¿Qué son los hitos de un proyecto y cómo gestionarlos?

Si eres fanático de la gestión de proyectos (y esperamos que lo seas), sabrás que con los planes organizados se ahorran tiempo y recursos. De hecho, el Project Management Institute reveló que “las organizaciones que invierten en la gestión de proyectos gastan 13 veces menos dinero porque sus iniciativas estratégicas se finalizan con mayor éxito”.

Sin embargo, no todos los planes de proyectos se crean del mismo modo. Supongamos que trabajas en tu último plan. Tiene los objetivos, la lista de tareas, los responsables de las tareas y los vencimientos. Tiene las dependencias y los entregables. Te sientes confiado de que es una obra de arte de la planificación de proyectos y que llevará a tu equipo directo al éxito. ¿Pero recordaste incluir los hitos?

Si tu proyecto no tiene hitos, entonces te estás complicando la vida. Los hitos de los proyectos, también conocidos como project milestones, simplifican tu rol como director del proyecto porque le brindan a tu equipo las metas a perseguir y, a la vez, muestran al patrocinador y a todos los colaboradores el progreso según el nivel que les interesa. La buena noticia es que los hitos de los proyectos se pueden agregar fácilmente a cualquier proyecto (incluso a los que ya están en progreso) y aportan múltiples beneficios.

Descubre qué son los hitos de un proyecto y para qué pueden ser útiles.

¿Qué son los hitos de un proyecto (project milestones)?

Los hitos de los proyectos marcan puntos específicos en el cronograma de un proyecto. Son puntos de referencia, comprobaciones con las que se identifica cuándo una actividad o un grupo de actividades se ha concluido o cuándo se lanza una fase o actividad nueva. Puedes diferenciar los hitos de otros elementos en el cronograma porque no tienen un tiempo de cierre. Piensa en ellos como señales para mantener todo encaminado.

¿Por qué son importantes los hitos de un proyecto (project milestones)?

Los hitos son potentes porque muestran el avance en el plan de tu proyecto. Ayudan a motivar y a alinear a tu equipo, ya que permiten que todos vean el progreso y evalúen las prioridades. Además, son útiles para supervisar los plazos, identificar las fechas importantes y reconocer los potenciales cuellos de botella de un proyecto. Si quitaras las tareas del cronograma de tu proyecto, los hitos aún te mostrarían un diagrama de los pasos o las fases clave del proyecto.

Los hitos pueden confundirse fácilmente con otros aspectos de la gestión de proyectos. Exploremos las diferencias y algunos ejemplos de hitos de proyectos.

Hitos vs. objetivos

Los objetivos son lo que deseas lograr a futuro; los hitos ofrecen una mirada retrospectiva acerca de lo que ya has logrado. Piensa en los hitos como peldaños de una escalera para alcanzar tu objetivo.

Ejemplo: Un equipo de marketing que trabaja en una iniciativa para la renovación de la marca en toda la empresa (un proyecto grande con muchas piezas en movimiento) podría establecer el objetivo de finalizar el proyecto para fines del tercer trimestre. Entonces, podrían usar los hitos durante el proceso para marcar las decisiones o actividades clave como finalizadas; como los colores seleccionados, las plantillas de diseño creadas, el plan de lanzamiento aprobado, etc.

Hitos vs. fases del proyecto

Los hitos, por lo general, coinciden con el inicio o la finalización de las fases de un proyecto (como la iniciación, la planificación, la ejecución y el cierre). La fase de un proyecto puede tardar semanas o meses en finalizarse; incluye múltiples tareas y miembros del equipo. Un hito es una “marca de comprobación”, sin un tiempo fijo, acerca de los grandes avances que es importante reconocer e informar.

Ejemplo: En un proyecto de renovación de marca, la fase inicial abarcará varias tareas como la implementación de grupos de análisis para reunir ideas sobre la nueva marca y sesiones de lluvias de ideas creativas. Un hito al finalizar la fase inicial marcaría la disposición del equipo para avanzar a la etapa de planificación.

Hitos vs. entregables del proyecto

Un entregable del proyecto es un producto o un resultado, mientras que un hito es un momento en el tiempo. Los entregables a veces son la evidencia de que un hito ha finalizado.

Ejemplo: Los entregables de un proyecto de renovación de marca incluyen la actualización del PDF de la guía de estilo y los archivos del logo asociados. La finalización de estos proyectos vale la pena destacar (e incluso celebrar). Así que el gerente de marketing podría agregar un hito para destacar el éxito.

Hitos vs. tareas

Las tareas son los pilares de tu proyecto y lograrlas lleva tiempo. Los hitos no tienen duración alguna y son más bien dibujos en la arena que encierran a un grupo de tareas como finalizadas.

Ejemplo: Un proyecto de renovación de marca tendrá muchas tareas pequeñas y grandes, como la creación de los logos, la preparación de las cuentas en las redes sociales y la redacción de comunicados de prensa. Un hito puede marcar la finalización de un grupo de tareas relacionadas.

Cómo incluir los hitos en tu plan de proyecto

Los hitos (milestones) se pueden agregar a cualquier tipo de plan de proyecto para ayudar a que funcione sin problemas. Pueden ser particularmente útiles al momento de la planificación porque los hitos se colocarán junto con las tareas y/o estructura de desglose del trabajo (edt), y las fases relevantes. Pero también puedes programar nuevos hitos para realizar ajustes o reparar posibles defectos. Configurar los hitos te ayuda a concentrarte en las fechas de inicio y fechas de finalización de las tareas y a ajustar el plan del proyecto según sea necesario.

¡También te puedes divertir con los hitos! Por ejemplo, planifica celebraciones para cuando se cumplan los hitos importantes de tu proyecto. Este tipo de reconocimientos eleva la moral y mejora la participación.

Puedes agregar hitos en cualquier etapa del ciclo de vida de un proyecto. Así que no necesitas esperar al próximo lanzamiento de un proyecto para empezar. Además, si tienes proyectos recurrentes, te recomendamos trabajar ahora con los hitos en tus plantillas para tenerlos donde corresponde en el futuro.

Cómo crear un diagrama de hitos del proyecto

Piensa en los hitos de tu proyecto como momentos en el tiempo y no como objetivos, entregables ni tareas. Puedes crear hitos para especificar los puntos de verificación importantes en tu proyecto. Analiza el diagrama de tu proyecto e identifica los puntos de verificación o los momentos importantes. Por ejemplo, si estás planificando el lanzamiento de un producto, probablemente quieras establecer hitos para representar la finalización del mensaje de lanzamiento, el lanzamiento de la página web de tu producto y el lanzamiento del producto. 

¿Cuántos hitos debería tener un proyecto?

No existe un número preestablecido de hitos para un proyecto. Algunos proyectos solo tendrán dos o tres hitos mientras que otros podrán tener más de una decena. Lo importante no es el número, sino establecer hitos para los eventos importantes que marquen el progreso de tu proyecto. Recuerda que los hitos deben ser momentos en el tiempo, las tareas o el desglose del trabajo que necesitas realizar para alcanzar esos hitos deben estar representadas en otra parte del proyecto.

Cómo establecer las fechas límite para los hitos de un proyecto

Dado que los hitos representan momentos en el tiempo y no hacen un seguimiento del proceso que necesitas realizar para alcanzarlos, es importante establecer fechas límite que correspondan al lanzamiento de una iniciativa. Por ejemplo, si estás planificando un evento virtual, debes establecer un hito para el día en que se lleva a cabo el evento y no para el trabajo previo de organización del evento. Los hitos indican momentos importantes en el progreso de tu proyecto y ayudan a medir el éxito de tu proyecto. 

Ejemplos de hitos de un proyecto

El hito de un proyecto marca un punto importante en el tiempo. Puedes usar hitos (logros) en tus proyectos (project milestones) para representar eventos como los entregables clave, la finalización de la puesta en marcha de un proyecto, la aprobación del plan final, el cierre de los requisitos de revisión, la aprobación de un diseño, las fases finalizadas de un proyecto y mucho más.

Repasemos los cuatro ejemplos de cómo pueden funcionar los hitos para tu equipo.

1. Marcan tareas críticas. Las tareas importantes del proyecto que deben finalizarse en un momento específico o, de lo contrario, bloquearán el proyecto. Por ejemplo, la aprobación de un concepto creativo para una campaña de marketing.

2. Resaltan el fin de una fase o etapa. El final de una fase o etapa de una tarea de gran tamaño, como reunir las solicitudes de presupuesto de cada departamento para la planificación de la empresa.

3. Destacan un evento o entregable importante. Un acontecimiento o entregable importante, como terminar la construcción de una oficina nueva que tu empresa está por abrir para que empieces a trasladar al personal. Claramente, los hitos típicos e importantes también son, por ejemplo, el inicio del proyecto y el final del proyecto.

4. Se centran en alcanzar los objetivos y los resultados clave. Objetivos y resultados clave del proyecto, como lograr el objetivo trimestral de ganancias de un producto que fue recientemente lanzado al mercado.

Informes sobre los hitos de un proyecto

Establecer los hitos es una buena forma de empezar, pero no cosecharás los verdaderos beneficios hasta que no les des seguimiento y emitas informes al respecto. Los hitos son una excelente herramienta de comunicación con las partes interesadas que no necesitan o no requieren actualizaciones sobre las tareas. Esta información con la que se aprecian “los grandes rasgos” es útil para ver de forma instantánea qué fases se han finalizado, si el proyecto está debidamente encaminado como para cumplir con los hitos clave y cuán cerca te encuentras de alcanzar el objetivo final del proyecto. También puedes ahondar a un nivel más detallado si miras las tareas asociadas a tus hitos; te puede ser útil para ver qué pasos y encargados colaboraron para que cumplieras un hito; o bien, para identificar los obstáculos que pudieran afectar a tu proyecto.

Como gestor de proyectos, sabes que dar seguimiento a los hitos te permite centrarte en el trabajo más importante, conocer el estado real de los proyectos y, a la vez, te aporta el conocimiento necesario para compartir el progreso del proyecto con confianza. Asegúrate de que tu software de gestión de proyectos incluya actualizaciones de estado que informen sobre los hitos, para que puedas mantener informados a los miembros del equipo y demás participantes sobre lo que ha logrado tu equipo y en qué hitos estarán trabajando a continuación.

Consejo profesional: qué hacer cuando no alcanzas tus hitos más importantes

Habrá ocasiones donde tu equipo no cumpla con los vencimientos de un hito. Eso sucede, pero dependiendo de la importancia del hito, puede ocasionarte grandes retrasos en el lanzamiento o en una iniciativa. 

Si no logras alcanzar los hitos establecidos, detente un momento con tu equipo para entender los motivos. ¿El hito se planificó de forma incorrecta o era demasiado ambicioso? Analiza sus tareas y entregables. ¿Hubo algún retraso? A menudo, al haber tantas piezas en movimiento, es difícil estar al tanto de lo que sucede en todo momento. Para evitar este tipo de errores en el futuro, intenta trabajar con un software de gestión de proyectos que tenga un componente visual que te permita obtener una visión general de los proyectos de varias formas, como los cronogramas, los calendarios y los tableros Kanban.

Lo que no debes hacer: errores comunes en los hitos de un proyecto

Establecer hitos es un arte, no una ciencia. No existe una forma correcta o incorrecta de hacerlo. Sin embargo, estos son algunos de los errores más comunes que enfrentan los equipos cuando comienzan a configurar los hitos: 

• Establecer demasiados hitos. La cantidad de hitos que necesitas establecer dependerá del tamaño y alcance de tu iniciativa. Evita establecer hitos si no tienes un motivo específico. En cambio, concéntrate en las tareas clave que debe realizar tu equipo para que tu proyecto avance.

• Usar los hitos como tareas. Los hitos deben representar un momento específico en el tiempo. Usa las tareas para dar seguimiento al trabajo que necesitas realizar para llegar hasta ese momento específico. Luego, usa los hitos para representar cuándo se debe finalizar un grupo de tareas.

• Mantener los hitos separados del resto del trabajo. La mejor manera de cumplir con tus fechas límite y ejecutar un proyecto exitoso es gestionar todo el trabajo en un mismo lugar. Asegúrate de que tu software de gestión de proyectos te permita gestionar tareas, establecer hitos y visualizar el progreso de tu proyecto en un mismo lugar.

Anímate y configura los hitos

Ahora ya sabes qué son los hitos o milestones y el impacto positivo que pueden tener en la planificación, la ejecución y la difusión de tus proyectos. Considéralos otra herramienta de tu kit de gestión de proyectos, una que seguramente usarás mucho. Cuando empieces a planificar con hitos (función llamada ‘Logros’ en Asana), nunca querrás crear el plan de un proyecto sin ellos.

¿Todo listo para empezar a planificar con los hitos de proyectos? Primero, necesitarás contar con la herramienta correcta de gestión del trabajo. Echa un vistazo a Asana, líder en el mercado y la mejor herramienta de gestión del trabajo que tu equipo pueda tener.