Objetivos de los proyectos: configúralos, alcánzalos y festeja

Si eres fanático de la gestión de proyectos (y esperamos que lo seas), sabrás que con los planes organizados se ahorran tiempo y recursos. De hecho, el Project Management Institute halló que “las organizaciones que invierten en la gestión de proyectos gastan 13 veces menos dinero porque sus iniciativas estratégicas se finalizan con más éxito”.

Sin embargo, no todos los planes de proyectos se crean del mismo modo. Digamos que trabajas en tu último plan. Tiene los objetivos, las tareas, los encargados de las tareas y los vencimientos. Tiene dependencias y entregas. Te sientes confiado de que es una obra de arte de la planificación de proyectos que llevará a tu equipo directo al éxito. ¿Pero recordaste incluir los logros?

Si tu proyecto no tiene logros, entonces te estás complicando la vida. Los logros de los proyectos simplifican tu rol como líder del proyecto porque le brindan a tu equipo las metas a perseguir y, a la vez, muestran a todos los involucrados el progreso según el nivel que les interesa. La buena noticia es que los logros de los proyectos se pueden agregar fácilmente a cualquier proyecto (incluso a los que ya están en progreso) y aportan múltiples beneficios.

Mira lo cómo son los logros de un proyecto y para qué pueden ser útiles.

¿Qué es el logro de un proyecto?

Los logros de los proyectos marcan puntos específicos en el cronograma de un proyecto. Son comprobaciones con las que se identifica cuándo una actividad o un grupo de actividades se ha concluido o cuándo se lanza una fase o actividad nueva. Puedes diferenciar los logros de otros elementos en el cronograma porque no tienen un tiempo de cierre. Piensa en ellos como señales para mantener todo encaminado.

Los logros son potentes porque demuestran el progreso por venir en el plan de tu proyecto. Ayudan a motivar y a alinear a tu equipo, ya que permiten que todos vean el progreso y evalúen las prioridades. Además, son útiles para supervisar los vencimientos, identificar fechas importantes y reconocer los potenciales cuellos de botella de un proyecto. Si quitaras las tareas del cronograma de tu proyecto, los logros aún te mostrarían un esquema de los pasos o fases clave del proyecto.

Se los puede confundir fácilmente con otros aspectos de la gestión de proyectos, así que será mejor que revisemos las diferencias.

Logros vs. objetivos

Los objetivos son lo que deseas lograr a lo que aspiras; los logros ofrecen una mirada retrospectiva acerca de lo que has logrado. Piensa en los logros como peldaños de una escalera para alcanzar tu objetivo.

Ejemplo: Un equipo de marketing que trabaja en una iniciativa para la renovación de la marca en toda la empresa (un proyecto grande con muchas piezas en movimiento) podría establecer el objetivo de finalizar el proyecto para fin del tercer trimestre. Entonces, podrían usar los logros durante el proceso para marcar las decisiones o actividades clave como finalizadas; como los colores seleccionados, las plantillas de diseño creadas, el plan de lanzamiento aprobado, etc.

Logros vs. las fases de los proyectos

Los logros, por lo general, coinciden con el inicio o la finalización de las fases de un proyecto (como la iniciación, la planificación, la ejecución y el cierre). La fase de un proyecto puede tardar semanas o meses en finalizarse; incluye múltiples tareas y miembros del equipo. Un logro es una marca de comprobación sin un tiempo fijo acerca de los grandes avances que es importante reconocer e informar.

Ejemplo: En un proyecto de renovación de la marca, la fase inicial abarcará varias tareas como la implementación de grupos de análisis para reunir ideas en sesiones de lluvias de ideas creativas y sobre la nueva marca. Un Logro al finalizar la fase inicial marcaría la disposición del equipo para avanzar a la etapa de planificación.

Logros vs. entregas

Una entrega es un producto o un resultado, mientras que un logro es un momento en el tiempo. Las entregas a veces son la evidencia de que un logro ha finalizado.

Ejemplo: Las entregas de un proyecto de renovación de la marca incluyen la actualización del PDF de la guía de estilo y de los archivos del logo asociados. La finalización de estos proyectos no cuesta nada (y aun así, lo celebramos). Así que el administrador de marketing podría agregar un logro para destacar el éxito.

Logros vs. tareas

Las tareas son los pilares de tu proyecto y lograrlas lleva tiempo. Los logros no tienen duración alguna y son más bien dibujos en la arena que encierran a un grupo de tareas como completas.

Ejemplo: Un proyecto de renovación de la marca tendrá muchas tareas pequeñas y grandes, como la creación de los logos, la preparación de las cuentas en las redes sociales y la redacción de comunicados de prensa. Un logro puede marcar la finalización de un grupo de tareas relacionadas.

Cómo incluir los logros en los planes de un proyecto

Los logros se pueden agregar a cualquier tipo de plan de proyecto para ayudar a que funcione sin problemas. Pueden ser particularmente útiles al momento de la programación porque los logros se colocarán junto con las tareas o fases relevantes. Configurar los logros te ayuda a concentrarte en las fechas de las tareas y a ajustar el plan del proyecto según sea necesario.

¡También te puedes divertir con los logros! Por ejemplo, planifica celebraciones para cuando se cumplen los logros importantes de tu proyecto. Este tipo de reconocimientos eleva la moral y mejora la participación.

Puedes agregar logros a un proyecto en cualquier etapa. Así que no necesitas esperar al próximo lanzamiento de un proyecto para empezar. También, si tienes proyectos recurrentes, te recomendamos trabajar ahora con los logros en tus plantillas para tenerlos donde corresponde en el futuro.

Informes sobre los logros de los proyectos

Establecer los logros es una buena forma de empezar, pero no cosecharás los verdaderos beneficios hasta que no les des seguimiento y emitas informes al respecto. Los logros son una excelente herramienta de difusión para comunicarse con los demás involucrados que quieren o necesitan ir al nudo de las actualizaciones sobre los distintos niveles de las tareas. Esta información con la que se aprecian “los grandes rasgos” es útil para ver de forma instantánea qué fases se han finalizado, si el proyecto está debidamente encaminado como para cumplir con los logros clave y cuán cerca te encuentras de alcanzar tu objetivo. Aún puedes ahondar a un nivel más detallado. Si miras las tareas asociadas a tus logros, te puede ser útil para ver qué pasos y encargados colaboraron para que cumplieras un logro o identificaras los obstáculos que pudiesen haber entorpecido tu camino.

Dar seguimiento a los logros te permite centrarte en el trabajo más importante, conocer el estado real de los proyectos y, a la vez, te aporta el conocimiento necesario para compartir el progreso del proyecto con confianza.

Ejemplos de logros de los proyectos

El logro de un proyecto marca un punto importante en el tiempo. Puedes usar logros en tus proyectos para representar eventos como las entregas clave recibidas, la finalización del inicio de un proyecto, la aprobación del plan final, el cierre de los requisitos de revisión, la aprobación de un diseño, las fases finalizadas de un proyecto y mucho más.

Repasemos los cuatro ejemplos de cómo pueden funcionar los logros para tu equipo.

  1. Marcan tareas críticas
    Las tareas se deben finalizar en un momento específico o, de lo contrario, bloquearán un proyecto. Por ejemplo, la aprobación de un concepto creativo para una campaña de marketing.
  2. Resaltan el fin de una fase o etapa
    El final de una fase o etapa de una tarea de gran tamaño, como reunir las solicitudes de presupuesto de cada área para la planificación empresarial.
  3. Destacan un evento o entrega importantes
    Un acontecimiento o entrega importante, como terminar la construcción de una nueva oficina que tu empresa está pronta a abrir para que empieces a trasladar a las personas.
  4. Se centran en alcanzar los objetivos y los resultados clave
    Metas de proyecto y resultados clave (KRs), como lograr el objetivo trimestral de ganancias de un producto que fue recientemente lanzado al mercado.

Anímate y configura los logros

Ahora sabes lo que son los logros y el impacto positivo que pueden tener en la planificación, la ejecución y la difusión de tus proyectos. Considéralos otra herramienta de tu kit para gestión de proyectos, una que seguramente usarás mucho. Cuando empieces a planificar con logros, nunca querrás crear el plan de un proyecto sin ellos.

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