Logros de los proyectos: configúralos, alcánzalos y festeja

Si eres fanático de la gestión de proyectos (y esperamos que lo seas), sabrás que con los planes organizados se ahorran tiempo y recursos. De hecho, el Project Management Institute reveló que “las organizaciones que invierten en la gestión de proyectos gastan 13 veces menos dinero porque sus iniciativas estratégicas se finalizan con más éxito”.

Sin embargo, no todos los planes de proyectos se crean del mismo modo. Supongamos que trabajas en tu último plan. Tiene los objetivos, las tareas, los responsables de las tareas y los vencimientos. Tiene dependencias y entregas. Te sientes confiado de que es una obra de arte de la planificación de proyectos que llevará a tu equipo directo al éxito. ¿Pero recordaste incluir los logros?

Si tu proyecto no tiene logros, entonces te estás complicando la vida. Los logros de los proyectos simplifican tu rol como líder de proyecto porque le brindan a tu equipo las metas a perseguir y, a la vez, muestran a todos los involucrados el progreso según el nivel que les interesa. La buena noticia es que los logros de los proyectos se pueden agregar fácilmente a cualquier proyecto (incluso a los que ya están en progreso) y aportan múltiples beneficios.

Mira qué son los logros de proyectos y para qué pueden ser útiles.

¿Qué es el logro de un proyecto?

Los logros de los proyectos marcan puntos específicos en el cronograma de un proyecto. Son comprobaciones con las que se identifica cuándo una actividad o un grupo de actividades se ha concluido o cuándo se lanza una fase o actividad nueva. Puedes diferenciar los logros de otros elementos en el cronograma porque no tienen un tiempo de cierre. Piensa en ellos como señales para mantener todo encaminado.

¿Por qué son importantes los logros de proyectos?

Los logros son potentes porque muestran el avance en el plan de tu proyecto. Ayudan a motivar y a alinear a tu equipo, ya que permiten que todos vean el progreso y evalúen las prioridades. Además, son útiles para supervisar los vencimientos, identificar las fechas importantes y reconocer los potenciales cuellos de botella de un proyecto. Si quitaras las tareas del cronograma de tu proyecto, los logros aún te mostrarían un esquema de los pasos o las fases clave del proyecto.

[Lee: Cómo crear un plan de proyecto que realmente te mantenga encaminado]

Se pueden confundir fácilmente los logros de un proyecto con otros aspectos de la gestión de proyectos, así que será mejor que revisemos las diferencias.

Logros vs. objetivos

Los objetivos son lo que deseas lograr a futuro; los logros ofrecen una mirada retrospectiva acerca de lo que ya has logrado. Piensa en los logros como peldaños de una escalera para alcanzar tu objetivo.

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Ejemplo: Un equipo de Marketing que trabaja en una iniciativa para la renovación de la marca en toda la empresa (un proyecto grande con muchas piezas en movimiento) podría establecer el objetivo de finalizar el proyecto para fines del tercer trimestre. Entonces, podrían usar los logros durante el proceso para marcar las decisiones o actividades clave como finalizadas; como los colores seleccionados, las plantillas de diseño creadas, el plan de lanzamiento aprobado, etc.

Logros vs. fases de los proyectos

Los logros, por lo general, coinciden con el inicio o la finalización de las fases de un proyecto (como la iniciación, la planificación, la ejecución y el cierre). La fase de un proyecto puede tardar semanas o meses en finalizarse; incluye múltiples tareas y miembros del equipo. Un logro es una “marca de comprobación” sin un tiempo fijo acerca de los grandes avances que es importante reconocer e informar.

Ejemplo: En un proyecto de renovación de la marca, la fase inicial abarcará varias tareas, como la implementación de grupos de análisis para reunir ideas en sesiones de lluvias de ideas creativas y sobre la nueva marca. Un logro al finalizar la fase inicial marcaría la predisposición del equipo para avanzar a la etapa de planificación.

Logros vs. entregas

Una entrega es un producto o un resultado, mientras que un logro es un momento en el tiempo. Las entregas a veces son la evidencia de que un logro ha finalizado.

Ejemplo: Las entregas de un proyecto de renovación de la marca incluyen la actualización del PDF de la guía de estilo y los archivos del logo asociados. La finalización de estos proyectos vale la pena destacar (e incluso celebrar). Así que el gerente de Marketing podría agregar un logro para destacar el éxito.

Logros vs. tareas

Las tareas son los pilares de tu proyecto y lograrlas lleva tiempo. Los logros no tienen duración alguna y son más bien dibujos en la arena que encierran a un grupo de tareas como finalizadas.

Ejemplo: Un proyecto de renovación de la marca tendrá muchas tareas pequeñas y grandes, como la creación de los logos, la preparación de las cuentas en las redes sociales y la redacción de comunicados de prensa. Un logro puede marcar la finalización de un grupo de tareas relacionadas.

Incluir los logros en los planes de tu proyecto

Los logros se pueden agregar a cualquier tipo de plan de proyecto para ayudar a que funcione sin problemas. Pueden ser particularmente útiles al momento de la programación porque los logros se colocarán junto con las tareas o fases relevantes. Configurar los logros te ayuda a concentrarte en las fechas de las tareas y a ajustar el plan del proyecto según sea necesario.

¡También te puedes divertir con los logros! Por ejemplo, planifica celebraciones para cuando se cumplan los logros importantes de tu proyecto. Este tipo de reconocimientos eleva la moral y mejora la participación.

[Lee: Expresa reconocimiento en Asana]

Puedes agregar logros a un proyecto en cualquier etapa. Así que no necesitas esperar al próximo lanzamiento de un proyecto para empezar. También, si tienes proyectos recurrentes, te recomendamos trabajar ahora con los logros en tus plantillas para tenerlos donde corresponde en el futuro.

Cómo crear un programa de logros del proyecto

Piensa en los logros de tu proyecto como momentos en el tiempo y no como objetivos, entregas o tareas. Puedes crear logros para especificar los puntos de verificación importantes en tu proyecto. Analiza el programa de tu proyecto e identifica los puntos de verificación o los momentos importantes. Por ejemplo, si estás planificando el [lanzamiento de un producto] (/templates/for/product/product-launches), probablemente quieras establecer logros para representar la finalización del mensaje de lanzamiento, el lanzamiento de la página web de tu producto y el lanzamiento del producto.

Pregunta frecuente: ¿Cuántos logros debería tener un proyecto?

No existe un número preestablecido de logros para un proyecto. Algunos proyectos solo tendrán dos o tres logros mientras que otros podrán tener más de una docena. Lo importante no es el número, sino establecer logros para los eventos importantes que marquen el progreso de tu proyecto. Recuerda que los logros deben ser momentos en el tiempo, las tareas que necesitas realizar para alcanzar esos logros deben estar representados en otra parte del proyecto.

Establecer vencimientos para los logros de proyectos

Dado que los logros representan momentos en el tiempo y no hacen un seguimiento del proceso que necesitas realizar para alcanzarlos, es importante establecer vencimientos que correspondan al lanzamiento de una iniciativa. Por ejemplo, si estás planificando un evento virtual, debes establecer un logro para el día en que se lleva a cabo el evento y no para el trabajo de organización previo al evento. Los logros indican momentos importantes en el progreso de tu proyecto y ayudan a medir el éxito de tu proyecto.

Ejemplos de logros de proyectos

El logro de un proyecto marca un punto importante en el tiempo. Puedes usar logros en tus proyectos para representar eventos como las entregas clave recibidas, la finalización del inicio de un proyecto, la aprobación del plan final, el cierre de los requisitos de revisión, la aprobación de un diseño, las fases finalizadas de un proyecto y mucho más.

Repasemos los cuatro ejemplos de cómo pueden funcionar los logros para tu equipo.

  1. Marcan tareas críticas. Las tareas que deben finalizarse en un momento específico o, de lo contrario, bloquearán un proyecto. Por ejemplo, la aprobación de un concepto creativo para una campaña de marketing.
  2. Resaltar el fin de una fase o etapa. El final de una fase o etapa de una tarea de gran tamaño, como reunir las solicitudes de presupuesto de cada departamento para la planificación empresarial.
  3. Destacar un evento o entrega importantes. Un acontecimiento o entrega importante, como terminar la construcción de una nueva oficina que tu empresa está por abrir para que empieces a trasladar a las personas.
  4. Centrarse en alcanzar los objetivos y los resultados clave. Metas de proyecto y resultados clave, como lograr el objetivo trimestral de ganancias de un producto que fue recientemente lanzado al mercado.

Informes sobre los logros del proyecto

Establecer los logros es una buena forma de empezar, pero no cosecharás los verdaderos beneficios hasta que no les des seguimiento y emitas informes al respecto. Los logros son una excelente herramienta de difusión para comunicarse con los demás involucrados que quieren o necesitan ir al nudo de las actualizaciones sobre los distintos niveles de las tareas. Esta información con la que se aprecian “los grandes rasgos” es útil para ver de forma instantánea qué fases se han finalizado, si el proyecto está debidamente encaminado como para cumplir con los logros clave y cuán cerca te encuentras de alcanzar tu objetivo. Aún puedes ahondar en un nivel más detallado. Si miras las tareas asociadas a tus logros, te puede ser útil para ver qué pasos y encargados colaboraron para que cumplieras un logro o identificaras los obstáculos que pudiesen haber entorpecido tu camino.

Dar seguimiento a los logros te permite centrarte en el trabajo más importante, conocer el estado real de los proyectos y, a la vez, te aporta el conocimiento necesario para compartir el progreso del proyecto con confianza. Asegúrate de que tu herramienta de gestión de proyectos incluya actualizaciones de estado que informen sobre los logros, para que puedas mantener informados a los miembros del equipo y los demás involucrados sobre lo que ha logrado tu equipo y en qué logros estarán trabajando a continuación.

[Lee: Los beneficios de la gestión de proyectos]

Consejo profesional: Qué hacer cuando no alcanzas tus logros más importantes

Habrá ocasiones donde tu equipo no cumpla con los vencimientos de un logro. Eso sucede, pero dependiendo de la importancia del logro, puede ocasionarte grandes retrasos en la planificación de los lanzamientos o iniciativas.

Si no logras alcanzar los logros establecidos, detente un momento con tu equipo para entender los motivos. ¿El logro se planificó de forma incorrecta o era demasiado ambicioso? Analiza las tareas y las entregas relacionadas a dicho logro. ¿Hubo algún retraso? A menudo, al haber tantas piezas en movimiento, es difícil estar al tanto de lo que sucede en todo momento. Para evitar este tipo de errores en el futuro, intenta trabajar con una herramienta de gestión de proyectos que tenga un componente visual que te permita visualizar los proyectos de varias formas, como los cronogramas, los calendarios y los tableros Kanban.

[Lee: 3 formas de visualizar el plan de tu proyecto]

Lo que no debes hacer: errores comunes en los logros de un proyecto

Establecer logros es un arte, no una ciencia. No existe una forma correcta o incorrecta de hacerlo. Sin embargo, estos son algunos de los errores más comunes que enfrentan los equipos cuando comienzan a establecer logros:

  • Establecer demasiados logros. La cantidad de logros que necesitas establecer dependerá del tamaño y alcance de tu iniciativa. Evita establecer logros si no tienes un motivo específico. En cambio, concéntrate en las tareas clave que debe realizar tu equipo para que tu proyecto avance.
  • Usar los logros como tareas. Los logros deben representar un momento específico en el tiempo. Usa las tareas para dar seguimiento al trabajo que necesitas realizar para llegar hasta ese momento específico. Luego usa los logros para representar cuándo se debe finalizar un grupo de tareas.
  • Mantener los logros separados del resto del trabajo. La mejor manera de cumplir con tus plazos y ejecutar un proyecto exitoso es gestionar todo el trabajo en un mismo lugar. Asegúrate de que tu herramienta de gestión de proyectos te permita gestionar tareas, establecer logros y visualizar el progreso de tu proyecto en un mismo lugar.

Anímate y configura los logros

Ahora sabes lo que son los logros y el impacto positivo que pueden tener en la planificación, la ejecución y la difusión de tus proyectos. Considéralos otra herramienta de tu kit de gestión de proyectos, una que seguramente usarás mucho. Cuando empieces a planificar con logros, nunca querrás crear el plan de un proyecto sin ellos.

¿Estás listo para empezar a planificar con los logros de proyectos? Primero, necesitarás contar con la herramienta correcta de gestión del trabajo. Echa un vistazo a Asana, líder en el mercado y la mejor herramienta de gestión del trabajo que tu equipo pueda tener.

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