Cómo elegir el software de gestión de proyectos para tu equipo

Si tu equipo alguna vez tuvo problemas para llevar a cabo un proyecto, obtener una actualización oportuna del estado o cumplir con las fechas de entrega, no te desanimes, no estás solo. La gestión de proyectos es un trabajo arduo, muy arduo. Pero el trabajo crítico es lo que puede también mejorar o debilitar las habilidades del equipo para alcanzar los objetivos.

Accede a un software de gestión de proyectos. Seguro que cualquier herramienta podría ser útil, pero tomarte el tiempo para elegir la herramienta adecuada para tu equipo te permitirá alcanzar tus objetivos y lograr un mayor éxito sistemáticamente.

Si te encuentras en la búsqueda de un software de gestión de proyectos por primera vez, elegir una herramienta puede llegar a ser bastante abrumador. De hecho, puede que te preguntes por qué realmente necesitas un software de gestión de proyectos, ni qué hablar de entender cuál es tu necesidad. Además, tienes cientos de opciones y funciones para considerar, por lo que resulta difícil saber por dónde comenzar. Por eso mismo es que hemos escrito esta guía en Asana en la que aprenderás a:

• Elaborar un panorama general de los desafíos que enfrenta tu equipo, para que puedas definir mejor tus necesidades..

• Entender cómo un software de gestión de proyectos puede ayudarte, para que no desperdicies tu tiempo probando diferentes herramientas que no son una buena opción.

• Definir los criterios que te ayudarán a evaluar las herramientas, para que conozcas cuáles son las funciones más importantes para tu equipo.

¿Por qué necesito una herramienta de gestión de proyectos?

¿Cómo te aseguras de que tu equipo sepa qué trabajo debe hacer? ¿Quién es el responsable? ¿Cuál es la fecha de entrega? Planificar y organizar todos estos elementos y detalles fundamentales es necesario para el trabajo basado en proyectos, y también crítico para el éxito de tu equipo. Aún así, es uno de los más grandes desafíos que enfrentan los equipos y las empresas.

¿Cómo puedes saber si te beneficiarás al contar con un software de gestión de proyectos? A continuación te presentamos cuatro motivos por los cuales tu equipo puede necesitar una de estas herramientas:

1. Todos en tu equipo utilizan un sistema diferente para gestionar su trabajo, por lo que los proyectos, las tareas, los archivos y la comunicación de tu equipo se encuentran dispersos en varias herramientas.

2. Los miembros del equipo no saben qué trabajo realizar, cuáles son sus prioridades o cómo descubrirlas; por lo que desperdician mucho de su tiempo (y probablemente del tuyo también) preguntando y buscando respuestas.

3. Tu proceso para comunicar prioridades y solicitar actualizaciones de estado por lo general incluye llevar a cabo reuniones, enviar emails o revisar manualmente complicadas hojas de cálculo.

4. Los miembros del equipo no suelen cumplir con las fechas de entrega, por todo lo mencionado previamente.

Los principios básicos de la gestión de proyectos: organizar el trabajo y establecer responsabilidades

Para que cualquier proyecto sea exitoso, es necesario que todos los miembros del equipo lo respalden. Pero ¿cómo pueden hacerlo si no saben qué se espera de ellos, cuáles son los vencimientos y los hitos que necesitan alcanzar, ni dónde encontrar la información necesaria?

Necesitas organizar tu trabajo en un solo lugar

Un software de gestión de proyectos es un receptáculo de todo el trabajo de tu equipo que posibilita la organización de todo en un solo lugar. Piénsalo como un sistema de compartimentos en el que se almacena toda la información necesaria para que el equipo sea exitoso; los proyectos y las tareas que se necesitan hacer, los responsables, las fechas de entrega, las prioridades, los archivos, todos tienen su lugar de guardado.

De esa forma, los miembros del equipo saben con exactitud dónde encontrar lo que necesitan. Además, todos comprenden con claridad cuáles son sus responsabilidades. Cuando consideres las herramientas, ten en cuenta lo siguiente:

• Estructura del proyecto y la tarea. ¿Cómo cada herramienta divide los proyectos en diferentes partes? No se trata de cómo visualizas el trabajo; se trata de la jerarquía de la información. Por ejemplo, ¿puedes dividir las tareas grandes en tareas más pequeñas (subtareas)?

• Información de la tarea. ¿Qué información incluye cada tarea? ¿Es coherente la estructura de las tareas en todos los proyectos?

Necesitas establecer participación y responsabilidades claras para el trabajo

La solución de gestión de proyectos que elijas debería ayudarlos a ti y a tu equipo a designar fácilmente los responsables, mostrar cómo se conecta el trabajo y cuándo se lleva a cabo. Te recomendamos buscar estas funcionalidades:

• Responsable de la tarea. ¿Puedes asignar fácilmente un responsable a cada tarea? ¿Está claro quién es el responsable del trabajo? Es necesario si quieres fomentar mayor responsabilidad en tu equipo y asegurarte de que todos cumplan con sus plazos de entrega.

• Dependencias de las tareas. Ver las dependencias entre las tareas permite que los miembros del equipo vean el trabajo que deben finalizar primero (y dónde encontrarlo), antes de comenzar.

• Fechas de inicio y de entrega. Sin dudas necesitas establecer fechas de entrega claras, pero no todas las tareas se crean de la misma forma, algunas llevan más tiempo que otras. Puede que quieras también indicar la fecha de inicio, lo cual le brinda mayor claridad a tu equipo acerca de cuándo se realiza el trabajo y cuánto durará. Las fechas de inicio también ayudan a establecer la prioridad del trabajo con facilidad.

Con un buen sistema para organizar la información más importante (qué trabajo se necesita hacer, quién lo hace, cuándo se realiza y cuándo se finaliza), todos tendrán mayor éxito para estar al día con el trabajo y cumplir con las fechas de entrega. Luego, podrás comenzar también a mejorar el trabajo de tu equipo en otras áreas.

Colaboración: centralizar la comunicación e información del equipo

Los equipos de hoy en día se ven más presionados por entregar más trabajo en menos tiempo, avanzar más rápido que nunca y mejorar la calidad de su trabajo. La colaboración efectiva es imprescindible, pero ¿por qué aún sigue siendo difícil trabajar en equipo?

Uno de los motivos es que los equipos con gran frecuencia no comparten un espacio de trabajo, un lugar donde puedan planificar, gestionar y comunicar sus objetivos, proyectos, tareas, archivos y mucho más. Por el contrario, su trabajo se encuentra disperso en varias herramientas que obstaculizan la colaboración efectiva de diversas formas.

Necesitas centralizar la comunicación de tu equipo

Usar los emails u otras aplicaciones para compartir el trabajo lleva a cadenas interminables que solo brindan contexto a los destinatarios, si es que pueden encontrar lo que necesitan. Los miembros del equipo desperdician el tiempo buscando la comunicación correspondiente, los comentarios u otra información que necesitan para entender su trabajo. Y muchas veces terminan descubriendo que se encuentra en la bandeja de entrada de otra persona.

Ya sea si brindas un comentario, compartes actualizaciones de estado o haces preguntas, tu herramienta de gestión de proyectos debe reunir toda la comunicación en un solo lugar y vincularla directamente con los proyectos y las tareas en cuestión. Algunas de las funcionalidades a considerar:

• ¿Puedes comunicar dónde se encuentra el trabajo aportando contexto? Asegúrate de que puedas comentar en las tareas, @mencionar a otros miembros del equipo e integrar otras aplicaciones de comunicación que quisieras usar. Estas funciones te ayudarán a simplificar el trabajo y mantener la comunicación del equipo en un solo lugar; de modo que todos tengan el contexto que necesitan y cuando sea necesario.

• ¿Puedes colaborar de manera asincrónica? Debido a que muchas empresas ofrecen modalidades de trabajo más flexibles, es esencial que los miembros del equipo y los participantes puedan estar al día con su trabajo sin importar dónde se encuentren. Usa una herramienta basada en la nube y busca funciones que te permitan seguir y recibir notificaciones sobre los proyectos y las tareas que son importantes para ti.

• ¿Puedes trabajar cuando estás de viaje? También asegúrate de que la herramienta que elijas tenga una aplicación móvil para que puedas estar al día con tu trabajo desde tu celular o tableta.

Necesitas un espacio de trabajo para tu equipo

Cuando no se centralizan las planificaciones, las tareas, los archivos y la comunicación, todo queda aislado y disperso. Asimismo, los equipos no cuentan con una única fuente de información, por lo que no pueden buscar contenido, conectar el trabajo entre los diferentes equipos y proyectos ni colaborar de forma asincrónica. De este modo, los miembros del equipo trabajan de forma aislada y terminan desperdiciando su tiempo y duplicando el trabajo de los demás.

Un software de gestión de proyectos reúne todos los proyectos y las tareas del equipo en un solo lugar para que puedas planificar, gestionar y comunicar el trabajo sin dificultades. Al evaluar las diferentes opciones, ten en cuenta las siguientes funcionalidades y consultas a realizar:

• ¿Puedes cargar archivos digitales a las tareas y los proyectos relacionados? Debería ser fácil para tu equipo poder gestionar los activos digitales de modo que nadie perdiera tiempo buscando o duplicando archivos. Esta es la clave fundamental para lograr una mejor colaboración, por lo que asegúrate de que las soluciones que contemples te permitan cargar archivos desde tu computadora; además de ofrecer un espacio de almacenamiento ilimitado.

• ¿Puedes integrar las herramientas que ya usas? Tu equipo también debería poder conectar sin problemas otras herramientas que usan a diario, como Google Drive, Dropbox, Box y OneDrive. Estas integraciones son fundamentales para gestionar con facilidad los archivos compartidos y ayudar a que tu equipo trabaje con mayor productividad.

• ¿Puedes compartir, conectar y buscar el trabajo fácilmente? Para aumentar la transparencia, tu equipo debería poder ver públicamente los proyectos y las tareas disponibles para encontrar con facilidad lo que están buscando. Así se elimina el aislamiento de la información y los datos permitiendo que los equipos se alineen más fácilmente con los objetivos y ayudando a que los miembros del equipo eviten duplicar el trabajo de otros.

Personalización y flexibilidad: una herramienta a medida que cumpla con las necesidades de tu equipo

Muchas empresas contratan gerentes de proyectos profesionales e incluso equipos de gestión de proyectos para empresas para supervisar el trabajo. Y por lo general, usan un software diseñado específicamente en función de sus necesidades individuales, no las del equipo.

En organizaciones de menor tamaño (y en las pequeñas también), muchas veces todos tienen que gestionar proyectos sin contar con el beneficio de una capacitación especializada. De hecho, muchos miembros hoy en día son “gerentes de proyectos por accidente” que enfrentan muchos desafíos:

• Los equipos trabajan con diferentes tipos de proyectos que requieren diferentes herramientas para su gestión.

• Las planificaciones de los proyectos cambian, pero al revisarlas se genera confusión, mucho caos y se retrasa el trabajo.

• Los equipos abordan reiteradamente los mismos tipos de proyectos (el lanzamiento de un producto o la incorporación de empleados nuevos, por ejemplo), pero no han estandarizado los procesos para llevar a cabo al trabajo de manera más rápida, por lo que desperdician mucho tiempo repitiendo las mismas tareas rutinarias.

• Los miembros del equipo por lo general presentan distintas formas de trabajar y desean contar con herramientas que cumplan con sus preferencias individuales.

Necesitas una herramientas con la que puedas personalizar las necesidades de tu equipo

Una buena herramienta de gestión de proyectos ayuda a que tu equipo se centre en el trabajo de gran valor que hace crecer a la empresa. Debe ofrecer flexibilidad para gestionar todos los proyectos del equipo, para adaptarse rápidamente y con facilidad a los cambios y para ahorrar tiempo en el trabajo de rutina. A continuación, te presentamos algunas funcionalidades que deberías buscar:

Diferentes vistas

La forma en que quieres que tú y tu equipo visualicen el trabajo es un factor importante a considerar. Algunas herramientas ofrecen una variedad de opciones y otras no. Por ejemplo, un equipo centrado en proyectos sujetos a plazos puede querer visualizar su trabajo en un cronograma o calendario para así ver y entender los pasos implicados, las tareas que dependen de otras y cuándo se debe realizar el trabajo.

Pero si se trata de un proyecto que da seguimiento al trabajo en curso, tu equipo podría considerar mejor la utilización de un tablero Kanban, una lista u otras vistas.

Por supuesto que contar con más de una opción para visualizar el trabajo significa que tu equipo puede elegir lo que mejor se adapte a cada proyecto o a sus preferencias individuales.

Campos personalizados

Gracias a los campos personalizados puedes dar seguimiento a todo tipo de información de la manera que mejor se ajuste a los proyectos individuales o de tu equipo. Por ejemplo, quizás quieras usar un campo para indicar la prioridad de cada tarea dentro de un proyecto (alta, media o baja) o designar la etapa en que se encuentra el trabajo (en progreso, sin aprobación, etc.). Los campos personalizados ofrecen un sinfín de opciones a tu equipo para gestionar e informar mejor el trabajo.

Plantillas personalizadas

Muchas herramientas ofrecen una biblioteca de plantillas de proyectos que te ayudan a comenzar, pero asegúrate de que puedas personalizarlas según tus necesidades específicas y guardar las propias también. De esta forma, puedes estandarizar y refinar los procesos de los proyectos y las tareas que tu equipo aborda periódicamente.

Adopción: garantizar que todo tu equipo use tu herramienta de gestión de proyectos

En un mundo ideal, tu equipo adoptaría rápidamente y con facilidad la herramienta de gestión de proyectos que hubieras elegido. Lamentablemente, la implementación de un nuevo software por lo general es compleja y desafiante; por lo que deberías tomarte el tiempo necesario para entender qué involucrará la adopción de la herramienta, tanto para ti como para tu equipo.

Prueba gratuita

¿Puedes probar el producto con tu equipo durante unas semanas o más para ver y comprobar en detalle su funcionalidad? Asegúrate de probar e incluso gestionar un proyecto importante de principio a fin como parte de tu prueba gratuita. Una vez que finalice tu prueba, querrás evaluar si tienes los conocimientos necesarios para usar el producto de manera exitosa a largo plazo.

Herramientas educativas y asistencia

Evalúa lo fácil que será aprender a usar la herramienta para que puedas determinar qué tan rápido todos podrán usarla. ¿La empresa ofrece tutoriales, demostraciones, cursos y guías a pedido a los que puedan recurrir los compañeros de equipo? ¿Puedes recibir asistencia de un equipo de Éxito del Cliente? Asegúrate de usar algunos de estos recursos durante tu prueba ya que te ayudarán a entender el producto.

Implementación fácil

¿Cuánto tiempo lleva configurar la herramienta? ¿Cuánto tiempo lleva configurar los proyectos? ¿Puedes importar el trabajo desde hojas de cálculo o documentos o usar una plantilla para dar inicio de forma inmediata? Aunque estas funciones no garantizan la adopción por parte de tu equipo, pueden facilitarte el uso y la prueba de las herramientas rápidamente.

Óptima experiencia del usuario

¿La interfaz es simple e intuitiva? ¿Todos en tu equipo pueden usarla (no solo los gerentes de proyectos con capacitación específica)? ¿El diseño anticipa lo que los usuarios tendrían que hacer y facilita su trabajo? Asegúrate de tomar conocimiento de las acciones que realizas con más frecuencia y con qué facilidad las puedes encontrar, entender y usar.

Plantillas

¿El software incluye plantillas para los flujos de trabajo y procesos comunes, de manera que tu equipo pueda dar inicio a proyectos nuevos y ejecutar las tareas de rutina rápidamente? ¿Puedes personalizarlas según las necesidades específicas de tu equipo? Asegúrate de usar una o dos plantillas para determinar si ayudarán a que tu equipo sea más productivo y dedique más tiempo al trabajo de gran valor.

Escalabilidad y precio: encontrar una herramienta que crezca junto a tu equipo

Bien, ahora es el momento del tema menos favorito para todos: el dinero. Como sucede con la mayoría de los equipos, seguramente cuentes con un presupuesto, de modo que querrás entender los costos. Además, deberías asegurarte de que la herramienta que elijas crezca junto a tu equipo. No querrás elegir una solución para darte cuenta más tarde que necesitas algo diferente porque tu equipo se duplicó o porque el precio se tornó muy caro.

Precio flexible

Un equipo que recién comienza con un software de gestión de proyectos tiene necesidades muy diferentes a las de un equipo grande con usuarios experimentados. Muchos proveedores ofrecen planes según los mismos factores o parecidos, como el tamaño de tu equipo o las funciones disponibles. De este modo, puedes elegir el plan que brinde la mejor relación precio-calidad. También asegúrate de que puedas cambiar el plan cuando llegue el momento.

Planes con precios predecibles

¿Entiendes cómo se establece el precio del plan elegido? ¿Por usuario (persona), por tarifa fija o mensual? ¿Algo más que se deba considerar? Todo esto te ayudará a determinar qué herramientas tendrán un costo prohibitivo a medida que tu equipo crezca.

Informes: compartir el progreso y los resultados con los miembros del equipo y los participantes

Una parte importante de la gestión de proyectos son los informes de progreso. Necesitas conocer el curso de los proyectos para que puedas ajustar tus planes y recursos según sea necesario. Los directivos querrán saber si tu proyecto será entregado a tiempo ya que cuentan con ello para poder alcanzar objetivos específicos. Y una vez que tu proyecto esté terminado, seguro, todos querrán saber los resultados.

Para generar fácilmente informes útiles que puedas usar y compartir con los directivos y compañeros de equipo, la herramienta que elijas debe permitirte dar seguimiento a la información del proyecto que sea relevante para ti. Como lo hemos mencionado, querrás dar seguimiento a cada pieza del trabajo, saber cuándo es la entrega y quién es el responsable. A partir de allí, también querrás hacer un seguimiento de la información y conocer la prioridad, la etapa y el canal para poder crear informes específicos según dichos criterios.

A continuación, te presentamos algunas funcionalidades que debes buscar en tu herramienta de gestión de proyectos:

• Actualizaciones de estado: ¿Tu proyecto se encuentra en curso, en riesgo o bloqueado? Para asegurarte de que tus compañeros de equipo sepan muy bien cuál es el estado del proyecto, comparte actualizaciones regulares de estado. Asegúrate de que la herramienta que elijas tenga un espacio dentro de cada proyecto destinado a compartir actualizaciones de estado de modo que sea fácil su localización y consulta.

• Seguimiento del progreso en tiempo real: A medida que el trabajo se finaliza, tu herramienta de gestión de proyectos debe proporcionarte el seguimiento automático del progreso. De esta manera, tendrás conocimiento del trabajo que se haya finalizado, si alguna tarea bloquea a otra o si se debe realizar algo más en algún momento.

• Informes que se puedan compartir: Obtén análisis de los datos importantes del proyecto creando y compartiendo informes con los directivos y los compañeros de equipo en base a los datos que des seguimiento. Además de los informes estándares, asegúrate de que la herramienta que elijas te permita crear informes personalizados según los datos relevantes para ti.

Seguridad: proteger el trabajo de tu equipo

Dado que gestionas los proyectos de tu equipo en esta herramienta, necesitas sentirte confiado de que tu trabajo está asegurado. Independientemente de los requisitos de tu empresa, existen algunos administradores, datos y funciones de seguridad que querrás tener en una herramienta de gestión de proyectos.

Controles del administrador

Asegúrate de que la herramienta que elijas cuente con controles de administración para que puedas agregar, gestionar y quitar empleados e invitados cuando sea necesario. También querrás establecer los requisitos de contraseña como las pautas de seguridad, la autenticación de dos factores, el servicio de inicio de sesión único y SAML para mantener seguros tus datos. Y por último, asegúrate de que las funcionalidades de gestión de datos de la herramienta, como exportar y borrar datos, se ajusten a tus necesidades.

Permisos de privacidad

Algunos proyectos contienen trabajo que es más confidencial. Asegúrate de que tu herramienta de gestión de proyectos te permita establecer permisos de privacidad, como público o privado, para los proyectos o las piezas específicas del trabajo; de modo que solo puedan ser vistos por las personas adecuadas.

Diferentes niveles de acceso

Gestionar tus proyectos en una herramienta de colaboración aumenta la visibilidad del trabajo, pero también aumenta la posibilidad de ediciones por accidente de tu plan si el acceso no se gestiona con cuidado.

Elige una herramienta que te permita otorgar a los miembros diferentes niveles de acceso, como para editar o solo comentar, según sus roles o participación en el proyecto. Por ejemplo, muchos miembros solo necesitan ver la información del proyecto y comentar en las tareas, pero no editarlas.

Seguridad general del producto

Existen algunas funciones generales de seguridad que necesitas para asegurarte de que los datos de tu proyecto se encuentren seguros y protegidos. Asegúrate de que la transmisión de datos esté encriptada y que se realicen pruebas de seguridad y escaneos de red. Además, la herramienta debe cumplir con las normativas comunes de privacidad y poseer cualquier certificación de seguridad solicitada por tu equipo de informática.

¿Qué herramienta usará tu equipo?

Sí, el proceso de elección de la herramienta de gestión de proyectos adecuada para tu equipo requiere de mucho trabajo. Y no es una decisión que se debe tomar rápido o a la ligera. Esperamos que esta guía te haya ayudado a entender mejor los desafíos de tu equipo y a establecer tus necesidades. Ahora puedes acotar la lista de herramientas a probar con tu equipo, como Asana.

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