientas de seguimiento de proyectos en línea tiran abajo las barreras para ayudarte a dar seguimiento al trabajo en el mismo lugar en el que trabajas. Comparte toda la información importante de tu proyecto, como detalles, documentos, comentarios y mensajes, todo en un solo lugar. El seguimiento de proyectos hace que sea sencillo para los integrantes del equipo, los participantes y los colaboradores de diferentes departamentos ver y realizar un seguimiento del trabajo desde todos los ángulos.

¿Quieres comenzar a implementarlo? Descubre hoy mismo cómo Asana puede ayudar a tu equipo a organizar el trabajo y mantenerse sincronizado mediante el seguimiento de toda la información de tu proyecto desde un solo lugar.